Quyết định 289/QĐ-VPCTN

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG CHỦ TỊCH NƯỚC

CHỦ NHIỆM VĂN PHÒNG CHỦ TỊCH NƯỚC

Căn cứ Quyết định số 86 QĐ/CTN ngày 26/5/1998 của Chủ tịch nước quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng Chủ tịch nước;

Căn cứ Quyết định số 337/2005/QĐ-TTg ngày 19/12/2005 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Hành chính,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế làm việc của Văn phòng Chủ tịch nước.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày ký, thay thế Quy chế hoạt động của Văn phòng Chủ tịch nước số 15 QC/VPCTN ngày 31/5/2002.

Điều 3. Vụ trưởng các Vụ, Thủ trưởng các đơn vị và cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Chủ tịch nước chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG CHỦ TỊCH NƯỚC

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 289/QĐ-VPCTN ngày 23/11/2012 của Chủ nhiệm Văn phòng Chủ tịch nước)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, lề lối làm việc, chế độ trách nhiệm, quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của Văn phòng Chủ tịch nước (sau đây gọi tắt là Văn phòng).

2. Quy chế này áp dụng đối với: Lãnh đạo Văn phòng; Tổ Trợ lý, Thư ký Chủ tịch nước; Tổ Trợ lý, Thư ký Phó Chủ tịch nước; các vụ và cán bộ, công chức (bao gồm cả những người làm việc theo chế độ hợp đồng) thuộc Văn phòng.

Điều 2. Nguyên tắc làm việc

1. Văn phòng Chủ tịch nước làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với chế độ chuyên gia. Mọi hoạt động của Văn phòng phải tuân thủ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước và Chủ nhiệm Văn phòng Chủ tịch nước (sau đây gọi tắt là Chủ nhiệm Văn phòng) trên cơ sở pháp luật và các quy định nội bộ của Văn phòng Chủ tịch nước, bảo đảm dân chủ, công khai, minh bạch, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu phục vụ Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước trong thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được Hiến pháp và pháp luật quy định.

2. Mỗi công việc được giao cho một đơn vị, một cá nhân làm đầu mối chủ trì theo dõi xử lý. Thủ trưởng đơn vị và cá nhân được giao giải quyết công việc phải chịu trách nhiệm chính về công việc được giao.

3. Giải quyết công việc theo đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục thời hạn quy định; tuân thủ đúng quy định của pháp luật và Quy chế làm việc này.

4. Bảo đảm mối quan hệ phối hợp trong giải quyết công việc giữa các đơn vị và cán bộ, công chức theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.

Điều 3. Chế độ làm việc

1. Chế độ thủ trưởng là chế độ mà công chức phải chấp hành quyết định sự điều hành phân công công việc, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ của thủ trưởng cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật và các quy định của Văn phòng Chủ tịch nước.

2. Chế độ chuyên gia được áp dụng đối với công tác nghiên cứu, tham mưu tổng hợp có tính chất chuyên sâu về một số lĩnh vực, được thực hiện theo yêu cầu của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước và Chủ nhiệm Văn phòng.

3. Các Vụ, đơn vị thuộc Văn phòng có trách nhiệm xây dựng Quy chế làm việc của đơn vị mình, trình Chủ nhiệm Văn phòng quyết định.

Chương II

TRÁCH NHIỆM, THẨM QUYỀN VÀ PHẠM VI GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG

Điều 4. Trách nhiệm, thẩm quyền và phạm vi giải quyết công việc của Chủ nhiệm Văn phòng

1. Trách nhiệm, thẩm quyền:

a) Chủ nhiệm Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước về toàn bộ các mặt công tác của Văn phòng trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của pháp luật.

b) Quản lý, lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động của Văn phòng và đội ngũ cán bộ, công chức của Văn phòng; phân công công việc cho các Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chủ tịch nước (sau đây gọi tắt là Phó Chủ nhiệm Văn phòng); phân cấp, ủy quyền cho Thủ trưởng đơn vị thuộc Văn phòng thực hiện một số công việc cụ thể theo quy định của pháp luật và quy chế làm việc của Văn phòng.

c) Phân công một Phó Chủ nhiệm Văn phòng làm nhiệm vụ thường trực (Phó Chủ nhiệm thường trực), giúp Chủ nhiệm Văn phòng điều hành công việc chung của Văn phòng khi Chủ nhiệm Văn phòng vắng mặt.

d) Ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ nhiệm Văn phòng.

