Nội dung toàn văn Công văn 45/BTTTT-ƯDCNTT hướng dẫn áp dụng bộ tiêu chí đánh giá hệ thống
BỘ THÔNG TIN VÀ | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Số: 45/BTTTT-ƯDCNTT | Hà Nội, ngày 04 tháng 01 năm 2013 |
Kính gửi: | - Đơn vị chuyên trách công nghệ thông tin của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; |
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành có vai trò quan trọng trong liên kết hoạt động nội bộ tại mỗi cơ quan và giữa các cơ quan nhà nước theo quan hệ và nguyên tắc hành chính. Trong những năm gần đây, các kế hoạch, chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước luôn đặt trọng tâm triển khai hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành nhằm từng bước đổi mới phương thức làm việc cho cán bộ, công chức, nâng cao hiệu quả, hiệu lực trong công tác chỉ đạo và điều hành công việc, hình thành hệ thống dữ liệu văn bản thống nhất trong hoạt động của cơ quan. Sau một thời gian triển khai, nhiều cơ quan, đơn vị có nhu cầu xem xét, đánh giá chất lượng thực tế hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành để có phương án chỉnh sửa, nâng cấp đáp ứng nhu cầu công việc.
Nhằm đáp ứng nhu cầu nêu trên của các cơ quan nhà nước, tiếp theo Công văn số 1654/BTTTT-ƯDCNTT ngày 27/5/2008 hướng dẫn về yêu cầu chức năng, tính năng kỹ thuật cơ bản của hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Bộ Thông tin và Truyền thông hướng dẫn áp dụng bộ tiêu chí đánh giá hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước. Bộ Thông tin và Truyền thông đề nghị đơn vị chuyên trách công nghệ thông tin của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Sở Thông tin và Truyền thông các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tham khảo nội dung văn bản này, tổ chức đánh giá hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả sử dụng hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành.
Nội dung hướng dẫn áp dụng bộ tiêu chí đánh giá hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước kèm theo công văn này được đăng tải tại địa chỉ http://mic.gov.vn và http://aita.gov.vn.
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị Quý cơ quan phản ánh về Bộ Thông tin và Truyền thông (Cục Ứng dụng công nghệ thông tin) để phối hợp giải quyết.
Trân trọng./.
Nơi nhận: | TL. BỘ TRƯỞNG |
HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
(Kèm theo Công văn số 45 /BTTTT-ƯDCNTT ngày 04/01/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông)
Phần I
QUY ĐỊNH CHUNG
I. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
1. Phạm vi áp dụng
Tài liệu này hướng dẫn việc áp dụng bộ tiêu chí đánh giá hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành (sau đây viết tắt là HTQLVBĐH).
2. Đối tượng áp dụng
Đối tượng áp dụng bao gồm các cơ quan nhà nước đã triển khai HTQLVBĐH.
Các cơ quan, tổ chức khác có thể tham khảo việc áp dụng bộ tiêu chí đánh giá này.
II. HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG
1. Nguyên tắc tính toán và đánh giá
a) Trong bộ tiêu chí này, các tiêu chí đánh giá chất lượng của một HTQLVBĐH được chia thành 3 nhóm: Chất lượng sử dụng, chất lượng ngoài và việc sử dụng văn bản điện tử.
- Chất lượng sử dụng bao gồm những hiệu quả sử dụng thực tế mà HTQLVBĐH mang lại, tập trung vào những mong muốn về chất lượng của người dùng.
- Chất lượng ngoài là chất lượng về mặt kỹ thuật của HTQLVBĐH, bao gồm những chức năng cần có và yêu cầu đối với những chức năng đó cũng như các yêu cầu về khả năng hoạt động của hệ thống.
- Việc sử dụng văn bản điện tử là các mục tiêu cần đặt ra, các công việc cần thực hiện nhằm thúc đẩy việc sử dụng văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
b) Mô hình chất lượng, phương pháp và quy trình đánh giá về căn bản sẽ dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế ISO-9126 và ISO-14598. Tuy nhiên, mô hình chất lượng và các tiêu chí đánh giá sẽ được điều chỉnh cho phù hợp với HTQLVBĐH.
- Các tiêu chí đánh giá chất lượng sử dụng:
+ Hiệu quả sử dụng;
+ An toàn, bảo mật;
+ Thỏa mãn người dùng.
- Các tiêu chí đánh giá chất lượng ngoài:
+ Chức năng;
+ Hiệu năng hoạt động;
+ Tính khả dụng;
+ Tính tin cậy;
+ Khả năng bảo trì, chuyển đổi.
- Các tiêu chí đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cơ quan nhà nước:
+ Tỷ lệ sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước;
+ Tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác;
+ Bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
c) Để đánh giá một tiêu chí, tài liệu này đưa ra một số phép đánh giá tương ứng. Mục đích, phương pháp áp dụng, công thức tính điểm và đối tượng áp dụng của từng phép đánh giá được mô tả chi tiết tại Phần II dưới đây. Do số lượng tiêu chí và các phép đánh giá được mô tả trong bộ tiêu chí là khá nhiều, trong đó một số phép đánh giá cần có nhiều thời gian và công sức mới thực hiện được, tài liệu khuyến nghị các đơn vị khi thực hiện đánh giá cần nghiên cứu lựa chọn những phép đánh giá phù hợp nhất với mục tiêu của đơn vị mình để áp dụng, không nhất thiết phải sử dụng toàn bộ các tiêu chí và phép đánh giá trong bộ tiêu chí.
