Quyết định 08/2005/QĐ-HĐQL

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ NỘI BỘ QUỸ HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN

HỘI ĐỒNG QUẢN LÝ QUỸ HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN

Căn cứ Nghị định số 50/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Quỹ Hỗ trợ phát triển;
Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Quỹ Hỗ trợ phát triển ban hành kèm theo Quyết định số 231/1999/QĐ-TTg ngày 17/12/1999 của Thủ tướng Chính phủ;
Căn cứ Nghị định số 106/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của Chính phủ về tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước;
Căn cứ công văn số 2244/TC/CĐKT ngày 04/03/2004 của Bộ Tài chính về việc sử dụng chứng từ điện tử trong công tác thanh toán nội bộ Quỹ Hỗ trợ phát triển;
Căn cứ Quyết định số 30/2001/QĐ-HĐQL ngày 21/05/2001 của Hội đồng quản lý Quỹ HTPT về việc phê duyệt Đề án tổng thể phát triển hệ thống thông tin Quỹ HTPT giai đoạn 2001- 2005.
Theo đề nghị của Tổng giám đốc Quỹ Hỗ trợ phát triển,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế chuyển tiền điện tử nội bộ Quỹ Hỗ trợ phát triển

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3. Tổng Giám đốc, Trưởng Ban kiểm soát, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Quỹ Hỗ trợ phát triển chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ NỘI BỘ QUỸ HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 08/2005/QĐ –HĐQL ngày 03 tháng 03 năm 2005 của Hội đồng quản lý Quỹ Hỗ trợ phát triển)

Chương 1:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Chuyển tiền điện tử trong Quy chế này được hiểu là toàn bộ quá trình xử lý một khoản chuyển tiền qua mạng máy tính kể từ khi nhận được một Lệnh chuyển tiền củangười phát lệnh đến khi hoàn tất việc thanh toán cho người thụ hưởng (đối với chuyển tiền Có) hoặc thu nợ từ người nhận lệnh (đối với chuyển tiền Nợ).

Điều 2. Trong Quy chế này các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Đơn vị chuyển tiền (viết tắt là ĐVCT): là các đơn vị thuộc và trực thuộc Quỹ Hỗ trợ phát triển (Quỹ HTPT) có đủ điều kiện về kỹ thuật, nghiệp vụ và được Tổng Giám đốc Quỹ HTPT cho phép tham gia hệ thống chuyển tiền điện tử nội bộ, bao gồm:

a. Trung tâm thanh toán Quỹ HTPT (TTTT);

b. Ban Tài chính - Kế toán (Ban TCKT);

c. Phòng tài vụ thuộc Quỹ HTPT TW, Văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh;

d. Các Chi nhánh Quỹ HTPT;

e. Sở giao dịch, Trung tâm đào tạo và bồi d ưỡng cán bộ, Trung tâm Thông tin - Tin học,Trung tâm phòng ngừa và xử lý rủi ro.

2. Đơn vị Quỹ HTPT gửi lệnh (CNA) là đơn vị chuyển tiền trực tiếp nhận Lệnh chuyển tiền từ người phát lệnh để thực hiện Lệnh chuyển tiền đó qua Trung tâm thanh toán.

3. Đơn vị Quỹ HTPT nhận lệnh (CNB): là đơn vị chuyển tiền nhận Lệnh chuyển tiền đến và trả cho người thụ hưởng (nếu là Lệnh chuyển Có) hoặc sẽ thu tiền từ người nhận lệnh (nếu là lệnh chuyển Nợ).

4. Người phát lệnh: là tổ chức, cá nhân có giao dịch với Quỹ HTPT hoặc một đơn vị thuộc Quỹ HTPT phát Lệnh chuyển tiền đến các đơn vị tham gia hệ thống chuyển tiền điện tử nội bộ Quỹ HTPT. Trong trường hợp chuyển vốn nội bộ (không liên quan đến khách hàng của Quỹ) thì đơn vị chuyển tiền của Quỹ được coi là người phát lệnh.

5. Người nhận Lệnh: là tổ chức, cá nhân có giao dịch với Quỹ HTPT hoặc một đơn vị thuộc Quỹ HTPT được thụ hưởng khoản tiền (nếu là Lệnh chuyển tiền Có) hoặc phải trả tiền (nếu là Lệnh chuyển Nợ). Trong trường hợp chuyển vốn nội bộ, Người nhận lệnh đồng thời là đơn vị chuyển tiền của Quỹ.

