Văn bản hợp nhất 8026/VBHN-BTP

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN QUY ĐỊNH CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 158/2005/NĐ-CP NGÀY 27/12/2005 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH TẠI CÁC CƠ QUAN ĐẠI DIỆN NGOẠI GIAO, CƠ QUAN LÃNH SỰ CỦA VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI

Thông tư liên tịch số 11/2008/TTLT-BTP-BNG ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 3 năm 2009, được sửa đổi, bổ sung bởi:

Thông tư liên tịch số 06/2012/TTLT-BTP-BNG ngày 19 tháng 6 năm 2012 của Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao sửa đổi, bổ sung một số quy định của Thông tư liên tịch số 11/2008/TTLT-BTP-BNG ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, có hiệu lực kể từ ngày 03 tháng 8 năm 2012.

Căn cứ Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 15/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao; Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;

Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao thống nhất hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài như sau1:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

a) Thông tư liên tịch này hướng dẫn thực hiện Điều 80 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (sau đây gọi là Nghị định số 158/2005/NĐ-CP) tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện Việt Nam), bao gồm:

- Đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài và có quốc tịch Việt Nam theo quy định của Luật quốc tịch Việt Nam;

- Đăng ký kết hôn giữa hai bên nam nữ là công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài;

- Đăng ký khai tử cho công dân Việt Nam chết ở nước ngoài;

- Đăng ký việc nhận nuôi con nuôi giữa người nhận nuôi là công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài với trẻ em được nhận làm con nuôi là công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài;

- Đăng ký việc giám hộ giữa công dân Việt Nam với nhau cư trú ở nước ngoài, hoặc giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với người nước ngoài;

- Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con giữa người nhận và người được nhận là công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài;

- Đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho công dân Việt Nam đã đăng ký tại Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài và đã ghi chú vào sổ hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam;

- Thực hiện việc ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch khác của công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, bao gồm: xác định cha, mẹ, con; thay đổi quốc tịch; ly hôn; hủy việc kết hôn trái pháp luật; chấm dứt việc nuôi con nuôi;

- Đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài;

- Đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, mà những việc hộ tịch đó trước đây đã được đăng ký tại Cơ quan đại diện Việt Nam;

- Thực hiện ghi vào sổ các việc: khai sinh; kết hôn; nhận cha, mẹ, con; nuôi con nuôi của công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

- Cấp lại bản chính Giấy khai sinh; cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch cho công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam, mà sổ đăng ký các sự kiện hộ tịch đó đang lưu tại Cơ quan đại diện Việt Nam;

- Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam trong thời gian cư trú ở nước ngoài.

b) Những việc hộ tịch sau đây được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP ngày 10 tháng 7 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hôn nhân và gia đình về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài (sau đây gọi là Nghị định số 68/2002/NĐ-CP) và Nghị định số 69/2006/NĐ-CP ngày 21 tháng 7 năm 2006 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 68/2002/NĐ-CP:

- Đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam với nhau mà một bên hoặc cả hai bên định cư ở nước ngoài; hoặc đăng ký việc kết hôn giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với người nước ngoài;

- Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam với nhau mà một bên hoặc cả hai bên định cư ở nước ngoài; hoặc đăng ký việc nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với người nước ngoài;

- Đăng ký việc nuôi con nuôi giữa công dân Việt Nam với nhau mà một bên hoặc cả hai bên định cư ở nước ngoài; hoặc đăng ký việc nuôi con nuôi giữa người nước ngoài thường trú tại nước tiếp nhận xin nhận trẻ em Việt Nam cư trú tại nước đó làm con nuôi.

2. Xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch

a) Đối với những nước mà Việt Nam đã đặt Cơ quan đại diện, thì việc đăng ký hộ tịch theo hướng dẫn tại Thông tư liên tịch này được thực hiện tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở khu vực lãnh sự mà đương sự cư trú;

b) Đối với những nước chưa có quan hệ ngoại giao với Việt Nam hoặc Việt Nam chưa đặt Cơ quan đại diện, thì việc đăng ký hộ tịch theo hướng dẫn tại Thông tư liên tịch này được thực hiện tại một trong các cơ quan sau đây:

- Cơ quan đại diện Việt Nam gần nhất;

- Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước kiêm nhiệm;

- Cơ quan khác được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự.

