Hướng dẫn 122/NHCS-KT

HƯỚNG DẪN

NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TRONG HỆ THỐNG NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI

Căn cứ Điều lệ về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng Chính sách xã hội ban hành theo Quyết định số 16/2003/QĐ-TTg ngày 22/1/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Điều lệ về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng Chính sách xã hội;

Căn cứ Nghị định 64/2001/NĐ-CP ngày 20/9/2001 của Chính phủ về Hoạt động thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

Căn cứ Quyết định 226/2002/QĐ-NHNN ngày 26/3/2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước V/v Ban hành quy chế hoạt động thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

Căn cứ Quyết định 1092/2002/QĐ-NHNN ngày 8/10/2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước V/v Ban hành quy định thủ tục thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

Căn cứ Thông tư số 07/TT-NH1 ngày 27/12/1996 Hướng dẫn thực hiện quy chế phát hành và sử dụng Séc ban hành kèm theo Nghị định số 30/CP ngày 9/5/1996 của Chính phủ.

Tổng Giám đốc Ngân hàng Chính sách Xã hội hướng dẫn việc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán trong hệ thống Ngân hàng Chính sách xã hội (NHCSXH) như sau:

Phần 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG.

1. Văn bản này chỉ hướng dẫn cụ thể về một số điểm thuộc nghiệp vụ thanh toán, cho phù hợp với đặc thù hoạt động và điều kiện kỹ thuật của NHCSXH. Các nội dung khác không đề cập trong hướng dẫn này thực hiện theo quy định tại các Nghị định và Quyết định nêu trên.

2. Trong thời gian đầu, NHCSXH chỉ thực hiện cung ứng các phương tiện thanh toán và dịch vụ thanh toán trong nước.

3. Việc thanh toán giữa các NHCSXH trong cùng hệ thống sử dụng phần mềm thanh toán nội bộ do Hội sở chính chủ trì.

4. Thanh toán giữa các chi nhánh NHCSXH với các Ngân hàng thương mại (NHTM) khác được thực hiện như sau:

- Thanh toán với NHTM khác trên cùng địa bàn và có tham gia thanh toán bù trừ: Thực hiện qua thanh toán bù trừ do Ngân hàng Nhà nước (NHNN) chủ trì hoặc do một NHTM chủ trì (nếu trên địa bàn không có NHNN);

- Thanh toán với NHTM khác không tham gia thanh toán bù trừ: Trường hợp này, chi nhánh NHCSXH nhận chuyển tiền sẽ thực hiện chuyển tiền trong hệ thống (thanh toán nội bộ) về NHCSXH nơi có tham gia thanh toán bù trừ với NHTM khác phục vụ người được hưởng hoặc chuyển tiền qua NHNN hoặc NHTM khác.

5. Trong thời gian đầu, khi NHCSXH chưa kịp triển khai hệ thống thanh toán nội bộ, nếu khách hàng mở tài khoản có nhu cầu thanh toán thì các chi nhánh sử dụng hình thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi mở tại NHNN hoặc tài khoản tiền gửi mở tại NHTM khác để đảm bảo cung ứng kịp thời các dịch vụ thanh toán cho khách hàng.

Phần 2.

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

A) CUNG ỨNG PHƯƠNG TIỆN THANH TOÁN:

Trước mắt, NHCSXH tổ chức cung ứng cho khách hàng có nhu cầu thanh toán qua NHCSXH các phương tiện thanh toán sau:

- Phương tiện thanh toán bằng tiền mặt.

- Phương tiện thanh toán bằng Séc.

- Phương tiện thanh toán bằng Uỷ nhiệm chi (hoặc lệnh chi), Uỷ nhiệm thu (hoặc nhờ thu).

Việc cung ứng phương tiện thanh toán bằng thẻ: NHCSXH sẽ có hướng dẫn riêng sau khi chuẩn bị đầy đủ các điều kiện vật chất, kỹ thuật cần thiết của việc cung ứng phương tiện thanh toán này.

B) CUNG ỨNG DỊCH VỤ THANH TOÁN TRONG NƯỚC:

1. Thanh toán bằng Séc:

Séc sử dụng trong hệ thống NHCSXH do Hội sở chính in theo mẫu thống nhất do Ngân hàng Nhà nước qui định.

1.1. Phạm vi thanh toán Séc:

- Séc phát hành để lĩnh tiền mặt chỉ dùng lĩnh tiền mặt tại đơn vị thanh toán (từ đây gọi là Ngân hàng) nơi người phát hành Séc mở tài khoản.

- Séc phát hành thanh toán chuyển khoản được áp dụng:

+ Đối với khách hàng mở tài khoản tiền gửi (viết tắt TKTG) trong cùng một ngân hàng.

+ Đối với khách hàng mở tài khoản khác ngân hàng, khác hệ thống trên cùng địa bàn tỉnh, thành phố có tham gia thanh toán bù trừ.

- Séc bảo chi áp dụng:

+ Đối với khách hàng mở TKTG trong cùng một ngân hàng hoặc khác Ngân hàng trong cùng hệ thống NHCSXH có tham gia chuyển tiền điện tử ngoại tỉnh.

