Nội dung toàn văn Hướng dẫn 38-HD/VPTW 2014 thống kê văn thư lưu trữ cơ quan tổ chức đảng chính trị xã hội
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG | ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM |
Số: 38-HD/VPTW | Hà Nội, ngày 23 tháng 09 năm 2014 |
HƯỚNG DẪN
THỐNG KÊ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG VÀ TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI
Thực hiện Điều 27 của Luật Lưu trữ năm 2011 về thống kê nhà nước về lưu trữ, căn cứ Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31-10-2013 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội như sau:
1- Phạm vi và đối tượng áp dụng
Văn bản này hướng dẫn thực hiện quy định về chế độ báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội.
2- Đối tượng thống kê
2.1- Công tác văn thư
- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư.
- Tổ chức văn thư.
- Nhân sự làm công tác văn thư.
- Văn bản đi, văn bản đến.
- Hồ sơ.
- Trang thiết bị dùng cho văn thư.
2.2- Công tác lưu trữ
- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ.
- Tổ chức lưu trữ.
- Nhân sự làm công tác lưu trữ.
- Tài liệu lưu trữ.
- Thu thập và loại hủy tài liệu.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ.
2.3- Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ
3- Chế độ báo cáo và gửi báo cáo
3.1- Đối với báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư (Biểu 01/CS) và báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ (Biểu 02/CS)
Tất cả các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội từ Trung ương đến cơ sở có con dấu và có tổ chức văn thư, lưu trữ riêng đều phải báo cáo thống kê cơ sở về công tác văn thư (Biểu 01/CS); báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ (Biểu 02/CS). Việc gửi các báo cáo thống kê cơ sở được quy định như sau:
a) Các đơn vị có con dấu và có tổ chức văn thư, lưu trữ riêng trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thống kê số liệu và báo cáo về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng; Phòng Lưu trữ hiện hành của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng thống kê số liệu công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hiện hành tại các đơn vị còn lại của Văn phòng Trung ương Đảng để đưa vào báo cáo tổng hợp.
b) Các đơn vị có con dấu và có tổ chức văn thư, lưu trữ riêng trực thuộc các ban, báo, tạp chí, học viện, nhà xuất bản, đảng ủy trực thuộc Trung ương thống kê số liệu và báo cáo về văn phòng ban, báo, tạp chí, học viện, nhà xuất bản, đảng ủy trực thuộc Trung ương. Lưu trữ cơ quan của các ban, báo, tạp chí, học viện, nhà xuất bản, đảng ủy trực thuộc Trung ương thống kê số liệu tại văn phòng và các đơn vị trực thuộc không có tổ chức văn thư, lưu trữ riêng để đưa vào báo cáo tổng hợp.
c) Các ban cán sự đảng, đảng đoàn (trừ các đảng đoàn tổ chức chính trị - xã hội) trực thuộc Trung ương; các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng trực thuộc Trung ương hoạt động từ 1 năm trở lên thống kê số liệu và báo cáo về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
d) Đảng đoàn, các ban, đơn vị sự nghiệp trực thuộc tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương thống kê số liệu và báo cáo về văn phòng tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương.
đ) Các ban, báo đảng tỉnh, thành phố, trường chính trị tỉnh, thành phố, đảng ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy, tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh thống kê số liệu và báo cáo về văn phòng tỉnh ủy, thành ủy; phòng lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy thống kê số liệu công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hiện hành tại văn phòng tỉnh ủy, thành ủy.
e) Các ban đảng, đảng ủy trực thuộc cấp ủy cấp huyện, các đảng ủy xã, phường, thị trấn, các tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện, trung tâm bồi dưỡng chính trị cấp huyện thống kê số liệu và báo cáo về văn phòng cấp ủy cấp huyện; văn phòng cấp ủy cấp huyện thống kê số liệu công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại văn phòng cấp ủy.
3.2- Đối với báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các kho lưu trữ lịch sử (Biểu 02/CS)
a) Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng làm báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.
b) Các văn phòng tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương làm báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ lịch sử hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy gửi về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
3.3- Đối với báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư (Biểu 01/TH) và báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ (Biểu 02/TH)
a) Các văn phòng ban, báo, tạp chí, học viện, nhà xuất bản, đảng ủy trực thuộc Trung ương tổng hợp số liệu của văn phòng, các đơn vị trực thuộc và báo cáo về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
b) Các văn phòng tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương tổng hợp số liệu của văn phòng, đảng đoàn, các ban, đơn vị sự nghiệp của tổ chức và báo cáo về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
c) Các văn phòng cấp ủy cấp huyện tổng hợp số liệu của văn phòng cấp ủy, các ban, đảng ủy trực thuộc, trung tâm bồi dưỡng chính trị, tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện, các đảng ủy xã, phường, thị trấn và báo cáo về văn phòng tỉnh ủy, thành ủy.
d) Các văn phòng tỉnh ủy, thành ủy tổng hợp số liệu của văn phòng tỉnh ủy, các ban, đảng ủy, báo đảng tỉnh, trường chính trị tỉnh, tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh và cấp ủy cấp huyện và báo cáo về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
đ) Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng tổng hợp số liệu của các tỉnh ủy, thành ủy, các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương và báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
4- Thời hạn gửi báo cáo
- Trước ngày 10-01 năm kế tiếp của năm báo cáo đối với các báo cáo thống kê cơ sở.
