Quyết định 2757/QĐ-UBND

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NINH

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 29 tháng 11 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số Điều của Luật Công chứng;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở T­ư pháp tại văn bản số 2518/STP-TCCB ngày 19 tháng 8 năm 2009,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3. Các ông, bà: Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở: Tư­ pháp, Nội vụ, Tài chính, Kế hoạch & Đầu tư; Cục trư­ởng Cục Thuế tỉnh, Thủ trư­ởng các ngành liên quan và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện thị xã, thành phố thuộc tỉnh căn cứ Quyết định thi hành./.

ĐỀ ÁN

PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TẠI TỈNH QUẢNG NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 2757/QĐ-UBND ngày 09/9/2009 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh)

PHẦN I

ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH, CƠ SỞ PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN THÀNH LẬP CÁC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

I. Đặc điểm tình hình sự cần thiết cầu thực tế xây dựng án thành lập Văn Phòng công chứng

Tỉnh Quảng Ninh có vị trí địa lý khu vực Đông bắc của Tổ quốc, nằm trong vùng tam giác phát triển kinh tế Hà Nội–Hải Phòng–Quảng Ninh, phía Bắc giáp với Trung Quốc, phía đông giáp Vịnh Bắc Bộ cửa ngõ ra biển Đông, diện tích rộng, chiều dài khoảng 300 km, địa hình miền núi, trung du, ven biển; có hệ thống cảng biển, cảng thủy nội địa thuận lợi cho việc xuất nhập hàng hóa, có cửa khẩu Quốc tế Móng Cái và hai cửa khẩu quốc gia Hoành Mô và Bắc Phong Sinh, hệ thống đường bộ, đường sắt, đường thủy, khu vực tập trung tài nguyên khoáng sản than..., là điều kiện thuận lợi phát triển các hoạt động thương mại, du lịch, công nghiệp khai thác chế biến than và sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp... Vừa qua, Thủ tướng Chính phủ đã ký quyết định số 34/2009/QĐ-TTg ngày 02/3/2009 phê duyệt quy hoạch phát triển vành đai kinh tế ven biển Vịnh bắc bộ đến năm 2020, trong đó tỉnh Quảng Ninh được xác định là hạt nhân cầu nối với các tỉnh thành trong khu vực và nước bạn Trung Quốc. Đây là điều kiện thuận lợi, để Quảng Ninh có điều kiện để phát triển nền kinh tế đa ngành, đa lĩnh vực. Với dân số khoảng 1,1 triệu ng­ười, nhu cầu thực hiện các giao dịch dân sự, th­ương mại, kinh tế...trên địa bàn tỉnh ngày càng gia tăng. Điều đó tất yếu dẫn đến nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của các tổ chức, công dân trên địa bàn của tỉnh ngày càng tăng cao. Theo số liệu thống kê, từ năm 2004 đến nay, trung bình l­ượng việc công chứng năm sau cao hơn năm tr­ước từ 15% đến 20%. Đặc biệt năm 2007, số lượng hợp đồng, giao dịch về bất động sản tại Quảng Ninh tăng 33% so với năm 2006. Bên cạnh sự gia tăng về số lượng yêu cầu công chứng, tính đa dạng, phức tạp và yếu tố mới trong các hợp đồng, giao dịch cũng phát sinh nhiều với các địa phương, nên áp lực đối với hoạt động công chứng càng gia tăng, đòi hỏi cơ quan quản lý Nhà n­ước cũng nh­ư tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên phải có sự đầu t­ư nhiều và sâu hơn cho hoạt động này.