+ Đối với khách hàng mở tài khoản khác ngân hàng, khác hệ thống trên cùng địa bàn tỉnh, thành phố có tham gia thanh toán bù trừ.

- Séc bảo chi khác Ngân hàng trong cùng hệ thống (không tham gia thanh toán bù trừ) phải tính ký hiệu mật (KHM) để Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng kiểm soát trước khi thanh toán Séc theo quy định sau:

+ Séc bảo chi thanh toán ngoài tỉnh, thành phố dùng KHM do Hội sở chính quy định.

+ Séc bảo chi thanh toán trong tỉnh, thành phố do Giám đốc NHCSXH tỉnh, thành phố quy định việc tính và ghi KHM trên tờ Séc do NHCSXH tỉnh, thành phố quy định.

+ Dấu, chữ ký của Ngân hàng bảo chi Séc phải đúng mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký trước với ngân hàng phục vụ người thụ hưởng.

1.2. Thủ tục phát hành và thanh toán Séc lĩnh tiền mặt:

1.2.1. Phát hành Séc lĩnh tiền mặt:

- Nếu người thụ hưởng là pháp nhân: Người phát hành Séc phải ghi tên của pháp nhân, địa chỉ, số hiệu tài khoản và tên đơn vị giữ tài khoản của pháp nhân thụ hưởng vào nơi quy định trước mặt tờ Séc.

- Nếu người thụ hưởng là cá nhân: Người phát hành Séc phải ghi rõ họ tên, số, ngày, nơi cấp chứng minh thư nhân dân (hoặc hộ chiếu, chứng minh thư quân nhân, công nhân viên chức quốc phòng- gọi chung là chứng minh thư, viết tắt CMT) và địa chỉ cá nhân thụ hưởng vào nơi quy định ở mặt trước tờ Séc.

1.2.2. Séc lĩnh tiền mặt được chuyển nhượng:

- Nếu người được chuyển nhượng là pháp nhân thì người chuyển nhượng ngoài việc ghi các yếu tố quy định ở điểm 1.2.1 nêu trên, phải ghi rõ họ tên , số ngày, nơi cấp CMT và địa chỉ của người được chuyển nhượng (đại diện pháp nhân) vào mặt sau tờ Séc, phần qui định cho việc chuyển nhượng;

- Nếu người được chuyển nhượng là cá nhân: Người chuyển nhượng phải ghi rõ họ tên, số, ngày, nơi cấp CMT và địa chỉ người được chuyển nhượng; Ghi ngày, tháng, năm chuyển nhượng và ký tên vào mặt sau tờ Séc, phần quy định cho việc chuyển nhượng.

1.2.3. Thanh toán Séc:

Khi lĩnh tiền mặt, người lĩnh tiền phải nộp vào Ngân hàng nơi người phát hành Séc mở tài khoản các giấy tờ sau:

- Tờ Séc lĩnh tiền mặt đã ghi đầy đủ các yếu tố quy định;

- Chứng minh thư;

- Giấy uỷ quyền lĩnh tiền mặt (nếu có):

+ Trường hợp người thụ hưởng đứng tên cá nhân, đồng thời là người trực tiếp lĩnh tiền, thì không phải giấy uỷ quyền.

+ Các trường hợp khác, phải có giấy uỷ quyền của người thụ hưởng (uỷ quyền theo từng lần hoặc uỷ quyền có thời hạn). Thủ tục uỷ quyền thực hiện theo quy định của pháp luật về uỷ quyền.

Kế toán kiểm tra tính hợp lệ của tờ Séc, kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi của người phát hành Séc, kiểm tra giấy uỷ quyền của người lĩnh tiền (nếu có), CMT, đối chiếu với các yếu tố ghi ở phần quy định cho lĩnh tiền mặt. Nếu khớp đúng, làm thủ tục chi tiền theo chế độ hiện hành.

1.3. Thủ tục phát hành và thanh toán Séc chuyển khoản:

1.3.1. Nguyên tắc hạch toán Séc chuyển khoản:

Ngân hàng thực hiện ghi Nợ tài khoản người phát hành trước, ghi Có tài khoản người thụ hưởng sau.

1.3.2. Thủ tục phát hành Séc:

Thực hiện theo qui định tại Mục II phần IV Thông tư số 07/TT-NH1 ngày 27/12/1996 của Thống đốc NHNN.

1.3.3. Thủ tục nộp Séc:

Người thụ hưởng lập 3 liên bảng kê nộp Séc cùng tờ Séc vào đơn vị thanh toán hoặc đơn vị thu hộ.

1.3.3.1. Trường hợp khách hàng nộp Séc tại đơn vị thanh toán:

Khi nhận lại bảng kê nộp Séc cùng các tờ Séc khách hàng nộp, kế toán phải kiểm tra tính hợp lệ của tờ Séc và các bảng kê, kiểm tra số dư TKTG của người phát hành tại thời điểm khách hàng nộp Séc để xác định khả năng thanh toán tờ Séc.

