Công văn 8670/NHNN-VP

Kính gửi: Các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước

Triển khai Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, Ngân hàng Nhà nước (NHNN) đã có văn bản số 9190/NHNN-VP ngày 2/12/2015 hướng dẫn thực hiện cơ chế một cửa trong việc tiếp nhận, trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính (TTHC) áp dụng đối với các đơn vị có chức năng giải quyết TTHC thuộc NHNN. Việc thực hiện cơ chế một cửa tại NHNN đã góp phần cải cách TTHC, đáp ứng yêu cầu công khai, minh bạch, đúng thời hạn giải quyết TTHC. Sau một thời gian triển khai, một số quy định tại văn bản 9190/NHNN-VP cần sửa đổi, bổ sung để phù hợp với thực tế giải quyết TTHC tại các đơn vị.

Để tiếp tục duy trì, phát huy hiệu quả việc thực hiện cơ chế một cửa và góp phần đẩy mạnh cải cách TTHC, NHNN hướng dẫn thực hiện cơ chế một cửa trong việc tiếp nhận, trả kết quả giải quyết hồ sơ TTHC áp dụng đối với các đơn vị có chức năng giải quyết TTHC thuộc NHNN (thay thế văn bản số 9190/NHNN-VP ngày 2/12/2015), như sau:

1. Trường hợp hồ sơ TTHC gửi đến NHNN qua đường bưu điện

a) Đối tượng thực hiện: Văn phòng NHNN; Vụ Chính sách tiền tệ; Vụ Quản lý ngoại hối; Vụ Thanh toán; Vụ Dự báo, thống kê; Vụ Thi đua - Khen thưởng; Sở Giao dịch; Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng; Cục Công nghệ tin học; Cục Phát hành & Kho quỹ; Cục Thanh tra, giám sát ngân hàng tại Hà Nội, Tp. Hồ Chí Minh; Trung Tâm Thông tin tín dụng Quốc gia; NHNN chi nhánh các tỉnh, thành phố; Chi cục Phát hành và Kho quỹ tại Tp.Hồ Chí Minh,

b) Cách thức thực hiện

(1) Các hồ sơ TTHC gửi qua đường bưu điện đến các đơn vị thuộc NHNN được tiếp nhận và xử lý theo Quy chế Văn thư lưu trữ của NHNN (ban hành kèm theo Quyết định số 2899/QĐ-NHNN ngày 06/12/2013 của Thống đốc NHNN).

(2) Sau khi nhận được hồ sơ TTHC, các đơn vị lập và gửi cho tổ chức/cá nhân có yêu cầu giải quyết TTHC một trong các giấy tờ sau:

- Lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (theo mẫu số 03a) trong trường hợp hồ sơ hợp lệ theo đúng quy định.

- Lập Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (theo mẫu số 01) trong trường hợp hồ sơ chưa đúng quy định.

(3) Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết, đơn vị đã nhận hồ sơ trả lại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả TTHC trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận để trả lại tổ chức/cá nhân gửi hoặc chuyển đơn vị có thẩm quyền giải quyết.

(4) Thời hạn gửi Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả hoặc Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ:

- Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đối với TTHC thuộc các lĩnh vực: (i) cấp phép thành lập và hoạt động ngân hàng; (ii) vay trả nợ nước ngoài; (iii) hoạt động đầu tư nước ngoài; (iv) hoạt động kinh doanh vàng;

- Trong 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hoặc thời hạn quy định tại văn bản quy định về TTHC (trừ các lĩnh vực nêu trên);

(5) Các đơn vị giải quyết hồ sơ TTHC theo quy định và gửi trả kết quả qua đường bưu điện. Trường hợp tổ chức/cá nhân có nhu cầu nhận kết quả trực tiếp, các đơn vị hướng dẫn tổ chức/cá nhân mang Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo lịch hẹn đến bộ phận văn thư tại trụ sở chính NHNN hoặc NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố để nhận.

2. Trường hợp hồ sơ TTHC nộp trực tiếp tại trụ sở chính NHNN

(1) Trường hợp tổ chức/cá nhân nộp hồ sơ TTHC trực tiếp tại trụ sở chính NHNN, việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả được thực hiện qua một đầu mối duy nhất tại Văn thư NHNN và thực hiện giống như trường hợp gửi qua đường bưu điện quy định tại mục 1 nêu trên.

(2) Trường hợp người nộp hồ sơ cần hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ, nhân viên văn thư thuộc Văn phòng NHNN thông báo số điện thoại hoặc địa chỉ đơn vị giải quyết TTHC để tổ chức/cá nhân liên hệ.

Luu ý: Các đơn vị có chức năng giải quyết TTHC tại trụ sở chính NHNN thông báo danh sách công chức (hoặc phòng trực tiếp giải quyết TTHC) cho Văn phòng NHNN (Phòng Văn thư - Lưu trữ) để thông báo cho tổ chức/cá nhân liên hệ trong trường hợp cần thiết (theo mẫu số 04).