6. Lệnh chuyển tiền: là một chỉ định thanh toán của người phát lệnh đối với Quỹ HTPT dưới dạng chứng từ kế toán. Lệnh chuyển tiền có thể quy định thời điểm thực hiện, ngoài ra không kèm theo điều kiện thanh toán nào khác. Lệnh chuyển tiền có thể là Lệnh chuyển Nợ hoặc Lệnh chuyển Có..

7. Lệnh chuyển Nợ: là Lệnh chuyển tiền của người phát lệnh nhằm ghi Nợ tài khoản của người nhận một số tiền xác định và để ghi Có cho tài khoản của người phát lệnh tại CNA về số tiền đó. Chuyển Nợ chỉ áp dụng cho các khoản thanh toán nội bộ hệ thống Quỹ HTPT.

8. Lệnh chuyển Có: là Lệnh chuyển tiền của người phát lệnh nhằm ghi Nợ tài khoản của người phát lệnh tại CNA một số tiền xác định để ghi Có cho tài khoản của người nhận lệnh (người thụ hưởng) về số tiền đó.

9. Lệnh chuyển tiền giá trị cao: là Lệnh chuyển tiền có số tiền bằng hoặc lớn hơn mức quy định của Tổng giám đốc Quỹ HTPT theo từng thời kỳ.

10. Lệnh chuyển tiền giá trị thấp: Là Lệnh chuyển tiền có số tiền dưới mức quy định của Tổng giám đốc Quỹ HTPT.

11. Lệnh chuyển tiền khẩn: là Lệnh chuyển tiền Có mà khách hàng yêu cầu chuyển ngay (khẩn) không phụ thuộc vào giá trị cao hay thấp.

12. Tin điện: là hình thức thể hiện nội dung của Lệnh chuyển tiền hay thông báo về chuyển tiền điện tử và được truyền qua mạng máy tính giữa các đơn vị Quỹ HTPT thay cho việc chuyển chứng từ hoặc các hình thức thông báo khác liên quan đến chuyển tiền điện tử.

13. Thực hiện Lệnh chuyển tiền: là quá trình thực hiện hoàn tất chuyển một Lệnh chuyển tiền từ CNA đến CNB bao gồm cả việc thực hiện các bút toán của các đơn vị có liên quan đến Lệnh chuyển tiền.

14. Thời gian thực hiện: gồm thời gian thực hiện quy định và thời gian thực hiện thực tế.

a. Thời gian thực hiện quy định: là thời gian quy định theo chế độ cho việc thực hiện một Lệnh chuyển tiền, bắt đầu từ khi CNA nhận được Lệnh chuyển tiền đến khi CNB thực hiện xong Lệnh chuyển tiền đó.

b. Thời gian thực hiện thực tế: là thời gian thực tế đã sử dụng để thực hiện một Lệnh chuyển tiền.

15. Chấp nhận Lệnh chuyển tiền: một Lệnh chuyển tiền đ ược coi là chấp nhận trong các trường hợp sau:

a. Khi CNB chấp nhận Lệnh chuyển tiền để thực hiện, chuyển tiếp hoặc trong phạm vi thời gian chấp nhận quy định đơn vị nhận lệnh không tra soát hoặc trả lại CNA.

b. CNB chấp nhận Lệnh chuyển tiền khi đã hạch toán vào tài khoản của người nhận lệnh hoặc đã thông báo cho người nhận lệnh mà không kèm theo một thông báo từ chối, hoặc trong phạm vi thời gian chấp nhận quy định CNB không thông báo từ chối hoặc tra soát lại CNA.

Điều 3. Phạm vi chuyển tiền điện tử theo Quy chế này bao gồm: các chuyển tiền Có và chuyển tiền Nợ giữa các đơn vị chuyển tiền trong cùng hệ thống Quỹ HTPT.

Điều 4. Đối tượng tham gia chuyển tiền điện tử trong hệ thống Quỹ HTPT phải đảm bảo điều kiện và tiêu chuẩn kỹ thuật, nghiệp vụ do Quỹ HTPT quy định. Giao cho Tổng giám đốc Quỹ quy định cụ thể các điều kiện và tiêu chuẩn này.

Điều 5. Chữ ký điện tử

1. Chữ ký điện tử là một ứng dụng tin học được gắn kèm một cách phù hợp với dữ liệu điện tử nhằm xác lập mối liên hệ giữa người gửi và nội dung của dữ liệu điện tử đó. Chữ ký điện tử chứng thực người gửi đã chấp nhận và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin trong chứng từ điện tử.