- Trước ngày 15-01 năm kế tiếp của năm báo cáo đối với báo cáo tổng hợp của các cấp ủy cấp huyện.
- Trước ngày 30-01 năm kế tiếp của năm báo cáo đối với báo cáo tổng hợp của các ban, báo, tạp chí, học viện, nhà xuất bản, đảng ủy trực thuộc Trung ương và các tỉnh ủy, thành ủy, các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương.
- Trước ngày 15-02 năm kế tiếp của năm báo cáo đối với báo cáo tổng hợp của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
5- Hình thức gửi báo cáo
Các báo cáo thống kê được gửi đồng thời bằng hai hình thức: văn bản giấy và văn bản điện tử định dạng bảng tính excel qua mạng (đối với các cơ quan, tổ chức đã kết nối mạng diện rộng của Đảng).
6- Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức khi làm báo cáo thống kê
a) Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức làm báo cáo
- Báo cáo đầy đủ, trung thực, khách quan và đúng nội dung thông tin công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo phụ lục của Hướng dẫn này.
- Gửi báo cáo đúng hạn.
- Kiểm tra, cung cấp lại số liệu và thông tin liên quan khi có yêu cầu của cơ quan, tổ chức nhận báo cáo.
b) Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức nhận báo cáo
- Kiểm tra, đối chiếu, xử lý và tổng hợp số liệu từ các báo cáo thống kê cơ sở thành báo cáo thống kê tổng hợp.
- Công bố, sử dụng, bảo mật thông tin thống kê theo quy định của pháp luật về thống kê và lưu trữ.
7- Tổ chức thực hiện
- Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày ký.
- Các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương và các tỉnh ủy, thành ủy có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Hướng dẫn này trong phạm vi quản lý.
- Giao Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện Hướng dẫn này.
Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan phản ánh về Văn phòng Trung ương Đảng để nghiên cứu, điều chỉnh cho phù hợp.
| K/T CHÁNH VĂN PHÒNG |
Biểu số: 01/CS
Cơ quan, tổ chức báo cáo: ………………………………………..
Cơ quan, tổ chức nhận báo cáo: …………………………………
BÁO CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ CÔNG TÁC VĂN THƯ NĂM 20 …..
(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số 38-HD/VPTW, ngày 23-9-2014 của Văn phòng Trung ương Đảng)
Nội dung báo cáo | Đơn vị tính | Số lượng |
I. Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Quy chế, quy trình văn thư | Văn bản |
|
- Danh mục hồ sơ | Văn bản |
|
II. Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
1. Tổ chức văn thư |
|
|
a) Tổ chức văn thư độc lập |
|
|
- Phòng văn thư | Phòng |
|
- Tổ văn thư | Tổ |
|
- Bộ phận văn thư | Bộ phận |
|
b) Tổ chức văn thư kiêm nhiệm |
|
|
- Phòng văn thư - lưu trữ | Phòng |
|
- Tổ văn thư - lưu trữ | Tổ |
|
- Bộ phận văn thư - lưu trữ | Bộ phận |
|
- Tổ chức văn thư kiêm nhiệm khác | Tổ chức |
|
2. Nhân sự làm công tác văn thư |
|
|
- Tổng số: | Người |
|
Trong đó: Nữ | Người |
|
- Kiêm nhiệm các công tác khác | Người |
|
a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ |
|
|
- Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ | Người |
|
- Trên đại học chuyên ngành khác | Người |
|
- Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ | Người |
|
- Đại học chuyên ngành khác | Người |
|
- Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ | Người |
|
- Cao đẳng chuyên ngành khác | Người |
|
- Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ | Người |
|
- Trung cấp chuyên ngành khác | Người |
|
- Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn) | Người |
|
b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp văn thư |
|
|
- Chuyên viên cao cấp văn thư | Người |
|
- Chuyên viên chính văn thư | Người |
|
- Chuyên viên văn thư | Người |
|
- Cán sự văn thư | Người |
|
- Nhân viên văn thư | Người |
|
- Khác | Người |
|
c) Độ tuổi |
|
|
- Từ 30 trở xuống | Người |
|
- Từ 31 đến 40 | Người |
|
- Từ 41 đến 50 | Người |
|
- Từ 51 đến 60 | Người |
|
III. Văn bản đi, văn bản đến (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Tổng số văn bản đi | Văn bản |
|
Trong đó: + Văn bản quy phạm pháp luật | Văn bản |
|
+ Văn bản điện tử | Văn bản |
|
- Tổng số văn bản đến | Văn bản |
|
Trong đó: Văn bản điện tử | Văn bản |
|
IV. Hồ sơ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Tổng số hồ sơ phải lập trong năm | Hồ sơ |
|
Trong đó: Hồ sơ tài liệu điện tử | Hồ sơ |
|
- Tổng số hồ sơ đã lập trong năm | Hồ sơ |
|
Trong đó: Hồ sơ tài liệu điện tử | Hồ sơ |
|
V. Trang thiết bị dùng cho văn thư (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Máy vi tính | Chiếc |
|
- Máy in | Chiếc |
|
- Máy quét (scanner) | Chiếc |
|
- Máy sao chụp (photocopy) | Chiếc |
|
- Máy FAX | Chiếc |
|
- Máy hủy tài liệu | Chiếc |
|
| ….., ngày...tháng...năm 20…. |
Hướng dẫn cách ghi:
I. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư
Quy chế, quy trình văn thư; danh mục hồ sơ: Nếu có điền dấu “X” vào cột “Số lượng” tương ứng, nếu không có thì để trống.
II. Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư
- Tổ chức văn thư: Nếu có điền dấu “X” vào cột “Số lượng” tương ứng, nếu không có thì để trống. Trường hợp tổ chức văn thư kiêm nhiệm lưu trữ chỉ tính ở mục tổ chức văn thư và không tính ở mục tổ chức lưu trữ;
- Nhân sự làm công tác văn thư: Bao gồm người làm chuyên trách công tác văn thư và người làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác khác. Trường hợp người làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ thì chỉ tính ở mục nhân sự làm công tác văn thư và không tính ở mục nhân sự làm công tác lưu trữ./.
Biểu số: 02/CS
Cơ quan, tổ chức báo cáo: ………………………………………..
Cơ quan, tổ chức nhận báo cáo: …………………………………
BÁO CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ NĂM 20…..
(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số 38-HD/VPTW, ngày 23-9-2014 của Văn phòng Trung ương Đảng)
Nội dung báo cáo | Đơn vị tính | Số lượng |
I. Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ | Văn bản |
|
- Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ | Văn bản |
|
- Nội quy ra vào kho lưu trữ | Văn bản |
|
- Bảng thời hạn bảo quản | Văn bản |
|
II. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
1. Tổ chức lưu trữ |
|
|
- Trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ hoặc tương đương | Trung tâm |
|
- Phòng lưu trữ | Phòng |
|
- Tổ lưu trữ | Tổ |
|
- Bộ phận lưu trữ | Bộ phận |
|
2. Nhân sự làm công tác lưu trữ |
|
|
- Tổng số | Người |
|
Trong đó: Nữ | Người |
|
- Kiêm nhiệm công tác khác | Người |
|
a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ |
|
|
- Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ | Người |
|
- Trên đại học chuyên ngành khác | Người |
|
- Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ | Người |
|
- Đại học chuyên ngành khác | Người |
|
- Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ | Người |
|
- Cao đẳng chuyên ngành khác | Người |
|
- Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ | Người |
|
- Trung cấp chuyên ngành khác | Người |
|
- Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn) | Người |
|
b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp lưu trữ |
|
|
- Lưu trữ viên cao cấp | Người |
|
- Lưu trữ viên chính | Người |
|
- Lưu trữ viên | Người |
|
- Lưu trữ viên trung cấp | Người |
|
- Kỹ thuật viên lưu trữ | Người |
|
c) Độ tuổi |
|
|
- Từ 30 trở xuống | Người |
|
- Từ 31 đến 40 | Người |
|
- Từ 41 đến 50 | Người |
|
- Từ 51 đến 60 | Người |
|
III. Tài liệu lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
1. Tài liệu giấy |
|
|
- Tổng số phông/sưu tập lưu trữ | Phông/sưu tập |
|
Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh | Phông/sưu tập |
|
- Tổng số mét giá tài liệu | Mét |
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh | Hồ sơ/đơn vị bảo quản |
|
+ Quy ra mét giá tài liệu | Mét |
|
2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật |
|
|
- Tổng số công trình/đề tài | Công trình/đề tài |
|
Trong đó: Công trình/đề tài đã chỉnh lý hoàn chỉnh | Công trình/đề tài |
|
- Tổng số mét giá tài liệu | Mét |
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh | Hồ sơ/đơn vị bảo quản |
|
+ Quy ra mét giá | Mét |
|
3. Tài liệu chuyên môn |
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu | Mét |
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh | Hồ sơ/đơn vị bảo quản |
|
+ Quy ra mét giá | Mét |
|
4. Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ |
|
|
- Tổng số phông /sưu tập tài liệu lưu trữ | Phông/sưu tập |
|
Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh | Phông/sưu tập |
|
- Tổng số mét giá tài liệu | Mét |
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh | Hồ sơ/đơn vị bảo quản |
|
+ Quy ra mét giá | Mét |
|
5. Tài liệu nghe nhìn |
|
|
a) Tổng số tài liệu ghi hình |
|
|
- Bộ phim/đoạn phim | Bộ/đoạn |
|
- Cuộn phim | Cuộn |
|
- Cuộn băng Video | Cuộn |
|
- Đĩa | Đĩa |
|
- Quy ra giờ chiếu | Giờ |
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục | Giờ |
|
b) Tổng số tài liệu ghi âm |
|
|
- Cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc) | Cuộn |
|
- Đĩa | Đĩa |
|
- Quy ra giờ nghe | Giờ |
|
Trong đó : Đã thống kê biên mục | Giờ |
|
c) Tổng số tài liệu ảnh |
|
|
- Phim âm bản (gốc hoặc sao thay gốc) | Chiếc |
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục | Chiếc |
|
- Ảnh (gốc hoặc sao thay gốc) | Chiếc |
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục | Chiếc |
|
d) Tổng số tài liệu bản đồ |
|
|
- Bản đồ | Bản đồ |
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục | Bản đồ |
|
6. Tài liệu điện tử |
|
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử | Hồ sơ/MB |
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu | Hồ sơ/MB |
|
IV. Thu thập và loại hủy tài liệu |
|
|
1. Tài liệu giấy |
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) | Mét |
|
- Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) | Mét |
|
- Tổng số mét giá tài liệu đã hủy (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) | Mét |
