Quyết định 258/QĐ-HQĐT

Quyết định 258/QĐ-HQĐT năm 2017 về Quy chế công tác văn thư của Cục Hải quan Đồng Tháp

Nội dung toàn văn Quyết định 258/QĐ-HQĐT 2017 Quy chế công tác văn thư cơ quan hải quan Đồng Tháp

TỔNG CỤC HẢI QUAN CỤC HẢI QUAN TỈNH ĐỒNG THÁP -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 258/QĐ-HQĐT	Đồng Tháp, ngày 19 tháng 7 năm 2017

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC HẢI QUAN ĐỒNG THÁP

CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN ĐỒNG THÁP

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật Nhà nước của ngành Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 1919/QĐ-BTC ngày 06 tháng 9 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ ngày 14 tháng 4 năm 2017 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành Quy chế công tác văn thư ngành Hải quan;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Cục,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư của Cục Hải quan Đồng Tháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký; Thay thế Quyết định số 176/QĐ-HQĐT ngày 10 tháng 9 năm 2012 của Cục Hải quan Đồng Tháp.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan Đồng Tháp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Tổng cục Hải quan (Văn phòng);
- Lưu: VT, VP.

CỤC TRƯỞNG

Nguyễn Thanh Toàn

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC HẢI QUAN ĐỒNG THÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 258/QĐ-HQĐT ngày 19 tháng 4 năm 2017 của Cục trưởng Cục Hải quan Đồng Tháp)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi áp dụng: Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Cục Hải quan Đồng Tháp (Cục) để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Cục; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Cục; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này được áp dụng đối với công chức, nhân viên cơ quan và các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục.

Văn bản của tổ chức Đảng, đoàn thể thực hiện theo quy định riêng của tổ chức Đảng, đoàn thể cấp trên.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản; bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư, tài liệu khác (phim ảnh, thiết bị lưu trữ, thẻ nhớ,...) gửi đến Cục và các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục.

2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản; bao gồm văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Cục và các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục ban hành.

3. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy và hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.

4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được Cục và các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục ban hành; có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

5. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản, được Cục và các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục ban hành.

6. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

7. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.

8. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

9. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Cục và các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục.

10. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của các đơn vị, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

11. Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

12. Hệ thống quản lý điều hành qua mạng là hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin hiện hành của Tổng cục Hải quan và của Cục nhằm phục vụ công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, dữ liệu điện tử giữa các đơn vị thông qua việc quản lý văn bản đến, văn bản đi, xử lý văn bản, tờ trình và hồ sơ công việc, chuyển nhận văn bản qua mạng, trao đổi nội bộ và quản lý công việc của các cá nhân, đơn vị thuộc, trực thuộc Cục và của ngành Hải quan.

Điều 3. Triển khai văn bản điện tử

Văn bản điện tử được triển khai thực hiện theo chỉ đạo, hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, phù hợp với Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước.

Điều 4. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư

1. Cục trưởng chịu trách nhiệm:

a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư theo quy định của pháp luật.

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền.

c) Tổ chức thực hiện công tác văn thư phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng đang được áp dụng.

2. Chánh Văn phòng Cục có trách nhiệm tham mưu, giúp Cục trưởng trực tiếp quản lý, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư trong phạm vi toàn Cục.

3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục chịu trách nhiệm chỉ đạo triển khai và tổ chức thực hiện công tác văn thư tại đơn vị.

4. Từng công chức, nhân viên cơ quan trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải chấp hành nghiêm quy định về công tác văn thư của ngành Hải quan và các quy định tại Quy chế này.

Điều 5. Tổ chức văn thư

1. Tại Cục: Bộ phận văn thư chuyên trách thuộc Văn phòng Cục.

2. Các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục bố trí công chức văn thư kiêm nhiệm để quản lý, sử dụng con dấu (nếu có), quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành.

Điều 6. Nhiệm vụ của văn thư

1. Văn thư Cục có nhiệm vụ:

a) Hướng dẫn công chức, nhân viên trong cơ quan thực hiện đúng quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ hiện hành; hỗ trợ các đơn vị trong việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản của Ngành và của Cục.

b) Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý văn bản đi, văn bản đến của Cục qua đường công văn và qua hệ thống quản lý điều hành qua mạng; trình Lãnh đạo Cục phê duyệt và chuyển giao cho đơn vị, cá nhân xử lý kịp thời.

c) Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, đôn đốc, cập nhật kết quả xử lý văn bản đến theo các tiêu chí quy định; tổng hợp kết quả xử lý văn bản của các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục.

d) Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm; làm thủ tục phát hành, cập nhật dữ liệu văn bản, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Cục.

đ) Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, nhân viên cơ quan; quản lý sổ sách hình thành trong hoạt động của công tác văn thư.

e) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của đơn vị trong giai đoạn hiện hành; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Cục theo quy định.

g) Quản lý, sử dụng con dấu hành chính và thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có) của Cục.

h) Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng khoa học công nghệ, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư.