Trường hợp trên bảng kê nộp Séc có sai sót, hoặc các tờ Séc không đủ điều kiện thanh toán (theo qui định tại điểm 1.3 phần II Thông tư 07/TT-NH1), thì đơn vị thanh toán phải trả lại cho người nộp Séc để lập lại bảng kê khác thay thế.

Những tờ Séc không đủ điều kiện thanh toán, kế toán lập 2 liên “Phiếu từ chối thanh toán Séc” (Phụ lục số 03 - Thông tư 07/TT-NH1): 1 liên lưu tại đơn vị thanh toán, 1 liên kèm tờ Séc không đủ điều kiện thanh toán trả lại người nộp. Riêng tờ Séc phát hành quá số dư, trước khi trả lại cho khách hàng phải ghi sổ theo dõi người phát hành quá số dư để xử lý theo chế độ.

Bảng kê và các tờ Séc đủ điều kiện thanh toán xử lý: 2 liên bảng kê Ngân hàng dùng làm chứng từ hạch toán, 1 liên bảng kê kế toán ký tên, đóng dấu trả lại người nộp thay biên lai giao nhận Séc.

Trường hợp có nhiều tờ Séc nộp vào cùng một thời điểm để đòi tiền từ một TKTG, nhưng theo số dư tài khoản không đủ tiền để thanh toán tất cả các tờ Séc đó, thì xử lý theo thứ tự các tờ Séc phát hành trước sẽ thanh toán trước (căn cứ vào số Séc,ngày phát hành Séc để xác định thứ tự thanh toán.).

Khi nhận Séc từ đơn vị thu hộ, đơn vị thanh toán phải kiểm tra các tờ Séc và bảng kê như khi khách hàng nộp. Nếu Séc không hợp lệ, không đủ điều kiện thanh toán, kế toán làm thủ tục trả lại đơn vị thu hộ để đơn vị thu hộ trả lại người nộp Séc.

Việc giao nhận Séc giữa đơn vị thanh toán và đơn vị thu hộ phải mở sổ giao nhận Séc.

1.3.3.2. Trường hợp khách hàng nộp Séc tại đơn vị thu hộ:

Khi nhận Séc, đơn vị thu hộ kiểm tra tính hợp lệ của bảng kê nộp Séc và các tờ Séc khách hàng nộp, thời hạn hiệu lực của tờ Séc (trừ việc kiểm tra số dư TKTG của người phát hành Séc) nếu đúng, đơn vị thu hộ nhận Séc, kế toán ký tên, đóng dấu vào 1 liên bảng kê nộp Séc, trả lại cho người nộp Séc thay biên lai giao nhận Séc.

Đơn vị thu hộ vào sổ giao nhận các tờ Séc (kèm bảng kê nộp Séc) theo từng đơn vị thanh toán để chuyển cho đơn vị thanh toán.

1.3.4. Thanh toán Séc chuyển khoản:

Các tờ Séc chuyển khoản đủ điều kiện thanh toán thì xử lý như sau:

1.3.4.1. Thanh toán trong cùng một Ngân hàng:

- Tờ Séc dùng làm chứng từ ghi Nợ TKTG người phát hành Séc và ghi Có TKTG người thụ hưởng.

- 1 liên bảng kê nộp Séc dùng làm báo Nợ gửi người phát hành Séc;

- 1 liên bảng kê nộp Séc dùng làm báo Có gửi người thụ hưởng.

Kế toán hạch toán:        Nợ TKTG người phát hành Séc

Có TKTG người thụ hưởng Séc

1.3.4.2. Thanh toán khác Ngân hàng, khác hệ thống trên cùng địa bàn có tham gia thanh toán bù trừ:

- Tại Ngân hàng phục vụ người phát hành: Sau khi làm thủ tục nhận Séc theo điểm 1.3.3 - Phần II - Mục B, kế toán xử lý:

+ Tờ Séc làm chứng từ ghi Nợ TKTG người phát hành và ghi Có TK thanh toán bù trừ;

+ 2 liên bảng kê nộp Séc và bảng kê thanh toán bù trừ gửi ngân hàng phục vụ người thụ hưởng.

Kế toán hạch toán :       Nợ TK Tiền gửi người phát hành Séc

                                    Có TK Thanh toán bù trừ

- Tại Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng: Khi nhận 2 liên bảng kê nộp Séc và Bảng kê thanh toán bù trừ từ Ngân hàng phục vụ người phát hành, kế toán kiểm tra theo chế độ, xử lý chứng từ:

+ Bảng kê Thanh toán bù trừ làm chứng từ ghi Nợ TK Thanh toán bù trừ;

+ Bảng kê nộp Séc làm chứng từ ghi Có và báo Có cho người thụ hưởng.

Kế toán hạch toán:        Nợ TK Thanh toán bù trừ

                                    Có TKTG người thụ hưởng

1.4. Thủ tục phát hành và thanh toán Séc bảo chi:

1.4.1. Nguyên tắc hạch toán:

- Séc bảo chi thanh toán khác Ngân hàng cùng hệ thống được ghi Có ngay cho người thụ hưởng.