Sau khi thực hiện đánh giá hệ thống và xác định được điểm số cho từng phép đánh giá, điểm số của từng tiêu chí bằng trung bình cộng điểm số của các phép đánh giá cho tiêu chí đó, cụ thể:
Trong đó:
- Pi là điểm của tiêu chí đánh giá thứ i trong bộ tiêu chí;
- mi là số lượng phép đánh giá của tiêu chí thứ i;
- Xj là điểm đạt được của phép đánh giá thứ j của tiêu chí thứ i.
Tiếp theo, tính điểm đạt được cho từng nhóm tiêu chí, sử dụng công thức tính trung bình cộng có trọng số điểm đạt được của các tiêu chí trong nhóm đó, cụ thể công thức tính điểm cho từng nhóm tiêu chí như sau:
Trong đó:
- Pi là điểm đạt được của tiêu chí thứ i;
- wi là trọng số của tiêu chí thứ i;
- n là tổng số tiêu chí đánh giá trong 1 nhóm tiêu chí.
Các trọng số wi được tra từ bảng trọng số tương ứng bên dưới:
+ Bảng trọng số của các tiêu chí đánh giá chất lượng sử dụng
Tên tiêu chí | Trọng số |
Hiệu quả sử dụng | 2,5 |
An toàn, bảo mật | 1,5 |
Thỏa mãn người dùng | 1,2 |
+ Bảng trọng số của các tiêu chí đánh giá chất lượng ngoài
Tên tiêu chí | Trọng số |
Chức năng | 1,5 |
Hiệu năng hoạt động | 1,2 |
Tính khả dụng | 1,2 |
Tính tin cậy | 1 |
Khả năng bảo trì, chuyển đổi | 0,8 |
+ Bảng trọng số của các tiêu chí đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cơ quan nhà nước
Tên tiêu chí | Trọng số |
Tỷ lệ sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước | 1,7 |
Tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác | 1 |
Bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước | 0,8 |
Điểm số chất lượng của HTQLVBĐH bằng trung bình cộng điểm số của 3 nhóm tiêu chí.
PHTQLVBĐH = (PChất lượng sử dụng + PChất lượng ngoài + PViệc sử dụng văn bản điện tử)/3
Một hệ thống được coi là đạt yêu cầu về chất lượng nếu hệ thống đó đạt từ 70 điểm trở lên và không nhóm tiêu chí nào có điểm số dưới 50. Đồng thời, điểm số ở mức thấp của từng thành phần cũng chỉ dẫn các điểm yếu mà cơ quan sử dụng HTQLVBĐH cần quan tâm để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời bảo đảm cho HTQLVBĐH hoạt động hiệu quả, ổn định.
2. Bảng đánh giá
Mỗi tiêu chí khi xem xét, được tổ chức thành một bảng đánh giá gồm nhiều phép đánh giá cho tiêu chí đó, bảng các phép đánh giá gồm các cột sau:
a) Tên phép đánh giá;
b) Mục đích của phép đánh giá;
c) Phương pháp áp dụng (có thể áp dụng một phương pháp hoặc kết hợp nhiều phương pháp để tăng độ chính xác của phép đánh giá):
- Kiểm tra: cán bộ đánh giá trực tiếp kiểm tra hệ thống để xác định kết quả phép đánh giá;
- Kiểm thử:
+ Kiểm thử thủ công: cán bộ đánh giá lập các tình huống kiểm thử giả định, thực hiện các tình huống kiểm thử đó, căn cứ vào kết quả kiểm thử để xác định kết quả phép đánh giá;
+ Kiểm thử tự động: cán bộ đánh giá sử dụng các công cụ tự động hóa quá trình kiểm thử, lập kịch bản cho các tình huống kiểm thử tự động và thực hiện việc kiểm thử tự động, thống kê kết quả thu được, từ đó xác định kết quả phép đánh giá.
- Khảo sát:
+ Khảo sát bằng phiếu: cán bộ đánh giá gửi phiếu khảo sát đến các đối tượng khảo sát để thu thập ý kiến, tổng hợp kết quả khảo sát để xác định kết quả phép đánh giá;
+ Khảo sát online: cán bộ đánh giá lập trang web để khảo sát lấy ý kiến trực tuyến, yêu cầu cơ quan chủ quản cổng đưa liên kết đến trang khảo sát lên cổng thông tin để cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong cơ quan nhà nước có sử dụng HTQLVBĐH có thể truy cập vào đó đóng góp ý kiến.
d) Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu: công thức tính điểm cho từng phép đánh giá dựa trên các kết quả đánh giá, đưa về thang điểm 100 để dễ so sánh;
đ) Điểm đạt được (thang điểm 100);
e) Đối tượng đánh giá
- HTQLVBĐH;
- Ban lãnh đạo;
- Cán bộ quản trị hệ thống;
- Văn thư;
- Cán bộ xử lý văn bản;
- Người dùng (bao gồm tất cả các đối tượng ở trên).