2. Trong hệ thống chuyển tiền điện tử nội bộ Quỹ Hỗ trợ phát triển, chữ ký điện tử là Mã khoá bảo mật và được xác định riêng cho từng cá nhân tham gia để xác định quyền và trách nhiệm của người lập và những người liên quan chịu trách nhiệm về tính an toàn và chính.xác của chứng từ điện tử. Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ bằng giấy.

3. Người được giao quản lý, sử dụng Mã khoá bảo mật phải bảo đảm bí mật và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu để lộ làm thiệt hại tài sản của đơn vị và của các bên tham gia giao dịch. Trường hợp thay đổi nhân viên kỹ thuật lập mã thì phải thay đổi lại các Mã khoá bảo mật liên quan và thông báo cho các bên có liên quan biết, phối hợp.

4. Tổng Giám đốc Quỹ HTPT quy định việc xây dựng, cấp phát, quản lý và sử dụng Mã khoá bảo mật trong hệ thống, chuyển tiền điện tử nội bộ Quỹ HTPT.

Chương 2:

CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ

Điều 6. Lệnh chuyển tiền

1. Lệnh chuyển tiền phải do người phát lệnh lập trên mẫu thống nhất theo quy định của Quỹ HTPT. Giao cho Tổng giám đốc Quỹ quy định mẫu Lệnh chuyển tiền này.

2. Việc lập, xử lý, kiểm soát, luân chuyển và bảo quản Lệnh chuyển tiền thực hiện theo đúng chế độ chứng từ kế toán của Nhà nước và quy định của Tổng Giám đốc Quỹ HTPT.

3. Đơn vị Quỹ gửi lệnh (CNA) phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của số liệu, nội dung của Lệnh chuyển tiền và việc xử lý chuyển tiền điện tử do mình thực hiện.

Điều 7. Chứng từ trong chuyển tiền điện tử.

1. Chứng từ trong chuyển tiền điện tử có thể được thể hiện dưới dạng giấy hoặc dữ liệu điện tử, do đó chứng từ phải được quản lý, theo dõi kiểm soát chặt chẽ để tránh nhầm lẫn, bị tham ô, lợi dụng thanh toán nhiều lần cho một Lệnh chuyển tiền.

2. Khi một chứng từ giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán thì chứng từ điện tử sẽ có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính và khi đó chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để theo dõi, kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

3. Khi một chứng từ điện tử đã thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đ ược chuyển thành chứng từ giấy, thì chứng từ giấy đó chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ kế toán, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để thực hiện nghiệp vụ thanh toán.

4. Chứng từ điện tử dùng trong chuyển tiền chuyển tiền điện tử nội bộ Quỹ Hỗ trợ phát triển tuân thủ theo Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước và Công văn số 2244/TC/CTĐT ngày 04/3/2004 của Bộ Tài chính về việc sử dụng chứng từ điện tử trong công tác thanh toán nội bộ Quỹ Hỗ trợ phát triển.

5. Tổng Giám đốc Quỹ HTPT quy định việc lập, sử dụng, kiểm soát, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử trong hệ thống Quỹ HTPT.

Điều 8. Thực hiện Lệnh chuyển tiền

1. Lệnh chuyển Có chỉ thực hiện khi:

a. CNA nhận được Lệnh chuyển tiền hợp lệ do người phát lệnh nộp vào và người phát lệnh đã trả đủ số tiền trên Lệnh chuyển tiền đó cho CNA.

b. CNB chỉ chấp nhận đối với Lệnh chuyển tiền chuyển đến hợp lệ và đã được CNA chuyển đủ số tiền theo Lệnh chuyển tiền đó..2. Lệnh chuyển Nợ nội bộ chỉ thực hiện khi: CNB nhận được Lệnh chuyển Nợ hợp lệ từ CNA.

3. Hoàn tất Lệnh chuyển tiền:

a. Lệnh chuyển Có được coi là hoàn tất khi CNB đã thanh toán đầy đủ tiền cho người nhận hoặc bị CNB trả lại CNA vì bất cứ lý do gì.

b. Lệnh chuyển Nợ được coi là hoàn tất khi người nhận lệnh đã thanh toán đủ số tiền trên Lệnh chuyển Nợ và số tiền phạt chậm trả (nếu có) hoặc bị CNB trả lại CNA vì bất cứ lý do gì.

c. Một Lệnh chuyển tiền (chuyển Nợ hoặc chuyển Có) được coi là hoàn tất nếu bị huỷ bởi một Yêu cầu huỷ hợp lệ.