- Séc bảo chi thanh toán qua bù trừ với ngân hàng thương mại khác trên địa bàn do Giám đốc các đơn vị thành viên tham gia thanh toán bù trừ thoả thuận với nhau theo 2 hướng: Có thể cho ghi Có ngay cho người thụ hưởng hoặc phải thanh toán như quy định đối với Séc chuyển khoản (ghi Nợ trước, ghi Có sau).

1.4.2. Thủ tục bảo chi Séc:

- Khi có nhu cầu bảo chi Séc, khách hàng lập 2 liên “Giấy yêu cầu bảo chi Séc” (theo mẫu quy định tại phụ lục số 5 của thông tư 07/TT-NH1) kèm tờ Séc đã ghi đầy đủ các yếu tố ở mặt trước tờ Séc nộp vào ngân hàng.

- Ngân hàng kiểm soát “Giấy yêu cầu bảo chi Séc” và tờ Séc đã viết đầy đủ yếu tố, kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng xin bảo chi Séc, nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục bảo chi Séc:

+ Ghi số hiệu TK Nợ, TK Có vào các liên “Giấy yêu cầu bảo chi Séc”.

+ Tính ghi KHM sau số Séc (nếu thanh toán khác Ngân hàng trong cùng hệ thống NHCSXH), ghi số hiệu tài khoản “Tiền ký gửi đảm bảo thanh toán Séc” vào phần dành cho ngân hàng ghi – Mục TK Có. Ngân hàng bảo chi Séc ghi ngày, tháng, năm bảo chi Séc; Trưởng phòng kế toán ký tên, đóng dấu của Ngân hàng bảo chi vào nơi quy định ở mặt trước tờ Séc;

- Giao tờ Séc cho khách hàng và xử lý các liên “Giấy yêu cầu bảo chi Séc” như sau:

+ 1 liên Giấy yêu cầu dùng làm chứng từ ghi Nợ TKTG của khách hàng (hoặc TK khác thích hợp) và ghi Có TK tiền ký gửi đảm bảo thanh toán Séc;

+ 1 liên dùng làm giấy báo Nợ gửi khách hàng.

Trường hợp khách hàng đề nghị bảo chi Séc từ tài khoản “Chuyển tiền phải trả”:

- Người xin bảo chi Séc nộp vào ngân hàng 2 liên “Giấy yêu cầu bảo chi Séc”;

- Ngân hàng kiểm soát số dư tài khoản chuyển tiền phải trả của khách hàng, nếu đủ điều kiện, Ngân hàng làm thủ tục bảo chi Séc cho khách hàng theo trình tự sau:

+ Kế toán viết Séc, ghi số hiệu tài khoản “Tiền ký gửi bảo đảm thanh toán Séc” vào phần dành cho Ngân hàng ghi – mục TK Có;

+ Trưởng phòng kế toán tính, ghi KHM sau số Séc, ghi ngày, tháng, năm, ký tên vào phần “Kế toán trưởng” mặt trước tờ Séc;

+ Giám đốc ngân hàng ký tên vào nơi quy định phần “Người phát hành” ở mặt trước tờ Séc;

+ Đóng dấu Ngân hàng vào nơi quy định Séc bảo chi.

- Xử lý 2 liên “Giấy yêu cầu bảo chi Séc” như sau:

+ 1 liên Giấy yêu cầu dùng làm chứng từ ghi:

Nợ TK chuyển tiền phải trả

Có TK “Tiền ký gửi đảm bảo thanh toán Séc”

+ 1 liên trả lại khách hàng.

1.4.3. Thủ tục thanh toán Séc bảo chi:

1.4.3.1. Thanh toán trong cùng một Ngân hàng:

Khi nhận được Bảng kê nộp Séc và các tờ Séc do Ngân hàng mình bảo chi, kế toán kiểm tra các yếu tố trên tờ Séc với bảng kê, nếu khớp đúng thì xử lý chứng từ như sau:

- Các tờ Séc dùng làm chứng từ ghi:

Nợ: TK “Tiền ký gửi đảm bảo thanh toán Séc”

Có: TK của người thụ hưởng

- Bảng kê nộp Séc làm chứng từ báo Có cho người thụ hưởng;

Kế toán hạch toán:        Nợ TK “Tiền ký gửi đảm bảo thanh toán Séc”;

                                    Có TKTG người thụ hưởng

1.4.3.2. Thanh toán khác Ngân hàng trong cùng hệ thống:

Tại Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng:

- Nhận được các liên bảng kê nộp Séc kèm các tờ Séc, kế toán kiểm soát: Các yếu tố ghi trên tờ Séc, kiểm soát KHM, dấu và chữ ký của Ngân hàng bảo chi Séc. Nếu hợp lệ, hợp pháp thì ghi Có ngay cho người thụ hưởng. Nếu sai KHM, sai chữ ký của Ngân hàng bảo chi Séc, Ngân hàng chưa thanh toán tờ Séc đó và phải lập thủ tục tra soát Ngân hàng bảo chi Séc

- Khi nhận được trả lời của ngân hàng bảo chi Séc, kiểm soát lại, nếu đúng thì thanh toán cho người thụ hưởng. Mọi sai sót gây chậm trễ trong thanh toán, người làm sai phải bồi hoàn thiệt hại theo quy định.

- Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng, căn cứ các tờ Séc bảo chi đã thanh toán, lập lệnh chuyển Nợ gửi ngân hàng bảo chi Séc. Trên lệnh chuyển Nợ cần có đầy đủ các yếu tố như: Loại Séc, số Séc, số sê-ri, tên đơn vị phát hành, đơn vị thụ hưởng; tên, địa chỉ, chứng minh thư nhân sân (nếu khách hàng là cá nhân); ngân hàng phục vụ người phát hành, ngân hàng phục vụ người thụ hưởng; ngày, tháng, năm phát hành Séc.

- Xử lý thanh toán chứng từ bảo chi Séc như sau:

+ 1 liên Bảng kê nộp Séc và các tờ Séc dùng để ghi:

Nợ TK chuyển tiền điện tử đi (nội tỉnh hoặc ngoại tỉnh)

Có TK người thụ hưởng;

+ 1 liên Bảng kê nộp Séc dùng làm chứng từ báo Có cho người thụ hưởng.

Tại ngân hàng bảo chi Séc:

Khi nhận được Lệnh chuyển Nợ, kế toán kiểm tra đối chiếu các yếu tố của tờ Séc ghi trên lệnh chuyển Nợ với các yếu tố của tờ Séc phát hành ghi trên sổ chi tiết TK “Tiền ký gửi đảm bảo thanh toán Séc”. Nếu có sai sót, phải tra soát ngay Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng . Nếu khớp đúng thì kế toán xử lý như sau:

In 3 liên Lệnh chuyển Nợ và căn cứ vào Lệnh chuyển Nợ này để ghi:

Nợ TK “Tiền ký gửi bảo đảm thanh toán Séc”

Có TK chuyển tiền điện tử đến.

+ 1 liên Lệnh chuyển Nợ dùng để hạch toán Nợ – Có và đóng Nhật ký chứng từ;

+ 1 liên lưu kèm Báo cáo chuyển tiền trong ngày;

+ 1 liên dùng làm chứng từ báo Nợ cho khách hàng.

1.4.4. Thủ tục thanh toán Séc bảo chi khác Ngân hàng, khác hệ thống trên cùng địa bàn có tham gia thanh toán bù trừ:

Thực hiện theo quy định trong chế độ thanh toán bù trừ do Ngân hàng chủ trì thanh toán quy định.

1.5. Thủ tục phát hành và thanh toán Séc chuyển tiền:

1.5.1. Thủ tục phát hành Séc chuyển tiền:

1.5.1.1. Khi có nhu cầu chuyển tiền bằng Séc chuyển tiền, khách hàng nộp vào Ngân hàng 2 liên Uỷ nhiệm chi để trích tài khoản tiền gửi của mình hoặc 1 liên giấy nộp tiền, để nộp tiền mặt. Nội dung trên chứng từ cần ghi rõ: Họ tên, số, ngày tháng năm, nơi cấp giấy chứng minh nhân dân của người cầm Séc chuyển tiền.

1.5.1.2. Tại Ngân hàng chuyển tiền:

- Khi nhận được Uỷ nhiệm chi hoặc giấy nộp tiền của khách hàng, kế toán kiểm tra thủ tục lập chứng từ, kiểm tra giấy chứng minh nhân dân của người cầm Séc chuyển tiền, số dư tài khoản tiền gửi của khách hàng hoặc số tiền khách hàng đã nộp, nếu đủ điều kiện thanh toán thì làm thủ tục cấp Séc chuyển tiền cho khách hàng.

- Ngân hàng phải trực tiếp viết Séc chuyển tiền, trên Séc chuyển tiền ghi đầy đủ các yếu tố, tính KHM, ký tên và đóng dấu Ngân hàng vào chỗ quy định trên tờ Séc chuyển tiền.

- Séc chuyển tiền lập 1 bản và trước khi giao Séc chuyển tiền cho khách hàng ngân hàng chuyển tiền yêu cầu người nhận Séc chuyển tiền ký tên vào mặt sau cuống Séc chuyển tiền.

- Các liên Uỷ nhiệm chi hoặc giấy nộp tiền được xử lý như sau:

+ 1 liên Uỷ nhiệm chi làm chứng từ ghi Nợ – Có, đóng Nhật ký chứng từ;

+ 1 liên Uỷ nhiệm chi làm giấy báo Nợ gửi khách hàng chuyển tiền.

Nếu là giấy nộp tiền thì sử dụng giấy này làm chứng từ ghi Nợ – Có, đóng chứng từ.

Kế toán hạch toán:

+ Nợ TKTG, TK tiền mặt;

+ Có TKTG để đảm bảo thanh toán Séc chuyển tiền.

