Công văn 102/VTLTNN-NVĐP

Kính gửi: Văn phòng ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Để chỉ đạo công tác thu thập tài liệu lưu trữ, nhằm khắc phục những tồn tại về thu nộp tài liệu lưu trữ từ nhiều năm nay ở địa phương, tiếp theo văn bản số 26/VTNN – NVĐP ngày 22 tháng 01 năm 2003 về hướng dẫn xây dựng Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành kèm theo công văn này bản” Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ huyện”.

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị Văn phòng UBND tỉnh sao gửi văn bản này đến Văn phòng UBND các huyện và chỉ đạo, hướng dẫn các Lưu trữ huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là huyện) xây dựng Danh mục thành phần tiêu biểu thuộc diện nộp lưu của từng huyện cụ thể. Trong quá trình chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh về Cục Văn thư và Nhà nước bằng văn bản, hoặc trao đổi qua số 04.8327007.

DANH MỤC

MẪU THÀNH PHẦN TÀI LIỆU TIÊU BIỂU THUỘC DIỆN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ HUYỆN
(Ban hành kèm theo công văn số 102/ VTLTNN – NVĐP ngày 04 tháng 03 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

PHẦN THỨ NHẤT

HƯỚNG DẪN VẬN DỤNG BẢN DANH MỤC MẪU

I. Mục đích, phạm vi vận dụng của bản Danh mục mẫu

1. Mục đích

- Bản Danh mục mẫu này mang tính chất định hướng, được dùng làm căn cứ để Trung tâm Lưu trữ tỉnh chỉ đạo hướng dẫn Lưu trữ huyện xây dựng Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ huyện.

- Lưu trữ huyện dựa vào bản Danh mục mẫu để lập Danh mục những hồ sơ, tài liệu cụ thể của các cơ quan trong huyện, trên cơ sở đó tiến hành lựa chọn vào giao nộp thành phần tài liệu vào Lưu trữ huyện. Việc lựa chọn được thực hiện trong chỉnh lý hoặc sau chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu của cơ quan.

- Bản danh mục mẫu còn có thể làm cơ sở để phân nhóm ban đầu tài liệu chỉnh lý hoặc để hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành.

2. Phạm vi vận dụng

- Bản Danh mục mẫu này chủ yếu được vận dụng để lựa chọn những tài liệu quản lý hành chính có giá trị lịch sử của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện. Đó là: cơ quan HĐND và UBND huyện (bao gồm Văn phòng và các phòng, ban chức năng) và các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND huyện.

- Riêng đối với một số đơn vị trực thuộc ngành dọc như Tòa án, Kiểm sát, Ngân hàng, Kho bạc, Bưu điện, Thống kê thì trước mắt chỉ thu những tài liệu quản lý hành chính. Những hồ sơ, tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ vẫn giữ lại bảo quản ở các cơ quan, đơn vị đó để phục vụ cho công việc giải quyết hàng ngày. Việc lựa chọn những hồ sơ, tài liệu về chuyên môn, nghiệp vụ của các đơn vị này sẽ có hướng dẫn riêng.

II. Cấu tạo

Thành phần hồ sơ, tài liệu được thống kê trong Danh mục mẫu được phân chia thành 2 khối: khối tài liệu của HĐND và UBND huyện. Khối tài liệu của UBND huyện hông phân chia theo đơn vị tổ chức của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, mà theo các mặt hoạt động thành những nhóm tài liệu lớn. Trong từng mặt hoạt động, tài liệu được chia theo ngành hoặc lĩnh vực hoạt động thành những nhóm nhỏ hơn. Trong từng ngành hoặc lĩnh vực hoạt động, tài liệu được tiếp tục phân chia theo vấn đề và cuối cùng là theo việc các hồ sơ, tài liệu cụ thể.

III. Phương pháp vận dụng để xây dựng Danh mục tài liệu nộp lưu

- Khi xây dựng Danh mục tài liệu thuộc diện nộp lưu, Lưu trữ huyện cần căn cứ vào bản Danh mục mẫu, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của HĐND và UBND, các đơn vị trực thuộc cùng với tình hình thực tế tài liệu.

- Trong quá trình tiến hành xây dựng Danh mục tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện mình cần chú ý những điểm sau:

1. Về phân nhóm tài liệu: Về việc phân nhóm tài liệu trong Danh mục mẫu chỉ mang tính tương đối. Lưu trữ huyện phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức cụ thể của HĐND, UBND và các đơn vị trực thuộc và tình hình tài liệu để cấu tạo các nhóm hồ sơ, tài liệu cho phù hợp.

Ví dụ 1: Giữa cấp huyện với cấp quận, thị xã, thành, phố trực thuộc tỉnh có sự khác nhau rất lớn. Ngoài những chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn giống nhau về quản lý nhà nước, chính quyền cấp quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có nhiệm vụ như: quản lý nhà nước về đô thị, về nhà đất, về giao thông – công chính, phòng cháy chữa cháy v.v.. Đối với chính quyền cấp huyện thì những nhiệm vụ như: quản lý nhà nước về lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, thủy lợi... lại nổi bật hơn so với cấp quận. Vì vậy, đối với cấp quận có thể không có hoặc có ít tài liệu thuộc nhóm nông – lâm nghiệp - thủy sản, còn ở cấp huyện thì không có hoặc có ít tài liệu thuộc nhóm giao thông - công chính, nhà đất, quản lý đô thị...