(3) Đối với TTHC về giám định tiền giả, tiền ghi giả, giám định tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông việc tiếp nhận và trả kết quả TTHC được thực hiện theo văn bản quy định về TTHC.

3. Trường hợp hồ sơ TTHC nộp trực tiếp tại NHNN chi nhánh, Cục Thanh tra, giám sát ngân hàng tại Tp.Hà Nội và Tp.Hồ Chí Minh (gọi tắt là chi nhánh)

Quy tình tiếp nhận, trả kết quả giải quyết hồ sơ TTHC như sau:

(1) Tổ chức/cá nhân có nhu cầu nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận văn thư.

(2) Nhân viên văn thư thông báo cho công chức phòng chuyên môn đến bộ phận văn thư để kiểm tra hồ sơ theo danh sách đã đăng ký. Công chức kiểm tra hồ sơ và xử lý như sau:

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thực hiện tiếp bước 3.

- Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn tổ chức/ cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

- Trường hợp cần hoàn thiện hồ sơ, công chức kiểm tra, hướng dẫn hoàn thiện và lập Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (mẫu số 01) và giao cho cá nhân đến nộp hồ sơ.

(3) Nhân viên văn thư đăng ký lấy số, vào sổ tiếp nhận văn bản đến và nhập thông tin vào Sổ theo dõi hồ sơ (mẫu 02); Công chức lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (mẫu số 03b) giao cho tổ chức/cá nhân nộp hồ sơ.

(4) Nhân viên văn thư trình lãnh đạo đơn vị để tổ chức xử lý theo quy chế văn thư lưu trữ và quy trình giải quyết TTHC hiện hành.

(5) Gửi trả kết quả giải quyết TTHC theo hình thức tổ chức/cá nhân đã đăng ký và ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả đã thực hiện tại bước 2 nêu trên.

Lưu ý:

- Đối với các TTHC thuộc lĩnh vực kế toán, kho quỹ đang thực hiện tại bộ phận (hoặc quầy) giao dịch không áp dụng quy trình nêu trên.

- Hàng tháng, các phòng chuyên môn thuộc chi nhánh lập danh sách công chức các phòng chuyên môn trực giải quyết TTHC (trường hợp có thay đổi so với tháng trước) và thông báo cho bộ phận văn thư, để nhân viên văn thư liên hệ tiếp nhận hồ sơ theo bước 2 nêu trên.

4. Quy định về trả hồ sơ TTHC cho tổ chức/cá nhân

Trường hợp văn bản quy định về TTHC chưa có quy định về việc trả hồ sơ cho tổ chức/cá nhân, việc trả hồ sơ được thực hiện như sau:

a) Các trường hợp trả hồ sơ

Hồ sơ TTHC được trả lại cho tổ chức/cá nhân trong các trường hợp sau:

- Hồ sơ TTHC sau thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện để giải quyết;

- Tổ chức/cá nhân không nộp đầy đủ hồ sơ trong trường hợp đơn vị giải quyết TTHC đã gửi Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ hoặc văn bản đề nghị bổ sung;

- Tổ chức/cá nhân xin rút hồ sơ do không có nhu cầu thực hiện TTHC.

b) Thủ tục trình trả lại hồ sơ TTHC

(1) Trong thời hạn giải quyết hồ sơ TTHC quy định tại văn bản quy định về TTHC, đơn vị có chức năng giải quyết TTHC có Tờ trình báo cáo Thống đốc NHNN (Phó Thống đốc phụ trách khối) hoặc Thủ trưởng đơn vị thuộc NHNN được phân cấp/ủy quyền giải quyết TTHC về việc trả hồ sơ TTHC cho tổ chức/cá nhân, hồ sơ trình gồm:

- Tờ trình (nêu cụ thể quá trình thẩm tra, xác minh giải quyết TTHC; việc không đáp ứng của tổ chức/cá nhân hoặc đề nghị của tổ chức/cá nhân về việc xin rút hồ sơ) kèm dự thảo văn bản thông báo về việc trả lại hồ sơ.

- Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ hoặc văn bản gửi tổ chức/ cá nhân đề nghị bổ sung hồ sơ (nếu có);

- Văn bản đề nghị xin rút hồ sơ TTHC của tổ chức/cá nhân (nếu có);

(2) Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày được Thống đốc NHNN (Phó Thống đốc phụ trách khối) hoặc Thủ trưởng đơn vị phê duyệt, đơn vị giải quyết TTHC trả lại hồ sơ cho tổ chức/cá nhân theo trình tự như sau:

- Đơn vị giải quyết TTHC thông báo cho tổ chức/cá nhân nhận lại hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả TTHC trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày thông báo. Hình thức thông báo, bao gồm: qua điện thoại, hoặc gửi văn bản qua email, fax, bưu điện .... Đơn vị giải quyết TTHC phải lưu giữ các thông tin về thời điểm thông báo cho tổ chức/cá nhân.

- Sau khi đã thông báo về việc trả lại hồ sơ, toàn bộ hồ sơ TTHC được lưu giữ tạm thời tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả TTHC.