2. Phạm vi giải quyết công việc:

a) Những công việc được Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước giao hoặc ủy quyền; những công việc được quy định tại Khoản 1 Điều này.

b) Một số lĩnh vực công tác và công việc đã giao cho Phó Chủ nhiệm Văn phòng phụ trách, nhưng trong trường hợp thấy cần thiết phải trực tiếp giải quyết do vấn đề cấp bách, quan trọng hoặc do Phó Chủ nhiệm Văn phòng đi công tác vắng; những vấn đề mà các Phó Chủ nhiệm Văn phòng có ý kiến khác nhau.

3. Những công việc cần thảo luận trong tập thể lãnh đạo Văn phòng trước khi Chủ nhiệm Văn phòng quyết định:

a) Các dự thảo văn bản, đề án do Văn phòng chủ trì soạn thảo, trình Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước (bao gồm các báo cáo trước Quốc hội; các chương trình công tác tháng, quý, năm, 6 tháng và toàn khóa của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước).

b) Những vấn đề mà Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước yêu cầu tập thể lãnh đạo Văn phòng thảo luận để có ý kiến chính thức.

c) Tổ chức bộ máy của Văn phòng Chủ tịch nước, quy hoạch và bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật đối với công chức của Văn phòng từ Phó Trưởng phòng trở lên.

d) Những vấn đề quan trọng liên quan đến chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức của Văn phòng.

e) Báo cáo hàng năm và các đề án quan trọng khác của Văn phòng.

g) Những vấn đề mà Chủ nhiệm Văn phòng thấy cần phải đưa ra thảo luận hoặc đa số các Phó Chủ nhiệm Văn phòng đề nghị đưa ra tập thể lãnh đạo Văn phòng thảo luận.

4. Đối với những vấn đề phải thảo luận tập thể lãnh đạo trước khi quyết định nhưng không có điều kiện họp, thì đơn vị được giao chủ trì xin ý kiến bằng văn bản của các Phó Chủ nhiệm Văn phòng và tổng hợp trình Chủ nhiệm Văn phòng quyết định.

5. Đối với những vấn đề không quy định phải thảo luận trong tập thể lãnh đạo Văn phòng thì đơn vị chủ trì gửi đề án, hồ sơ để trình xin ý kiến Phó Chủ nhiệm Văn phòng phụ trách lĩnh vực trước khi trình Chủ nhiệm Văn phòng quyết định.

Điều 5. Trách nhiệm, thẩm quyền và phạm vi giải quyết công việc của Phó Chủ nhiệm Văn phòng

1. Trách nhiệm, thẩm quyền:

a) Phó Chủ nhiệm Văn phòng được Chủ nhiệm Văn phòng phân công chỉ đạo, điều hành một số lĩnh vực công tác, phụ trách một số đơn vị thuộc Văn phòng; được thay mặt Chủ nhiệm Văn phòng giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Chủ nhiệm Văn phòng về những công việc được phân công thuộc lĩnh vực công tác đó.

b) Phó Chủ nhiệm Văn phòng thay Chủ nhiệm Văn phòng ký các văn bản thuộc lĩnh vực công tác được phân công và các văn bản khác do Chủ nhiệm Văn phòng ủy quyền.

c) Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao với Chủ nhiệm Văn phòng.

2. Phạm vi giải quyết công việc:

a) Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc triển khai thực hiện ý kiến của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, Chủ nhiệm Văn phòng trong lĩnh vực công tác được phân công, phát hiện và đề xuất những vấn đề cần giải quyết, sửa đổi, bổ sung; xin ý kiến Chủ nhiệm Văn phòng để xử lý các vấn đề vượt quá thẩm quyền.

b) Chủ động giải quyết công việc được phân công, nếu có vấn đề liên quan đến lĩnh vực của Phó Chủ nhiệm Văn phòng khác thì trực tiếp phối hợp với Phó Chủ nhiệm Văn phòng phụ trách lĩnh vực đó để giải quyết. Trường hợp còn có ý kiến khác nhau giữa các Phó Chủ nhiệm Văn phòng thì Phó Chủ nhiệm Văn phòng phụ trách giải quyết công việc phải báo cáo Chủ nhiệm Văn phòng quyết định.