3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư liên tịch này, các khái niệm dưới đây được hiểu như sau:

a) “Công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài” là những công dân Việt Nam thường trú hoặc tạm trú ở nước ngoài;

b) “Công dân Việt Nam thường trú ở nước ngoài” là người đang có quốc tịch Việt Nam cư trú, làm ăn, sinh sống ở nước ngoài và được nước sở tại cấp giấy tờ cho phép cư trú có thời hạn ở nước ngoài;

c) “Công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài” là những người đang có quốc tịch Việt Nam công tác, học tập, lao động có thời hạn ở nước ngoài và được nước sở tại cấp giấy tờ cho phép tạm trú có thời hạn ở nước ngoài.

4. Các giấy tờ cá nhân nộp khi đăng ký hộ tịch

Khi đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam, đương sự phải nộp bản chụp các giấy tờ sau đây để chứng minh về nhân thân và nơi cư trú:

- Hộ chiếu hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu (như Hộ chiếu thuyền viên; Giấy thông hành biên giới; Giấy thông hành nhập, xuất cảnh; Giấy thông hành hồi hương; Giấy thông hành); trường hợp không có Hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế Hộ chiếu, thì có thể xuất trình giấy tờ khác có giá trị chứng minh về nhân thân (như Giấy chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy xác nhận đăng ký công dân, thẻ cử tri mới nhất...).

- Giấy tờ chứng minh về tình trạng cư trú của người đó tại nước sở tại.

Khi nộp bản chụp các giấy tờ nêu trên, đương sự phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

5. Sử dụng biểu mẫu hộ tịch

Khi đăng ký các sự kiện hộ tịch theo hướng dẫn tại Mục II Thông tư liên tịch này, Cơ quan đại diện Việt Nam sử dụng các biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo Quyết định số 04/2007/QĐ-BTP ngày 13 tháng 6 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành sổ đăng ký hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch sử dụng tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài (sau đây gọi là Quyết định số 04/2007/QĐ-BTP).

II. ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH

1. Đăng ký khai sinh

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà trẻ em sinh ra hoặc ở nước mà cha, mẹ của trẻ em là công dân Việt Nam cư trú, thực hiện việc đăng ký khai sinh.

Cơ quan đại diện Việt Nam chỉ đăng ký khai sinh cho trẻ em nếu cha mẹ nhất trí lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho trẻ em đó theo quy định của Luật Quốc tịch Việt Nam.

b)2 Trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ em được thực hiện như sau: Người đi đăng ký khai sinh phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định), Giấy chứng sinh, bản sao Giấy chứng nhận kết hôn của cha, mẹ trẻ em (nếu có đăng ký kết hôn) và xuất trình bản chính để đối chiếu

Giấy chứng sinh do cơ sở y tế, nơi trẻ em sinh ra cấp; nếu trẻ em sinh ra ngoài cơ sở y tế, thì Giấy chứng sinh được thay bằng văn bản xác nhận của người làm chứng. Trong trường hợp không có người làm chứng, thì người đi khai sinh phải làm giấy cam đoan về việc sinh là có thực.

Sau khi kiểm tra các giấy tờ hợp lệ, viên chức lãnh sự ghi vào Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh. Thủ trưởng Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc cán bộ lãnh sự được ủy quyền ký và cấp cho người đi khai sinh một bản chính Giấy khai sinh. Bản sao Giấy khai sinh được cấp theo yêu cầu của người đi khai sinh.

Trong trường hợp khai sinh cho con ngoài giá thú, nếu không xác định được người cha, thì phần ghi về người cha trong sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh để trống. Nếu vào thời điểm đăng ký khai sinh có người nhận con, thì Cơ quan đại diện Việt Nam kết hợp giải quyết việc nhận con và đăng ký khai sinh.

c) Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, còn người kia là người nước ngoài, thì việc xác định quốc tịch cho trẻ em được thực hiện theo quy định của Luật Quốc tịch Việt Nam.

d) Xác định họ và quê quán

Khi đăng ký khai sinh, họ và quê quán của con được xác định theo họ và quê quán của người cha hoặc họ và quê quán của người mẹ theo tập quán hoặc theo thỏa thuận của cha, mẹ.

Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú, nếu không có quyết định công nhận việc nhận cha cho con, thì họ và quê quán của con được xác định theo họ và quê quán của người mẹ.

đ) Ghi về nơi sinh

Trường hợp trẻ em được sinh ra ở nước ngoài, mục nơi sinh được ghi theo tên thành phố, tên nước, nơi trẻ em đó được sinh ra (Ví dụ: Luân Đôn, Liên hiệp vương quốc Anh và Bắc Ai-len; Bec-lin, Cộng hòa liên bang Đức).

e) Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú mà vào thời điểm đăng ký khai sinh có người nhận là cha của trẻ, thì Cơ quan đại diện Việt Nam kết hợp giải quyết việc nhận con và đăng ký khai sinh. Trường hợp người nhận con là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài, thì việc đăng ký nhận con được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP; nếu người nhận con là công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài, thì việc đăng ký nhận con được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và Thông tư liên tịch này.

Khi kết hợp giải quyết việc nhận con và đăng ký khai sinh, Thủ trưởng Cơ quan đại diện Việt Nam vẫn phải cấp cho đương sự Quyết định công nhận việc nhận con.

2. Đăng ký kết hôn

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà một trong hai bên nam nữ hoặc cả hai bên nam nữ là công dân Việt Nam tạm trú, thực hiện việc đăng ký kết hôn.

b) Khi đăng ký kết hôn, hai bên nam nữ phải nộp Tờ khai đăng ký kết hôn (theo mẫu quy định) và xác nhận về tình trạng hôn nhân hoặc cam đoan về tình trạng hôn nhân theo hướng dẫn tại các điểm c, d, đ khoản này.

c) Trong trường hợp một trong hai bên nam nữ tạm trú trên lãnh thổ nước khác, thì khi đăng ký kết hôn, Cơ quan đại diện Việt Nam nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký kết hôn có trách nhiệm liên hệ với Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đương sự tạm trú tại thời điểm đăng ký kết hôn để xác minh về tình trạng hôn nhân của đương sự trong thời gian tạm trú trên lãnh thổ nước đó.

Trong thời hạn 5 ngày làm việc, Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi tiếp nhận yêu cầu xác minh phải có văn bản trả lời, nội dung văn bản phải ghi rõ về tình trạng hôn nhân của đương sự trong thời gian tạm trú ở nước đó. (Ví dụ: Anh Nguyễn Văn A, hiện đang tạm trú tại... CHLB Đức, trong thời gian tạm trú tại... CHLB Đức từ ngày... đến ngày... không đăng ký kết hôn với ai tại Đại sứ quán Việt Nam tại CHLB Đức); đối với người đã có vợ/chồng nhưng đã ly hôn hoặc người kia đã chết thì cũng phải ghi rõ điều đó. (Ví dụ: Anh Nguyễn Văn A, hiện đang tạm trú tại... CHLB Đức, trong thời gian tạm trú tại... CHLB Đức từ ngày... đến ngày... đã đăng ký kết hôn tại.., nhưng đã ly hôn theo Bản án/Quyết định ly hôn số... ngày... tháng... năm.... của...).

Sau 5 ngày làm việc, kể từ ngày gửi yêu cầu xác minh, nếu Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký kết hôn không nhận được văn bản trả lời của Cơ quan đại diện Việt Nam về tình trạng hôn nhân của đương sự, thì yêu cầu đương sự nộp bản cam đoan về tình trạng hôn nhân theo hướng dẫn tại điểm đ khoản này.

d) Trong trường hợp trước khi xuất cảnh, một trong hai bên hoặc cả hai bên nam nữ đã đủ tuổi kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình Việt Nam, thì khi đăng ký kết hôn người đó phải nộp thêm Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó cư trú cuối cùng trước khi xuất cảnh cấp.

Trường hợp bên nam, bên nữ chứng minh được trước khi xuất cảnh ra nước ngoài chưa đủ tuổi kết hôn hoặc đã đủ tuổi kết hôn và đã đăng ký kết hôn, nhưng sau khi ra nước ngoài đã ly hôn hoặc người vợ, người chồng kia đã chết, thì không cần phải có Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo hướng dẫn tại điểm này;

đ) Đối với những người đã qua nhiều nơi cư trú khác nhau (kể cả ở trong nước hay ở nước ngoài), thì khi đăng ký kết hôn, ngoài việc xác nhận tình trạng hôn nhân theo hướng dẫn tại điểm c, d khoản này, đương sự phải nộp thêm bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian cư trú ở các nơi đó và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã cam đoan.