Phần II
BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
I. CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG SỬ DỤNG
1. Hiệu quả sử dụng
2. An toàn, bảo mật
Tên phép đánh giá | Mục đích của phép đánh giá | Phương pháp áp dụng | Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu | Điểm đạt được (Thang 100) | Đối tượng đánh giá |
Các biện pháp kỹ thuật để bảo đảm an toàn | Đảm bảo cơ quan chủ quản thực hiện các biện pháp kỹ thuật để bảo đảm an toàn thông tin và dữ liệu trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo hướng dẫn trong Công văn số 2132/BTTTT-VNCERT ngày 18/7/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông | Thực hiện kiểm tra các yêu cầu về đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu trên hệ thống theo hướng dẫn trong Công văn số 2132/BTTTT-VNCERT: 1. Mô hình mạng được tổ chức theo hướng dẫn trong Mục 3.2.1; 2. Có các hệ thống phòng thủ theo hướng dẫn trong Mục 3.2.2 và 3.6 bao gồm Firewall, IDS/IPS, WAF, Anti-virus; 3. Hệ thống máy chủ được thiết lập và cấu hình an toàn theo hướng dẫn trong Mục 3.3; 4. Vận hành ứng dụng web an toàn theo hướng dẫn trong Mục 3.4; 5. Thiết lập và cấu hình CSDL an toàn theo hướng dẫn trong Mục 3.5; 6. Thiết lập cơ chế sao lưu và phục hồi theo hướng dẫn trong Mục 3.7; 7. Có các biện pháp đối phó với tấn công từ chối dịch vụ (DOS) theo hướng dẫn trong Mục 4. | A = Số các yêu cầu được đáp ứng B = Tổng số yêu cầu đảm bảo an toàn X = A/B x 100 | X | HTQLVBĐH, cán bộ quản trị hệ thống |
Các biện pháp hành chính để bảo đảm an toàn | Đảm bảo các biện pháp kỹ thuật để bảo đảm an toàn được cơ quan chủ quản ban hành trong quy chế khai thác vận hành hệ thống của đơn vị mình | Cán bộ đánh giá kiểm tra xem các biện pháp kỹ thuật để bảo đảm an toàn có được quy định trong quy chế khai thác vận hành hệ thống hay không | Có biện pháp hành chính để bảo đảm an toàn: X = 100 Không có biện pháp: X = 0 | X | HTQLVBĐH, cán bộ quản trị hệ thống |
Giải pháp sao lưu và phục hồi hệ thống | Kiểm tra phương án sao lưu và phục hồi bảo đảm hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoạt động ổn định khi có sự cố xảy ra | Cán bộ đánh giá kiểm tra xem trong quy chế khai thác vận hành có giải pháp sao lưu và phục hồi của hệ thống hay không. | Có giải pháp sao lưu và phục hồi: X = 100 Không có giải pháp: X = 0 | X | HTQLVBĐH |
Thiệt hại do mất an toàn | Kiểm tra xem có sự cố thiệt hại nào do việc mất an toàn thông tin và dữ liệu gây ra chưa | Phỏng vấn ban lãnh đạo, thống kê số lượng các sự cố của hệ thống gây ra thiệt hại về tiền của, công sức, dữ liệu… | A = Số sự cố đã từng xảy ra Nếu A < 10="" thì="" x="(10" -="" a)="" x=""> Nếu A ≥ 10 thì X = 0 | X | Ban lãnh đạo |
3. Thỏa mãn người dùng
Tên phép đánh giá | Mục đích của phép đánh giá | Phương pháp áp dụng | Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu | Điểm đạt được (Thang 100) | Đối tượng đánh giá |
Mức độ hài lòng của người dùng đối với hiệu quả của hệ thống | Đánh giá mức độ hài lòng của người dùng đối với những hiệu quả sử dụng mà HTQLVBĐH mang lại | Khảo sát lấy ý kiến của tất cả người dùng về sự hài lòng đối với hiệu quả HTQLVBĐH | A = Số người hài lòng với HTQLVBĐH hiện tại B = Tổng số người dùng được khảo sát X = A/B × 100 | X | Người dùng |
Mức độ hài lòng của người dùng đối với các chức năng của hệ thống | Đánh giá mức độ hài lòng của người dùng đối với các chức năng của HTQLVBĐH | Khảo sát lấy ý kiến của tất cả người dùng về sự hài lòng đối với các chức năng của HTQLVBĐH | A = Số người hài lòng với HTQLVBĐH hiện tại B = Tổng số người dùng được khảo sát X = A/B × 100 | X | Người dùng |
Mức độ hài lòng của người dùng đối với tính khả dụng của hệ thống | Đánh giá mức độ hài lòng của người dùng đối với tính khả dụng của HTQLVBĐH (dễ sử dụng, giao diện thân thiện, sử dụng được trên nhiều thiết bị) | Khảo sát lấy ý kiến của tất cả người dùng về sự hài lòng đối với tính khả dụng của HTQLVBĐH | A = Số người hài lòng với HTQLVBĐH hiện tại B = Tổng số người dùng được khảo sát X = A/B × 100 | X | Người dùng |
Mức độ hài lòng của người dùng đối với hiệu năng của hệ thống | Đánh giá mức độ hài lòng của người dùng đối với hiệu năng của HTQLVBĐH (thời gian phản hồi, tốc độ xử lý các lệnh do người dùng yêu cầu) | Khảo sát lấy ý kiến của tất cả người dùng về sự hài lòng đối với hiệu năng của HTQLVBĐH | A = Số người hài lòng với HTQLVBĐH hiện tại B = Tổng số người dùng được khảo sát X = A/B × 100 | X | Người dùng |