c) Phó Chủ nhiệm Văn phòng không giải quyết các việc mà Chủ nhiệm Văn phòng không phân công và không được ủy quyền cho các Phó Chủ nhiệm Văn phòng khác hoặc Thủ trưởng các đơn vị thuộc Văn phòng ký các văn bản được phân công ký thay Chủ nhiệm Văn phòng.

d) Phó Chủ nhiệm Văn phòng được bố trí chuyên viên kiêm nhiệm thư ký giúp việc. Chuyên viên kiêm nhiệm giúp việc thuộc biên chế, sinh hoạt tại Vụ Tổ chức - Hành chính. Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Hành chính phân công công việc phù hợp để chuyên viên kiêm nhiệm có điều kiện giúp việc Phó Chủ nhiệm Văn phòng. Ngoài nhiệm vụ chuyên môn được phân công, chuyên viên kiêm nhiệm thư ký giúp việc Phó Chủ nhiệm Văn phòng trực tiếp nhận nhiệm vụ và chịu trách nhiệm về kết quả công việc trước Phó Chủ nhiệm Văn phòng.

Điều 6. Trách nhiệm, thẩm quyền và phạm vi giải quyết công việc của Phó Chủ nhiệm thường trực Văn phòng

Ngoài trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc được quy định tại Điều 4 của Quy chế này, Phó Chủ nhiệm thường trực Văn phòng còn có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

1. Được Chủ nhiệm Văn phòng ủy quyền thay mặt Chủ nhiệm Văn phòng chỉ đạo giải quyết các công việc chung của Văn phòng và ký văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ nhiệm Văn phòng khi Chủ nhiệm Văn phòng vắng mặt.

2. Được Chủ nhiệm Văn phòng ủy quyền chủ trì việc phối hợp hoạt động giữa các Phó Chủ nhiệm Văn phòng.

3. Giải quyết một số công việc cấp bách thuộc lĩnh vực phụ trách của Phó Chủ nhiệm Văn phòng khác khi Phó Chủ nhiệm Văn phòng đó vắng mặt theo ủy quyền của Chủ nhiệm Văn phòng.

Điều 7. Cách thức giải quyết công việc của lãnh đạo Văn phòng

1. Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm Văn phòng xem xét, xử lý công việc trên cơ sở hồ sơ, tài liệu theo phiếu trình giải quyết công việc của các đơn vị thuộc Văn phòng.

Đối với văn bản không phải xin ý kiến tập thể lãnh đạo Văn phòng thì lãnh đạo Văn phòng xử lý không quá 02 ngày làm việc. Khi văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ nhiệm Văn phòng cần ký gấp, song Chủ nhiệm Văn phòng vắng mặt, Thư ký Chủ nhiệm Văn phòng có trách nhiệm phối hợp với lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản xem xét trình Phó Chủ nhiệm thường trực Văn phòng ký ban hành đồng thời phải báo cáo Chủ nhiệm Văn phòng biết.

Nếu Phó Chủ nhiệm Văn phòng phụ trách lĩnh vực công tác đi vắng thì Phòng Hành chính thông báo cho đơn vị trình văn bản biết và có trách nhiệm trình khi Phó Chủ nhiệm đó có mặt. Nếu văn bản cần ký gấp thì Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm phối hợp với lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản xem xét trình Chủ nhiệm Văn phòng hoặc Phó Chủ nhiệm Văn phòng khác ký ban hành đồng thời phải báo cáo việc xử lý văn bản với Phó Chủ nhiệm Văn phòng phụ trách lĩnh vực công tác biết.

Trường hợp Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm Văn phòng yêu cầu sửa lại nội dung, thì ghi rõ ý kiến chỉ đạo về nội dung cần sửa vào Phiếu trình và trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa và trình ký lại theo quy trình.

2. Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm Văn phòng ủy quyền cho Thủ trưởng đơn vị thuộc Văn phòng chủ trì họp, làm việc với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan (trên nguyên tắc đồng cấp) để xử lý các vấn đề thuộc thẩm quyền của Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm Văn phòng mà các cơ quan, tổ chức, cá nhân còn có ý kiến khác nhau, sau đó trình Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm Văn phòng quyết định.

Chương III

TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN, CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CỦA TRỢ LÝ, THƯ KÝ CHỦ TỊCH NƯỚC, PHÓ CHỦ TỊCH NƯỚC; CỦA LÃNH ĐẠO CẤP VỤ VÀ CỦA CHUYÊN VIÊN, NHÂN VIÊN THUỘC VĂN PHÒNG

Điều 8. Trách nhiệm, quyền hạn của Trợ lý, Thư ký của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước

1. Trợ lý, Thư ký của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước trực tiếp nhận nhiệm vụ và chịu trách nhiệm về kết quả công việc trước Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước; chịu trách nhiệm trước Chủ nhiệm Văn phòng về hành chính trong việc thực hiện các nội quy, quy định của Văn phòng Chủ tịch nước và các quy định của Nhà nước.

