CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHỊ ĐỊNH SỐ 79/2007/NĐ-CP NGÀY 18/5/2007 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH THUẬN

Ngày 18/5/2007, Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Nghị định này thay thế các quy định về chứng thực bản sao, chữ ký trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 18/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực).

Ngày 12/6/2007, Ủy ban nhân dân tỉnh đã có Kế hoạch số 2382/KH-UBND về tổ chức triển khai thực hiện Luật Công chứng, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và Nghị định số 163/2006/NĐ-CP ngày 29/12/2006 của Chính phủ về giao dịch bảo đảm.

Sau hơn 3 tháng triển khai thực hiện nội dung Nghị định số 79/2007/NĐ-CP; việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại địa phương đã có những chuyển biến bước đầu tích cực phục vụ và bảo đảm các nhu cầu hợp pháp, chính đáng của cá nhân, tổ chức và công dân. Hoạt động của các cơ quan chức năng có thẩm quyền và cơ quan tư pháp cấp huyện; cấp xã trong lĩnh vực cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã thực hiện từng bước có hiệu quả theo đúng quy định của pháp luật. Tuy nhiên, quá trình thực hiện đã bộc lộ một số bất cập trong thực tế: về nhân sự, phương tiện làm việc chưa đáp ứng yêu cầu của cơ quan, tổ chức và công dân khi có yêu cầu.

Để bảo đảm việc thực hiện đúng quy định, đầy đủ và có hiệu quả Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các cơ quan, đơn vị, tổ chức có thẩm quyền; Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã tổ chức quán triệt, triển khai và thực hiện những nội dung sau đây:

1. Tiếp tục phổ biến, quán triệt và giới thiệu nội dung Nghị định số 79/2007/NĐ-CP trong cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân để tạo điều kiện cho mọi người biết, chấp hành đúng quy định của Nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền liên quan đều phải được tổ chức tập huấn về những nội dung thuộc thẩm quyền trình tự, thủ tục và trách nhiệm trong việc chấp hành những quy định theo Nghị định số 79/20007/NĐ-CP Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức thực hiện việc phổ biến, tuyên truyền nội dung Nghị định số 79/2007/NĐ-CP bảo đảm đúng mục đích, yêu cầu tại Kế hoạch số 2382/KH-UBND ngày 12/6/2007 của Ủy ban nhân dân tỉnh về tổ chức triển khai thực hiện Luật Công chứng, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và Nghị định số 163/2006/NĐ-CP ngày 29/12/2006 của Chính phủ về giao dịch bảo đảm.

2. Việc cấp bản sao từ sổ gốc phải được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện đúng quy định tại các Điều 4, 6, 8, 9, 10 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP Việc cấp bản sao từ sổ gốc của các cơ quan, tổ chức trực tiếp tiến hành tiếp nhận và giao trả ngay trong ngày làm việc; trường hợp yêu cầu được gửi qua bưu điện thì chậm nhất trong 3 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu (theo dấu ngày đến của bưu điện), cơ quan, tổ chức cấp bản sao phải gửi bản sao cho người yêu cầu. Việc cấp bản sao từ sổ gốc đối với các giấy tờ hộ tịch được thực hiện theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch.

Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc phải tổ chức niêm yết công khai quy định tại các Điều 8, 9, 10 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP tại trụ sở cơ quan để tiện giao dịch và thực hiện công khai, minh bạch với công dân.

3. Việc chứng thực bản sao từ bản chính phải được thực hiện đúng quy định tại các Điều 5, 6, 11, 12, 13, 14, 15 và 16 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP Tại trụ sở của cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực. Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành những văn bản hướng dẫn cho phòng Tư pháp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện trình tự, thủ tục, thẩm quyền và trách nhiệm trong việc chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định; xây dựng văn bản trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản chỉ đạo Ủy ban nhân dân các cấp thực hiện đúng quy định quản lý Nhà nước việc chứng thực bản sao từ bản chính.

4. Việc chứng thực chữ ký phải thực hiện theo đúng quy định tại các Điều 5, 17, 18, 19 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.