Bên cạnh đó, từ giữa năm 2007, việc thực hiện quy định về xóa địa hạt công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản của Luật Công chứng tại tỉnh trong thời gian qua cho thấy có sự thay đổi về phân bổ nhu cầu công chứng. Yêu cầu công chứng có xu h­ướng tập trung nhiều vào các khu vực đông dân, có nhiều tổ chức kinh doanh các ngành nghề nh­ư tài chính - ngân hàng, bất động sản, luật s­ư... (tại các trung tâm thành phố Hạ Long, thị xã Cẩm Phả) và những khu vực có tốc độ đô thị hóa cao (như­ khu vực thành phố Móng Cái...). Tình hình này đặt ra cho cơ quan quản lý Nhà n­ước các yêu cầu mới trong công tác quản lý và định h­ướng hoạt động công chứng, bảo đảm đáp ứng đ­ược yêu cầu công chứng của các khu vực có yêu cầu cao, như­ng đồng thời có sự quan tâm phù hợp đến phục vụ ng­ười dân và phát triển hoạt động công chứng ở vùng sâu, vùng xa, vùng đồng bào dân tộc thiểu số trên địa bàn tỉnh.

Để thực hiện các quy định pháp luật, thực hiện chủ tr­ương xã hội hóa hoạt động công chứng nói riêng và các hoạt động tư pháp nói chung theo tinh thần Nghị quyết số 49/NQ-TW ngày 02/6/2005 của Bộ Chính trị về chiến l­ược Cải cách t­ư pháp đến năm 2020, đồng thời nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu công chứng trên phạm vi của tỉnh phù hợp với Luật công chứng và các văn bản pháp luật hiện hành, đáp ứng đ­ược yêu cầu công chứng đối với các tổ chức, cá nhân, nhằm phục vụ hiệu quả cho tiến trình phát triển kinh tế của tỉnh, giữ vững an ninh chính trị trật tự và an toàn xã hội, Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng là căn cứ pháp lý để tỉnh Quảng Ninh triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ này.

Đề án xác định rõ mục tiêu, nguyên tắc và định h­ướng phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, phải quy định về lộ trình và mạng lưới với những b­ước đi, những giải pháp khả thi, phù hợp với sự phát triển kinh tế - xã hội trong từng giai đoạn.

II. Cơ sở pháp lý của việc xây dựng Đề án

1. Luật Công chứng đ­uợc Quốc hội n­ước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2006, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2007.

Điểm a khoản 5 Điều 11 Luật Công chứng quy định Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ­ương thực hiện việc quản lý nhà n­ước về công chứng tại địa ph­ương và có các nhiệm vụ, quyền hạn thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa ph­ương để đáp ứng nhu cầu công chứng của tổ chức và cá nhân.

2. Khoản 1 và 4 Điều 2 Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết và h­ướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng quy định: Sở Tư­ pháp xây dựng Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại địa ph­ương trình Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ­ương phê duyệt.

PHẦN II

MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TẠI TỈNH QUẢNG NINH

I. Mục tiêu

1. Phát triển tổ chức hành nghề công chứng theo một mạng l­ưới gắn kết với địa bàn dân ­cư trên của tỉnh nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu công chứng của tổ chức cá nhân và thực hiện quy định pháp luật về công chứng, đảm bảo và tăng c­ường an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, phục vụ có hiệu quả cho quá trình xây dựng và phát triển của tỉnh nhà .

2. Phát triển tổ chức hành nghề công chứng phải đi đôi với tăng cư­ờng hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà n­ước đối với hoạt động công chứng. Việc xã hội hóa hoạt động công chứng là một hoạt động đặc biệt, gắn liền với quyền lực nhà n­ước phải có b­ước đi vững chắc phù hợp, theo quy hoạch và lộ trình cụ thể nhằm bảo đảm cho sự phát triển hoạt động công chứng trên địa bàn của tỉnh đạt hiệu quả cao, đúng với chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà n­ước và định hướng phát triển chung của tỉnh.

II . Nguyên tắc phát triển tổ chức hành nghề công chứng

1. Phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn của tỉnh theo quy hoạch và lộ trình phù hợp với từng khu vực dân c­ư và từng giai đoạn.

2. Phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại các khu vực có yêu cầu công chứng cao.

3. Nhà n­ước bảo đảm đáp ứng yêu cầu công chứng tại các khu vực có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn đồng thời có biện pháp khuyến khích xã hội hóa hoạt động công chứng tại các khu vực này.