Điều 9. Các CNA, CNB phải kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh chuyển tiền. Trường hợp có nghi ngờ hoặc phát hiện sai sót, mâu thuẫn trong Lệnh chuyển tiền, CNB phải thực hiện như quy định tại Điều 16 của Quy chế này.

Điều 10. Xử lý và hạch toán Lệnh chuyển tiền

1. Các ĐVCT phải kiểm soát chặt chẽ việc lập, xử lý và hạch toán Lệnh chuyển tiền một cách trung thực, đầy đủ, kịp thời, chính xác và rõ ràng. ĐVCT nào để xảy ra sai sót, nhầm lẫn hoặc gây chậm trễ thì phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho bên bị thiệt hại.

2. CNA phải hạch toán trước khi truyền Lệnh chuyển tiền đến Trung tâm thanh toán. CNB nhận Lệnh chuyển tiền phải kiểm tra kỹ, nếu chính xác thì chấp nhận và hạch toán ngay Lệnh chuyển tiền đó để xử lý tiếp.

3. Việc điều chỉnh sai lầm trong hạch toán chuyển tiền điện tử chỉ được thực hiện khi đã được kiểm soát và có đủ căn cứ để xử lý và phải theo đúng các quy định về điều chỉnh sai sót của chế độ kế toán hiện hành; nghiêm cấm việc tự động sửa chữa số liệu kế toán đã hạch toán dưới mọi hình thức. ĐVCT nào, cá nhân nào điều chỉnh sai quy định dẫn đến mất tài sản thì phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

Điều 11. Lệnh chuyển tiền giá trị cao và Lệnh chuyển tiền khẩn được xử lý như sau:

1. CNA phải có trách nhiệm ưu tiên xử lý Lệnh chuyển tiền giá trị cao hoặc khẩn và phải hoàn tất trong khoảng thời gian quy định từ lúc nhận Lệnh chuyển tiền đến khi xử lý xong và truyền cho TTTT. Nếu có nhiều Lệnh chuyển tiền giá trị cao và khẩn cùng một lúc, thì trật tự ưu tiên sẽ được xếp theo thứ tự thời gian: Lệnh chuyển tiền nào đến trước được ưu tiên xử lý trước.

2. Tất cả các Lệnh chuyển tiền giá trị cao hoặc khẩn đến, ĐVCT nhận phải được thực hiện xử lý ngay.

Điều 12. Phương thức truyền dữ liệu trong chuyển tiền điện tử

1. Lệnh chuyển tiền do người phát lệnh lập và nộp vào CNA có thể là chứng từ bằng giấy hoặc chứng từ điện tử. CNA có trách nhiệm chuyển đổi các chứng từ bằng giấy sang chứng từ điện tử theo quy định tại Điều 7 của Quy chế này và quy định về chứng từ điện tử của Tổng Giám đốc Quỹ HTPT.

2. Các Lện h chuyển tiền trước khi truyền qua mạng máy tính đều phải được mã hoá và thực hiện các biện pháp bảo mật để đảm bảo tính xác thực, đúng đắn của chứng từ điện tử.

3. Sau khi thực hiện Lệnh chuyển tiền, CNB phải gửi giấy báo hoặc thông báo điện tử cho người nhận trên cơ sở Lệnh chuyển tiền do CNA truyền tới.

Điều 13. Trang thiết bị sử dụng trong chuyển tiền điện tử

1. Đối với các thiết bị và chương trình máy tính phục vụ cho hoạt động chuyển tiền điện tử, các ĐVCT phải thực hiện theo các quy định của Tổng giám đốc Quỹ HTPT về bảo quản và sử dụng. Nghiêm cấm những người không có trách nhiệm được thâm nhập, can thiệp, khai thác, sử dụng hoặc sửa chữa cơ sở dữ liệu, thiết bị và chương trình chuyển tiền điện tử.

2. Các ĐVCT tham gia chuyển tiền điện tử phải thực hiện lưu trữ dữ liệu theo quy định để tránh rủi ro mất cơ sở dữ liệu hoặc gây ách tắc trong việc truyền nhận thông tin.

Điều 14. Thời gian thực hiện và thời điểm nhận chuyển tiền

1. Thời gian quy định thực hiện Lệnh chuyển tiền (thời gian thực hiện một Lệnh chuyển tiền, kể từ khi CNA nhận được Lệnh chuyển tiền từ người phát lệnh đến khi CNB thực hiện xong Lệnh chuyển tiền đó) là tối đa trong vòng 6 giờ làm việc (trừ ngày lễ, ngày nghỉ).