2. Văn thư của các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục có nhiệm vụ:

a) Hướng dẫn công chức, nhân viên trong đơn vị thực hiện đúng quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ hiện hành.

b) Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm văn bản; làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

c) Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý văn bản đến từ đường công văn và hệ thống quản lý điều hành qua mạng; trình Lãnh đạo đơn vị phê duyệt và chuyển giao cho tổ chức, cá nhân xử lý kịp thời.

d) Theo dõi, cập nhật kết quả xử lý văn bản thuộc trách nhiệm của đơn vị; đôn đốc các cá nhân trong đơn vị xử lý văn bản; tổng hợp kết quả xử lý văn bản của đơn vị.

đ) Làm đầu mối lập danh mục hồ sơ, tài liệu của đơn vị và chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Cục theo quy định.

e) Quản lý, sử dụng con dấu hành chính và thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị (nếu có).

Điều 7. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư

1. Mọi hoạt động của công tác văn thư phải được thực hiện theo các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định của Cục: Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước, Thông tư số 33/2002/NĐ-CP Bảo vệ bí mật nhà nước">33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Thông tư 161/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Tài chính Quy định công tác bảo vệ bí mật Nhà nước ngành Tài chính và Quyết định số 77/QĐ-HQĐT ngày 10 tháng 3 năm 2016 của Cục ban hành Quy chế công tác bảo vệ bí mật Nhà nước của Cục Hải quan Đồng Tháp.

2. Cá nhân, tổ chức thuộc Cục không được sử dụng hệ thống quản lý điều hành qua mạng để trao đổi những thông tin mật, đơn thư tố cáo, những thông tin hạn chế công bố và các nội dung khác trái với quy định.

3. Công chức làm công tác văn thư phải có phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm, có ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật Nhà nước; có năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao và phải thực hiện cam kết bảo vệ bí mật Nhà nước bằng văn bản (theo Phụ lục I của Quy chế công tác bảo vệ bí mật Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 77/QĐ-HQĐT ngày 10 tháng 3 năm 2016 của Cục) gửi Phòng Tổ chức cán bộ - Thanh tra 01 bản để lưu hồ sơ cán bộ và 01 bản lưu tại đơn vị.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 8. Hình thức văn bản

Hình thức văn bản được hình thành trong hoạt động của Cục và các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục bao gồm:

1. Văn bản hành chính

Quyết định, báo cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, biên bản, kết luận thanh tra kiểm tra, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển....

2. Văn bản chuyên ngành

Các hình thức văn bản chuyên ngành như: các chứng từ kế toán, kế toán nghiệp vụ thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, các loại mẫu ấn chỉ Hải quan và các chứng từ thuộc hồ sơ của ngành Hải quan... thực hiện theo các quy định của Nhà nước và của Tổng cục Hải quan.

Điều 9. Kỹ thuật trình bày văn bản

1. Kỹ thuật trình bày: bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy.

2. Phông chữ: là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

3. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề:

- Khổ giấy A4 (210mm x 297mm). Giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên giấy khổ A5 (148mm x 210mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

- Kiểu trình bày: theo chiều dài của trang giấy khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm phụ lục riêng thì có thể trình bày văn bản theo chiều rộng của trang giấy.

- Định lề trang văn bản đối với khổ giấy A4

+ Lề trên: cách mép trên 20mm.

+ Lề dưới: cách mép dưới 15 - 20mm.

+ Lề trái: cách mép trái 30mm.

+ Lề phải: cách mép phải 15 - 20mm.

Điều 10. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản hành chính

a) Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

- Quốc hiệu.

- Tên cơ quan ban hành.

- Số, ký hiệu của văn bản.

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành.

- Tên loại và trích yếu.

- Nội dung.

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người ký văn bản.

- Dấu của cơ quan.

- Nơi nhận.

- Các thành phần khác (dấu mật, khẩn, phạm vi lưu hành, chỉ dẫn dự thảo văn bản,...).

b) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (website) và biểu tượng (logo) của ngành.

c) Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công không bắt buộc phải có tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của Ngành.

d) Thể thức thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Tên viết tắt của Cục và của các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục theo phụ lục I. Mẫu của một số văn bản thông dụng kèm theo phụ lục II. Phụ lục I, II được kèm theo Quy chế này.

2. Thể thức văn bản chuyên ngành thực hiện theo quy định và hướng dẫn riêng của các văn bản có liên quan.

3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức Đảng, đoàn thể thực hiện theo quy định của tổ chức Đảng, đoàn thể cấp trên.

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.

5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Tổng cục Hải quan.

Điều 11. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật và quy định của Tổng cục Hải quan.

2. Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Cục hoặc Lãnh đạo các đơn vị (người có thẩm quyền) giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

b) Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận của văn bản cần soạn thảo.

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan cho việc soạn thảo.

- Soạn thảo văn bản.

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người có thẩm quyền việc lấy ý kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh dự thảo văn bản.

- Trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.

Điều 12. Duyệt dự thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký thực hiện duyệt văn bản.

2. Trong trường hợp dự thảo đã được người có thẩm quyền phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

3. Quy trình duyệt dự thảo, sửa chữa, bổ sung dự thảo đã duyệt:

a) Tại Cục

- Công chức được phân công soạn thảo sau khi dự thảo xong văn bản, kiểm tra lại nội dung, tính hợp pháp, thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản và ký nháy/tắt vào vị trí cuối nội dung văn bản - ngay sau dấu ./. và cuối từng trang phụ lục, bảng biểu, tài liệu đính kèm theo văn bản đó (nếu có); đề xuất mức độ khẩn, độ mật và xác định đối tượng nhận văn bản, sau đó trình Lãnh đạo đơn vị phụ trách lĩnh vực công tác duyệt. Lãnh đạo đơn vị kiểm tra, thẩm định về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và tính hợp pháp của văn bản; sau khi kiểm tra, thẩm định xong, cho tiến hành hoàn chỉnh; sau đó, phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận:”. Đối với văn bản có đính kèm phụ lục, bảng biểu,... thì ký nháy/tắt vào vị trí phía sau chức danh của "Thủ trưởng đơn vị" trên từng trang phụ lục, bảng biểu, tài liệu đính kèm.

- Lãnh đạo đơn vị phụ trách lĩnh vực công tác trình dự thảo kèm hồ sơ, tài liệu có liên quan đến Lãnh đạo Cục duyệt. Trường hợp Lãnh đạo Cục yêu cầu giải trình rõ thêm về nội dung bản thảo, Lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm giải trình, báo cáo trực tiếp với Lãnh đạo Cục.

- Sau khi Lãnh đạo Cục ký duyệt thì đơn vị soạn thảo chuyển văn bản đến văn thư Cục kiểm tra lại thể thức, kỹ thuật trình bày lần cuối và nếu đạt thì làm thủ tục phát hành văn bản.

b) Tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục

- Công chức được phân công soạn thảo sau khi dự thảo xong văn bản; kiểm tra lại nội dung, tính hợp pháp của văn bản và ký nháy/tắt vào vị trí cuối nội dung văn bản - ngay sau dấu ./. và từng trang phụ lục, bảng biểu, tài liệu đính kèm theo văn bản đó (nếu có); đề xuất mức độ khẩn, độ mật; xác định đối tượng nhận văn bản; Sau đó, trình Lãnh đạo đơn vị duyệt, ký. Trường hợp Lãnh đạo đơn vị yêu cầu giải trình rõ thêm về nội dung bản thảo, công chức soạn thảo có trách nhiệm giải trình, báo cáo trực tiếp Lãnh đạo đơn vị.

- Sau khi Lãnh đạo đơn vị ký duyệt thì công chức soạn thảo chuyển văn bản đến văn thư đơn vị làm thủ tục phát hành.

Điều 13. Kiểm tra và thẩm định văn bản trước khi ban hành

1. Thủ trưởng đơn vị soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm kiểm tra, thẩm định, ký nháy/tắt theo quy định tại Khoản 3, Điều 12 của Quy chế này và chịu trách nhiệm về sự đúng đắn, chính xác của văn bản trước Lãnh đạo Cục và trước pháp luật.

2. Văn thư Cục chịu trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, kỹ thuật trình bày trước khi đóng dấu ban hành. Nếu phát hiện văn bản không đúng về thể thức, kỹ thuật trình bày thì phải báo ngay cho Lãnh đạo Văn phòng để Lãnh đạo Văn phòng yêu cầu Lãnh đạo đơn vị soạn thảo chỉnh sửa và trình ký lại. Văn thư được quyền từ chối ban hành văn bản không đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.

3. Tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục: Lãnh đạo đơn vị ký văn bản chịu trách nhiệm kiểm tra, thẩm định văn bản trước khi ký duyệt.

4. Cỡ chữ ký nháy/tắt không lớn hơn độ rộng một dòng văn bản và không dài quá độ dài của 10 ký tự.

Điều 14. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc hiện hành của Cục.