- Việc chứng thực chữ ký của người dịch phải bảo đảm thực hiện đúng, đầy đủ theo quy định tại các Điều 17, 18 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP;

- Việc chứng thực chữ ký phải bảo đảm đúng yêu cầu người chứng phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực; người thực hiện chứng thực phải ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực; số giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp, chữ ký trong giấy tờ văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực, sau đó ký và ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực;

- Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc; trường hợp cần phải xác minh về nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn kéo dài việc chứng thực không được quá 3 (ba) ngày làm việc.

5. Giao trách nhiệm cho Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện khoản 5 Điều 20 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP; thường xuyên báo cáo kết quả cho Ủy ban nhân dân tỉnh. Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm thực hiện theo quy định tại khoản 6 Điều 20 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và phải bảo đảm tổng hợp tình hình, thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại địa phương để báo cáo theo định kỳ 6 tháng và hàng năm về Sở Tư pháp và Ủy ban nhân dân tỉnh.

6. Để bảo đảm biên chế, tổ chức và trang thiết bị phục vụ việc triển khai Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và theo Kế hoạch số 2382/KH-UBND; Ủy ban nhân dân tỉnh giao trách nhiệm:

a) Căn cứ quy định Nhà nước hiện hành, Sở Nội vụ chủ trì phối hợp cùng Sở Tư pháp; các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền và Ủy ban nhân dân cấp huyện sắp xếp, bố trí đủ cán bộ có trình độ giúp việc cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cấp xã, phường, thị trấn thực hiện việc cấp bản sao từ sổ gốc; các phòng Tư pháp phải có đủ chức danh Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng để thực hiện thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP;

b) Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp cùng tổ chức cơ quan có thẩm quyền tổ chức các hội nghị tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức và cá nhân có thẩm quyền thực hiện đúng quy định về trình tự thủ tục trong việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và giúp Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi, xử lý và giải quyết các khiếu nại, tố cáo theo quy định tại Điều 23 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP;

c) Sở Tài chính chủ trì, phối hợp cùng Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc xây dựng mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực giúp Ủy ban nhân dân tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh ban hành theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP; đồng thời có kế hoạch bố trí kinh phí, hỗ trợ đầu tư trang thiết bị và hướng dẫn quản lý thu, chi lệ phí chứng thực;

d) Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm bảo đảm về tổ chức, biên chế phòng Tư pháp thực hiện theo khoản 1 Điều 5; đồng thời chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã bảo đảm tổ chức biên chế cán bộ Tư pháp - Hộ tịch tại cơ sở để thực hiện theo khoản 2 Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP Việc sắp xếp tổ chức, biên chế của Phòng Tư pháp và cán bộ Tư pháp - Hộ tịch cấp xã phải bảo đảm đúng nội dung mục II, III Thông tư liên tịch số 04/2005/TTLT-BTP-BNV ngày 05/5/2005 của Bộ Tư pháp và Bộ Nội vụ hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn giúp Ủy ban nhân dân quản lý Nhà nước về công tác Tư pháp ở địa phương. Các Sở Nội vụ, Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện nội dung này.

Trong phạm vi địa bàn quản lý, Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã mua sắm trang thiết bị kỹ thuật theo đúng quy định phục vụ cho các hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Đối với địa bàn có nhiều nhu cầu, cần có sự đầu tư hỗ trợ và ưu tiên trong việc trang bị phương tiện kỹ thuật phục vụ nhiệm vụ chính trị địa phương và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP;

đ) Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thực hiện đúng quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và những quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo đúng trình tự, thủ tục và thẩm quyền; chấp hành đúng chế độ báo cáo tình hình thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP tại địa phương cho Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố (thông qua Phòng Tư pháp) theo định kỳ 6 tháng và hằng năm.

7. Việc thu lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực thực hiện theo đúng quy định Nhà nước hiện hành. Nghiêm cấm việc tự đặt ra các điều kiện trái pháp luật và thu thêm các khoản tiền dưới bất kỳ hình thức nào khi tổ chức, cá nhân, công dân có nhu cầu thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.

8. Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi, kiểm tra, đôn đốc và định kỳ hằng năm có báo cáo kết quả thực hiện Chỉ thị này.

9. Chỉ thị này có hiệu lực sau 10 (mười) ngày kể từ ngày ký và thay thế Chỉ thị số 17/2001/CT-UBND ngày 05/4/2001 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thực hiện Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực./.