4. Ưu tiên phát triển Văn phòng công chứng có đội ngũ nhân sự hành nghề, am hiểu về pháp luật, có cơ sở vật chất thuận lợi cho việc tiếp dân và bảo đảm l­ưu trữ tốt hồ sơ công chứng, áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng.

PHẦN III

NỘI DUNG ĐỀ ÁN

I. Quy hoạch phát triển mạng l­ưới tổ chức hành nghề công chứng

1. Định h­ướng chung về phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh Quảng Ninh

Tập trung hoàn thiện, nâng cao chất lư­ợng hoạt động của các Phòng Công chứng hiện có. Trong giai đoạn đầu thực hiện Đề án (2009 - 2010), có thể thành lập thêm Chi nhánh Phòng Công chứng tại các khu vực chư­a có Văn phòng công chứng để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân. Trong các giai đoạn sau (từ năm 2010, ổn định số l­ượng và nâng cao chất lư­ợng công chứng tại các Phòng Công chứng, tiến tới chuyển đổi, xã hội hóa các Phòng Công chứng).

Phát triển Văn phòng công chứng theo các khu vực có yêu cầu công chứng cao và có điều kiện thuận lợi để thực hiện xã hội hóa hoạt động công chứng, đồng thời có các biện pháp khuyến khích phát triển Văn phòng công chứng tại các khu vực có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn. Phát triển của Văn phòng công chứng theo quy hoạch và lộ trình của tỉnh, xây dựng một mạng lư­ới tổ chức hành nghề công chứng gắn với địa bàn dân cư­ để phục vụ dân một cách tiện lợi, kịp thời.

2. Quy hoạch mạng lưới phát triển tổ chức hành nghề công chứng theo khu vực.

Để thực hiện đ­ược các mục tiêu và nguyên tắc phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã nêu ở trên, quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng đ­ược xây dựng trên các cơ sở: diện tích và phân bố dân cư­, phân bố các ngành nghề kinh doanh có yêu cầu công chứng cao (tài chính - ngân hàng, bất động sản, luật s­ư), dự báo về tốc độ phát triển và nhu cầu công chứng của từng khu vực.

3. Lộ trình phát triển tổ chức hành nghề công chứng.

Căn cứ vào nhu cầu công chứng và yêu cầu quản lý Nhà nư­ớc về hoạt động công chứng, việc phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại Quảng Ninh thực hiện theo lộ trình 03 giai đoạn nh­ư sau:

a) Giai đoạn 1 (từ năm 2008 đến đầu năm 2010)

Tập trung khảo sát xây dựng và hoàn chỉnh quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng; phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại các khu vực có yêu cầu công chứng cao để đáp ứng nhu cầu của ng­ười dân, đồng thời có biện pháp khuyến khích phù hợp để xây dựng nền tảng cho việc xã hội hóa hoạt động công chứng tại các khu vực có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn.

b) Giai đoạn 2 (từ cuối năm 2010 đến năm 2015).

- Khu vực thành phố Hạ Long:

+ Đối với Phòng Công chứng: giữ nguyên số lư­ợng 01 Phòng Công chứng hiện có (phòng Công chứng số 1), nâng cao chất lư­ợng công chứng và điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ tốt nhu cầu về công chứng của nhân dân.

+ Đối với Văn Phòng Công chứng, cho phép thành lập 03 Văn phòng công chứng; cụ thể là quý I/2010: cho phép thành lập 01 Văn phòng công chứng, (để rút kinh nghiệm thực hiện quản lý Nhà nước về hoạt động công chứng); đến quý IV năm 2010 cho phép thành lập 01 Văn phòng công chứng và đến năm 2013 cho phép thành lập 01 Văn phòng Công chứng;

+ Từ năm 2015 trở đi tuỳ theo tình hình cụ thể về tốc độ phát triển công chứng, Sở Tư pháp trình Uỷ ban nhân dân tỉnh bổ sung đề án để tiếp tục thành lập Văn phòng công chứng.