2. Trợ lý, Thư ký của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước phối hợp chặt chẽ với các vụ thuộc Văn phòng trong thực hiện nhiệm vụ do Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước giao để bảo đảm giải quyết công việc được thông suốt, kịp thời.

3. Trợ lý, Thư ký của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước khi xem xét, kiểm tra hồ sơ tài liệu do Văn phòng trình Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước nếu thấy cần góp ý về nội dung, thủ tục thì chủ động trao đổi với lãnh đạo đơn vị được phân công làm đầu mối chủ trì trình hoặc lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực trình. Khi Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm Văn phòng đã quyết định trình Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước thì Trợ lý, Thư ký của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước có trách nhiệm trình kịp thời. Trường hợp có ý kiến khác với lãnh đạo Văn phòng thì Trợ lý, Thư ký của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước có quyền bảo lưu ý kiến của mình và thể hiện rõ ý kiến trong phiếu trình để Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước xem xét, quyết định.

4. Khi Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước yêu cầu lãnh đạo Văn phòng hoặc yêu cầu các bộ, ngành, địa phương giải quyết công việc thì Trợ lý, Thư ký Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước truyền đạt kịp thời ý kiến của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước với Chủ nhiệm Văn phòng để triển khai thực hiện. Trường hợp cần xử lý gấp thì Trợ lý, Thư ký truyền đạt trực tiếp đến Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm để tổ chức thực hiện đồng thời báo cáo với lãnh đạo Văn phòng biết để triển khai thực hiện.

5. Trợ lý, Thư ký của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước khi tiếp nhận hồ sơ tài liệu trình, nếu thấy còn có vấn đề chưa rõ hoặc có ý kiến khác nhau thì đề nghị các đơn vị có liên quan cung cấp thêm thông tin, tài liệu, số liệu để phục vụ công tác.

Điều 9. Trách nhiệm, quyền hạn và chế độ làm việc của Vụ trưởng

1. Vụ trưởng là người đứng đầu Vụ, chịu trách nhiệm trước Chủ nhiệm Văn phòng về toàn bộ hoạt động của Vụ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được Chủ nhiệm Văn phòng quy định; chủ động tổ chức thực hiện công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Vụ; thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, trách nhiệm của cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật và của Văn phòng.

2. Xây dựng kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần của Vụ; tổ chức triển khai, đôn đốc và kiểm tra cán bộ, công chức trong Vụ thực hiện kế hoạch công tác; tổ chức và chủ trì sơ kết, tổng kết kiểm điểm công tác của Vụ.

Phân công nhiệm vụ cho công chức trong Vụ phù hợp với yêu cầu công tác và năng lực chuyên môn, trách nhiệm rõ ràng, không chồng chéo, trùng lắp về nhiệm vụ.

3. Chủ động tham mưu, đề xuất những vấn đề thuộc lĩnh vực phụ trách; kịp thời báo cáo Chủ nhiệm Văn phòng hoặc Phó Chủ nhiệm Văn phòng phụ trách cho ý kiến chỉ đạo để giải quyết những việc phát sinh ngoài thẩm quyền.

4. Tiếp nhận ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước và lãnh đạo Văn phòng; xử lý văn bản, hồ sơ từ nội bộ Văn phòng và các cơ quan khác chuyển đến, phân công cho cấp phó hoặc công chức thuộc Vụ mình đề xuất, giải quyết; hướng dẫn, đôn đốc, chỉ đạo, kiểm tra cấp phó và công chức thuộc Vụ mình thực hiện công việc theo đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng.

5. Chủ động phối hợp với Vụ trưởng các vụ khác để xử lý những vấn đề có liên quan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Vụ mình và thực hiện nhiệm vụ chung của Văn phòng.

6. Phối hợp với Vụ Tổ chức - Hành chính giúp Chủ nhiệm Văn phòng trong việc xác định cơ cấu tổ chức, nhân sự, biên chế, vị trí việc làm của công chức.