2. Tại Cục, việc ký văn bản được quy định cụ thể:

a) Cục trưởng có quyền ký tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền. Cục trưởng giao cho Phó Cục trưởng được ký thay (KT) những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. Phó Cục trưởng ký thay phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước Cục trưởng và trước pháp luật.

b) Trong trường hợp đặc biệt, Cục trưởng có thể ủy quyền cho Lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục ký thừa ủy quyền (TUQ) một số văn bản thuộc thẩm quyền của Cục trưởng. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản; ủy quyền cho một cá nhân, một vụ việc cụ thể và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác. Người được thừa ủy quyền chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người ủy quyền về nội dung văn bản mà mình đã ký.

c) Cục trưởng giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng các đơn vị thuộc Cục ký thừa lệnh (TL) một số loại văn bản được quy định tại Quy chế làm việc hiện hành của Cục.

d) Lãnh đạo Văn phòng ký xác nhận trên Giấy đi đường của công chức, nhân viên trong đơn vị và của cá nhân khác ngoài đơn vị đến liên hệ công tác, làm việc; Trường hợp này được đóng dấu tròn của Cục.

3. Tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục

Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục có quyền ký tất cả văn bản thuộc thẩm quyền. Thủ trưởng đơn vị có thể giao cho cấp phó ký thay (KT) những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách, cấp phó ký thay phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước cấp trưởng và trước pháp luật.

4. Không dùng bút chì, bút mực đỏ, mực đen hoặc các loại bút mực dễ phai để ký văn bản

Điều 15. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.

2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản phải được Lãnh đạo Cục chấp thuận phê duyệt và do Lãnh đạo Văn phòng thực hiện.

4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định của pháp luật, có giá trị pháp lý như bản chính.

5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không phải là các hình thức sau: sao y bản chính, sao lục, trích sao thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Trường hợp văn bản đến được nhận qua mạng, fax, thư điện tử (không phải bản chính nên không thực hiện được thủ tục sao văn bản); nếu nội dung văn bản có yêu cầu áp dụng thực hiện thì đơn vị liên quan có trách nhiệm cập nhật, thực hiện.

6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài Cục những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp ý kiến của Lãnh đạo Cục ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 16. Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Cục, của các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục phải được quản lý tập trung tại văn thư Cục và văn thư các đơn vị (gọi chung là văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan (như các hóa đơn, chứng từ kế toán,...). Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc trình, chuyển giao cho đơn vị xử lý trong ngày. Nếu đến trễ (gần cuối giờ chiều) thì chậm nhất trong buổi sáng ngày làm việc tiếp theo phải giải quyết xong.

Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: Khẩn, Thượng khẩn, Hỏa tốc, Hỏa tốc hẹn giờ (gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao trước, ngay sau khi nhận.

Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày.

3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước (gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước và hướng dẫn tại Quy chế này.

4. Tất cả văn bản mật và văn bản đến, văn bản đi không nằm trong danh mục bí mật Nhà nước nhưng hạn chế công bố theo Quy chế làm việc hiện hành của Cục, theo ý kiến của Cục trưởng thì không được gửi, luân chuyển trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng.

5. Trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết của Cục và của các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục thì văn thư có trách nhiệm báo cáo người có thẩm quyền và xử lý theo ý kiến của người có thẩm quyền.

Điều 17. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả các văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến Cục và các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc xử lý, phản hồi việc xử lý văn bản đến.

Điều 18. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến.

a) Tiếp nhận văn bản giấy đến.

- Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến, công chức văn thư phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu Hỏa tốc hẹn giờ) thì văn thư phải báo cáo ngay cho Chánh Văn phòng hoặc Thủ trưởng đơn vị; trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người giao bì để ghi nhận tình trạng bì tại thời điểm nhận.

- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ thì công chức, nhân viên trực có trách nhiệm ký nhận. Trường hợp trên bì văn bản có đóng dấu Hỏa tốc hẹn giờ thì người nhận phải báo cáo ngay với Chánh Văn phòng hoặc Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân có liên quan (nếu bì văn bản ghi rõ tên cá nhân) để xử lý. Trường hợp bì văn bản không đóng dấu Hỏa tốc hẹn giờ thì chuyển cho văn thư vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.

b) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản,...; trường hợp phát hiện có thiếu sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi; đồng thời báo cáo Chánh Văn phòng, Lãnh đạo đơn vị xem xét, giải quyết.

2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

a) Loại văn thư không bóc bì: Bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, các bì văn bản gửi đích danh người nhận, các loại hồ sơ thầu có ghi không được bóc bì trước khi mở thầu.

- Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận; nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.

- Đối với các bì văn bản có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư vào sổ theo số ghi trên phong bì và chuyển ngay cho người có tên trên bì; nếu người có tên trên bì đi vắng và có đóng dấu hỏa tốc thì văn thư phải thông báo (điện thoại) cho người nhận biết để xử lý tiếp; văn thư không được bóc bì.

- Đối với các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, Đoàn thể cơ quan thì văn thư có trách nhiệm gửi nguyên bì đến nơi nhận.

b) Loại do văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại.

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, cần được bóc trước để giải quyết kịp thời.

- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần kiểm tra lại bì sau khi bóc, tránh để sót văn bản.

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, phải thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.

- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản.