|
2. Tài liệu nghe, nhìn |
|
|
a) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Cuộn phim | Cuộn |
|
- Cuộn băng Video | Cuộn |
|
- Cuộn băng ghi âm | Cuộn |
|
- Đĩa ghi hình | Đĩa |
|
- Đĩa ghi âm | Đĩa |
|
- Phim âm bản | Chiếc |
|
- Ảnh | Chiếc |
|
- Bản đồ | Bản đồ |
|
b) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Cuộn phim | Cuộn |
|
- Cuộn băng Video | Cuộn |
|
- Cuộn băng ghi âm | Cuộn |
|
- Đĩa ghi hình | Đĩa |
|
- Đĩa ghi âm | Đĩa |
|
- Phim âm bản | Chiếc |
|
- Ảnh | Chiếc |
|
- Bản đồ | Bản đồ |
|
c) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã hủy (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Cuộn phim | Cuộn |
|
- Cuộn băng Video | Cuộn |
|
- Cuộn băng ghi âm | Cuộn |
|
- Đĩa ghi hình | Đĩa |
|
- Đĩa ghi âm | Đĩa |
|
- Phim âm bản | Chiếc |
|
- Ảnh | Chiếc |
|
- Bản đồ | Bản đồ |
|
3. Tài liệu điện tử |
|
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) | Hồ sơ/MB |
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu | Hồ sơ/MB |
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) | Hồ sơ/MB |
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu | Hồ sơ/MB |
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã hủy (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) | Hồ sơ/MB |
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu | Hồ sơ/MB |
|
V. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ |
|
|
1. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu | Lượt người |
|
a) Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng |
|
|
- Hồ sơ/đơn vị bảo quản | Hồ sơ/đơn vị bảo quản |
|
- Tài liệu | Tài liệu |
|
- Ảnh | Ảnh |
|
- Ghi âm, ghi hình | Giờ |
|
b) Tổng số tài liệu được sao chụp, cấp chứng thực lưu trữ |
|
|
- Tài liệu được sao chụp | Tài liệu/ trang |
|
- Tài liệu được cấp chứng thực lưu trữ | Tài liệu/ trang |
|
- Tổng số yêu cầu của độc giả | Yêu cầu |
|
Trong đó: Yêu cầu của độc giả được trả lời | Yêu cầu |
|
2. Công bố, trưng bày, triển lãm, xuất bản phẩm tài liệu lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Tổng số bài công bố, giới thiệu | Bài viết |
|
- Tổng số lần trưng bày, triển lãm | Lần |
|
- Tổng số ấn phẩm xuất bản | Ấn phẩm |
|
3. Công cụ tra cứu (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Tổng số phông/sưu tập lưu trữ có mục lục hồ sơ | Phông/sưu tập |
|
- Tổng số công trình/đề tài có mục lục hồ sơ | Công trình/đề tài |
|
- Tổng số giờ tài liệu nghe nhìn có thống kê biên mục | Giờ |
|
- Tổng số phim âm bản có thống kê biên mục | Chiếc |
|
- Tổng số ảnh có thống kê biên mục | Chiếc |
|
- Tổng số mục lục chuyên đề | Mục lục |
|
- Tổng số sách chỉ dẫn phông lưu trữ | Sách |
|
- Thẻ tra tìm | Phiếu |
|
VI. Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đã nghiệm thu | Chương trình/đề tài |
|
Trong đó: + Cấp Nhà nước | Chương trình/đề tài |
|
+ Cấp Bộ/ngành | Chương trình/đề tài |
|
+ Cấp cơ sở | Chương trình/đề tài |
|
- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đưa vào ứng dụng | Chương trình/đề tài |
|
Trong đó: + Cấp Nhà nước | Chương trình/đề tài |
|
+ Cấp Bộ/ngành | Chương trình/đề tài |
|
+ Cấp cơ sở | Chương trình/đề tài |
|
VII. Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
1. Kho lưu trữ |
|
|
- Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng | m2 |
|
Trong đó: + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng đã sử dụng để bảo quản tài liệu | m2 |
|
+ Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử dụng để bảo quản tài liệu | m2 |
|
- Diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng | m2 |
|
- Diện tích kho tạm | m2 |
|
2. Trang thiết bị dùng cho lưu trữ |
|
|
- Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu | Mét |
|
Trong đó: + Giá cố định | Mét |
|
+ Giá di động | Mét |
|
- Camera quan sát | Chiếc |
|
- Hệ thống chống đột nhập | Hệ thống |
|
- Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động | Hệ thống |
|
- Bình chữa cháy khí, bọt,... | Chiếc |
|
- Hệ thống điều hòa nhiệt độ trung tâm | Hệ thống |
|
- Máy điều hòa nhiệt độ | Chiếc |
|
- Máy hút ẩm | Chiếc |
|
- Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm | Chiếc |
|
- Thiết bị thông gió | Chiếc |
|
- Máy khử trùng tài liệu bằng phương pháp đông lạnh hoặc hút chân không,... | Chiếc |
|
- Máy khử axit | Chiếc |
|
- Hệ thống thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu | Hệ thống |
|
- Hệ thống thiết bị lập bản sao bảo hiểm microfilm | Hệ thống |
|
- Mạng diện rộng | Hệ thống |
|
- Mạng nội bộ | Hệ thống |
|
- Máy chủ | Chiếc |
|
- Máy tính cá nhân | Chiếc |
|
- Máy quét (scanner) | Chiếc |
|
- Máy sao chụp | Chiếc |
|
| ……, ngày...tháng...năm 20… |
Hướng dẫn cách ghi:
I. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ
Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ; quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; nội quy ra vào kho lưu trữ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu: Nếu có điền dấu “X” vào cột “Số lượng” tương ứng, nếu không có thì để trống.
II. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ
Trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ hoặc tương đương; phòng lưu trữ; tổ lưu trữ; bộ phận lưu trữ:
Nếu có điền dấu “X” vào cột “Số lượng” tương ứng, nếu không có thì để trống.
III. Tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu giấy; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ: Đơn vị tính là phông/sưu tập, hồ sơ/đơn vị bảo quản, mét giá tài liệu.
- Phông/Sưu tập: Tổng số phông hoặc sưu tập lưu trữ hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ. Trường hợp trong kho lưu trữ không có sưu tập lưu trữ thì gạch từ “Sưu tập”;
- Hồ sơ/đơn vị bảo quản: Tổng số đơn vị bảo quản đăng ký trong Mục lục hồ sơ;
- Mét giá tài liệu: Tính theo đơn vị đo chiều dài mét, bằng cách đo trực tiếp trên từng ngăn giá hoặc ngăn tủ có xếp tài liệu.
2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật: Đơn vị tính là công trình, dự án, đề tài, hồ sơ/đơn vị bảo quản, mét giá tài liệu.
- Công trình, dự án, đề tài: Bao gồm các công trình khảo sát, thiết kế trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, chế tạo sản phẩm công nghiệp và dây chuyền công nghệ, các đề tài nghiên cứu khoa học, ứng dụng triển khai công nghệ,...
- Hồ sơ/đơn vị bảo quản, mét giá tài liệu: Cách tính như tài liệu hành chính.
3. Tài liệu chuyên môn: Hồ sơ/đơn vị bảo quản, mét giá tài liệu: cách tính như tài liệu hành chính.
4. Tài liệu điện tử: Đơn vị tính là hồ sơ, MB (megabyte là đơn vị tính dung lượng thông tin số).
IV. Thu thập và loại hủy tài liệu
1. Tổng số tài liệu thu thập: Bao gồm tài liệu giấy; tài liệu nghe nhìn; tài liệu điện tử và các loại hình tài liệu khác mà Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thu thập theo kế hoạch hàng năm từ nguồn nộp lưu hoặc từ các cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý giải thể, sáp nhập về kho Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Tổng số tài liệu đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập: Là những tài liệu sau khi kết thúc công việc đã đến hạn nộp vào lưu trữ cơ quan, nhưng còn để tại phòng làm việc của các phòng, ban và cán bộ lãnh đạo hoặc tài liệu đã hết thời hạn bảo quản tại Lưu trữ cơ quan thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử nhưng chưa thu thập.
3. Tổng số tài liệu đã hủy: Tổng số tài liệu loại ra, đã hủy sau khi làm thủ tục xét hủy.
V. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc
- Lượt người sử dụng tài liệu: Mỗi một người đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ trong ngày được tính 01 lượt. Trường hợp, người đến nghiên cứu nhưng không có tài liệu, số lượt người được tính là 0;
- Tổng số tài liệu lưu trữ sao chụp: Tổng số tài liệu lưu trữ hoặc tổng số trang tài liệu lưu trữ được cơ quan lưu trữ sao chụp, phục vụ nhu cầu của độc giả;
- Tổng số yêu cầu của độc giả: Là số phiếu yêu cầu sử dụng, cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ của độc giả tại phòng đọc hoặc gửi đến theo đường công văn, thư, điện thoại, FAX...
2. Công bố, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ
- Bài viết giới thiệu, công bố: Gồm các bài viết giới thiệu, công bố tài liệu lưu trữ trên sách, báo, tạp chí và trên các phương tiện thông tin đại chúng khác;
- Trưng bày, triển lãm: Gồm các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Mỗi cuộc trưng bày, triển lãm được tính 01 lần;
- Ấn phẩm xuất bản: Gồm các ấn phẩm công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ.
3. Công cụ tra cứu
- Tổng số phông/sưu tập tài liệu, công trình/đề tài có mục lục hồ sơ: Gồm những phông (hoặc sưu tập) tài liệu lưu trữ, công trình (hoặc đề tài) nghiên cứu khoa học đã có mục lục hồ sơ;
- Tổng số giờ tài liệu nghe, nhìn có thống kê biên mục: Chỉ tính số giờ tài liệu nghe, nhìn đã được thống kê biên mục.
VI. Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ
Chỉ tính các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ đã nghiệm thu.
1. Kho lưu trữ, trang thiết bị lưu trữ
1. Kho lưu trữ
- Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng: Diện tích m2 sàn được xây dựng dùng để chứa và bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định;
- Diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng: Diện tích m2 sàn được bố trí hoặc xây dựng để chứa và bảo quản tài liệu lưu trữ không theo quy định;
- Diện tích kho tạm: Diện tích m2 nhà cấp 4, diện tích tận dụng hành lang, cầu thang... dùng để bảo quản tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản thấp.
2. Trang thiết bị lưu trữ
Chỉ tính trang thiết bị dùng cho lưu trữ, chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu là dung lượng dùng để xếp tài liệu của kho lưu trữ, tính theo đơn vị đo chiều dài (mét), đo theo từng ngăn giá, ngăn tủ đã xếp tài liệu và chưa xếp tài liệu./.
Biểu số: 01/TH
Cơ quan, tổ chức báo cáo: ………………………………………..