2. Thời điểm khống chế nhận Lệnh chuyển tiền của các ĐVCT do Tổng Giám đốc Quỹ HTPT quy định.

3. Lệnh chuyển tiền hợp lệ nộp trước thời điểm quy định, các ĐVCT phải thực hiện chuyển đi ngay trong ngày. Nếu nộp sau thời điểm này, Lệnh chuyển tiền sẽ được thực hiện (kể cả hạch toán) vào ngày làm việc tiếp theo.

Điều 15. Thời gian chấp nhận quy định đối với CNB khi thanh toán khác hệ thống Quỹ HTPT phải trong phạm vi thời gian quy định như sau (trừ trường hợp có nguyên nhân bất khả kháng):

1. Đối với chuyển tiền bình thường: tối đa 2 giờ kể từ thời điểm nhận được Lệnh chuyển tiền từ CNA hoặc 1 giờ kể từ thời điểm nhận được điện trả lời tra soát khi CNB có tra soát CNA.

2. Đối với chuyển tiền giá trị cao: tối đa 1 giờ kể từ khi nhận được điện xác nhận Lệnh chuyển tiền từ CNA.

3. Đối với chuyển tiền giá trị thấp nhưng khẩn: tối đa 1 giờ kể từ khi nhận được Lệnh chuyển tiền từ CNA.

Điều 16. Sai sót và xử lý sai sót.

Khi phát hiện Lệnh chuyển tiền đến có sai sót, CNB phải điện tra soát ngay cho CNA và chỉ thực hiện Lệnh chuyển tiền khi nhận được điện trả lời và đã kiểm tra đảm bảo chuyển tiền chuẩn xác. Nghiêm cấm CNB sửa chữa các yếu tố của Lệnh chuyển tiền. Nguyên tắc xử lý sai sót được thực hiện như sau:

1. Tại CNA:

a. Trường hợp chứng từ của người phát lệnh lập sai thì trả lại cho người phát lệnh và yêu cầu người phát lệnh lập lại.

b. Trường hợp bộ phận kế toán lập chứng từ (trên giấy hoặc trên các ph ương tiện tin học băng từ, đĩa từ, dữ liệu truyền qua mạng) ban đầu sai và Lệnh chuyển tiền đã được chuyển đi, thì khi phát hiện bộ phận kế toán phải thông báo cho CNB dừng thanh toán Lệnh chuyển tiền và lập Yêu cầu huỷ (đối với Lệnh chuyển Nợ) hoặc yêu cầu hoàn trả (đối với lệnh chuyển Có) để huỷ Lệnh chuyển tiền đã lập sai và lập lại Lệnh chuyển tiền đúng thay thế.

c. Trường hợp chứng từ bằng giấy kế toán lập đúng, nhưng do khâu chuyển đổi từ chứng giấy sang chứng từ điện tử sai (khâu nhập dữ liệu). Nếu không sai ngược vế và sai sót không thuộc về các yếu tố dùng để xác định và hạch toán cho người thụ hưởng như: tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản người thụ hưởng và số tiền, được điều chỉnh các yếu tố sai bằng một điện xác nhận lại hoặc trả lời tra soát. Các trường hợp khác phải thực hiện yêu cầu hoàn trả hoặc Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển tiền sai và lập lại lệnh đúng thay thế..d. Nếu bức điện sai các yếu tố bảo mật trên đường truyền hoặc bức điện bị hỏng do lỗi đường truyền thông thì phải gửi lại bức điện đúng khác và ghi rõ gửi lần thứ mấy.

2. Tại CNB:

a. Trường hợp phát hiện sai lầm khi chưa thực hiện Lệnh chuyển tiền, CNB phải tra soát lại CNA và chờ điện trả lời tra soát hoặc yêu cầu hoàn trả để xử lý tiếp.

b. Trường hợp phát hiện sai lầm sau khi đã thực hiện Lệnh chuyển tiền thì CNB phải có biện pháp ngăn chặn thiệt hại có thể xảy ra và đồng thời tra soát ngay CNA.

Điều 17. Hoàn trả Lệnh chuyển tiền

1. Về nguyên tắc, người phát lệnh có quyền yêu cầu hoàn trả một Lệnh chuyển tiền Có, CNB lập Lệnh hoàn trả khi Lệnh chuyển tiền chưa được ghi Có vào tài khoản người nhận hoặc đã ghi Có vào Tài khoản người nhận nhưng CNB đã thu hồi được tiền.

