Quyết định 2766/QĐ-UBND

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20/6/2014;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 89/TTr-STP ngày 02/10/2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2766/QĐ-UBND ngày 08 /10/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Nam; quyền, nghĩa vụ của các cơ quan, đơn vị có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với Sở Tư pháp, tổ chức hành nghề công chứng, các cơ quan, đơn vị liên quan đến quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu công chứng là hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử được xây dựng trên Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng (sau đây gọi là Phần mềm), bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn là cơ sở pháp lý để công chứng viên xem xét việc từ chối thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản đó.

3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin được thể hiện bằng văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây phát hành văn bản hủy bỏ biện pháp ngăn chặn đó. Văn bản giải tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền là căn cứ pháp lý để công chứng viên thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch bị ngăn chặn trước đó.

4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng mà tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Tài khoản là những thông tin nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng gồm tên người sử dụng và mật khẩu.

Điều 3. Nguyên tắc cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời.

2. Các hoạt động cung cấp, cập nhật, tra cứu, sử dụng thông tin công chứng theo Quy chế này là một hoạt động nghiệp vụ công chứng; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người yêu cầu công chứng.

3. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân được tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng phù hợp với quy định của pháp luật.

4. Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng.

5. Bảo đảm an toàn, bảo mật và an ninh thông tin.

Điều 4. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Cấp tài khoản truy cập cho cá nhân, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản; truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng bằng tài khoản của người khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng khi chưa được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng; tiết lộ tài khoản của cơ quan, đơn vị, tổ chức hành nghề công chứng cho người không có trách nhiệm, thẩm quyền.

2. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện các công việc không được giao; sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng và thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.

3. Không cập nhật hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, không chính xác; có hành vi ngăn cản việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng trái quy định, làm sai lệch, thay đổi dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động, đến thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật mà mình biết trong quá trình quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

6. Những hành vi vi phạm pháp luật khác theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản trong Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng gồm:

a) Giám đốc Sở Tư pháp hoặc Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực, lãnh đạo và chuyên viên bộ phận chuyên môn tham mưu quản lý nhà nước về công chứng của Sở Tư pháp.

b) Các Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

c) Một số cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ban hành các văn bản ngăn chặn theo quy định của pháp luật (Công an tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh (Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh)).

2. Các cơ quan, đơn vị được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công cho nhân viên thuộc cơ quan, đơn vị mình thực hiện việc cập nhật dữ liệu, tra cứu Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng đã được cấp sẽ bị khóa trong các trường hợp sau:

a) Tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể, bị chấm dứt hoạt động.

b) Cá nhân đã được cấp tài khoản thay đổi công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu.

c) Có văn bản của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ban hành các văn bản ngăn chặn đề nghị khóa tài khoản.

5. Sở Tư pháp thực hiện việc quản lý, cấp hoặc khóa tài khoản trong Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Quy chế này và văn bản pháp luật có liên quan.

Chương II

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 6. Cung cấp, tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn

1. Tòa án nhân dân các cấp phối hợp cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng các Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn ngay sau khi ban hành; đồng thời, gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Viện Kiểm sát nhân dân các cấp phối hợp cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng các Quyết định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn ngay sau khi ban hành; đồng thời, gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Cơ quan Thi hành án dân sự các cấp phối hợp cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng các Quyết định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn ngay sau khi ban hành; đồng thời, gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Các Cơ quan điều tra và cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra Công an các cấp phối hợp cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng các Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn liên quan đến tài sản ngay sau khi ban hành; đồng thời, gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Văn phòng Đăng ký đất đai Quảng Nam và các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai trực thuộc phối hợp cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng các Quyết định thu hồi, hủy bỏ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất ngay sau khi ban hành; đồng thời, gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng.

6. Các cơ quan, đơn vị khác có thẩm quyền ban hành các thông tin có liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phối hợp cung cấp thông tin cho Sở Tư pháp ngay sau khi ban hành để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

7. Các tổ chức hành nghề công chứng khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng, phải chủ động báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, xác minh và cập nhật kịp thời.

8. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan có liên quan để quản lý, cập nhật, kiểm tra việc cập nhật Cơ sở dữ liệu công chứng.

9. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và văn bản trao đổi thông tin khác có liên quan được lưu trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Kiểm tra, xử lý việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn

1. Đối với thông tin ngăn chặn đã có dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu công chứng, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ quản lý, cập nhật phải kiểm tra thông tin trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông tin. Nếu thông tin đã có không phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì phải thông tin lại cơ quan, đơn vị đã ban hành để nhập lại dữ liệu cho chính xác.

2. Đối với thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu công chứng, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ quản lý, cập nhật phải kiểm tra thông tin. Nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn không phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có thì trong thời hạn 01 ngày làm việc phải báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp (hoặc lãnh đạo Sở Tư pháp được giao quản lý trực tiếp) để chuyển trả lại thông tin giải tỏa ngăn chặn đó cho cơ quan, đơn vị đã cung cấp thông tin và nêu rõ lý do trả lại.

3. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn thì trong thời hạn 01 ngày làm việc, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ tiếp nhận, cập nhật thông tin phải báo cáo ngay với Giám đốc Sở Tư pháp để kịp thời xử lý, giải quyết.

Điều 8. Cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng lên Cơ sở dữ liệu công chứng trước khi phát hành văn bản công chứng.

Trường hợp cập nhật không chính xác, không đầy đủ, không kịp thời dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật.

2. Các trường thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch có gắn dấu * trong Cơ sở dữ liệu công chứng bắt buộc cập nhật.

3. Các tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin do mình cập nhật trên Cơ sở dữ liệu công chứng.

Trường hợp phát hiện sai sót của người cập nhật sau quá trình cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, người cập nhật thông tin báo cáo Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, Phòng chuyên môn tham mưu quản lý nhà nước về công chứng của Sở Tư pháp và phối hợp đơn vị cung cấp phần mềm sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng.

4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, hàng năm theo quy định.

Điều 9. Lưu trữ thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng được lưu trữ ở dạng văn bản, hồ sơ giấy và số hóa.

2. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống, đảm bảo khoa học, dễ tìm, dễ bảo quản và phải được bảo vệ an toàn tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.

3. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu công chứng phải được thực hiện thường xuyên, định kỳ, theo đúng hướng dẫn của đơn vị cung cấp Phần mềm và quy định của Quy chế này.

Điều 10. Tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Cách thức tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của đơn vị cung cấp Phần mềm và hướng dẫn của Sở Tư pháp.

2. Trước khi ký công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là bất động sản hoặc tài sản là động sản có đăng ký, công chứng viên phải trực tiếp tra cứu hoặc yêu cầu nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng tra cứu Cơ sở dữ liệu công chứng để kiểm tra về tình trạng giao dịch của tài sản.

3. Người tra cứu khi phát hiện thông tin ngăn chặn có liên quan đến hợp đồng, giao dịch phải in, chuyển cho công chứng viên để xem xét việc công chứng hợp đồng, giao dịch đó.

4. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu công chứng là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, cụ thể:

a) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn;

b) Trường hợp phát hiện giao dịch đang thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, chủ sở hữu hay người tham gia giao dịch không phù hợp hay thông tin không rõ ràng, Công chứng viên phải xác minh, làm rõ.

Nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì công chứng viên báo cáo ngay với Trưởng tổ chức hành nghề công chứng. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng chủ động, có biện pháp thích hợp, phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền để xử lý vụ việc đúng quy định pháp luật và kịp thời báo cáo bằng văn bản cho Sở Tư pháp.

c) Trường hợp tài sản thế chấp đã được giải chấp trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất nhưng chưa giải chấp trên Cơ sở dữ liệu công chứng thì công chứng viên vẫn được tiếp tục công chứng; ngay sau khi công chứng hợp đồng thế chấp, tổ chức hành nghề công chứng cập nhật thông tin giải chấp lên Cơ sở dữ liệu công chứng.

d) Các tình huống phát sinh cụ thể khác, tổ chức hành nghề công chứng tổng hợp, báo cáo Sở Tư pháp để được hướng dẫn, giải quyết.