- Đối với đơn, thư nặc danh, khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một vấn đề cụ thể hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

3. Đóng dấu “Đến”

a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến khi cần thiết).

Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản được chuyển qua mạng, trong trường hợp cần thiết thì có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Sau khi nhận được bản chính, phải đóng dấu “Đến” vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển qua mạng).

c) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

Mẫu dấu “Đến” và cách ghi thực hiện theo phụ lục IV Quy chế công tác văn thư của ngành Hải quan được ban hành kèm theo Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ ngày 14 tháng 4 năm 2017 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.

4. Đăng ký văn bản đến

a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ

- Lập sổ đăng ký văn bản đến (tùy theo số lượng văn bản đến của đơn vị nhiều hay ít, Thủ trưởng đơn vị quyết định lập các sổ đăng ký cho phù hợp).

- Văn bản đến phải được đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

- Văn bản mật đến được đăng ký vào sổ riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì máy vi tính đó không được kết nối mạng.

Việc đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục V của Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ.

b) Đăng ký văn bản đến bằng hệ thống quản lý điều hành qua mạng

Việc đăng ký văn bản đến vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng được thực hiện theo hướng dẫn, chỉ đạo của Tổng cục Hải quan.

Điều 19. Trình và chuyển giao văn bản đến

1. Trình văn bản đến

- Văn bản đến phải được văn thư kịp thời trình cho Cục trưởng, Thủ trưởng đơn vị phê duyệt, chỉ đạo thực hiện.

- Căn cứ vào nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc của đơn vị, kế hoạch công tác, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết); xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì và những đơn vị hoặc cá nhân tham gia, phối hợp giải quyết.

- Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để thực hiện các bước tiếp theo.

Trường hợp văn bản đến được xử lý trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng, văn thư căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền, nhập các thông tin, mã, dữ liệu chính của văn bản theo các tiêu chí của hệ thống; quét và gắn kèm nội dung văn bản; phân luồng xử lý tới đúng địa chỉ đã duyệt.

2. Chuyển giao văn bản đến

a) Văn bản đến được văn thư chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến phê duyệt của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký tên vào sổ chuyển giao văn bản và ghi rõ thời gian nhận văn bản.

b) Văn thư Cục mở “Sổ chuyển giao văn bản đến” theo mẫu sổ tại phụ lục VI ban hành kèm theo Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ Các đơn vị thuộc, trực thuộc có thể sử dụng Sổ đăng ký văn bản đến để theo dõi việc chuyển giao văn bản đến (người nhận ghi thời gian nhận và ký tên vào cột ký nhận).

Điều 20. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Sau khi nhận được văn bản đến; đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của người phê duyệt, theo thời hạn yêu cầu của văn bản, theo Quy chế làm việc hiện hành của Cục và theo quy định của pháp luật. Đối với những văn bản khẩn, phải ưu tiên tập trung xử lý trong thời gian ngắn nhất.

2. Tại Cục, việc theo dõi giải quyết văn bản đến theo chỉ đạo của Lãnh đạo Cục được thực hiện theo Quy chế làm việc hiện hành của Cục.

Văn thư Cục có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đã được giải quyết, văn bản đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Lãnh đạo Văn phòng. Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm theo dõi, cập nhật kết quả xử lý những văn bản đến trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng và đôn đốc các đơn vị xử lý đúng thời hạn.

3. Tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục, Thủ trưởng đơn vị giao cho công chức tổng hợp hoặc văn thư theo dõi, đôn đốc, tổng hợp việc giải quyết văn bản đến.

4. Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

Điều 21. Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản do Cục, các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục ban hành (gọi chung là văn bản đi) được thực hiện theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 22. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản

1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, văn thư phải kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để Lãnh đạo Văn phòng yêu cầu Lãnh đạo đơn vị soạn thảo văn bản chỉnh sửa lại theo quy định tại Điều 13 của Quy chế này.

2. Ghi số và ngày, tháng văn bản

a) Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi đều được ghi số theo hệ thống số chung do văn thư thống nhất quản lý theo các loại sổ được quy định tại Điều 23 của Quy chế này (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).

Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 9 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

b) Ghi ngày, tháng văn bản

Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư 01/2011/TT-BNV.

c) Ghi địa danh văn bản

Thống nhất việc ghi địa danh trên các văn bản hành chính như sau:

- Văn bản của Cục và các đơn vị cấp phòng thuộc Cục: ghi “Đồng Tháp”.

- Văn bản của Chi cục Hải quan cửa khẩu Cảng: ghi địa danh nơi đặt trụ sở.

- Văn bản của Chi cục Hải quan cửa khẩu Thường Phước, Chi cục Hải quan Sở Thượng: ghi “Hồng Ngự”.

- Văn bản của Đội Kiểm soát Hải quan: ghi “TX. Hồng Ngự”.

- Văn bản của Chi cục Hải quan cửa khẩu Dinh Bà, Chi cục Hải quan Thông Bình: ghi “Tân Hồng”.