Cơ quan, tổ chức nhận báo cáo: …………………………………
BÁO CÁO THỐNG KÊ TỔNG HỢP CÔNG TÁC VĂN THƯ NĂM 20...
(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số 38-HD/VPTW, ngày 23-9-2014 của Văn phòng Trung ương Đảng)
Nội dung báo cáo | Đơn vị tính | Số lượng |
Tổng số cơ quan, tổ chức thuộc diện báo cáo | Cơ quan, tổ chức |
|
Tổng số cơ quan, tổ chức báo cáo | Cơ quan, tổ chức |
|
I. Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Tổng số Quy chế, quy trình văn thư | Văn bản |
|
- Tổng số danh mục hồ sơ | Văn bản |
|
II. Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
1. Tổ chức văn thư |
|
|
a) Tổ chức văn thư độc lập |
|
|
- Tổng số phòng văn thư | Phòng |
|
- Tổng số tổ văn thư | Tổ |
|
- Tổng số bộ phận văn thư | Bộ phận |
|
b) Tổ chức văn thư kiêm nhiệm |
|
|
- Tổng số phòng văn thư - lưu trữ | Phòng |
|
- Tổng số tổ văn thư - lưu trữ | Tổ |
|
- Tổng số bộ phận văn thư - lưu trữ | Bộ phận |
|
- Tổng số tổ chức văn thư kiêm nhiệm khác | Tổ chức |
|
2. Nhân sự làm công tác văn thư |
|
|
- Tổng số: | Người |
|
Trong đó: Nữ | Người |
|
- Kiêm nhiệm các công tác khác | Người |
|
a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ |
|
|
- Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ | Người |
|
- Trên đại học chuyên ngành khác | Người |
|
- Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ | Người |
|
- Đại học chuyên ngành khác | Người |
|
- Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ | Người |
|
- Cao đẳng chuyên ngành khác | Người |
|
- Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ | Người |
|
- Trung cấp chuyên ngành khác | Người |
|
- Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn) | Người |
|
b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp văn thư |
|
|
- Chuyên viên cao cấp văn thư | Người |
|
- Chuyên viên chính văn thư | Người |
|
- Chuyên viên văn thư | Người |
|
- Cán sự văn thư | Người |
|
- Nhân viên văn thư | Người |
|
- Khác | Người |
|
c) Độ tuổi |
|
|
- Từ 30 trở xuống | Người |
|
- Từ 31 đến 40 | Người |
|
- Từ 41 đến 50 | Người |
|
- Từ 51 đến 60 | Người |
|
III. Văn bản đi, văn bản đến (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Tổng số văn bản đi | Văn bản |
|
Trong đó: + Văn bản quy phạm pháp luật | Văn bản |
|
+ Văn bản điện tử | Văn bản |
|
- Tổng số văn bản đến | Văn bản |
|
Trong đó: Văn bản điện tử | Văn bản |
|
IV. Hồ sơ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Tổng số hồ sơ phải lập trong năm | Hồ sơ |
|
Trong đó: Hồ sơ tài liệu điện tử | Hồ sơ |
|
- Tổng số hồ sơ đã lập trong năm | Hồ sơ |
|
Trong đó: Hồ sơ tài liệu điện tử | Hồ sơ |
|
V. Trang thiết bị dùng cho văn thư (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Máy vi tính | Chiếc |
|
- Máy in | Chiếc |
|
- Máy quét (scanner) | Chiếc |
|
- Máy sao chụp (photocopy) | Chiếc |
|
- Máy FAX | Chiếc |
|
- Máy hủy tài liệu | Chiếc |
|
| ….., ngày...tháng...năm 20… |
Hướng dẫn cách ghi:
I. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư
Tổng số quy chế, quy trình văn thư; tổng số danh mục hồ sơ: Các số liệu này được tổng hợp từ biểu 01/CS, mỗi dấu “X” ở cột “Số lượng” được tính là 01.
II. Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư
1. Tổ chức văn thư độc lập
Tổng số phòng văn thư; tổng số tổ văn thư; tổng số bộ phận văn thư: Các số liệu này được tổng hợp từ biểu 01/CS, mỗi dấu “X” ở cột “Số lượng” được tính là 01.
2. Tổ chức văn thư kiêm nhiệm
Tổng số phòng văn thư - lưu trữ; tổng số tổ văn thư - lưu trữ; tổng số bộ phận văn thư - lưu trữ; tổng số tổ chức văn thư kiêm nhiệm khác: Các số liệu này được tổng hợp từ biểu 01/CS, mỗi dấu “X” ở cột “Số lượng” được tính là 01.
Các mục còn lại là tổng của các mục tương ứng từ các báo cáo thống kê cơ sở (Biểu 01/CS)./.
Biểu số: 02/TH
Cơ quan, tổ chức báo cáo:………………………………………..
Cơ quan, tổ chức nhận báo cáo:…………………………………
BÁO CÁO THỐNG KÊ TỔNG HỢP
CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ NĂM 20…..