2. Khi xử lý Lệnh chuyển tiền hoàn trả phải thực hiện theo đúng các quy định như đối với Lệnh chuyển tiền khẩn.

Điều 18. Huỷ Lệnh chuyển tiền

1. Về nguyên tắc, người phát lệnh có quyền yêu cầu huỷ một Lệnh chuyển tiền, Lệnh chuyển tiền chỉ được huỷ khi ch ưa được chấp nhận hạch toán tại Trung tâm thanh toán.

2. Khi Huỷ Lệnh chuyển tiền các ĐVCT phải kiểm tra, kiểm soát kết quả huỷ để đảm bảo việc hạch toán được chính xác và an toàn.

Điều 19. Xử lý sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điện tử.

1. Lỗi thông thường:

a. Trong các trường hợp phát sinh lỗi về phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, đường truyền thông. Nếu lỗi xảy ra tại các đơn vị chuyển tiền, thông báo TTTT & Trung tâm Thông tin tin học (Trung tâm TTTH); lỗi xảy ra tại TTTT, thông báo cho các đơn vị chuyển tiền & Trung tâm TTTH.

b. Phương thức truyền thông báo: qua mạng máy tính, qua Fax hoặc điện thoại.

c. Các đơn vị chuyển tiền, TTTT phải có trách nhiệm báo cáo và khẩn trương xử lý các lỗi xảy ra trong phạm vi quản lý của mình; đồng thời phối hợp xử lý các lỗi phát sinh khác của hệ thống khi được yêu cầu.

2. Lỗi bất khả kháng: Lỗi bất khả kháng là lỗi phát sinh bởi các sự kiện nằm ngoài phạm vi kiểm soát của người quản lý, điều hành hệ thống và không thể dự kiến trước được, xử lý như sau:

a. Trung tâm TTTH xem xét quyết định giải pháp xử lý. Trường hợp phải chuyển sử dụng hệ thống dự phòng, Trung tâm TTTH quyết định thời điểm chuyển sang hệ thống dự phòng và thông báo các đơn vị liên quan biết, phối hợp thực hiện;

b. Phương tiện truyền thông báo: qua mạng máy tính, qua Fax hoặc điện thoại.

Điều 20. Kiểm tra đối chiếu trong chuyển tiền điện tử

1. Kiểm tra đối chiếu giữa người phát lệnh và CNA:

a. CNA phải kiểm tra, kiểm soát kỹ các yếu tố của chứng từ điện tử đặc biệt chữ ký điện tử và các mã khoá bảo mật trên chứng từ điện tử đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Nếu người phát lệnh nộp chứng từ bằng giấy, CNA phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, nếu phát hiện có sai sót trên chứng từ, CNA phải trả lại chứng từ cho người phát lệnh..

b. Đối với Lệnh chuyển Có, CNA còn phải kiểm tra khả năng thanh toán của người phát lệnh, nếu không thoả mãn yêu cầu này thì phải trả lại Lệnh chuyển tiền.

c. Khi CNA thông báo đã thực hiện Lệnh chuyển tiền, người phát lệnh phải kiểm tra lại giữa thông báo của CNA và Lệnh chuyển tiền của mình lập có đúng không. Nếu có sai lầm phải báo ngay cho CNA biết. Mặt khác thường xuyên đôn đốc khách hàng đối chiếu số liệu trên Tài khoản tiền gửi, tiền vay cũng như đối chiếu các Lệnh chuyển tiền đã thực hiện trong kỳ để có sự xác nhận về tính chính xác của số liệu trên tài khoản tiền gửi, tiền vay.

2. Kiểm tra đối chiếu thanh toán giữa người nhận lệnh và CNB:

a. Khi nhận được Lệnh chuyển tiền hoặc yêu cầu hoàn trả, CNB phải thông báo cho người nhận biết.

b. Phải thường xuyên thông báo và đối chiếu số liệu trên tài khoản tiền gửi cũng như các Lệnh chuyển tiền đã nhận được của người nhận lệnh.

3. Kiểm tra đối chiếu chuyển tiền giữa TTTT và các CNA, CNB:

a. TTTT căn cứ trên số liệu được chấp nhận vào cuối ngày làm việc để tạo dữ liệu đối chiếu gửi cho các ĐVCT.

b. Các CNA, CNB tổ chức hạch toán các nghiệp vụ chuyển tiền điện tử phát sinh đồng thời có nhiệm vụ nhận, kiểm soát, đối chiếu các báo cáo chuyển tiền trong ngày và gửi kết quả đối chiếu về TTTT.