1.5.2. Thủ tục thanh toán Séc chuyển tiền:

1.5.2.1. Tại Ngân hàng trả tiền:

- Khi nhận Séc chuyển tiền do khách hàng trực tiếp nộp vào, Ngân hàng kiểm tra các yếu tố của tờ Séc chuyển tiền, KHM, thời hạn hiệu lực của tờ Séc chuyển tiền và đối chiếu họ tên, số, ngày tháng năm, nơi cấp giấy chứng minh nhân dân ghi trên Séc chuyển tiền với giấy chứng minh nhân dân của người cầm Séc, dấu, chữ ký của Ngân hàng phát hành Séc chuyển tiền, nếu đầy đủ và đúng mới thanh toán cho người cầm Séc.

- Người cầm Séc phải ghi yêu cầu sử dụng tiền và ký tên vào chỗ quy định ở mặt sau tờ Séc chuyển tiền.

- Căn cứ yêu cầu sử dụng của người cầm Séc (nhận tiền mặt, hay chuyển khoản) để trả tiền cho khách hàng:

+ Làm các thủ tục trả tiền cho khách hàng (chi tiền mặt, hay chuyển khoản).

+ Lập lệnh chuyển Nợ gửi Ngân hàng phát hành tờ Séc chuyển tiền. Lệnh chuyển Nợ cần ghi rõ: Loại Séc, số sê-ri, số Séc, tên đơn vị phát hành, đơn vị thụ hưởng; tên, địa chỉ, chứng minh thư nhân sân (nếu khách hàng là cá nhân); ngân hàng phục vụ người phát hành, ngân hàng phục vụ người thụ hưởng; ngày, tháng, năm phát hành Séc.

+ Tờ Séc chuyển tiền lưu tại Ngân hàng trả tiền.

1.5.2.2. Tại Ngân hàng phát hành Séc chuyển tiền:

Khi nhận được giấy báo Nợ liên hàng do Ngân hàng trả tiền chuyển đến, Ngân hàng phát hành Séc chuyển tiền kiểm tra đối chiếu các yếu tố trên lệnh chuyển Nợ, nếu đúng Séc do mình đã phát hành thì xử lý như sau:

- In 2 liên Lệnh chuyển Nợ và hạch toán:

+ Nợ TKTG để đảm bảo thanh toán Séc;

+ Có TK chuyển tiền đến.

- 1 liên Lệnh chuyển Nợ dùng làm chứng từ ghi Nợ – Có và đóng Nhật ký chứng từ;

- 1 liên Lệnh chuyển Nợ lưu kèm Báo cáo chuyển tiền trong ngày.

1.6. Xử lý vi phạm phát hành Séc quá số dư:

- Vi phạm lần đầu ngân hàng xử phạt (theo quy định hiện hành của NHNN) và có công văn nhắc nhở để tránh tái phạm.

- Vi phạm lần thứ 2 đình chỉ quyền phát hành Séc trong vòng 6 tháng đồng thời thu hồi toàn bộ các tờ Séc chưa sử dụng của tổ chức, cá nhân vi phạm.

- Sau 6 tháng phải có cam kết không tái phạm của chủ tài khoản thì mới được khôi phục quyền phát hành Séc. Nếu vẫn tái phạm thì bị cấm phát hành Séc vĩnh viễn.

Danh sách tổ chức, cá nhân bị cấm phát hành Séc phải được thông báo trong toàn hệ thống NHTM.

1.7. Xử lý mất Séc:

Thủ tục thông báo mất Séc thực hiện theo quy định tại Phần V - Thông tư 07/TT-NH1. Đối với các tờ Séc bị mất, Ngân hàng xử lý như sau:

1.7.1. Mất Séc tiền mặt, Séc chuyển khoản:

1.7.1.1. Mất trong thời hạn hiệu lực thanh toán:

- Khi nhận được thông báo mất Séc từ khách hàng (người phát hành hoặc người thụ hưởng Séc) Ngân hàng phải kiểm tra tờ Séc báo mất.

- Trường hợp tờ Séc đã được thanh toán thì Ngân hàng phải báo ngay cho khách hàng và không chịu trách nhiệm về tờ Séc đó.

- Trường hợp tờ Séc chưa được thanh toán, Ngân hàng có trách nhiệm theo dõi tờ Séc báo mất và phải chịu trách nhiệm nếu để tờ Séc bị lợi dụng lấy tiền tại Ngân hàng, sau khi đã nhận được thông báo mất Séc.

1.7.1.2. Hết thời hạn hiệu lực thanh toán tờ Séc:

Đối với các tờ Séc bị mất nhưng đã hết thời hạn hiệu lực thanh toán của tờ Séc đó thì người phát hành và người thụ hưởng tự giải quyết với nhau.

1.7.2. Mất Séc bảo chi, Séc chuyển tiền:

1.7.2.1. Mất trong thời hạn hiệu lực thanh toán: Xử lý như điểm 1.7.1 nêu trên.

1.7.2.2. Hết thời hạn hiệu lực thanh toán của tờ Séc:

- Kể từ ngày hết thời hạn hiệu lực thanh toán tờ Séc đã báo mất, người phát hành Séc làm đơn đề nghị Ngân hàng phát hành Séc khôi phục số tiền của tờ Séc bị mất.