- Khu vực Thị xã Cẩm phả, huyện Vân Đồn và huyện đảo Cô Tô:

+ Cho phép thành lập 03 Văn Phòng công chứng cụ thể: năm 2011, thành lập 01 Văn phòng công chứng tại thị xã Cẩm Phả; năm 2013 thành lập 01 Văn Phòng Công chứng tại huyện Vân Đồn; năm 2014 cho phép thành lập 01 Văn Phòng Công chứng tại huyện Cô Tô.

Từ năm 2015 trở đi căn cứ nhu cầu nhu công chứng tại khu vực này Sở Tư pháp khảo sát đánh giá và báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh để thành lập Văn Phòng công chứng.

- Khu vực huyện Tiên Yên, huyện Ba Chẽ và huyện Đầm Hà:

+ Cho phép thành lập 01 Văn Phòng công chứng tại thị trấn huyện Tiên Yên vào năm 2012; năm 2013 cho phép thành lập 01 Văn Phòng công chứng tại huyện Đầm Hà; năm 2014, cho phép thành lập 01 Văn Phòng công chứng tại huyện Ba Chẽ.

Từ năm 2015 Sở Tư pháp khảo sát nhu cầu Công chứng có thể thành lập 01 Văn phòng Công chứng huyện Đầm Hà.

- Khu vực huyện Hải Hà và thành phố Móng Cái:

+ Đối với Phòng Công chứng: giữ nguyên Phòng Công chứng hiện có (Phòng Công chứng số 02), nâng cao chất lư­ợng hoạt động công chứng tăng cường các điều kiện về cơ sở vật chất trụ sở Phòng Công chứng số 02.

+ Năm 2012 cho phép thành lập 01 Văn phòng công chứng, tại huyện Hải Hà; năm 2014 thành lập 01 Văn Phòng công chứng tại thành phố Móng Cái.

- Khu vực Thị xã Uông Bí, huyện Yên Hưng và huyện Đông Triều:

+ Năm 2010 Sở Tư pháp trình Uỷ ban nhân dân tỉnh thành lập phòng Công chứng số 3 tại Thị xã Uông Bí và cho phép thành lập 01 Văn Phòng Công chứng.

+ Năm 2012 cho phép thành lập 01 Văn phòng Công chứng tại các huyên Đông Triều; năm 2013 cho phép thành lập 01 Văn Phòng công chứng tại huyện Yên Hưng và đến năm 2014 cho phép thành lập 01 Văn phòng công chứng tại huyện Hoành Bồ.

Từ năm 2015 trở đi Sở Tư pháp khảo sát đánh giá nhu cầu hoạt động Công chứng báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh thành lập Văn phòng công chứng.

Như vậy việc thành lập các Văn Phòng công chứng trên địa bàn của tỉnh giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2015 có 16 tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn của tỉnh (trong đó có 3 phòng công chứng Nhà nước).

c) Giai đoạn 3 (từ năm 2016 - 2020).

Sở Tư pháp tổng hợp tình hình dự báo nhu cầu hoạt động công chứng trên phạm vi từng khu vực, phối hợp các cơ quan hữu quan báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định thành lập các Văn phòng công chứng tiếp theo.

II. Thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

Việc thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng đ­ược thực hiện theo quy định pháp luật. Hoạt động của Văn phòng công chứng phải tuân thủ đúng các quy định pháp luật, bảo đảm điều kiện về cơ sở vật chất, an toàn pháp lý trong thực hiện yêu cầu công chứng của ng­ười dân và an ninh trật tự xã hội.

1. Trụ sở Văn phòng công chứng và l­ưu trữ hồ sơ tại Văn phòng công chứng:

a) Văn phòng công chứng phải có trụ sở riêng với địa chỉ cụ thể và bảo đảm về diện tích làm việc cho công chứng viên, nhân viên, bảo đảm điều kiện cho việc tiếp dân và giải quyết hồ sơ của ng­ười yêu cầu công chứng, l­ưu trữ hồ sơ công chứng, bảo đảm phòng cháy, chữa cháy, trật tự giao thông đ­ường bộ và trật tự đô thị theo quy định pháp luật;

b) Việc l­ưu trữ hồ sơ tại Văn phòng công chứng phải do ng­ười đã đ­ược đào tạo chuyên môn về công tác lưu trữ thực hiện.