Mức độ hài lòng của người dùng đối với tính ổn định của hệ thống | Đánh giá mức độ hài lòng của người dùng đối với tính ổn định của HTQLVBĐH (khả năng phát sinh lỗi, sự cố trong quá trình sử dụng, cách hệ thống phản ứng với các lỗi, sự cố đó) | Khảo sát lấy ý kiến của tất cả người dùng về sự hài lòng đối với tính ổn định của HTQLVBĐH | A = Số người hài lòng với HTQLVBĐH hiện tại B = Tổng số người dùng được khảo sát X = A/B × 100 | X | Người dùng |
II. CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NGOÀI
1. Chức năng
Tên phép đánh giá | Mục đích của phép đánh giá | Phương pháp áp dụng | Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu | Điểm đạt được (Thang 100) | Đối tượng đánh giá |
Đầy đủ chức năng | Đánh giá HTQLVBĐH có đầy đủ các chức năng cần có theo như hướng dẫn trong Công văn số 1654/BTTTT-ƯDCNTT ngày 27/5/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông (CV 1654) và Công văn số 3386/BTTTT-ƯDCNTT ngày 23/10/2009 của Bộ Thông tin và Truyền thông (CV 3386) | Cán bộ đánh giá kiểm tra việc đáp ứng các chức năng cần có của HTQLVBĐH | A = Số lượng các chức năng cần có mà hệ thống đáp ứng B = Tổng số lượng các chức năng cần có X = A/B × 100 | X | Hệ thống |
Đầy đủ tính năng | Đánh giá HTQLVBĐH có đầy đủ các tính năng kỹ thuật cần có theo như hướng dẫn trong CV 1654 và CV 3386 | Cán bộ đánh giá kiểm tra việc đáp ứng các tính năng cần có của hệ thống | A = Số lượng các tính năng cần có mà hệ thống đáp ứng B = Tổng số lượng các tính năng cần có X = A/B × 100 | X | Hệ thống |
Chức năng hoạt động ổn định | Đánh giá các chức năng của HTQLVBĐH hoạt động ổn định, không gây ra lỗi | Cán bộ đánh giá trực tiếp kiểm thử hoạt động của hệ thống. Lập các tình huống kiểm thử với mục đích phát hiện lỗi. Kết hợp với khảo sát ý kiến người dùng | A = Số lượng các chức năng xảy ra lỗi phát hiện được B = Tổng số lượng các chức năng của hệ thống X = 100 - A/B × 100 | X | Hệ thống, người dùng |
Chức năng hoạt động chính xác | Đánh giá các chức năng của HTQLVBĐH hoạt động chính xác, không gây ra kết quả sai | Kiểm thử hoạt động các chức năng của HTQLVBĐH, đặc biệt là các chức năng liên quan đến việc tiếp nhận, trao đổi, xử lý văn bản; kết hợp với khảo sát ý kiến của người dùng | A = Số lượng các chức năng gây ra kết quả sai B = Tổng số lượng các chức năng của hệ thống X = 100 - A/B × 100 | X | Hệ thống, người dùng |
Khả năng tương tác | Đánh giá khả năng tương tác, trao đổi dữ liệu với các hệ thống khác | Kiểm thử khả năng tương tác của hệ thống kết hợp với khảo sát cán bộ quản trị về khả năng tương tác của HTQLVBĐH đối với các hệ thống thông tin khác trong đơn vị | A = Số lượng định dạng dữ liệu được chấp thuận trao đổi thành công với phần mềm và hệ thống khác trong quá trình kiểm tra trao đổi dữ liệu B = Tổng số định dạng dữ liệu được trao đổi X = A/B × 100 | X | Hệ thống, cán bộ quản trị |
Quản lý văn bản | Đánh giá chức năng quản lý văn bản đi/đến, văn bản nội bộ và các chức năng hoạt động chính xác | Kiểm thử chức năng quản lý văn bản của hệ thống | A = Số lỗi phát hiện trong quá trình kiểm thử Nếu A<10 thì="" x="(10" -=""> Nếu A ≥ 10 thì X = 0 | X | Hệ thống |
Lưu trữ văn bản | Đánh giá chức năng lưu trữ tất cả các văn bản người dùng trao đổi cũng như các thông tin trao đổi giữa người dùng trong quá trình xử lý văn bản | Kiểm thử chức năng lưu trữ văn bản và thông tin trao đổi của hệ thống | A = Số lỗi phát hiện trong quá trình kiểm thử Nếu A<10 thì="" x="(10" -=""> Nếu A ≥ 10 thì X = 0 | X | Hệ thống |
Tìm kiếm thông tin | Đánh giá chức năng tìm kiếm thông tin trong các văn bản và thông tin trao đổi của người dùng được lưu trữ trong hệ thống và chức năng tìm kiếm cho kết quả chính xác | Kiểm thử chức năng tìm kiếm thông tin của hệ thống | A = Số lỗi phát hiện trong quá trình kiểm thử Nếu A<10 thì="" x="(10" -=""> Nếu A ≥ 10 thì X = 0 | X | Hệ thống |