VÍ dụ 2: Trong bản Danh mục mẫu nhóm tài liệu về nhà ở được xếp tạm vào nhóm Tài nguyên. Nhưng trong thực tế, do đặc điểm khác nhau của từng huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh nên cơ cấu tổ chức và việc phân bố chức năng, nhiệm vụ cũng khác nhau. Cụ thể nhóm tài liệu về nhà, đất ở các quận thành phố, thị xã do phòng Địa chính – Nhà đất quản lý. Vì vậy khi xây dựng hoặc Quản lý đô thị, còn tài liệu đất đai thì đưa về nhóm Tài nguyên.

2. Khi xây dựng Danh mục thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ huyện, nếu phát hiện những hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử về các mặt hoạt động của địa phương mà chưa được đề cập tới trong Danh mục mẫu, thì Lưu trữ huyện cần bổ sung vào trong Danh mục của huyện mình.

3. Những văn bản của các cơ quan trung ương được cấp tỉnh sao gửi cấp huyện và những văn bản của tỉnh gửi chung cho tất cả các huyện thì được chuyên viên phụ trách việc đó lập hồ sơ nguyên tắc, không phải nộp vào Lưu trữ huyện. Chỉ những văn bản của cấp trên mà nội dung liên quan đến huyện phải thi hành thì được lập thành hồ sơ việc và giao nộp vào Lưu trữ huyện.

4. Đối với loại hồ sơ về xây dựng các công trình cơ bản chỉ nộp lưu những hồ sơ về các công trình có tính chất điển hình. (Căn cứ vào mức vốn đầu tư của công trình, về quy mô, tính mới mẻ của công trình...)

PHẦN THỨ HAI

DANH MỤC MẪU THÀNH PHẦN TÀI LIỆU THUỘC DIỆN NỘP VÀO LƯU TRỮ HUYỆN

A. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

1.1 Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về các hoạt động của HĐND huyện, (nêu rõ tên huyện)

1.2 Phương hướng nhiệm vụ và báo cáo tổng kết công tác năm, hết nhiệm kỳ của HĐND huyện.

1.3 Tập thông báo của Thường trực HĐND huyện về công tác tiếp dân.

1.4 Hồ sơ kỳ họp (thường kỳ, bất thường) của HĐND huyện các khóa (mỗi kỳ họp hồ sơ gồm: Giấy triệu tập, chương trình kỳ họp, lời khai mạc, danh sách đại biểu, các báo cáo kỳ họp, nghị quyết, biên bản kỳ họp, thông báo kết quả kỳ họp và các tài liệu khác liên quan.

B. UỶ BAN NHÂN DÂN

I. TỔNG HỢP

1. Công tác lãnh đạo, chỉ đạo

1.1. Hồ sơ kiểm tra, chỉ đạo công tác ở huyện (cấp trên xuống hoặc huyện kiểm tra, chỉ đạo)

- Chương trình, kế hoạch kiểm tra, chỉ đạo;

- Báo cáo tình hình huyện với cấp trên;

- Biên bản ghi chép các buổi làm việc;

- Bài phát biểu chỉ đạo hoặc kết luận kiểm tra (nếu có);

1.2. Hồ sơ hội nghị (hội nghị tổng kết công tác năm hoặc nhiều năm của UBND huyện tổ chức; hội nghị chuyên đề...). Mỗi hội nghị lập một hồ sơ gồm có:

- Văn bản chỉ đạo về tổ chức hội nghị;

- Kế hoạch tổ chức hội nghị được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Chương trình hội nghị;

- Các báo cáo trình bày tại hội nghị;

- Các báo cáo tham luận;

- Các bài phát biểu của lãnh đạo tại hội nghị;

- Bản báo cáo tổng kết hội nghị;

- Biên bản hội nghị;

- Những tài liệu khác có giá trị liên quan trực tiếp đến hội nghị;

- Phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình hội nghị (nếu có);

- Thông báo kết quả hội nghị.

1.3 Sổ ghi biên bản các cuộc họp và sổ công tác của lãnh đạo UBND huyện.

1.4. Kế hoạch, báo cáo công tác năm của các ngành và các xã, thị trấn (gửi để báo cáo).

1.5 Tập văn bản quy phạm pháp luật của các xã. phường (gửi để báo cáo).

2. Quy hoạch - Kế hoạch

2.1 Hồ sơ, tài liệu về quy hoạch tổng thể huyện.

2.2 Hồ sơ, tài liệu về quy hoạch chi tiết các ngành (công nghiệp, thương mại, du lịch, các khu đô thị, vùng nông thôn...) trong huyện.

2.3 Hồ sơ, tài liệu về các khu vực xã, phường.

Mỗi hồ sơ kể trên gồm các văn bản sau:

- Văn bản chỉ đạo;

- Tờ trình của ủy ban nhân dân huyện xã, phường về quy hoạch tổng thể và quy hoạch chi tiết phát triển kinh tế xã hội Bản thuyết minh tổng thể, chi tiết, các bản vẽ, bản đồ quy hoạch;

- Quyết định phê duyệt (bổ sung, điều chỉnh);

- Các văn bản khác của UBND huyện.

2.4 Hồ sơ, tài liệu về chương trình, dự án chiến lược phát triển kinh tế xã hội của huyện (dài hạn, ngắn hạn).

2.5 Hồ sơ về kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm của huyện:

- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về xây dựng kế hoạch (nếu có);

- Kế hoạch do các ngành, các xã, phường trình ủy ban nhân dân huyện;

- Bảng tổng hợp kế hoạch chung của UBND huyện;

- Văn bản phê duyệt, giao chỉ tiêu của cơ quan có thẩm quyền;

- Văn bản bổ sung, điếu chỉnh kế hoạch.

2.6 Hồ sơ về kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm của các ngành và các xã, phường:

- Văn bản trình kế hoạch của các ngành và các xã, phường;

- Văn bản phê duyệt và giao chỉ tiêu cho các ngành và các xã, phường;

- Văn bản phê điều chỉnh, bổ sung kế hoạch.