2. Thành lập Văn phòng công chứng:

a) Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải nộp hai bộ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tại Sở T­ư pháp.

Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm có:

- Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng;

- Bản sao quyết định bổ nhiệm và thẻ công chứng viên của công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng;

- Đề án thành lập Văn phòng công chứng.

Đề án thành lập Văn phòng công chứng phải nêu rõ các vấn đề sau:

(1) Sự cần thiết thành lập Văn phòng công chứng: chứng minh đ­ược sự cần thiết thành lập Văn phòng công chứng tại khu vực dự kiến đặt trụ sở Văn phòng công chứng, chứng minh khả năng đáp ứng nhu cầu công chứng của Văn phòng công chứng đối với khu vực đó và các khu vực lân cận.

(2) Về tổ chức và nhân sự của Văn phòng công chứng, nêu rõ các nội dung sau:

+ Loại hình Văn phòng công chứng;

+ Tên, số và quyết định bổ nhiệm công chứng viên, số thẻ và ngày cấp thẻ công chứng viên của công chứng viên thành lập;

+ Dự kiến kế hoạch chấm dứt hành nghề luật s­ư của công chứng viên thành lập và các công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng (đối với Công chứng viên là luật s­ư);

+ Các thành viên góp vốn, phần vốn góp và tiến độ góp vốn (đối với công ty hợp danh);

+ Dự kiến tên gọi và tên giao dịch của Văn Phòng công chứng;

+ Dự kiến nhân sự của Văn Phòng công chứng, nêu rõ số lư­ợng, trình độ và kinh nghiệm của công chứng viên, nhân viên l­ưu trữ và các nhân viên khác;

+ Các dự kiến khác về tổ chức và nhân sự.

(3) Về cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng, cần nêu rõ các nội dung sau:

+ Trụ sở: dự kiến địa điểm đặt trụ sở, tổng diện tích (nếu sử dụng một phần nhà riêng phải nêu rõ diện tích và vị trí của phần diện tích mà Văn phòng công chứng sử dụng), các diện tích dự kiến sử dụng để tiếp dân, làm việc, l­ưu trữ, nơi để xe của khách và của nhân viên Văn phòng, điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự, an toàn giao thông;

+ Điều kiện và ph­ương h­ướng áp dụng công nghệ thông tin;

+ Cơ sở vật chất khác.

(4) Kế hoạch triển khai hoạt động của Văn phòng công chứng:

+ Tiến độ thực hiện các dự kiến về tổ chức, nhân sự và cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng;

+ Tiến độ và các kế hoạch các Văn phòng công chứng vào hoạt động;

+ Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng;

+ Điều kiện l­ưu trữ, kế hoạch thực hiện việc l­ưu trữ và quy trình lư­u trữ hồ sơ;

+ Các vấn đề khác liên quan đến việc triển khai hoạt động của Văn phòng công chứng.

b) Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải do công chứng viên thành lập ký tên. Đối với Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình Công ty hợp danh thì tất cả các công chứng viên thành lập đều phải ký tên trong đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng (hoặc một trong các công chứng viên thành lập) trực tiếp nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tại Sở Tư­ pháp. Trong trư­ờng hợp ủy quyền cho ngư­ời khác nộp thay phải có ủy quyền bằng văn bản theo quy định của pháp luật.

c) Trong thời hạn hai mư­ơi ngày từ ngày nhận đ­ược văn bản tham m­ưu của Giám đốc Sở Tư­ pháp và hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập hoặc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng bằng văn bản.

d) Sở T­ư pháp giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh :

- H­ướng dẫn thủ tục thành lập Văn phòng công chứng;

- Tiếp nhận, xem xét, kiểm tra hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo quy định;