(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số 38-HD/VPTW, ngày 23-9-2014 của Văn phòng Trung ương Đảng)
Nội dung báo cáo | Đơn vị tính | Số lượng |
Tổng số cơ quan, tổ chức thuộc diện báo cáo | Cơ quan, tổ chức |
|
Tổng số cơ quan, tổ chức báo cáo | Cơ quan, tổ chức |
|
I. Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Tổng số quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ | Văn bản |
|
- Tổng số quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ | Văn bản |
|
- Tổng số nội quy ra vào kho lưu trữ | Văn bản |
|
- Tổng số bảng thời hạn bảo quản tài liệu | Văn bản |
|
II. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
1. Tổ chức lưu trữ |
|
|
- Tổng số trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ hoặc tương đương | Trung tâm |
|
- Tổng số phòng lưu trữ | Phòng |
|
- Tổng số tổ lưu trữ | Tổ |
|
- Tổng số bộ phận lưu trữ | Bộ phận |
|
2. Nhân sự làm công tác lưu trữ |
|
|
- Tổng số: | Người |
|
Trong đó: Nữ | Người |
|
- Kiêm nhiệm công tác khác | Người |
|
a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ |
|
|
- Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ | Người |
|
- Trên đại học chuyên ngành khác | Người |
|
- Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ | Người |
|
- Đại học chuyên ngành khác | Người |
|
- Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ | Người |
|
- Cao đẳng chuyên ngành khác | Người |
|
- Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ | Người |
|
- Trung cấp chuyên ngành khác | Người |
|
- Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn) | Người |
|
b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp lưu trữ |
|
|
- Lưu trữ viên cao cấp | Người |
|
- Lưu trữ viên chính | Người |
|
- Lưu trữ viên | Người |
|
- Lưu trữ viên trung cấp | Người |
|
- Kỹ thuật viên lưu trữ | Người |
|
c) Độ tuổi |
|
|
- Từ 30 trở xuống | Người |
|
- Từ 31 đến 40 | Người |
|
- Từ 41 đến 50 | Người |
|
- Từ 51 đến 60 | Người |
|
III. Tài liệu lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
1. Tài liệu giấy |
|
|
- Tổng số phông/sưu tập lưu trữ | Phông/sưu tập |
|
Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh | Phông/sưu tập |
|
- Tổng số mét giá tài liệu | Mét |
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh | Hồ sơ/đơn vị bảo quản |
|
+ Quy ra mét giá tài liệu | Mét |
|
2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật |
|
|
- Tổng số công trình/đề tài | Công trình/đề tài |
|
Trong đó: Công trình/đề tài đã chỉnh lý hoàn chỉnh | Công trình/đề tài |
|
- Tổng số mét giá tài liệu | Mét |
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh | Hồ sơ/đơn vị bảo quản |
|
+ Quy ra mét giá | Mét |
|
3. Tài liệu chuyên môn |
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu | Mét |
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh | Hồ sơ/đơn vị bảo quản |
|
+ Quy ra mét giá | Mét |
|
4. Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ |
|
|
- Tổng số phông /sưu tập tài liệu lưu trữ | Phông/sưu tập |
|
Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh | Phông/sưu tập |
|
- Tổng số mét giá tài liệu | Mét |
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh | Hồ sơ/đơn vị bảo quản |
|
+ Quy ra mét giá | Mét |
|
5. Tài liệu nghe nhìn |
|
|
a) Tổng số tài liệu ghi hình |
|
|
- Bộ phim/đoạn phim | Bộ/đoạn |
|
- Cuộn phim | Cuộn |
|
- Cuộn băng Video | Cuộn |
|
- Đĩa | Đĩa |
|
- Quy ra giờ chiếu | Giờ |
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục | Giờ |
|
b) Tổng số tài liệu ghi âm |
|
|
- Cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc) | Cuộn |
|
- Đĩa | Đĩa |
|
- Quy ra giờ nghe | Giờ |
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục | Giờ |
|
c) Tổng số tài liệu ảnh |
|
|
- Phim âm bản (gốc hoặc sao thay gốc) | Chiếc |
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục | Chiếc |
|
- Ảnh (gốc hoặc sao thay gốc) | Chiếc |
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục | Chiếc |
|
d) Tổng số tài liệu bản đồ |
|
|
- Bản đồ | Bản đồ |
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục | Bản đồ |
|
6. Tài liệu điện tử |
|
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử | Hồ sơ/MB |
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu | Hồ sơ/MB |
|
IV. Thu thập và loại hủy tài liệu |
|
|
1. Tài liệu giấy |
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) | Mét |
|
- Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) | Mét |
|
- Tổng số mét giá tài liệu đã hủy (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) | Mét |
|
2. Tài liệu nghe, nhìn |
|
|
a) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Cuộn phim | Cuộn |
|
- Cuộn băng Video | Cuộn |
|
- Cuộn băng ghi âm | Cuộn |
|
- Đĩa ghi hình | Đĩa |
|
- Đĩa ghi âm | Đĩa |
|
- Phim âm bản | Chiếc |
|
- Ảnh | Chiếc |
|
- Bản đồ | Bản đồ |
|
b) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Cuộn phim | Cuộn |
|
- Cuộn băng Video | Cuộn |
|
- Cuộn băng ghi âm | Cuộn |
|
- Đĩa ghi hình | Đĩa |
|
- Đĩa ghi âm | Đĩa |
|
- Phim âm bản | Chiếc |
|
- Ảnh | Chiếc |
|
- Bản đồ | Bản đồ |
|
a) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã hủy (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Cuộn phim | Cuộn |