2.7 Báo cáo của UBND huyện về tình hình thực hiện kế hoạch (hàng năm hoặc hoặc một số năm).

2.8 Báo cáo của các ngành, các xã, phường về tình hình thực hiện kế hoạch hằng năm).

3. Thống kê

3.1 Hồ sơ, tài liệu thống kê, điều tra cơ bản về xã hội học trên địa bàn huyện (đời sống dân cư, nơi ăn ở, sinh hoạt, nghề nghiệp, tôn giáo...);

- Văn bản chỉ đạo;

- Các bảng thống kê tổng hợp ở từng địa phương, đơn vị;

- Báo cáo thống kê tổng hợp từng đơn vị, địa bàn;

- Báo cáo thống kê tổng hợp của UBND huyện.

3.2 Hồ sơ, tài liệu về tổng điều tra dân số và lao động.

3.3 Hồ sơ, tài liệu về điều tra đất đai, nhà ở.

3.4 Hồ sơ, tài liệu về điều tra các hoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị, xã, phường trên địa bàn huyện.

3.5 Các loại biểu, báo cáo thống kê định kỳ hàng năm, nhiều năm hoặc đột xuất của UBND huyện.

4. Đầu tư

4.1 Tập văn bản quản lý chỉ đạo về lĩnh vực đầu tư ở huyện.

4.2 Hồ sơ về việc thẩm định, đấu thầu, phê duyệt các dự án đầu tư trên địa bàn huyện.

4.3 Hồ sơ về các dự án chương trình mục tiêu của huyện (mỗi dự án một hồ sơ) gồm:

- Tờ trình kèm theo dự án;

- Văn bản chỉ đạo;

- Kế hoạch, chương trình của UBND huyện;

- Báo cáo kết quả thực hiện cải cách hành chính hằng năm, nhiều năm;

- Những văn bản khác của UBND huyện có liên quan.

7.3 Hồ sơ về việc thực hiện công tác rà soát văn bản quy phạm pháp luật của UBDN huyện.

7.4 Hồ sơ hội nghị công tác văn phòng do UBND huyện triệu tập.

7.5 Tập văn bản của UBND huyện quy định, hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn huyện.

7.6 Chương trình, kế hoạch và báo cáo của UBND huyện về công tác văn thư lưu trữ hàng năm.

7.7 Các loại sổ sách:

- Sổ đăng ký công văn đi, đến của UBND huyện.

- Mục lục hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, lâu dài.

7.8 Các tập lưu văn bản đi của UBND và Văn phòng huyện.

7.9 Tài liệu sưu tầm, ghi chép về lịch sử của huyện, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tranh ảnh triển lãm (nếu có).

8. Tài liệu của Đảng và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan UBND huyện.

8.1 Hồ sơ đại hội Đảng bộ.

8.2 Báo cáo hoạt động của các Chi bộ, Đảng bộ.

8.3 Sổ ghi biên bản họp Đảng bộ, Chi bộ.

8.4 Hồ sơ đại hội công nhân viên chức hàng năm.

8.5 Hồ sơ đại hội Công đoàn, Đoàn thanh niên, Phụ nữ.

8.6 Báo cáo hoạt động của các tổ chức Công đoàn, Đoàn thanh niên, Phụ nữ hàng năm.

II. NỘI CHÍNH

1. Địa giới hành chính

1.1 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác địa giới hành chính ở huyện.

1.2 Hồ sơ, tài liệu về xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới hành chính huyện, xã trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

1.3 Hồ sơ bản đồ địa giới hành chính huyện, xã:

- Quyết định của Chính phủ thành lập huyện, xã;

- Bản xác nhận sơ đồ vị trí mốc địa giới hành chính;

- Bản tọa độ các mốc địa giới hành chính;

- Bản tọa độ các điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính;

- Mô tả về tình hình chung về địa giới hành chính huyện, xã;

- Phiếu thống kê địa danh dân cư, thủy hệ, sơn văn;

- Biên bản bàn giao mốc địa giới hành chính;

- Bộ bản đồ địa giới hành chính (tổng quát, giáp ranh, cắt góc phóng to);

- Các tài liệu khác liên quan (Quyết định phân vạch địa giới hành chính của UBND huyện, tỉnh, bản xác nhận về chữ ký...)

2. Tổ chức

2.1 Hồ sơ về việc thành lập, giải thể, hợp nhất, chia tách, đổi tên, sắp xếp lại tổ chức bộ máy của UBND huyện, xã và các đơn vị trực thuộc huyện (mỗi đơn vị một hồ sơ) gồm các văn bản sau:

- Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên;

- Tờ trình của UBND huyện, xã và các đơn vị trực thuộc;

- Quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

2.2 Hò sơ hội nghị về công tác tổ chức do UBND huyện chủ trì.

2.3 Tập văn bản quy định về quy chế hoạt động và phân công trách nhiệm, lề lối làm việc, quan hệ công tác của UBND huyện, các phòng ban chuyên môn và các đơn vị trực thuộc huyện.

2.4 Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương lao động hàng năm của UBND huyện, xã và các đơn vị trực thuộc.

3. Bầu cử

3.1 Hồ sơ về tổ chức bầu củ đại biểu Quốc hội, HĐND các cấp ở huyện (mỗi cấp một hồ sơ) gồm:

- Văn bản chỉ đạo cấp trên;

- Kế hoạch bầu cử;

- Danh sách ứng cử viên;

- Biên bản hiệp thương;

- Danh sách cử tri;

- Biên bản kiểm phiếu;

- Báo cáo kết quả bầu cử.