Điều 21. Phí chuyển tiền điện tử

1. Không thu phí điều chuyển vốn nội bộ trong hệ thống Quỹ HTPT.

2. Các đơn vị chuyển tiền thu phí chuyển tiền cho khách hàng theo quy định của Tổng Giám đốc Quỹ HTPT.

Chương 3:

QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN THAM GIA CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ

Điều 22. Quyền và nghĩa vụ của người phát lệnh

1. Người phát lệnh có quyền:

a. Yêu cầu CNA xác nhận đã nhận được Lệnh chuyển tiền do mình nộp vào và cung cấp các thông tin liên quan đến việc thực hiện Lệnh chuyển tiền đó.

b. Yêu cầu CNA huỷ hoặc Yêu cầu hoàn trả Lệnh chuyển tiền theo quy định tại Điều 17 và Điều 18.

c. Đòi lại tiền trong trường hợp chuyển Có mà tiền không đến đúng người nhận đã chỉ định trong Lệnh chuyển tiền.

c. Khiếu nại trực tiếp ĐVCT gây ra sai sót, chậm trễ trong quá trình thực hiện Lệnh chuyển tiền với mức đòi bồi th ường giới hạn trong phạm vi số tiền phải chuyển vì tiền phạt chậm trả theo chế độ quy định hiện hành.

d. Yêu cầu người nhận lệnh bồi thường do lỗi chậm trễ thanh toán những khoản chuyển Nợ nội bộ hợp lệ. Mức đòi bồi th ường giới hạn trong phạm vi số tiền phải thanh toán và tiền phạt chậm trả theo chế độ quy định h iện hành.

2. Người phát lệnh có nghĩa vụ:

a. Phải đảm bảo đủ khả năng thanh toán ở CNA để thực hiện Lệnh chuyển Có..b. Tuân thủ các quy định về việc lập và gửi một Lệnh chuyển tiền qua hệ thống chuyển tiền điện tử của ĐVCT và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu và nội dung trên Lệnh chuyển tiền đó.

c. Trường hợp người phát lệnh vi phạm quy định về việc lập, gửi Lệnh chuyển tiền hay ghi số liệu và nội dung trên Lệnh chuyển tiền sai, dẫn đến thanh toán chậm rễ, mất tiền và các tổn thất vật chất khác thì người phát lệnh phải chịu mọi thiệt hại.

d. Trong trường hợp giữa thông báo của ĐVCT và Lệnh chuyển tiền của người phát lệnh lập có sai lầm, nhưng quá thời gian 3 ngày kể từ khi CNA thực hiện Lệnh chuyển tiền, người phát lệnh không phát hiện ra hoặc có phát hiện nhưng không báo cho CNA thì sẽ không được

hưởng khoản tiền phạt chậm trả do lỗi của CNA gây ra.

Điều 23. Quyền và nghĩa vụ của CNA

1. CNA có quyền:

a. Yêu cầu người phát lệnh lập và nộp Lệnh chuyển tiền hoặc Yêu cầu huỷ theo đúng quy định, bảo đảm tính hợp lệ của chứng từ để ngăn ngừa mọi hành vi tham ô, lợi dụng gây thiệt hại cho chi nhánh và khách hàng.

b. Trả lại Lệnh chuyển tiền cho người phát lệnh nếu sau một thời gian quy định trên tài khoản của người phát lệnh không đủ tiền để thực hiện Lệnh chuyển Có.

c. Yêu cầu CNB xác nhận đã nhận được Lệnh chuyển tiền do mình chuyển đến và các thông tin về Lệnh chuyển tiền đó.

d. Được thu phí dịch vụ chuyển tiền điện tử của người phát lệnh trong phạm vi mức quy định.

2. CNA có nghĩa vụ:

a. Chuyển đổi Lệnh chuyển tiền, yêu cầu huỷ và yêu cầu hoàn trả do người phát lệnh nộp dưới dạng chứng từ giấy sang chứng từ điện tử và thực hiện lưu trữ Lệnh chuyển tiền, Yêu cầu huỷ bằng giấy và phải theo dõi chặt chẽ để tránh thực hiện truyền nhiều lần.

b. Duy trì khả năng thanh toán của mình trong chuyển tiền điện tử nội bộ Quỹ HTPT để thực hiện các Lệnh chuyển Có và có trách nhiệm thực hiện theo quy định tại Quy chế này.

c. Thực hiện các Lệnh chuyển tiền hợp lệ trong thời gian thực hiện quy định theo yêu cầu của người phát lệnh, trừ trường hợp bất khả kháng.

d. Thông báo cho người phát lệnh về việc đã thực hiện Lệnh chuyển tiền. Trả lời yêu cầu cung cấp thông tin về Lệnh chuyển tiền của người phát lệnh.