|
- Cuộn băng Video | Cuộn |
|
- Cuộn băng ghi âm | Cuộn |
|
- Đĩa ghi hình | Đĩa |
|
- Đĩa ghi âm | Đĩa |
|
- Phim âm bản | Chiếc |
|
- Ảnh | Chiếc |
|
- Bản đồ | Bản đồ |
|
3. Tài liệu điện tử |
|
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) | Hồ sơ/MB |
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu | Hồ sơ/MB |
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) | Hồ sơ/MB |
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu | Hồ sơ/MB |
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã hủy (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) | Hồ sơ/MB |
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu | Hồ sơ/MB |
|
V. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ |
|
|
1. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu | Lượt người |
|
a) Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng |
|
|
- Hồ sơ/đơn vị bảo quản | Hồ sơ/đơn vị bảo quản |
|
- Tài liệu | Tài liệu |
|
- Ảnh | Ảnh |
|
- Ghi âm, ghi hình | Giờ |
|
b) Tổng số tài liệu được sao chụp, cấp chứng thực lưu trữ |
|
|
- Tài liệu được sao chụp | Tài liệu/ trang |
|
- Tài liệu được cấp chứng thực lưu trữ | Tài liệu/ trang |
|
- Tổng số yêu cầu của độc giả | Yêu cầu |
|
Trong đó: Yêu cầu của độc giả được trả lời | Yêu cầu |
|
2. Công bố, trưng bày, triển lãm, xuất bản phẩm tài liệu lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Tổng số bài công bố, giới thiệu | Bài viết |
|
- Tổng số lần trưng bày, triển lãm | Lần |
|
- Tổng số ấn phẩm xuất bản | Ấn phẩm |
|
3. Công cụ tra cứu (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Tổng số phông/sưu tập lưu trữ có mục lục hồ sơ | Phông/sưu tập |
|
- Tổng số công trình/đề tài có mục lục hồ sơ | Công trình/đề tài |
|
- Tổng số giờ tài liệu nghe nhìn có thống kê biên mục | Giờ |
|
- Tổng số phim âm bản có thống kê biên mục | Chiếc |
|
- Tổng số ảnh có thống kê biên mục | Chiếc |
|
- Tổng số mục lục chuyên đề | Mục lục |
|
- Tổng số sách chỉ dẫn phông lưu trữ | Sách |
|
- Thẻ tra tìm | Phiếu |
|
VI. Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đã nghiệm thu | Chương trình/đề tài |
|
Trong đó: + Cấp Nhà nước | Chương trình/đề tài |
|
+ Cấp Bộ/ngành | Chương trình/đề tài |
|
+ Cấp cơ sở | Chương trình/đề tài |
|
- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đưa vào ứng dụng | Chương trình/đề tài |
|
Trong đó: + Cấp Nhà nước | Chương trình/đề tài |
|
+ Cấp Bộ/ngành | Chương trình/đề tài |
|
+ Cấp cơ sở | Chương trình/đề tài |
|
VII. Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) |
|
|
1. Kho lưu trữ |
|
|
- Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng | m2 |
|
Trong đó: + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng đã sử dụng để bảo quản tài liệu | m2 |
|
+ Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử dụng để bảo quản tài liệu | m2 |
|
- Diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng | m2 |
|
- Diện tích kho tạm | m2 |
|
2. Trang thiết bị dùng cho lưu trữ |
|
|
- Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu | Mét |
|
Trong đó: + Giá cố định | Mét |
|
+ Giá di động | Mét |
|
- Camera quan sát | Chiếc |
|
- Hệ thống chống đột nhập | Hệ thống |
|
- Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động | Hệ thống |
|
- Bình chữa cháy khí, bọt,... | Chiếc |
|
- Hệ thống điều hòa nhiệt độ trung tâm | Hệ thống |
|
- Máy điều hòa nhiệt độ | Chiếc |
|
- Máy hút ẩm | Chiếc |
|
- Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm | Chiếc |
|
- Thiết bị thông gió | Chiếc |
|
- Máy khử trùng tài liệu bằng phương pháp đông lạnh hoặc hút chân không,... | Chiếc |
|
- Máy khử axit | Chiếc |
|
- Hệ thống thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu | Hệ thống |
|
- Hệ thống thiết bị lập bản sao bảo hiểm microfilm | Hệ thống |
|
- Mạng diện rộng | Hệ thống |
|
- Mạng nội bộ | Hệ thống |
|
- Máy chủ | Chiếc |
|
- Máy tính cá nhân | Chiếc |
|
- Máy quét (scanner) | Chiếc |
|
- Máy sao chụp | Chiếc |
|
| ….., ngày...tháng...năm 20… |
Hướng dẫn cách ghi:
I. Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ
Tổng số quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ; tổng số quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; tổng số nội quy ra vào kho lưu trữ; tổng số bảng thời hạn bảo quản tài liệu: Các số liệu này được tổng hợp từ biểu 02/CS, mỗi dấu “X” ở cột “Số lượng” được tính là 01.
II. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ
1. Tổ chức
Tổng số trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ hoặc tương đương; tổng số phòng lưu trữ; tổng số tổ lưu trữ; tổng số bộ phận lưu trữ: Các số liệu này được tổng hợp từ biểu 02/CS, mỗi dấu “X” ở cột “Số lượng” được tính là 01.
2. Nhân sự làm công tác lưu trữ
Tổng số người làm chuyên trách công tác lưu trữ và người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác của các cơ quan, tổ chức đã báo cáo tại biểu số 02/CS. Không tính người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác văn thư vì đã thống kê ở phần nhân sự làm công tác văn thư.
Các mục còn lại là tổng của các mục tương ứng từ các báo cáo thống kê cơ sở (Biểu 02/CS)./.