3.2 Hồ sơ, tài liệu khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc bầu cử.

4. Cán bộ

4.1 Hồ sơ, tài liệu về thực hiện biên chế, lao động tiền lương hàng năm của UBND huyện, xã và các đơn vị trực thuộc.

- Văn bản của cấp trên giao chỉ tiêu biên chế, lao động tiền lương hàng năm cho UBND huyện, các xã và các đơn vị trực thuộc;

- Báo cáo của UBND huyện, xã và các đơn vị trực thuộc về thực hiện chỉ tiêu biên chế, lao động tiền lương.

4.2 Hồ sơ, tài liệu về quy hoạch cán bộ của huyện.

4.3 Các báo cáo chuyên đề về cán bộ, lao động, tiền lương của UBND huyện: thực hiện tiêu chuẩn chức danh, thi tuyển, nâng ngạch, định mức lao động; thống kê số lượng, chất lượng cán bộ (nam, nữ, dân tộc, trình độ....)

4.4 Hồ sơ, tài liệu miễn nhiệm, bổ nhiệm, luân chuyển, điều động cán bộ lãnh đạo, chuyên viên thuộc UBND huyện.

4.5 Hồ sơ, tài liệu về thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của huyện, xã và các đơn vị trực thuộc.

4.6 Hồ sơ, tài liệu về thực hiện công tác bảo vệ nội bộ cơ quan UBND huyện.

4.7 Hồ sơ, tài liệu về quản lý công tác đạo tạo tại các trường, cơ sở dạy nghề thuộc UBND huyện.

4.8 Sổ thống kê cán bộ của UBND huyện.

5. Quân sự

5.1 Kế hoạch, báo cáo năm, dài hạn về công tác xây dựng và củng cố quốc phòng trên địa bàn huyện.

5.2 Hồ sơ về tuyển quân hàng năm.

- Chi tiêu của cấp trên giao;

- Kế hoạch tuyển quân của Ban chỉ huy quân sự huyện;

- Báo cáo kết quả tuyển quân.

5.3 Tập báo cáo chuyên đề về công tác quân sự (bảo đảm an ninh quốc phòng; diễn tập, phòng thủ chiến đấu; dự bị động viên; bồi dưỡng kiến thức quốc phòng; tìm kiếm cứu hộ, cứu nạn...)

6. Công an

6.1 Kế hoạch, báo cáo công tác năm, dài hạn của Công an huyện.

6.2 Tập báo cáo kết quả của các đợt công tác, chiến dịch ra quân của Công an huyện.

6.3 Hồ sơ, tài liệu về các hoạt động giữ gìn an ninh, bảo vệ chính trị nội bộ (phòng chống các loại tội phạm; bảo vệ bí mật nhà nước; bảo vệ các đoàn khách quan trọng...) trên địa bàn huyện.

6.4 Hồ sơ, tài liệu về các hoạt động giữ gìn trật tự an toàn xã hội (phòng chống tệ nạn xã hội và các loại tội phạm; giáo dưỡng; phòng cháy chữa cháy; trật tự an toàn giao thông...) trên địa bàn huyện.

7. Thanh tra

7.1 Văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác thanh tra tại huyện.

7.2 Kế hoạch, báo cáo của UBND huyện về công tác thành tra hàng năm.

7.3 Hồ sơ các đợt thanh kiểm tra của huyện thực hiện ở các xã, phường và các đơn vị trực thuộc.

7.4 Hồ sơ thanh tra các vụ việc lớn do huyện thực hiện.

8. Kiểm sát

8.1 Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác năm của Viện kiểm sát nhân dân huyện.

8.2 Báo cáo của Viện kiểm sát nhân dân huyện về các vụ việc điển hình.

9. Tòa án

9.1 Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm của Tòa án nhân dân huyện.

9.2 Báo cáo của Tòa án nhân dân huyện về các vụ việc điển hình.

10. Tư pháp

10.1 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác tư pháp trên địa bàn huyện.

10.2 Hồ sơ, tài liệu về công tác cải cách tư pháp ở huyện.

10.3 Hồ sơ, tài liệu về công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật trên địa bàn huyện.

10.4 Kế hoạch, báo cáo về công tác hộ tịch.

10.5 Báo cáo về hoạt động công chứng.

11. Tôn giáo – Dân Tộc

11.1 Kế hoạch, báo cáo công tác tôn giáo hàng năm của UBND huyện.

11.2 Hồ sơ, tài liệu giải quyết các vụ việc điển hình về tôn giáo trên địa bàn huyện.

11.3 Kế hoạch, báo cáo công tác dân tộc hàng năm của UBND huyện.

11.4 Hồ sơ, tài liệu giải quyết các vụ việc điển hình về vấn đề dân tộc trên địa bàn huyện.

III. TÀI CHÍNH – THƯƠNG MẠI

1. Tài chính

1.1 Văn bản, tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo về công tác tài chính trên địa bàn huyện.

1.2 Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính hàng năm của UBND huyện.

1.3 Báo cáo công tác tài chính hàng năm của các đơn vị trực thuộc và các xã, phường.

1.4 Hồ sơ, tài liệu về ngân sách hàng năm của UBND huyện.

- Dự toán ngân sách hàng năm của huyện lập;

- Chỉ tiêu ngân sách hàng năm của huyện do cơ quan cấp trên giao (số kiểm tra, chính thức, điều chỉnh);

- Báo cáo quyết toán năm của UBND huyện đã được cấp trên phê duyệt;

1.5 Hồ sơ, tài liệu về ngân sách hàng năm của các đơn vị trực thuộc và các xã, phường.

- Dự toán ngân sách hàng năm của các đơn vị lập;

- Chỉ tiêu ngân sách hàng năm do UBND huyện giao cho các đơn vị;

- Báo cáo quyết toán năm của các đơn vị trực thuộc đã được UBND phê duyệt.