Nội dung cam đoan phải thể hiện rõ về tình trạng hôn nhân. (Ví dụ: Tôi tên là Nguyễn Văn A, hiện đang tạm trú tại... cam đoan trong thời gian cư trú tại... từ ngày.... đến ngày... không đăng ký kết hôn với ai. Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình); đối với những người đã đăng ký kết hôn, nhưng đã ly hôn hay người kia đã chết thì cũng phải ghi rõ điều đó. (Ví dụ: Tôi tên là Nguyễn Văn A, hiện đang tạm trú tại... cam đoan trong thời gian cư trú tại... từ ngày.... đến ngày... đã đăng ký kết hôn, nhưng đã ly hôn theo Bản án/Quyết định ly hôn số... ngày... tháng... năm.... của..., hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai. Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình).

e) Thời hạn giải quyết việc đăng ký kết hôn và tổ chức đăng ký kết hôn được thực hiện tương tự như quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 18 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

g) Trong trường hợp hai bên nam nữ tạm trú tại hai nước khác nhau, thì sau khi đã đăng ký, Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký kết hôn phải thông báo bằng văn bản cho Cơ quan đại diện Việt Nam liên quan để biết.

3. Đăng ký khai tử

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà công dân Việt Nam đã chết, thực hiện việc đăng ký khai tử;

b) Người đi khai tử phải nộp Giấy báo tử hoặc giấy tờ xác nhận về việc chết do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp;

c) Trong trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở địa bàn nước khác, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký khai tử phải thông báo bằng văn bản cho Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi công dân Việt Nam cư trú cuối cùng trước khi chết để biết;

d) Trình tự thực hiện việc đăng ký khai tử được thực hiện tương tự như quy định tại Khoản 2 Điều 21 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

4. Đăng ký việc nhận nuôi con nuôi

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà người nhận nuôi con nuôi hoặc ở nước mà trẻ em được nhận làm con nuôi là công dân Việt Nam tạm trú, thực hiện đăng ký việc nhận nuôi con nuôi;

b) Trong trường hợp việc nuôi con nuôi đăng ký tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà trẻ em được nhận làm con nuôi tạm trú, không phải nơi tạm trú của người nhận nuôi con nuôi, thì phải có xác nhận của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà người nhận nuôi con nuôi tạm trú về việc người đó có đủ điều kiện nuôi con nuôi theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình;

c) Trình tự, thủ tục đăng ký việc nhận nuôi con nuôi được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 26 và Điều 27 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP;

d) Trong trường hợp giữa cha, mẹ đẻ và cha, mẹ nuôi có sự thỏa thuận về việc thay đổi phần khai về cha, mẹ từ cha, mẹ đẻ sang cha, mẹ nuôi trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của con nuôi, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký việc nuôi con nuôi đăng ký khai sinh lại cho con nuôi theo quy định tại Khoản 2 Điều 28 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP;

đ) Trong trường hợp việc đăng ký khai sinh của con nuôi trước đây thực hiện tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước khác, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký khai sinh lại cho con nuôi thông báo cho Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký khai sinh cho con nuôi để cơ quan này ghi chú việc đăng ký khai sinh lại; trường hợp Sổ đăng ký khai sinh đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Cơ quan đại diện Việt Nam phải thông báo cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) ghi chú việc đăng ký khai sinh lại vào Sổ đăng ký khai sinh lưu tại Bộ Ngoại giao;

e) Trong trường hợp việc đăng ký khai sinh của con nuôi trước đây được thực hiện ở trong nước, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký khai sinh lại cho con nuôi thông báo cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) thông báo cho Sở Tư pháp, mà trong địa hạt đó đương sự đã đăng ký khai sinh để Sở Tư pháp chỉ đạo ghi chú việc đã đăng ký khai sinh lại ở nước ngoài; trường hợp việc khai sinh trước đây được đăng ký tại Sở Tư pháp, thì Sở Tư pháp thực hiện việc ghi chú.