Thành phần hồ sơ trả cho tổ chức/ cá nhân, bao gồm:

(i) Phiếu trả hồ sơ (theo mẫu số 5 kèm theo)

(ii) Toàn bộ hồ sơ TTHC tổ chức/cá nhân đã nộp, trừ văn bản đề nghị giải quyết TTHC (văn bản đề nghị xác nhận đăng ký, đề nghị cấp giấy phép....) có bút phê ý kiến chỉ đạo của Thống đốc NHNN (Phó Thống đốc phụ trách khối)/Thủ trưởng các đơn vị.

- Nhân viên bộ phận tiếp nhận và trả kết quả TTHC giao hồ sơ để người đến nhận đối chiếu và ký Phiếu trả hồ sơ.

- Trường hợp đã quá thời hạn nhận hồ sơ 12 tháng, nhưng tổ chức/cá nhân không đến nhận thì toàn bộ hồ sơ TTHC được tiêu hủy theo quy định.

5. Hướng dẫn khác có liên quan

- Đối với hồ sơ TTHC nộp trực tiếp tại chi nhánh, nhưng thẩm quyền giải quyết thuộc các đơn vị tại trụ sở chính NHNN, trong quá trình giải quyết hồ sơ TTHC các đơn vị tại trụ sở chính có thể lập (lần 2) Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (mẫu số 01) để hướng dẫn tổ chức hoàn thiện hồ sơ (chi nhánh đã có phiếu hướng dẫn tổ chức/cá nhân hoàn thiện hồ sơ).

- Trường hợp giải quyết hồ sơ TTHC không đúng lịch hẹn, đơn vị có chức năng giải quyết TTHC phải có văn bản gửi tổ chức cá nhân nêu rõ lý do.

- Đối với hồ sơ TTHC quy định trả kết quả ngay trong ngày, không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

- Trong quá trình giải quyết hồ sơ TTHC, ngoài Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ, tùy thuộc vào quy định TTHC, các đơn vị có thể gửi văn bản để yêu cầu làm rõ các thông tin liên quan.

- Các đơn vị có thể gửi Giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ cho tổ chức/cá nhân theo các hình thức qua bưu điện, fax hoặc email.

- Các đơn vị có chức năng giải quyết TTHC chỉnh sửa, cập nhật các Phụ lục kèm theo Sổ tay chất lượng và quy trình trong Bộ tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng đang áp dụng đơn vị như sau:

+ Bổ sung các phụ lục theo mẫu số 01, 02 vào Sổ tay chất lượng.

+ Thay thế phụ lục 06 (Giấy biên nhận hồ sơ) của Sổ tay chất lượng bằng mẫu số 03 (Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả) kèm theo công văn này.

+ Rà soát để sửa đổi, bổ sung các bước thực hiện và các biểu mẫu tham chiếu trong quy trình TTHC

+ Áp dụng các phụ lục theo mẫu nêu trên trong quá trình giải quyết TTHC.

- Thực hiện việc giải quyết TTHC theo đúng quy trình thuộc Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO đang áp dụng tại đơn vị.

- Gắn biển “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính” với kích cỡ phù hợp tại Bộ phận văn thư tại trụ sở chính NHNN, Cục Thanh tra, giám sát ngân hàng tại Tp.Hà Nội, Tp. Hồ Chí Minh và NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố.

- Đối với NHNN chi nhánh, trong trường hợp sửa chữa trụ sở làm việc, lắp đặt phương tiện làm việc... dẫn đến việc tạm thời không bố trí được bộ phận một cửa, NHNN chi nhánh phải chủ động bố trí địa điểm thích hợp để tiếp nhận hồ sơ TTHC để tạo thuận lợi cho người nộp hồ sơ TTHC và hoạt động của NHNN chi nhánh; đồng thời phải có hình thức thông báo thích hợp (như biển thông báo, thông báo trên trang tin điện tử của địa phương...) về địa điểm, cách thức tiếp nhận hồ sơ, điện thoại liên hệ,.. để tạo thuận lợi cho tổ chức/cá nhân trong việc thực hiện TTHC.

- Căn cứ hướng dẫn thực hiện cơ chế một cửa của NHNN, khuyến khích các đơn vị quy định cụ thể để đáp ứng yêu cầu quản lý và phù hợp với thực tiễn hoạt động của đơn vị.

- Quy trình thực hiện TTHC theo hình thức dịch vụ công trực tuyến mức độ 3,4 thực hiện theo quy định riêng.

- Văn bản này thay thế văn bản số 9190/VP-NHNN ngày 2/12/2015 của NHNN về việc hướng dẫn thực hiện cơ chế một cửa theo Quyết định 09/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

Trong quá trình triển khai thực hiện nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc đề nghị các đơn vị liên hệ với Văn phòng NHNN (Phòng Cải cách hành chính) điện thoại: 0438.244.657, 0439.349.502 hoặc email: [email protected] để phối hợp giải quyết./.