1.6 Hồ sơ, về thanh tra tài chính tạo cơ quan UBND huyện theo chế độ thường xuyên hoặc đột xuất.

1.7 Hồ sơ về việc thanh, quyết toán, báo cáo hoàn công các công trình xây dựng cơ bản. (từ công trình do UBND huyện đầu tư vốn trở nên)

1.8 Sổ kế toán tổng hợp (sổ cái, sổ nhật ký) của UBND huyện.

1.9 Hồ sơ thanh lý, biên bản bàn giao tài sản cố định của UBND huyện.

1.10 Hồ sơ, tài liệu về việc kiểm tra thực hiện nghị quyết của HĐND các xã, phường về dự toán ngân sách và quyết toán ngân sách hàng năm.

1.11 Hồ sơ, tài liệu về quản lý công sản (đất đai, trụ sở làm việc...) của UBND huyện.

2. Giá cả

2.1 Tập văn bản của UBND huyện về quản lý giá cả thị trường và quy định khung giá trên địa bàn huyện.

2.2 Báo cáo về tình hình giá cả hàng năm của huyện.

3. Thuế

3.1 Văn bản chỉ đạo của cấp trên về công tác thuế ở huyện.

3.2 Văn bản của UBND huyện quy định các mức thuế, phí, lệ phí trên địa bàn huyện.

3.3 Kế hoạch, báo cáo công tác năm của Phòng thuế huyện và các xã, phường.

3.4 Báo cáo về các hoạt động phòng, chống buôn lậu thuế.

4. Thương mại – Du lịch

4.1 Tập văn bản của UBND huyện ban hành quy chế, quy định về quản lý lĩnh vực thương mại, du lịch.

4.2 Báo cáo về hoạt động thương mại, du lịch hàng năm trên địa bàn huyện.

4.3 Hồ sơ về quy hoạch phát triển thương mại, du lịch hàng năm trên địa bàn huyện (tổ chức mạng lưới kinh doanh, HTX mua bán, chợ nông thôn, các cơ sở du lịch...)

4.4 Báo cáo về công tác giám định chất lượng hàng hóa lưu thông trên địa bàn huyện.

4.5 Hồ sơ, tài liệu về quản lý các lò mổ gia súc.

5. Ngân hàng

5.1 Văn bản chỉ đạo về công tác ngân hàng tại huyện.

5.2 Kế hoạch, báo cáo về tình hình hoạt động của các Ngân hàng huyện.

5.3 Hồ sơ, tài liệu về những vụ xảy ra trong lĩnh vực ngân hàng do UBND huyện giải quyết.

6. Kho bạc

6.1 Văn bản chỉ đạo về công tác kho bạc ở huyện.

6.2 Kế hoạch, báo cáo tình hình hoạt động của Kho bạc Nhà nước huyện.

6.3 Hồ sơ, tài liệu về những vụ việc xảy ra trong lĩnh vực kho bạc do UBND huyện giải quyết.

VI. CÔNG NGHIỆP

1. Tiểu - Thủ công nghiệp

1.1 Hồ sơ, tài liệu về quy hoạch xây dựng và phát triển ngành tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện (tổng thể và chi tiết).

1.2 Kế hoạch. Báo cáo năm về tình hình sản xuất trên địa bàn huyện.

1.3 Hồ sơ, tài liệu về tiếp nhận, chuyển giao công nghệ cho sản xuất thủ công nghiệp.

1.4 Hồ sơ chỉ đạo điểm xây dựng mô hình làng nghề sản xuất, HTX sản xuất, HTX sản xuất thủ công nghiệp.

1.5 Hồ sơ, tài liệu về các thương hiệu sản phẩm hàng hóa của các HTX, các làng nghề tại huyện: chế biến nông, lâm thổ sản; khai thác, sản xuất vật liệu xây dựng; chế biến lương thực thực phẩm; gia công cơ khí, hàng mộc dân dụng...

2. Điện

2.1 Hồ sơ về quy hoạch và phát triển mạng lưới điện trên địa bàn huyện.

2.2 Văn bản chỉ đạo, báo cáo về công tác quản lý chất lựng điện và giá điện trên địa bàn huyện.

2.3 Kế hoạch, báo cáo công tác và báo cáo thực hiện kế hoạch hàng năm của Điện lực huyện.

2.4 Hồ sơ xây dựng các công trình điện cấp huyện:

- Báo cáo nghiên cứu khả thi, bản vẽ thiết kế kỹ thuật thi công;

- Thuyết minh tổng thể các bản vẽ ...;

- Thẩm định dự án.

3. Xây dựng cơ bản

3.1 Hồ sơ, tài liệu về điện quy hoạch xây dựng trên địa bàn huyện (tổng thể, chi tiết)

3.2 Kế hoạch, báo cáo về công tác xây dựng cơ bản của UBND huyện, xã, phường.

3.3 Hồ sơ thanh tra, kiểm tra công tác xây dựng cơ bản của cơ quan cấp trên tại huyện.

3.4 Hồ sơ thanh tra, kiểm tra công tác xây dựng cơ bản hàng năm của UBND huyện ở các xã, phường.

3.5 Hồ sơ xây dựng các công trình do UBND huyện đầu tư.

4. Giao thông công chính

4.1 Hồ sơ về quy hoạch và phát triển mạng lưới giao thông vận tải trên địa bàn huyện. (huyện lộ, đường giao thông liên xã, liên xóm...).