Tùy biến quy trình xử lý văn bản | Đánh giá hệ thống cho phép tạo luồng xử lý hay không và luồng phải thay đổi được theo thực tế. Nếu như hệ thống phần mềm không có khả năng thì khi chỉnh sửa luồng sẽ phải can thiệp vào mã nguồn phần mềm và rất dễ dẫn đến “cái chết” của hệ thống. Người dùng tại thời điểm luồng thực tế thay đổi nhưng phần mềm không đáp ứng được thì họ rất dễ sẽ không sử dụng phần mềm nữa | Kiểm thử chức năng tùy biến quy trình xử lý văn bản | Hệ thống có tùy biến quy trình xử lý văn bản: X = 100 - Hệ thống không tùy biến quy trình xử lý văn bản: X = 0 | X | Hệ thống |
Thêm ý kiến xử lý, lưu vết xử lý | Đánh giá khả năng giúp người sử dụng cho được ý kiến xử lý của mình vào phần mềm, các ý kiến xử lý của các vị trí xử lý đều phải được hiển thị một cách trực quan nhất, các vết xử lý phải được lưu lại, việc chuyển văn bản cho vị trí tiếp theo phải được phân luồng để giới hạn phạm vi chuyển thay vì liệt kê ra toàn bộ danh sách người dùng của cơ quan | Kiểm thử chức năng thêm ý kiến xử lý, lưu vết xử lý | Hệ thống cho phép thêm ý kiến xử lý, lưu vết xử lý: X = 100 Hệ thống không cho phép thêm ý kiến xử lý, lưu vết xử lý: X = 0 | X | Hệ thống |
Điều hành công việc | Đánh giá chức năng hỗ trợ lãnh đạo đơn vị trong việc điều hành công việc cũng như ra các quyết định | Kiểm thử các chức năng hỗ trợ lãnh đạo điều hành công việc và ra quyết định: - Tạo công việc và giao việc; - Theo dõi tình trạng xử lý công việc; - Thống kê tình trạng xử lý văn bản; (theo thời gian hoặc theo đơn vị/cá nhân); - Chuyển văn bản, phân công cán bộ xử lý; - Ký vào văn bản điện tử sử dụng chữ ký số; - Thêm ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. | A = Số lỗi phát hiện trong quá trình kiểm thử hoặc số chức năng thiếu Nếu A<10 thì="" x="(10" -=""> Nếu A ≥ 10 thì X = 0 | X | Hệ thống |
Quản trị | Đánh giá chức năng quản trị danh mục, quản trị người dùng và quản trị hệ thống | Kiểm thử các chức năng quản trị danh mục, quản trị người dùng, quản trị hệ thống: - Cho phép tạo lập, quản lý các danh mục cho người sử dụng, ví dụ danh mục số văn bản, hồ sơ công việc, danh mục loại văn bản, lĩnh vực, cơ quan, phòng ban, chức danh và các danh mục khác; - Quản trị phòng ban, vai trò, người dùng; - Quản trị thông tin về cấu hình hệ thống: thiết lập tham số cấu hình cho kết nối máy in, cơ sở dữ liệu, các hệ thống khác, thiết lập tham số chế độ làm việc, chế độ nhật ký, đăng nhập/ đăng xuất… | A = Số lỗi phát hiện trong quá trình kiểm thử hoặc số chức năng thiếu Nếu A<10 thì="" x="(10" -=""> Nếu A ≥ 10 thì X = 0 | X | Hệ thống |
2. Hiệu năng hoạt động
Tên phép đánh giá | Mục đích của phép đánh giá | Phương pháp áp dụng | Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu | Điểm đạt được (Thang 100) | Đối tượng đánh giá |
Thời gian phản hồi trung bình | Đảm bảo HTQLVBĐH có thời gian phản hồi trung bình dưới 2,5 giây (thời gian phản hồi được tính từ khi người dùng gửi 1 yêu cầu đáp ứng tới hệ thống cho đến khi nhận được dữ liệu phản hồi từ hệ thống) | Sử dụng công cụ kiểm thử hiệu năng để đo thời gian phản hồi trung bình của hệ thống (trên 1000 lần thử) | A = Thời gian phản hồi trung bình (giây) A ≤ 2,5 X = 100 A > 2,5 X = 2,5/A × 100 | X | Hệ thống |
Thời gian phản hồi chậm nhất | Đảm bảo HTQLVBĐH có thời gian phản hồi chậm nhất dưới 30 giây | Sử dụng công cụ kiểm thử hiệu năng để đo thời gian phản hồi chậm nhất của hệ thống (trên 1000 lần thử) | A = Thời gian phản hồi chậm nhất (giây) A ≤ 30 X = 100 A > 30 X = 30/A × 100 | X | Hệ thống |
Hiệu suất làm việc của máy chủ dữ liệu | Đảm bảo hiệu suất làm việc trung bình của CPU trên máy chủ dữ liệu ≤ 75% | Sử dụng công cụ Performance Monitor để đo hiệu suất làm việc trung bình của CPU trên máy chủ CSDL (trong điều kiện có 200 người sử dụng đồng thời) | A = Hiệu suất trung bình của CPU A ≤ 75% X = 100 75% < a="" ≤="" 80%="" x=""> 80% < a="" ≤="" 90%="" x=""> A > 90% X=0 | X | Hệ thống |
Hiệu suất làm việc của máy chủ ứng dụng | Đảm bảo hiệu suất làm việc trung bình của CPU trên máy chủ ứng dụng của HTQLVBĐH ≤ 75% | Sử dụng công cụ Performance Monitor để đo hiệu suất làm việc trung bình của CPU trên máy chủ ứng dụng (trong điều kiện có 200 người sử dụng đồng thời) | A = Hiệu suất trung bình của CPU A ≤ 75% X = 100 75% < a="" ≤="" 80%="" x=""> 80% < a="" ≤="" 90%="" x=""> A > 90% X=0 | X | Hệ thống |
Truy cập đồng thời | Đảm bảo hệ thống có khả năng đáp ứng ít nhất 500 yêu cầu truy cập đồng thời | Sử dụng công cụ kiểm thử hiệu năng tạo ra số lượng yêu cầu truy cập đồng thời tăng dần. Xác định số lượng truy cập đồng thời tối đa mà hệ thống có thể đáp ứng | A = Số lượng truy cập đồng thời tối đa hệ thống có thể đáp ứng A ≥ 500 X = 100 A < 500="" x="A/500" ×=""> | X | Hệ thống |