Điều 23. Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng.

1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ

a) Lập sổ đăng ký văn bản đi

- Tại Cục mở 04 loại sổ:

+ Sổ đăng ký văn bản đi dùng cho loại văn bản đi là quyết định.

+ Sổ theo dõi cấp giấy đi đường.

+ Sổ đăng ký văn bản đi dùng cho tất cả các loại văn bản hành chính còn lại (trừ giấy giới thiệu, giấy đi đường).

+ Sổ đăng ký văn bản mật đi (dùng cho cả công văn và quyết định).

Việc cấp giấy giới thiệu, văn thư không phải mở sổ theo dõi mà ghi số trực tiếp vào tờ lưu tại cuốn.

- Tại các đơn vị thuộc, trực thuộc mở 02 loại sổ:

+ Sổ đăng ký văn bản đi dùng cho văn bản thường.

+ Sổ đăng ký văn bản mật đi.

Việc cấp giấy giới thiệu, văn thư không phải mở sổ theo dõi mà ghi số trực tiếp vào tờ lưu tại cuốn.

b) Đăng ký văn bản đi

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục VIII của Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ.

2. Đăng ký văn bản đi vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng

Việc xây dựng hệ thống quản lý điều hành qua mạng được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này; việc đăng ký văn bản đi vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng được thực hiện theo hướng dẫn của Tổng cục Hải quan.

Điều 24. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, độ mật

1. Nhân bản

- Văn bản đi được nhân bản đúng số lượng quy định.

- Đối với các văn bản có phụ lục hoặc tài liệu kèm theo, văn bản mật, đơn vị chủ trì tham mưu soạn thảo phải phối hợp với văn thư thực hiện và kiểm soát việc nhân bản.

- Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 của Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ.

2. Đóng dấu cơ quan

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ tươi.

- Các phụ lục kèm theo văn bản chính phải được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục.

- Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan.

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu đóng không quá 05 trang/tờ văn bản.

3. Đóng dấu độ khẩn, mật

- Việc đóng dấu cơ quan và các dấu chỉ mức độ khẩn trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 của Thông tư 01/2011/TT-BNV.

- Việc đóng dấu các độ mật (Mật, Tối mật, Tuyệt mật) và dấu “Tài liệu thu hồi” được khắc sẵn theo quy định tại Khoản 3, Khoản 4, Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT/BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an.

- Vị trí đóng dấu mức độ mật, độ khẩn và dấu phạm vi lưu hành (Trả lại sau khi họp, Xem xong trả lại, Lưu hành nội bộ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Điều 25. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi

1. Làm thủ tục phát hành văn bản

a) Lựa chọn bì

Tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp. Kích thước của bì phải lớn hơn kích thước của văn bản khi được đưa vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể đưa vào bì một cách dễ dàng.

Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80 gram/m² trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 3, Điều 7 Thông tư số 33/2002/NĐ-CP Bảo vệ bí mật nhà nước">33/2015/TT-BCA.

b) Vào bì và dán bì

Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản đưa vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có dấu vào bên trong để tránh nhòe dấu; Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản.

c) Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì.

Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 4, Điều 16 Thông tư số 33/2002/NĐ-CP Bảo vệ bí mật nhà nước">33/2015/TT-BCA.

2. Chuyển phát văn bản đi

a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan

- Tại Cục, việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư, giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân qua sổ chuyển giao riêng (mẫu số và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục IX của Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ); người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

- Tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục sử dụng số đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản (người nhận văn bản ký nhận vào cột 6 - đơn vị, người nhận).

b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác bên ngoài

Tất cả văn bản đi do văn thư chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.

c) Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục X của Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ) Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).

d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua hệ thống quản lý điều hành qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

đ) Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ.

Việc chuyển phát văn bản mật qua hệ thống máy mã thoại của cơ yếu được thực hiện theo Quy chế quản lý, sử dụng máy mã thoại - fax của Cục ban hành kèm theo Quyết định số 45/QĐ-HQĐT ngày 26 tháng 8 năm 2013.

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Công chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

a) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.

b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ,...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải kịp thời báo cáo Chánh văn phòng xem xét, giải quyết.

4. Sửa đổi, thay thế và đính chính văn bản đi

Văn bản đi đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của đơn vị ban hành văn bản.

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của đơn vị ban hành văn bản.

Điều 26. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản: 01 bản gốc (có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền) lưu tại văn thư; 01 bản chính (có chữ ký photo, đóng dấu đỏ của cơ quan) lưu trong hồ sơ công việc.

2. Bản gốc lưu tại văn thư phải đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

3. Công chức văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi bản lưu và định kỳ giao nộp vào lưu trữ Cục. Cá nhân, đơn vị có yêu cầu sử dụng bản lưu phải có phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu theo Quy chế công tác lưu trữ của Cục.

4. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Mục 3. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN (LƯU TRỮ CỤC)

Điều 27. Nội dung, yêu cầu và trình tự lập hồ sơ

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc

a) Mở hồ sơ

Căn cứ danh mục hồ sơ do Cục ban hành hàng năm và nhiệm vụ được giao, công chức chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề lên bìa hồ sơ. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình, từng công chức đưa các văn bản có liên quan được hình thành vào hồ sơ.

b) Thu thập văn bản vào hồ sơ

- Công chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập; cập nhật đầy đủ văn bản, tài liệu, giấy tờ có liên quan được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ.

- Những văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự. Tùy đặc điểm của công việc mà lựa chọn cách sắp xếp phù hợp (chủ yếu lựa chọn theo trình tự thời gian và diễn biến giải quyết công việc).

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ kết thúc. Công chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu không cần để trong hồ sơ.

- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, công chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

2. Yêu cầu đối với mỗi loại hồ sơ

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Cục, của đơn vị.

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

d) Đối với hồ sơ sổ sách các loại thì mỗi quyển sổ được xem như một văn bản trong một hồ sơ và được đánh số thứ tự cho các quyển sổ. Đối với hồ sơ xử lý vi phạm hành chính, hình sự: Mỗi vụ vi phạm lập 01 hồ sơ.

Điều 28. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Cục

1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan

a) Các đơn vị và cá nhân phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu được lập trong quá trình giải quyết công việc, có giá trị lưu trữ vào lưu trữ Cục theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này.

b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục và có văn bản báo cáo Cục để xin ý kiến. Thời hạn xin giữ lại không được quá hai năm (02 năm).

c) Cá nhân trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho Lãnh đạo đơn vị hoặc người kế nhiệm; không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan khác.

2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ Cục

a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản.

3. Thủ tục giao nộp

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu; đơn vị, công chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ Cục và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.

Điều 29. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Cục

1. Lãnh đạo Văn phòng có nhiệm vụ:

a) Tham mưu Cục trưởng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thuộc và trực thuộc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Cục.

b) Tổ chức thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc, trực thuộc vào lưu trữ Cục.

2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc lập, cập nhật danh mục hồ sơ công việc, nhiệm vụ công tác mà đơn vị dự kiến triển khai trong năm để tạo lập danh mục hồ sơ; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ Cục.

3. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi công chức đều phải lập hồ sơ về công việc đó; hoàn tất hồ sơ đến khi công việc kết thúc, thống kê văn bản có trong hồ sơ, bàn giao cho văn thư đơn vị.

4. Trách nhiệm của công chức văn thư tại các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục ở giai đoạn hiện hành

a) Tập hợp danh mục hồ sơ dự kiến của đơn vị trong năm và gửi về lưu trữ Cục trước ngày 15 tháng 02 hàng năm; theo dõi các hồ sơ theo danh mục của đơn vị mình.

b) Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành (khi chưa nộp cho lưu trữ Cục); thống kê danh mục hồ sơ thực tế đã hình thành trong năm của đơn vị.

c) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ hiện hành và chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Cục theo quy định.

Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 30. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về việc quản lý, sử dụng con dấu của Cục. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Cục chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị.

2. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu

3. Con dấu hành chính của Cục và các đơn vị trực thuộc Cục phải được giao bằng quyết định cho công chức văn thư quản lý và sử dụng tại cơ quan. Công chức văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Con dấu phải được bảo quản an toàn trong tủ sắt chống cháy hoặc két sắt chống cháy, có khóa đảm bảo tại phòng làm việc của công chức văn thư trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của Cục trưởng và phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng con dấu.

b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

4. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng công chức văn thư phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Thủ trưởng đơn vị phải báo cáo ngay đến cơ quan Công an nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản chứng nhận sự việc; đồng thời báo cáo Cục trưởng.

5. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải kịp thời nộp lại con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

Điều 31. Sử dụng con dấu

1. Công chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản.

2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản được ban hành đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và có chữ ký của người có thẩm quyền.

3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

Điều 32. Sử dụng chứng thư số và thiết bị lưu khóa bí mật

- Việc sử dụng chứng thư số và thiết bị lưu khóa bí mật thực hiện theo Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01 tháng 02 năm 2016 của Bộ Quốc phòng quy định về cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội và Quyết định số 2198/QĐ-BTC ngày 30 tháng 8 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị và quản lý thuê bao chứng thư số tại Bộ Tài chính.

- Thiết bị lưu khóa phải được bảo quản như quản lý vật mang bí mật Nhà nước.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 33. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng các đơn vị cơ sở có trách nhiệm triển khai đến công chức, nhân viên đơn vị mình và tổ chức thực hiện nghiêm nội dung của Quy chế này.