4.2 Kế hoạch, báo cáo công tác giao thông vận tải của UBND huyện.

4.3 Hồ sơ, tài liệu về xây dựng các tuyến đường giao thông do huyện quản lý.

4.4 Tài liệu về công tác quản lý giao thông đường bộ, đường thủy, đường sắt trên địa bàn huyện.

4.5 Tài liệu về công tác quản lý giao thông công chính.

4.6 Hồ sơ về việc thanh tra, bảo vệ các công trình giao thông.

4.7 Tài liệu về quản lý chiếu sáng đô thị.

4.8 Hồ sơ quy hoạch hệ thống cấp, thoát nước đô thị.

4.9 Tài liệu của UBND huyện về quản lý môi trường đô thị.

4.10 Hồ sơ xây dựng và cải tạo hệ thống cấp, thoát nước đô thị.

4.11 Hồ sơ về các chương trình, dự án trong lĩnh vực cấp, thoát nước đô thị.

5. Bưu điện

5.1 Văn bản chỉ đạo về xây dựng và phát triển mạng lưới bưu điện trên địa bàn huyện.

5.2 Kế hoạch, báo cáo hoạt động của Bưu điện huyện hàng năm.

6. Tài nguyên

6.1 Đất đai

6.1.1 Hồ sơ, tài liệu về đo đạc lập bản đồ địa chính.

6.1.2 Hồ sơ, tài liệu về quy hoạch và kế hoạch sử dụng đất.

6.1.3 Hồ sơ, tài liệu về chính sách đất đai của huyện.

6.1.4 Hồ sơ về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

6.1.5 Hồ sơ, tài liệu về cho thuê, chuyển quyền sử dụng đất trên địa bàn cho các tổ chức cá nhân.

6.1.6 Hồ sơ, tài liệu thu hồi, giao đất trên địa bàn huyện cho các tổ chức, cá nhân.

6.1.7 Tài liệu về thống kê, kiểm kê đất đai.

6.1.8 Hồ sơ thanh tra về vấn đề đất đai trên địa bàn huyện.

6.2 Nhà ở

6.2.1 Hồ sơ, tài liệu về quy hoạch và phát triển nhà ở trên địa bàn huyện.

6.2.2 Hồ sơ, tài liệu về chuyển quyển sử dụng nhà ở.

6.2.3 Hồ sơ về khiếu kiện, tranh chấp nhà ở.

6.2.4 Hồ sơ thanh tra về vấn đề nhà ở trên địa bàn huyện.

6.3 Nước

6.3.1 Kế hoạch, báo cáo năm về khai thác tài nguyên nước trên địa bàn.

6.3.2 Hồ sơ, tài liệu về quản lý khai thác tài nguyên nước.

6.3.3 Sổ đăng ký cấp giấy phép khai thác tài nguyên nước.

7. Khoa học công nghệ

7.1 Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lĩnh vực khoa học, công nghệ trên địa bàn huyện.

7.2 Chương trình, kế hoạch, báo cáo năm hoặc nhiều năm của UBND huyện về hoạt động khoa học công nghệ.

7.3 Hồ sơ về việc chỉ đạo, hướng dẫn ứng dụng các quy trình công nghệ mới vào hoạt động sản xuất.

7.4 Hồ sơ về việc xây dựng, chỉ đạo điểm các mô hình trình diễn giới thiệu các sản phẩm khoa học công nghệ.

7.5 Hồ sơ các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học do huyện thực hiện (đề tài từ cấp huyện trở lên)

7.6 Hồ sơ về các sáng kiến, cải tiến, ứng dụng khoa học công nghệ của tập thể, cá nhân trong huyện.

7.7 Hồ sơ hội nghị khoa học do UBND huyện tổ chức hoặc được cơ quan cấp trên giao cho huyện tổ chức.

7.8 Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn vè lĩnh vực môi trường trên địa bàn huyện.

7.9 Chương trình, kế hoạch, báo cáo hàng năm hoặc nhiều năm của UBND huyện về hoạt động môi trường.

7.10 Hồ sơ về các chương trình, dự án về lĩnh vực quản lý và bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện.

7.11 Báo cáo về các vụ việc ô nhiễm môi trường trên địa bàn huyện.

IV. NÔNG – LÂM NGHIỆP - THỦY SẢN

1. Nông nghiệp

1.1 Tập văn bản quản lý chỉ đạo về nông nghiệp trên địa bàn huyện.

1.2 Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp các vụ mùa, hàng năm của huyện và các xã.

1.3 Kế hoạch, báo cáo thanh tra về các vấn đề nông nghiệp của huyện.

1.4 Hồ sơ chỉ đạo điểm, điển hình của huyện về những vấn đề trong nông nghiệp. (Ví dụ: cơ giới hóa; trồng dâu nuôi tằm; trồng giống lúa mới...)

1.5 Hồ sơ theo dõi giải quyết những vấn đề về nông nghiệp.

( Ví dụ: - Hồ sơ theo dõi giải quyết nạn ốc bươu vàng trong huyện;

- Hồ sơ theo dõi giải quyết nạn sâu hoặc chuột phá lúa.

- Hố sơ theo dõi thực hiện kế hoạch nhân rộng giống lúa mới v.v...)

1.6 Hồ sơ nghiên cứu đề tài nghiên cứu khoa học về các vấn đề nông nghiệp.

1.7 Bản đồ quy hoạch và thực trạng phát triển các vùng trồng trọt, chăn nuôi, các loại giống cây, giống con và sử dụng các loại cơ giới, vật tư trên địa bàn huyện.

1.8 Bản đồ các loại đất canh tác trên địa bàn huyện.

1.9 Hồ sơ, tài liệu quản lý việc sử dụng đất nông nghiệp trên địa bàn huyện.

1.10 Sổ sách thống kê, theo dõi, số liệu điều tra tổng hợp về tình hình biến động, phát triển các vấn đề nông nghiệp của huyện.