- Nhận được đơn đề nghị khôi phục tờ Séc đã báo mất, Ngân hàng phát hành Séc điện hỏi Ngân hàng thanh toán Séc. Khi nhận được trả lời bằng văn bản về tờ Séc bị mất chưa thanh toán của Ngân hàng thanh toán, căn cứ đơn đề nghị của người phát hành Séc và văn bản xác nhận của Ngân hàng thanh toán, Ngân hàng bảo chi Séc lập phiếu chuyển khoản hoàn trả lại tiền cho người phát hành.

Kế toán hạch toán:        Nợ TK “Tiền ký gửi đảm bảo thanh toán Séc”

                                    Có TK đơn vị phát hành Séc.

2. Thanh toán Uỷ nhiệm chi:

2.1. Thủ tục lập Uỷ nhiệm chi, thủ tục thanh toán Uỷ nhiệm chi:

Thực hiện theo điều 4- Quyết định số 1092/2002/QĐ-NHNN ngày 8/10/2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

Mẫu Uỷ nhiệm chi thực hiện theo mẫu đính kèm.

2.2. Thời hạn thanh toán Uỷ nhiệm chi:

- Đối với Uỷ nhiệm chi thanh toán trong cùng 1 Ngân hàng: Nếu khách hàng gửi uỷ nhiệm chi đến ngân hàng trong giờ giao dịch thì uỷ nhiệm chi đó phải được thanh toán ngay trong ngày làm việc đó.

- Đối với Uỷ nhiệm chi thanh toán khác ngân hàng:

+ Nếu khách hàng gửi uỷ nhiệm chi vào ngân hàng trước giờ “đóng cửa” của đơn vị chủ trì thanh toán bù trừ hoặc chuyển tiền điện tử thì uỷ nhiệm chi đó cũng được thanh toán ngay trong ngày cho người thụ hưởng.

+ Nếu khách hàng gửi uỷ nhiệm chi vào ngân hàng sau giờ “đóng cửa” của đơn vị chủ trì thanh toán bù trừ hoặc chuyển tiền điện tử thì uỷ nhiệm chi sẽ được thanh toán cho người thụ hưởng vào ngày làm việc liền kề.

Trường hợp đặc biệt, xét điều kiện kỹ thuật của chi nhánh chưa thực hiện được yêu cầu thanh toán kịp thời (theo thời gian qui định chung nêu trên) thì chi nhánh cần có thoả thuận trước với khách hàng về thời hạn thanh toán uỷ nhiệm chi.

3. Thanh toán Uỷ nhiệm thu:

3.1. Mẫu uỷ nhiệm thu thực hiện theo mẫu đính kèm.

3.2. Trường hợp người thụ hưởng và người trả tiền mở tài khoản tại một ngân hàng:

3.2.1. Thủ tục lập Uỷ nhiệm thu:

Bên thụ hưởng lập 3 liên uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn, chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ nộp vào Ngân hàng phục vụ mình hoặc Ngân hàng phục vụ bên trả tiền. Trên uỷ nhiệm thu bên thụ hưởng phải ghi đầy đủ các yếu tố theo quy định và ký tên, đóng dấu đơn vị trên tất cả các liên uỷ nhiệm thu.

Bên thụ hưởng có trách nhiệm theo dõi việc thanh toán các giấy Uỷ nhiệm thu đã gửi đi để phối hợp với ngân hàng phục vụ bên trả tiền đôn đốc bên trả tiền thanh toán kịp thời.

3.2.2. Thủ tục thanh toán Uỷ nhiệm thu:

Ngân hàng nhận được 3 liên Uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ do bên thụ hưởng nộp vào, kiểm tra thủ tục lập giấy Uỷ nhiệm thu, kiểm tra việc bên trả tiền và bên thụ hưởng đã có thoả thuận thanh toán bằng Uỷ nhiệm thu, nếu đủ điều kiện thanh toán thì ghi ngày tháng nhận lên tất cả các liên Uỷ nhiệm thu và ký nhận chứng từ với khách hàng.

3.2.2.1. Trường hợp số dư tài khoản của bên trả tiền đủ để thanh toán thì xử lý:

- Căn cứ uỷ nhiệm thu, kế toán ghi:

Nợ TK Tiền gửi của người trả tiền

Có TK Tiền gửi của người thụ hưởng

- Các liên uỷ nhiệm thu được xử lý như sau:

+ 1 liên uỷ nhiệm thu được sử dụng làm chứng từ ghi Nợ – Có và đóng Nhật ký chứng từ;

+ 1 liên uỷ nhiệm thu kèm các hoá đơn, chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ làm giấy báo Nợ gửi bên trả tiền.

+ 1 liên uỷ nhiệm thu làm giấy báo Có gửi bên thụ hưởng.