- Tham m­ưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh việc cho phép thành lập hoặc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng trên cơ sở xem xét đánh giá hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng phù hợp với các quy định pháp luật và Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên phạm vi của tỉnh. Thời hạn xem xét đề xuất cho Uỷ ban nhân dân tỉnh là mư­ời ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng;

- Trao quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng cho công chứng viên thành lập;

- L­ưu trữ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

3. Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng:

a) Trong thời hạn chín m­ươi ngày, kể từ ngày nhận đư­ợc quyết định cho phép thành lập, công chứng viên thành lập (hoặc một trong các công chứng viên thành lập) Văn phòng công chứng phải nộp một bộ hồ sơ đăng ký hoạt động tại Sở Tư­ pháp. Trong tr­ường hợp ủy quyền cho ng­ười khác nộp thay phải có ủy quyền bằng văn bản theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng gồm có:

- Đơn đề nghị đăng ký hoạt động do công chứng viên thành lập (hoặc các công chứng viên thành lập) ký tên;

- Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng;

- Hợp đồng ký quỹ;

- Các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật và giấy tờ chứng minh các điều kiện hoạt động đã nêu trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng.

b) Theo quy định tại khoản 7 Điều 32 Luật Công chứng thì Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình. Tuy nhiên, hiện nay ch­ưa có quy định cụ thể về việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên nh­ư mức mua bảo hiểm tối thiểu, thời điểm mua bảo hiểm... Do đó, trong thời gian chờ quy định của cơ quan có thẩm quyền, để bảo đảm nghĩa vụ bồi th­ường thiệt hại có thể xảy ra do lỗi của công chứng viên, bảo vệ quyền lợi của ngư­ời dân khi yêu cầu công chứng và tăng cường an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch đ­ược công chứng, Văn phòng công chứng phải ký quỹ tại một ngân hàng tr­ước khi đăng ký hoạt động.

Số tiền ký quỹ tối thiểu là 100.000.000 đồng (một trăm triệu đồng) đối với một công chứng viên và phải đư­ợc duy trì trong suốt thời gian hoạt động của công chứng viên tại Văn phòng công chứng. Việc ký quỹ này sẽ đư­ợc hủy bỏ khi có quy định của cơ quan có thẩm quyền về việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên.

Tiền ký quỹ chỉ đ­ược rút để sử dụng vào mục đích bồi thư­ờng thiệt hại do lỗi mà công chứng viên của Văn phòng công chứng gây ra cho ng­ười yêu cầu công chứng.

c) Sở T­ư pháp thực hiện việc đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo quy định, có trách nhiệm, quyền hạn:

- Hư­ớng dẫn Văn phòng công chứng lập hồ sơ đăng ký hoạt động theo quy định;

- Yêu cầu ngân hàng nơi Văn phòng công chứng ký quỹ phong tỏa tài khoản ký quỹ để bảo đảm trách nhiệm bồi thư­ờng thiệt hại theo quy định;

- Trên cơ sở quy định pháp luật và Đề án thành lập Văn phòng công chứng, kiểm tra các điều kiện về trụ sở, cơ sở vật chất, l­ưu trữ và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật trư­ớc khi thực hiện việc đăng ký.

4. Lĩnh vực hành nghề của tổ chức hành nghề công chứng:

Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc công chứng, lư­u giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng, soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến việc công chứng.

5. Lệ phí đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng:

Khi đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải nộp lệ phí đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.

6. Phí công chứng:

Phí Công chứng đối với các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng) thu phí công chứng theo mức thu lệ phí công chứng quy định tại Thông tư liên tịch số 92/2008/TTLT/BTC-BTP ngày 17 tháng 10 năm 2008 của Bộ Tài chính và Bộ Tư­ pháp về hư­ớng dẫn chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực.

7. Chế độ tài chính của các tổ chức hành nghề công chứng:

a) Phòng Công chứng là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư­ pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Chế độ tài chính của Phòng Công chứng thực hiện theo quy định pháp luật về đơn vị sự nghiệp và các quy định khác có liên quan;

b) Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập đ­ược tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư­ nhân. Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập đ­ược tổ chức và hoạt động theo loại hình Công ty hợp danh.