1.11 Hồ sơ, tài liệu về công tác thú y (phòng, chữa bệnh. dịch; phòng chống rét cho gia súc, gia cầm...)

1.12 Hồ sơ hội nghị về nông nghiệp nói chung, hoặc hội nghị chuyên đề trong nông nghiệp như cơ giới hóa nông nghiệp, vật tư nông nghiệp, vật tư nông nghiệp, giống trồng trọt, bảo vệ thực vật, chăn nuôi, thú ý...

2. Lâm nghiệp

2.1 Tập văn bản quản lý chỉ đạo về lâm nghiệp.

2.2 Chương trình, kế hoạch và báo cáo hàng năm về công tác lâm nghiệp trên địa bàn huyện.

2.3 Hồ sơ thanh tra về lâm nghiệp trên địa bàn huyện.

2.4 Hồ sơ chỉ đạo điểm, điển hình về những vấn đề trong lâm nghiệp như thực hiện chương trình phủ xanh đất trống đồi trọc; thực hiện giao đất, giao rừng...

2.5 Tập báo cáo chuyên đề về các vấn đề lâm nghiệp như trồng rừng, quản lý bảo vệ rừng, kiểm lâm...

2.6 Hồ sơ nghiên cứu đề tài khoa học về các vấn đề lâm nghiệp như nghiên cứu ươm trồng các loại cây trên các loại đất rừng trong huyện; nghiên cứu quy hoạch phát triển rừng của huyện...

2.7 Bản đồ quy hoạch và bản đồ thực trạng phát triển rừng trên địa bàn.

2.8 Hồ sơ, tài liệu quản lý việc sử dụng đất lâm nghiệp trên địa bàn huyện

2.9 Sổ sách thống kê, theo dõi số liệu điều tra tổng hợp về tình hình biến động, phát triển các vấn đề trong lâm nghiệp của huyện.

2.10 Hội nghị chuyên đề về lâm nghiệp nói chung hoặc về một vấn đề thuộc lâm nghiệp của huyện.

3. Thủy lợi

3.1 Tập văn bản quản lý chỉ đạo về các vấn đề thủy lợi trên địa bàn huyện.

3.2 Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác thủy lợi hàng năm của UBND huyện.

3.3 Kế hoạch, báo cáo thanh tra các vấn đề thủy lợi trong huyện.

3.4 Hồ sơ chỉ đạo điểm, điển hình về những vấn đề thủy lợi trong huyện như xây dựng các trạm thủy lợi nhỏ, giải phóng các công trình lấn chiếm hành lang bảo vệ đê...

3.5 Các báo cáo chuyên đề của huyện về các vấn đề thủy lợi trong huyện vê các công tác thủy lợi như phòng chống lụt bão, công tác tu bổ, củng cố hệ thống đê điều...

3.6 Kế hoạch, báo cáo thanh tra các vấn đề thủy lợi trong huyện.

3.7 Hồ sơ nghiên cứu đề tài khoa học về vấn thủy lợi của huyện.

3.8 Tài liệu, bản đồ quy hoạch thực trạng hệ thống đê điều và trên địa bàn huyện.

3.9 Sổ sách thống kê theo dõi, số liệu điều tra về các vấn đề thủy lợi như tình hình biến động về mực nước trong các năm, các vùng bị sạt lở...

3.10 Hồ sơ xây dựng tu bổ các công trình thủy lợi trên địa bàn huyện.

3.11 Hồ sơ, tài liệu về công tác phòng chống bão lụt trên địa bàn huyện.

3.12 Hồ sơ, tài liệu về công tác quản lý và bảo vệ hệ thống đê điều trên địa bàn huyện.

3.13 Hồ sơ hội nghị do huyện tổ chức về công tác thủy lợi nói chung, hoặc các vấn đề thuộc thủy lợi như xây dựng, tu bổ các công trình thủy lợi, đê điều...