e. Có trách nhiệm xác nhận và trả lời tra soát về Lệnh chuyển tiền theo yêu cầu của CNB.

g. Thường xuyên đối chiếu số dư tài khoản với người phát lệnh và với CNB tiếp theo về các Lệnh chuyển tiền đã đ ược thực hiện.

h. Lập yêu cầu Huỷ, yêu cầu hoàn trả Lệnh chuyển tiền theo yêu cầu của người phát lệnh hoặc huỷ các Lệnh chuyển tiền sai bằng Yêu cầu huỷ hợp lệ, và thay thế bằng Lệnh chuyển tiền đúng khác.

i. Hoàn trả tiền cho người phát lệnh (trong trường hợp chuyển Có) khi số tiền ghi trong Lệnh chuyển tiền được CNB trả lại vì bất kỳ lý do gì.

k. Bồi thường thiệt hại vì những lỗi do mình gây ra cho các bên liên quan. Mức bồi thường giới hạn trong số tiền phải chuyển và số tiền phạt chậm trả theo quy định hiện hành..

Điều 24. Quyền và nghĩa vụ của CNB

1. CNB có quyền:

a. Từ chối thực hiện Lệnh chuyển tiền không hợp lệ, sai địa chỉ.

b. Từ chối Lệnh chuyển Có của CNA gửi lệnh nếu ĐVCT này không có đủ khả năng

thanh toán cho Lệnh chuyển tiền đó. Từ chối các Yêu cầu hoàn trả khoản chuyển Có mà không có khả năng thu hồi lại được tiền từ người nhận.

2. CNB có nghĩa vụ:

a. Kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh chuyển tiền, xác định chính xác người nhận (tên đơn vị và số tài khoản) trước khi thực hiện Lệnh chuyển tiền.

b. Tra soát CNA trong trường hợp có nghi ngờ, phát hiện sai sót hoặc mâu thuẫn trong các Lệnh chuyển tiền đến.

c. Hoàn tất Lệnh chuyển tiền trong thời gian thực hiện quy định trừ trường hợp bất khả kháng. Thực hiện hoàn trả Lệnh chuyển tiền theo yêu cầu hoàn trả của CNA theo quy định tại Quy chế này.

d. Thông báo cho người nhận biết về Lệnh chuyển tiền đến và kết quả xử lý hoặc thực hiện Lệnh chuyển tiền. Chịu trách nhiệm thanh toán với người nhận lệnh kể từ khi chấp nhận Lệnh chuyển tiền.

e. Chuyển trả CNA số tiền ghi trên Lệnh chuyển Có nếu không có người nhận như Lệnh chuyển tiền đã chỉ định, hoặc nhận được yêu cầu hoàn trả các Lệnh chuyển Có đã chấp nhận.

g. Đối chiếu tài khoản với người nhận và CNA về các Lệnh chuyển tiền đã thực hiện.

h. Bồi thường thiệt hại vì những lỗi do mình gây ra trong chuyển tiền điện tử cho các bên liên quan. Mức bồi th ường giới hạn trong phạm vi số tiền phải chuyển và tiền phạt chậm trả theo quy định hiện hành.

Điều 25. Quyền và nghĩa vụ của người nhận

1. Người nhận có quyền:

a. Yêu cầu CNB tra soát những vấn đề nghi ngờ, không rõ, có sai sót trong Lệnh chuyển tiền.

b. Khiếu nại trực tiếp ĐVCT gây ra sai sót, chậm trễ trong quá trình thực hiện Lệnh chuyển tiền với mức đòi bồi th ường giới hạn trong phạm vi số tiền phải chuyển và tiền phạt chậm trả theo quy định hiện hành.

c. Yêu cầu CNB ghi Có ngay trong thời gian quy định.

d. Từ chối nhận tiền (đối với chuyển tiền Có) nếu không muốn nhận.

2. Người nhận có nghĩa vụ:

a. Đối với trường hợp trực tiếp nhận tiền tại CNB (không qua tài khoản), người nhận phải có nghĩa vụ tự chứng minh mình đúng là người nhận được chỉ định trong Lệnh chuyển tiền.

b. Hoàn trả số tiền chuyển nhầm cho mình mà mình không phải là người nhận được chỉ định trong Lệnh chuyển tiền hoặc số tiền chênh lệch do sai sót chuyển thừa..

Chương 4:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 26. Tổng giám đốc Quỹ HTPT có trách nhiệm hướng dẫn và tổ chức thực hiện theo đúng các quy định của Quy chế này.

Điều 27. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Hội đồng quản trị Quỹ HTPT quyết định./.