Thời gian hoạt động liên tục | Đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục | Căn cứ vào thời gian hệ thống bắt đầu được đưa vào sử dụng đến thời điểm đánh giá | Nếu hệ thống hoạt động liên tục: X = 100 Nếu hệ thống có xảy ra gián đoạn: X=0 | X | Hệ thống |
3. Tính khả dụng
Tên phép đánh giá | Mục đích của phép đánh giá | Phương pháp áp dụng | Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu | Điểm đạt được (Thang 100) | Đối tượng đánh giá |
Dễ sử dụng | Đánh giá mức độ dễ sử dụng của HTQLVBĐH đối với người dùng | Khảo sát lấy ý kiến của 100 người dùng. Tổng hợp kết quả sau khảo sát để đánh giá hệ thống | X = Số ý kiến nhận xét hệ thống dễ sử dụng | X | Người dùng |
Giao diện phù hợp | Đánh giá về giao diện của HTQLVBĐH | Khảo sát lấy ý kiến của 100 người dùng. Tổng hợp kết quả sau khảo sát để tính điểm cho hệ thống | X = Số ý kiến hài lòng với giao diện hệ thống | X | Người dùng |
Truy cập thuận tiện | Đánh giá sự thuận tiện khi truy cập vào các thành phần, chức năng của hệ thống | Khảo sát lấy ý kiến của 100 người dùng. Tổng hợp kết quả sau khảo sát để tính điểm cho hệ thống | X = Số ý kiến hài lòng với việc truy cập thuận tiện vào các thành phần, chức năng của hệ thống | X | Người dùng |
Hỗ trợ nhiều thiết bị | Đánh giá khả năng hoạt động trên nhiều thiết bị của hệ thống | Sử dụng thử hệ thống trên các thiết bị khác nhau: Tablet, Laptop, Smart Phone, PC … | A = Số thiết bị được hệ thống hỗ trợ B = Tổng số thiết bị thông dụng dùng để kiểm thử X = A/B × 100 | X | Hệ thống |
Hỗ trợ nhiều hệ điều hành | Đánh giá khả năng hoạt động trên nhiều hệ điều hành khác nhau của hệ thống | Kiểm tra xem có thể cài đặt hệ thống trên các hệ điều hành thông dụng hay không: Windows, Linux, iOS, … | A = Số hệ điều hành được hệ thống hỗ trợ B = Tổng số hệ điều hành được kiểm thử X = A/B × 100 | X | Hệ thống |
Tuân thủ tiêu chuẩn | Đánh giá HTQLVBĐH tuân thủ các tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng theo quy định trong Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04/01/2011 | Kiểm tra việc đáp ứng tiêu chuẩn của hệ thống | A = Số tiêu chuẩn được tuân thủ B = Tổng số tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng X = A/B × 100 | X | Hệ thống |
4. Tính tin cậy
Tên phép đánh giá | Mục đích của phép đánh giá | Phương pháp áp dụng | Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu | Điểm đạt được (Thang 100) | Đối tượng đánh giá |
Khả năng chịu lỗi | Đánh giá khả năng chịu lỗi của hệ thống | Kiểm thử hoạt động của hệ thống kết hợp với khảo sát lấy ý kiến của người dùng về cách hệ thống xử lý khi có các lỗi phát sinh | A = Số lượng lỗi mà hệ thống có thể đưa ra thông báo lỗi phù hợp, không bị đóng tiến trình hoặc mất dữ liệu B = Tổng số lỗi phát hiện được X = A/B × 100 | X | Hệ thống, người dùng |
Khả năng phục hồi sau sự cố | Đánh giá khả năng phục hồi sau sự cố của hệ thống | Kiểm tra khả năng phục hồi dữ liệu và hoạt động của hệ thống sau các sự cố sau: - Máy tính bị nhiễm virus làm hỏng phần mềm; - Dữ liệu bị thay đổi trái phép; - Hệ điều hành bị hỏng; - Các máy chủ bị phá hủy. | A = Số sự cố không phục hồi hệ thống được A=0 X = 100 0 < a="" ≤="" 2="" x=""> A>2 X=0 | X | Hệ thống |
An toàn, bảo mật | Đánh giá khả năng an toàn bảo mật của hệ thống | Kiểm tra xem hệ thống có hỗ trợ những giải pháp bảo mật sau không: - Triển khai theo mô hình 3 lớp hoặc nhiều hơn; - Mã hóa dữ liệu quan trọng khi truyền qua mạng - Mã hóa dữ liệu quan trọng được lưu trong cơ sở dữ liệu; - Chống dò mật khẩu kiểu Brute force attack (kiểm tra tất cả các trường hợp); - Phân quyền truy cập, quyền sử dụng các chức năng cho người dùng; - Lưu Log tất cả các sự kiện xảy ra trong hệ thống; - Hỗ trợ sử dụng chữ ký số, chứng thư số trong các giao dịch trực tuyến; - Tích hợp được với các hệ thống thanh toán trực tuyến của các ngân hàng, các cổng thanh toán uy tín. | A = Số lượng các giải pháp được hỗ trợ B = Tổng số các giải pháp an toàn bảo mật X = A/B × 100 | X | Hệ thống |
5. Khả năng bảo trì, chuyển đổi
Tên phép đánh giá | Mục đích của phép đánh giá | Phương pháp áp dụng | Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu | Điểm đạt được (Thang 100) | Đối tượng đánh giá |