4. Chính sách phát triển nông thôn

4.1 Tập văn bản quản lý chỉ đạo về các chính sách phát triển nông thôn trong huyện.

4.2 Kế hoạch, báo cáo thanh tra thực hiện các chính sách phát triển nông thôn của huyện.

4.3 Hồ sơ chỉ đạo điểm, điển hình về thực hiện các chính sách phát triển nông thôn tại các xã trong huyện.

4.4 Hồ sơ giải quyết những vấn đề quan trọng trong thực hiện các chính sách phát triển nông thôn ở huyện.

4.5 Báo cáo chuyên đề của huyện về việc thực hiện các chính sách phát triển n ông thôn.

4.6 Bản đồ quy hoạch và thực trạng về tình hình thực hiện các chính sách phát triển nông thôn tại các xã trong huyện.

4.7 Sổ sách thống kê, theo dõi, tổng hợp về tình hình thực hiện các chính sách phát triển nông thôn trong huyện.

4.8 Hồ sơ, tài liệu về chương trình nước sạch tại các xã, phường.

4.9 Hồ sơ, tài liệu về công tác định canh định cư.

4.10 Hồ sơ, tài liệu về thực hiện giãn dân, di dân vùng kinh tế mới.

4.11 Hội nghị chuyên đề về chính sách phát triển ngôn thôn tại huyện.

5. Thủy sản

5.1 Tập văn bản quản lý chỉ đạo về công tác thủy sản trên địa bàn huyện.

5.2 Kế hoạch, chương trình, báo cáo về cá hoạt động của ngành thủy sản trên địa bàn huyện.

5.3 Hồ sơ giải quyết những vấn đề quan trọng trong ngành thủy sản trên địa bàn huyện.

5.4 Hồ sơ chỉ đạo điểm xây dựng các mô hình về nuôi trồng, chế biến, khai thác thủy sản trên địa bàn huyện.

5.5 Hồ sơ, tài liệu về xây dựng đề án quy hoạch và phát triển ngành thủy sản qua các năm.

5.6 Sổ sách, theo dõi, tổng hợp số liệu về ngành thủy sản qua các năm.

5.7 Hồ sơ các dự án đầu tư cho ngành thủy sản của huyện.

5.8 Tập báo cáo của các đơn vị, các HTX về tình hình công tác nuôi trồng, chế biến, đánh bắt thủy, hải sản...

VI. VĂN XÃ

1. Văn hóa – Thông tin

1.1 Tập văn bản quản lý chỉ đạo về công tác văn hóa – thông tin trên địa bàn huyện.

1.2 Chương trình, kế hoạch và báo cáo hàng năm về các hoạt động văn hóa – thông tin trên địa bàn huyện.

1.3 Hồ sơ, tài liệu về quy hoạch và phát triển mạng lưới các nhà văn hóa trên địa bàn.

1.4 Tập báo cáo chuyên đề về các hoạt động văn hóa – thông tin (tuyên truyền vận động nhân dân thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; chiếu bóng; quản lý các cơ sở kinh doanh dịch vụ văn hóa; xây dựng nếp sống mới; quản lý và bảo tồn các khu di tích lịch sử, khu lưu niệm, khu vui chơi giải trí, danh lam thắng cảnh...)

1.5 Hồ sơ giải quyết những vụ việc quan trọng trong hoạt động của ngành văn hóa – thông tin trên địa bàn.

1.6 Hồ sơ thanh tra, kiểm tra các hoạt động văn hóa – thông tin trên địa bàn.

2. Thể thao

2.1 Tập văn bản quản lý, chỉ đạo về các hoạt động thể thao trên địa bàn huyện.

2.2 Chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kêt năm về các hoạt động thể thao trên địa bàn huyện.

2.3 Hồ sơ về xây dựng các Trung tâm thể dục thể thao trên địa bàn huyện.

3. Giáo dục

3.1 Tạp văn bản quản lý, chỉ đạo công tác giáo dục của huyện.

3.2 Chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết công tác hàng năm của ngành giáo dục huyện.

3.3 Chương trình, đề án quy hoạch xây dựng và phát triển ngành giáo dục huyện.

3.4 Hồ sơ thanh tra, kiểm tra ngành giáo dục huyện.

3.5 Tập báo cáo tổng kết năm của các trường THCS, Tiểu học, Mầm non trên địa bàn huyện.

3.6 Hồ sơ về các dự án đầu tư của các tổ chức trong và ngoài nước cho ngành giáo dục huyện (xóa phòng học tranh nứa lá, phổ cập giáo dục tiểu học, thí điểm về cải cách giáo dục..)

3.7 Hồ sơ đề nghị khen thưởng và công nhận các danh hiệu đối với giáo viên và học sinh thuộc huyện quản lý.

3.8 Các số liệu điều tra cơ bản về ngành giáo dục của huyện.

4. Y tế

4.1 Tập văn bản quản lý, chỉ đạo về các hoạt động y tế trên địa bàn huyện.

4.2 Chương trình, đề án quy hoạch xây dựng và phát triển ngành y tế trên địa bàn huyện.

4.3 Chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết hoạt động hàng năm của ngành y tế.

4.4 Các báo cáo chuyên đề về y tế trên địa bàn huyện (Công tác khám chữa bệnh; phòng chống dịch bệnh; quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm; tuyên truyền giáo dục y tế cộng đồng, kế hoạch gia đình...)

4.5 Tập báo cáo về tình hình hoạt động của Bệnh viện đa khoa huyện và các trung tâm y tế xã.

4.6 Hồ sơ về các chương trình dự án của ngành y tế huyện (chăm sóc sức khỏe ban đầu cho phụ nữ và trẻ em, y tế nông thôn...)

5. Lao động – Thương binh – Xã hội

5.1 Tập văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lao động thương binh xã hội trên địa bàn huyện.

5.2 Chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết công tác năm c ủa ngành lao động thương binh và xã hội trên địa bàn huyện.

5.3 Các báo cáo chuyên đề về công tác lao động – thương binh và xã hội trên địa bàn huyện (giải quyết việc làm, giải quyết các chế độ chính sách, giải quyết các chế độ bảo hiểm, công tác xóa đói giảm nghèo, xây dựng nhà tình nghĩa, phòng chống các tệ nạn xã hội...)

5.4 Tài liệu, bản đồ về công tác quy tập mộ liệt sỹ trên địa bàn huyện.

5.5 Hồ sơ, tài liệu về hoạt động của các Quỹ do UBND huyện quản lý (Quỹ đền ơn đáp nghĩa, Quỹ vì người nghèo...)

5.6 Báo cáo hoạt động của các Trung tâm dạy nghề và dịch vụ việc làm. Trung tâm bảo trợ xã hội... do UBND huyện quản lý.

5.7 Số liệu thống kê, điều tra cơ bản của ngành lao động – thương binh xã hội huyện.

5.8 Hồ sơ về các chương trình, dự án của ngành lao động thương binh xã hội huyện.

6. Dân số - gia đình và trẻ em

6.1 Tập văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác dân số, gia đình và trẻ em trên địa bàn huyện.

6.2 Chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết công tác năm về dân số, gia đình trẻ em của huyện.

6.3 Các báo cáo, thống kê chuyên đề về dân số, gia đình, trẻ em trên địa bàn huyện.

6.4 Các báo cáo chuyên đề về công tác chăm sóc, bảo vệ bà mẹ và trẻ sơ sinh (phòng chống suy dinh dưỡng trẻ em, chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em mồ côi, tàn tật...) trên địa bàn huyện.

6.5 Hồ sơ về các chương trình, dự án về lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ em trên địa bàn huyện.(Mỗi dự án lập một hồ sơ).