Điều 11. Khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho hoạt động công chứng.

2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh.

3. Các cơ quan nhà nước có liên quan được Sở Tư pháp cung cấp tài khoản theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 5 Quy chế này khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

Điều 12. Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin đối với Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Cơ sở dữ liệu công chứng được quản lý vận hành đảm bảo an toàn thông tin theo quy định của Luật An toàn thông tin mạng và Nghị định 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.

2. Sở Tư pháp có trách nhiệm bố trí cán bộ công nghệ thông tin phối hợp với đơn vị vận hành hệ thống Cơ sở dữ liệu công chứng thực hiện kiểm tra, đánh giá an toàn thông tin, bố trí các điều kiện để đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống Cơ sở dữ liệu công chứng.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của pháp luật và Quy chế này.

2. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan để vận hành, sử dụng, khai thác hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng; phối hợp với đơn vị cung cấp Phần mềm thực hiện lưu trữ thông tin dữ liệu công chứng, sao lưu dữ liệu định kỳ theo đúng quy định của Quy chế này.

3. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thiết lập cơ chế kết nối liên thông giữa Cơ sở dữ liệu công chứng với các hệ thống thông tin về đất đai, nhà ở, thuế... phục vụ cho việc công chứng các hợp đồng, giao dịch.

4. Tiếp nhận, cập nhật, kiểm tra việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; cung cấp thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra và nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của pháp luật theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Đôn đốc, theo dõi tình hình thực hiện Quy chế này; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.

Điều 14. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan

1. Đơn vị cung cấp Phần mềm có trách nhiệm quản trị hạ tầng máy chủ, duy trì, chủ động sao lưu dữ liệu định kỳ, an toàn, an ninh thông tin đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, liên tục phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng của các chủ thể có liên quan.

Phối hợp với Sở Tư pháp, các cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác và sử dụng, quản lý, xử lý tốt cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý công chứng của cơ quan, tổ chức.

2. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, Công an tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường và các Sở, Ban, ngành liên quan có trách nhiệm phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc, cơ quan cấp dưới thực hiện việc cập nhật, cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn về Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý việc cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng ngay sau khi ban hành quyết định ngăn chặn hoặc quyết định giải tỏa ngăn chặn.

3. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này; phối hợp, tạo điều kiện cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng.

Điều 15. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng

1. Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm tham gia vào Cơ sở dữ liệu công chứng; cập nhật đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu công chứng các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản tại hợp đồng, giao dịch do Công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng.

2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Ký kết hoặc ủy quyền cho Hội Công chứng viên tỉnh ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp Phần mềm để duy trì, vận hành Cơ sở dữ liệu công chứng trong suốt quá trình hoạt động.

b) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng.

c) Tổ chức quản lý, phân công công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng; lưu trữ dữ liệu công chứng, sao lưu dữ liệu định kỳ 01 lần/ ngày theo đúng quy định của Quy chế này.

d) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của Phần mềm được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình.

đ) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời và đầy đủ của thông tin cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

e) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng.

g) Cử công chứng viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

h) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Công chứng viên, viên chức, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được phân công cập nhật, tra cứu, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm:

a) Cập nhật thông tin, sửa chữa thông tin đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng và tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng; chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của thông tin đã cập nhật.

b) Tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng khi được phân công.

c) Tiến hành các biện pháp quản lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo đảm an toàn, bí mật thông tin.

Điều 16. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên tỉnh

Hội Công chứng viên tỉnh vận động công chứng viên là hội viên của tổ chức mình thực hiện nghiêm túc quy định pháp luật về chia sẻ thông tin và Quy chế này nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng tại tỉnh Quảng Nam; có biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, không trung thực, hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng, làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, đảm bảo an toàn pháp lý trong hoạt động, giao dịch.

Điều 17. Xử lý vi phạm

Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 18. Điều khoản thi hành

Giao Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Tư pháp) để xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.