Khả năng sửa chữa, nâng cấp phần mềm | Đánh giá khả năng sửa chữa, nâng cấp, mở rộng của phần mềm dùng trong hệ thống | Khảo sát đội ngũ kỹ thuật phụ trách quản trị hệ thống xem việc sửa chữa nâng cấp phần mềm quản lý văn bản và điều hành có thể được thực hiện bởi đối tượng nào | Việc sửa chữa nâng cấp có thể do cán bộ quản trị hoặc bên thứ ba thực hiện: X = 100 Việc sửa chữa nâng cấp phải do chính đơn vị cung cấp giải pháp HTQLVBĐH thực hiện: X = 0 | X | Hệ thống |
Khả năng sửa chữa, nâng cấp phần cứng | Đánh giá khả năng nâng cấp, sửa chữa phần cứng dùng trong hệ thống | Khảo sát đội ngũ quản trị về khả năng mở rộng, nâng cấp hoặc thay thế phần cứng | Có thể dễ dàng sửa chữa, nâng cấp hoặc thay thế phần cứng: X = 100 Không thể sửa chữa, nâng cấp hoặc thay thế phần cứng: X = 0 | X | Hệ thống |
Khả năng sao lưu dữ liệu, back up hệ thống | Đánh giá công tác sao lưu an toàn dữ liệu, back up toàn bộ hệ thống đề phòng rủi ro | Kiểm tra khả năng sao lưu dữ liệu và backup hệ thống | Có thể đặt lịch sao lưu và backup tự động: X = 100 Việc sao lưu và backup phải thực hiện thủ công: X = 50 Không hỗ trợ sao lưu, backup dữ liệu: X = 0 | X | Hệ thống |
Khả năng tùy biến quy trình, thay đổi tham số | Đánh giả khả năng tùy biến quy trình, thay đổi các tham số làm việc của hệ thống | Kiểm tra khả năng tùy biến quy trình và thay đổi các tham số làm việc của hệ thống | Không tùy biến, thay đổi được: X =0 Thay đổi được nhưng phải sửa mã nguồn: X = 50 Có thể thay đổi không cần sửa mã nguồn: X = 100 | X | Hệ thống |
Dễ cài đặt | Đánh giá mức độ dễ dàng cài đặt của hệ thống. Bao gồm cả các công tác liên quan đến hỗ trợ cài đặt | Khảo sát đội ngũ quản trị. Đánh giá khả năng tự cài đặt mới, cài đặt lại hoặc chuyển đổi hệ thống sang môi trường mới | Có thể tự cài đặt toàn bộ hệ thống: X = 100 Cần có sự hỗ trợ của các đơn vị cung cấp phần mềm, phần cứng cho hệ thống: X = 0 | X | Cán bộ quản trị cổng |
III. CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ VIỆC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
(CĂN CỨ THEO CHỈ THỊ SỐ 15/CT-TTG NGÀY 22 THÁNG 5 NĂM 2012)
1. Tỷ lệ sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước
Tên phép đánh giá | Mục đích của phép đánh giá | Phương pháp áp dụng | Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu | Điểm đạt được (Thang 100) | Đối tượng đánh giá |
Trao đổi văn bản qua thư điện tử | Đánh giá mức độ trao đổi văn bản qua thư điện tử | Cán bộ đánh giá kiểm tra xem các loại văn bản nào được trao đổi qua hệ thống thư điện tử nội bộ của cơ quan nhà nước. + Giấy mời họp nội bộ; + Tài liệu phục vụ họp; + Tài liệu báo cáo; + Văn bản thông báo chung; + Tài liệu làm việc. | A = Số lượng văn bản được trao đổi qua thư điện tử (trong 01 tháng) B = Tổng số lượng các loại văn bản phải trao đổi qua thư điện tử (trong 01 tháng) X = A/B × 100 | X | Các cơ quan nhà nước từ cấp đơn vị trực thuộc Bộ; từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên |
Trao đổi văn bản qua HTQLVBĐH | Đánh giá mức độ trao đổi văn bản qua HTQLVBĐH | Cán bộ đánh giá kiểm tra xem các thông tin nào được trao đổi qua HTQLVBĐH của cơ quan nhà nước. + Thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; + Lịch công tác cơ quan; + Các chương trình, kế hoạch của cơ quan; + Công văn. | A = Số mục thông tin được trao đổi qua HTQLVBĐH (trong 01 tháng) B = Tổng số lượng các mục thông tin phải trao đổi qua HTQLVBĐH (trong 01 tháng) X = A/B × 100 | X | Các cơ quan nhà nước từ cấp đơn vị trực thuộc Bộ; từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên |
Số hóa văn bản | Đánh giá việc số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng | Tính tỷ lệ các loại văn bản được số hóa (chuyển về các định dạng file có thể tìm kiếm trong nội dung văn bản) | A = Số lượng văn bản được số hóa (trong 01 tháng) B = Tổng số các loại văn bản được trao đổi trong nội bộ cơ quan nhà nước (trong 01 tháng) X = A/B × 100 | X | Các cơ quan nhà nước từ cấp đơn vị trực thuộc Bộ; từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên |
2. Tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác
Tên phép đánh giá | Mục đích của phép đánh giá | Phương pháp áp dụng | Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu | Điểm đạt được (Thang 100) | Đối tượng đánh giá |
Tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử | Đánh giá việc trao đổi văn bản giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác được thực hiện qua các hệ thống công nghệ thông tin (thư điện tử, HTQLVBĐH, cổng thông tin điện tử) | Cán bộ đánh giá xác định tỷ lệ văn bản điện tử được trao đổi giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác | A = Số lượng các văn bản điện tử được trao đổi (trong 01 tháng) B = Tổng số lượng các văn bản trao đổi (trong 01 tháng) X = A/B × 100 | X | Các cơ quan nhà nước từ cấp đơn vị trực thuộc Bộ; từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên |
Mức độ thay thế văn bản giấy | Đánh giá mức độ văn bản điện tử dần dần thay thế hoàn toàn văn bản giấy khi trao đổi văn bản giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác | Cán bộ đánh giá xác định tỷ lệ văn bản giấy được thay thế bằng văn bản điện tử | A = Số lượng các văn bản giấy được trao đổi (trong 01 tháng) B = Tổng số lượng các văn bản trao đổi (trong 01 tháng) X = (B - A)/B × 100 | X | Các cơ quan nhà nước từ cấp đơn vị trực thuộc Bộ; từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên |
3. Bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước
Tên phép đánh giá | Mục đích của phép đánh giá | Phương pháp áp dụng | Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu | Điểm đạt được (Thang 100) | Đối tượng đánh giá |
Máy móc, trang thiết bị | Đánh giá hệ thống được trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cập nhật thông tin cho HTQLVBĐH, bảo đảm khai thác hiệu quả hạ tầng công nghệ hiện có | Kiểm tra xem các máy móc, thiết bị, phần mềm sau có được trang bị đầy đủ hay không. - Máy tính cho từng cá nhân; - Đường truyền băng thông rộng; - Máy quét; - Máy in; - Máy photocopy; - Máy ảnh; - USB; - Ổ cứng ngoài; - Phần mềm văn phòng; - Phần mềm biên tập file pdf. | A = Số lượng thiết bị được trang bị B = Tổng số thiết bị cần thiết X = A/B × 100 | X | Cán bộ quản trị hệ thống |
Quy chế sử dụng HTQLVBĐH | Đánh giá cơ quan nhà nước ban hành các quy định bắt buộc thực hiện quản lý điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng trong quy chế làm việc của cơ quan | Phỏng vấn người dùng | Có ban hành quy chế sử dụng HTQLVBĐH: X=100 Chưa ban hành quy chế: X=0 | X | Người dùng |
Đào tạo chuyên môn | Đánh giá công tác đào tạo chuyên môn, thông qua việc các cán bộ quản trị, người dùng hàng năm được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nhằm tăng cường khả năng sử dụng văn bản điện tử, nâng cao nhận thức về sử dụng văn bản điệntử trong công việc | Khảo sát xem các cán bộ quản trị và người dùng hàng năm có được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn hay không? | Tất cả đều được đào tạo: X = 100 Chỉ một số người được đào tạo: X = 50 Không ai được đào tạo: X=0 | X | Người dùng |
Ứng dụng chữ ký số | Đánh giá cơ quan nhà nước triển khai ứng dụng chữ ký số trên các văn bản điện tử | Phỏng vấn | Đã ứng dụng chữ ký số trên các văn bản điện tử: X = 100 Chưa ứng dụng chữ ký số: X=0 | X | Người dùng |
Quản lý, lưu trữ văn bản | Đánh giá HTQLVBĐH hoặc hệ thống cổng thông tin điện tử quản lý, lưu trữ đầy đủ các văn bản điện tử | Cán bộ đánh giá xác định tỷ lệ các văn bản điện tử được quản lý, lưu trữ trên các hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước (HTQLVBĐH hoặc cổng thông tin điện tử) trên tổng số các văn bản điện tử được trao đổi trong và ngoài cơ quan | A = Số lượng các văn bản điện tử được quản lý, lưu trữ trong các hệ thống thông tin B = Tổng số văn bản điện tử được trao đổi trong và ngoài cơ quan X = A/B × 100 | X | HTQLVBĐH |
Kinh phí duy trì hoạt động | Đánh giá cơ quan nhà nước có kế hoạch và bố trí kinh phí duy trì hoạt động HTQLVBĐH | Phỏng vấn ban lãnh đạo | Có kế hoạch và kinh phí duy trì hoạt động: X = 100 Không có kế hoạch và kinh phí: X = 0 | X | Ban lãnh đạo |
Kinh phí nâng cấp, phát triển | Đánh giá cơ quan nhà nước có kế hoạch và bố trí kinh phí nâng cấp, phát triển hạ tầng kỹ thuật và HTQLVBĐH hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động, mở rộng kết nối đến các cấp dưới | Phỏng vấn ban lãnh đạo | Có kế hoạch và kinh phí nâng cấp, phát triển hệ thống: X = 100 Không có kế hoạch và kinh phí: X = 0 | X | Ban lãnh đạo |