3.2.2.2. Trường hợp số dư tài khoản tiền gửi của bên trả tiền không đủ để thanh toán:

Kế toán lưu bộ chứng từ nhờ thu đó vào hồ sơ “Giấy uỷ nhiệm thu chưa thanh toán” và báo cho bên trả tiền biết để có biện pháp thanh toán. Khi tài khoản tiền gửi của bên trả tiền có đủ tiền thanh toán thì ghi ngày tháng thanh toán vào giấy uỷ nhiệm thu để thực hiện thanh toán và tiến hành tính tiền phạt chậm trả đối với bên trả tiền như phạt chậm trả (theo qui định của NHNN).

3.3. Trường hợp bên trả tiền và bên thụ hưởng mở tài khoản ở 2 ngân hàng (cùng hoặc khác hệ thống):

3.3.1. Thủ tục lập Uỷ nhiệm thu:

Bên thụ hưởng lập 4 liên uỷ nhiệm thu kèm các hoá đơn chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ nộp vào Ngân hàng phục vụ mình hoặc ngân hàng phục vụ người trả tiền. Trên mỗi uỷ nhiệm thu, bên thụ hưởng cũng cần ghi đầy đủ các yếu tố theo quy định, ký tên và đóng dấu đơn vị lên tất cả các liên uỷ nhiệm thu.

3.3.2. Thủ tục thanh toán:

3.2.2.1. Tại Ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng:

- Việc tiếp nhận và kiểm soát Uỷ nhiệm thu thực hiện theo quy định tại điểm 3.2 trên đây. Sau đó Ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng ký tên đóng dấu, ghi vào sổ theo dõi nhận uỷ nhiệm thu gửi đi (dùng làm cơ sở tra cứu xử lý các trường hợp gửi chứng từ bị thất lạc, chậm trễ) và gửi cả 4 liên Uỷ nhiệm thu kèm hoá đơn chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ cho Ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

- Khi nhận được chứng từ thanh toán giấy Uỷ nhiệm thu do Ngân hàng phục vụ bên trả tiền chuyển đến thì sử dụng các chứng từ đó để ghi:

Nợ: TK liên hàng đến; TK thanh toán bù trừ hoặc TKTG tại NHNN

Có: TK bên thụ hưởng.

3.2.2.2. Tại Ngân hàng phục vụ bên trả tiền:

Khi nhận được 4 liên Uỷ nhiệm thu có kèm hoá đơn, chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ do Ngân hàng bên thụ hưởng gửi đến hoặc do bên thụ hưởng trực tiếp nộp, Ngân hàng kiểm tra thủ tục lập giấy uỷ nhiệm thu, kiểm tra việc bên trả tiền và bên thụ hưởng đã có thoả thuận với nhau về thanh toán bằng uỷ nhiệm thu hay không, nếu có thì xử lý:

-Nếu số dư tài khoản của bên trả tiền có đủ để thanh toán thì Ngân hàng trích tài khoản tiền gửi của bên trả tiền để chuyển đến Ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng để thanh toán cho bên thụ hưởng.

- Kế toán căn cứ vào hình thức chuyển tiền cụ thể để ghi:

Nợ TK Tiền gửi người trả tiền

Có TK Chuyển tiền điện tử hoặc TK thanh toán bù trừ

- Xử lý chứng từ:

+ 1 liên uỷ nhiệm thu dùng làm chứng từ ghi Nợ tài khoản của người trả tiền và Có tài khoản chuyển tiền thích hợp (đóng Nhật ký chứng từ)

+ 1 liên uỷ nhiệm thu kèm các hoá đơn chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ làm giấy báo Nợ gửi người trả tiền.

+ 2 liên uỷ nhiệm thu gửi trả lại Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng cùng Bảng kê thanh toán bù trừ.

- Nếu tài khoản của bên trả tiền không đủ tiền thanh toán thì xử lý như quy định tại điểm 3.2.2.b nêu trên.

4. Thanh toán thư tín dụng:

Khi có nhu cầu thanh toán bằng thư tín dụng, người trả tiền lập 4 liên giấy mở thư tín dụng (theo mẫu số đính kèm) nộp vào Ngân hàng phục vụ mình.

Thủ tục mở thư tín dụng, thủ tục thanh toán thư tín dụng thực hiện theo quy định tại Điều 7 - Quyết định 1092/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN.

Phần 3.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Các chi nhánh cần tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ trong đơn vị nắm vững các qui chế của Nhà nước, của ngành và của NHCSXH về tổ chức cung ứng các dịch vụ thanh toán.

Phổ biến và hướng dẫn khách hàng sử dụng các phương tiện thanh toán do NHCSXH cung ứng sao cho thuận tiện, an toàn và hiệu quả nhằm thu hút ngày càng nhiều khách hàng mở tài khoản và sử dụng các dịch vụ thanh toán tại NHCSXH.

Trên đây là hướng dẫn của Tổng giám đốc NHCSXH về nghiệp vụ thanh toán trong hệ thống NHCXSH, yêu cầu Ông (Bà) Giám đốc Sở giao dịch, Giám đốc chi nhánh NHCSXH tổ chức thực hiện trong đơn vị mình. Quá trình thực hiện có gì vướng mắc, báo cáo về Hội sở chính (Phòng Kế toán và Quản lý tài chính) để giải quyết.