1. Chánh Văn phòng Cục có trách nhiệm:

a) Giúp Cục trưởng chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này; định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm tra công tác văn thư tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục; Kịp thời phát hiện, báo cáo, đề xuất xử lý những trường hợp sai phạm.

b) Đặt dấu, in ấn các loại sổ, mẫu biểu, bì thư,... được quy định tại Quy chế này để cấp phát cho các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục sử dụng.

Điều 34. Khen thưởng và kỷ luật

Các đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong thực hiện công tác văn thư được biểu dương, xét khen thưởng định kỳ, đột xuất; Nếu để xảy ra vi phạm thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý theo quy định.

Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc, Thủ trưởng các đơn vị kịp thời báo cáo về Cục (qua Văn phòng) để được xem xét, hướng dẫn và sửa đổi, bổ sung./.

PHỤ LỤC I

BẢNG VIẾT TẮT TÊN CÁC ĐƠN VỊ
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư của Cục Hải quan Đồng Tháp ban hành theo Quyết định số: 258/QĐ-HQĐT ngày 19 tháng 7 năm 2017)

TT	TÊN ĐƠN VỊ	CHỮ VIẾT TẮT
1	Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp	HQĐT
2	Văn phòng	VP
3	Phòng Tổ chức cán bộ - Thanh tra	TCTTr
4	Phòng Nghiệp vụ	NV
5	Phòng Chống buôn lậu và xử lý vi phạm	CBL&XL
6	Đội Kiểm soát Hải quan	ĐKS
7	Chi cục Hải quan cửa khẩu Cảng Đồng Tháp	HQC
8	Chi cục Hải quan cửa khẩu Thường Phước	HQTP
9	Chi cục Hải quan cửa khẩu Dinh Bà	HQDB
10	Chi cục Hải quan Sở Thượng	HQST
11	Chi cục Hải quan Thông Bình	HQTB

PHỤ LỤC II

MẪU MỘT SỐ VĂN BẢN THÔNG DỤNG
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư của Cục Hải quan Đồng Tháp ban hành theo Quyết định số: 258/QĐ-HQĐT ngày 19 tháng 7 năm 2017)

1. Mẫu trình bày văn bản của Cục Hải quan Đồng Tháp

Mẫu 1.1. Công văn đi gửi đến 01 nơi nhận.

Mẫu 1.2. Công văn đi gửi 02 nơi nhận trở lên.

Mẫu 1.3. Báo cáo.

Mẫu 1.4. Tờ trình.

Mẫu 1.5. Thông báo.

Mẫu 1.6. Quyết định.

2. Mẫu trình bày văn bản của các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan Đồng Tháp

Mẫu 2.1. Quyết định.

Mẫu 2.2. Công văn đi gửi từ 02 nơi nhận trở lên.

Mẫu 2.3. Báo cáo.

Mẫu 2.4. Tờ trình.

Mẫu 1.1

TỔNG CỤC HẢI QUAN (1) CỤC HẢI QUAN ĐỒNG THÁP (2) -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (3) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc (4) ---------------
Số: /HQĐT-………(5) V/v……………………………….(7)	………., ngày tháng năm (6)

Kính gửi:....(8)...

Phần ghi nội dung văn bản (Times New Roman, cỡ chữ 14, in thường, đứng)

...........................................................................................................................................

………………./.

Nơi nhận: (9)

- Như trên;
- Lưu: VT,... (số lượng bản)

(10)

CỤC TRƯỞNG (11)

Nguyễn Văn A (12)

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng).

(2) Tên cơ quan ban hành văn bản (chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, in đậm).

(3) Quốc hiệu (chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, in đậm).

(4) Tiêu ngữ (chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, in đậm).

(5) Số, ký hiệu của văn bản (từ “Số” bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng).

(6) Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản (chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng).

(7) Trích yếu nội dung văn bản (chữ in thường, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản).

(8) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản (chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng).

(9) Từ “Nơi nhận” (chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, in đậm).

(10) Nơi nhận cụ thể (chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng).

(11) Quyền hạn, chức vụ của người ký (chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, in đậm).

(12) Họ và tên của người ký văn bản (chữ in hoa, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, in đậm).

Mẫu 1.2

TỔNG CỤC HẢI QUAN (1) CỤC HẢI QUAN ĐỒNG THÁP (2) -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (3) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc (4) ---------------
Số: /HQĐT-………(5) V/v……………………………….(7)	………., ngày tháng năm (6)

Kính gửi: (8)

- ……………………………………..;
- ……………………………………..

Phần ghi nội dung văn bản (Times New Roman, cỡ chữ 14, in thường, đứng)

...........................................................................................................................................

........................................................................................................................................ ./.

Nơi nhận: (9)

- Như trên;
- Lưu: VT,... (số lượng bản)

(10)

CỤC TRƯỞNG
PHÓ CỤC TRƯỞNG

(11)

Nguyễn Văn A (12)