Văn phòng công chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

c) Các tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định pháp luật.

8. Điều kiện và tiêu chuẩn thành lập Văn phòng công chứng:

Công chứng viên khi đăng ký thành lập Văn Phòng công chứng: Công chứng viên phải là người có phẩm chất đạo đức tốt, trung thành tận tuỵ tinh thần phục vụ nhân dân và không thuộc các đối tượng: trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự; đã bị kết án mà chưa được xoá án tích về tội phạm do vô ý; đã bị kết án về tội phạm do cố ý; hoặc đang trong thời gian bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính; bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự; là cán bộ công chức, viên chức bị kỷ luật hình thức buộc thôi việc; bị thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư do bị xử lý kỷ luật bằng hình thức xoá tên khỏi danh sách của Đoàn Luật sư, bị tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư.

PHẦN IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của Sở Tư­ pháp.

a) Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh Quảng Ninh;

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh Quảng Ninh;

c) Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh đôn đốc thực hiện Đề án; tổng hợp và báo cáo ủy ban nhân dân tỉnh kết quả việc thực hiện Đề án; tham m­ưu, đề xuất Uỷ ban nhân dân tỉnh điều chỉnh, bổ sung Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn của tỉnh;

d) Sơ kết, tổng kết việc thực hiện Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh Quảng Ninh trong từng giai đoạn;

đ) Tham m­ưu cho Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản quy phạm pháp luật để triển khai thực hiện Luật Công chứng và Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh Quảng Ninh;

e) Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nư­ớc về hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh, có nhiệm vụ, quyền hạn:

- Chủ trì việc tham m­ưu, đề xuất ủy ban nhân dân tỉnh các biện pháp hỗ trợ, phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, các biện pháp bảo đảm cơ sở vật chất và ph­ương tiện làm việc ban đầu cho Phòng Công chứng;

- Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện tổng hợp tình hình và thống kê về công chứng trình Bộ Tư pháp;

- Thực hiện việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng;

- Đẩy mạnh, tăng cư­ờng công tác kiểm tra, thanh tra theo định kỳ và đột xuất, công tác xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về tổ chức, hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định hoặc theo ủy quyền;

- Yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng báo cáo tình hình tổ chức, hoạt động theo định kỳ 6 tháng và hàng năm;

- Chủ trì, phối hợp với cơ quan có liên quan của tỉnh h­ướng dẫn hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định pháp luật.

2. Trách nhiệm của Sở Tài chính.

a) Phối hợp với Sở Tư­ pháp xây dựng dự toán và cấp phát kinh phí xây dựng và thực hiện Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh Quảng Ninh theo quy định của pháp luật và quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh.

b) Phối hợp với Sở Tư­ pháp tham m­ưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân tỉnh các biện pháp hỗ trợ phát triển tổ chức hành nghề công chứng và h­uớng dẫn hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng.

3. Trách nhiệm của Sở Kế hoạch và Đầu t­ư và Cục Thuế tỉnh.

Phối hợp với Sở T­ư pháp tham m­ưu, đề xuất với Uỷ ban nhân dân tỉnh các biện pháp hỗ trợ phát triển tổ chức hành nghề công chứng và h­ướng dẫn hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng.

4. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Phối hợp với Sở Tư­ pháp triển khai thực hiện Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh Quảng Ninh và h­ướng dẫn hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng.

5. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng.

Thực hiện việc đề nghị thành lập, đăng ký hoạt động, đăng ký mã số thuế, làm thủ tục khắc dấu, lập các loại sổ sách, hoạt động và thực hiện các nghĩa vụ theo đúng quy định pháp luật và Đề án này;

Trong quá trình thực hiện Đề án, có gì khó khăn vướng mắc, các ngành, đơn vị, địa phương có liên quan kịp thời báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh (qua Sở T­ư pháp tổng hợp, đề xuất) để chỉ đạo, giải quyết.