7. Tổ chức thảo luận tập thể lãnh đạo và cấp ủy cùng cấp trước khi đề nghị lên cấp có thẩm quyền quyết định đối với những vấn đề quan trọng của Vụ như: Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, tổng kết và xây dựng phương hướng công tác; quy hoạch, bổ nhiệm, miễn nhiệm, đánh giá, khen thưởng, nâng lương trước thời hạn, kỷ luật đối với cán bộ, công chức thuộc Vụ mình.

8. Quản lý cán bộ, công chức và quản lý tài sản của Vụ theo quy định của Nhà nước và của Văn phòng; xây dựng và kiểm tra việc thực hiện nội quy làm việc trong Vụ; thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị và kỷ luật lao động.

9. Dự họp giao ban định kỳ của Văn phòng và các cuộc họp khác do lãnh đạo Văn phòng triệu tập (nếu vắng mặt phải báo cáo lãnh đạo Văn phòng chủ trì cuộc họp và ủy nhiệm cho một cấp phó dự họp thay);

10. Khi được lãnh đạo Văn phòng ủy nhiệm đại diện cho Văn phòng tham dự các cuộc họp, hội nghị của các cơ quan, bộ, ngành khác, trả lời phỏng vấn báo chí, thông tin đại chúng thì phát biểu nội dung đã được lãnh đạo Văn phòng thông qua; nếu nội dung chưa được thông qua, chỉ phát biểu với tư cách cá nhân; báo cáo bằng văn bản về nội dung, kết quả họp, hội nghị với Chủ nhiệm Văn phòng và Phó Chủ nhiệm Văn phòng phụ trách đơn vị.

11. Chịu trách nhiệm rà soát lại toàn bộ thủ tục, hồ sơ, nội dung dự thảo văn bản do công chức chuẩn bị và ghi rõ ý kiến cá nhân trong tờ trình; chịu trách nhiệm về các đề xuất hoặc quyết định của mình trước lãnh đạo Văn phòng.

12. Vụ trưởng đi công tác hoặc nghỉ từ 01 ngày làm việc trở lên phải báo cáo Chủ nhiệm Văn phòng hoặc Phó Chủ nhiệm Văn phòng phụ trách; phân công cho một cấp phó để giải quyết các công việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền của mình.

13. Được Chủ nhiệm Văn phòng ủy quyền giải quyết hoặc ký thừa lệnh một số văn bản và phải chịu trách nhiệm trước Chủ nhiệm Văn phòng và trước pháp luật về nội dung giải quyết công việc được ủy quyền.

14. Đối với Vụ có tổ chức phòng, Vụ trưởng quy định cụ thể về trách nhiệm, phạm vi và cách thức giải quyết công việc của Trưởng phòng, Phó trưởng phòng thuộc Vụ mình quản lý.

Điều 10. Trách nhiệm, quyền hạn và chế độ làm việc của Phó Vụ trưởng

1. Phó Vụ trưởng được Vụ trưởng phân công phụ trách thực hiện một hoặc một số lĩnh vực công tác, giúp Vụ trưởng theo dõi công việc theo lĩnh vực công tác được phân công và chịu trách nhiệm về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

2. Căn cứ nhu cầu công tác và khả năng của cán bộ, lãnh đạo Văn phòng có thể trực tiếp phân công nhiệm vụ cho Phó Vụ trưởng (sau khi trao đổi thống nhất với Vụ trưởng quản lý trực tiếp). Khi được lãnh đạo Văn phòng phân công nhiệm vụ, Phó Vụ trưởng phải chịu trách nhiệm thi hành ý kiến chỉ đạo của Iãnh đạo Văn phòng đồng thời báo cáo với Vụ trưởng Vụ mình biết để phối hợp, giúp đỡ.

3. Khi xử lý công việc, nếu còn có ý kiến khác nhau, thì Phó Vụ trưởng có quyền bảo lưu ý kiến của mình và thể hiện rõ ý kiến đó trong phiếu trình để Vụ trưởng xem xét, quyết định.

4. Khi đi công tác hoặc nghỉ từ 01 ngày làm việc trở lên phải báo cáo Vụ trưởng Vụ mình và bàn giao công việc nếu cần thiết.

5. Phó Vụ trưởng có thể được Vụ trưởng ủy quyền ký thay một số văn bản thuộc lĩnh vực được phân công.

Điều 11. Chức trách, phạm vi và cách thức giải quyết công việc của chuyên viên, nhân viên (sau đây gọi chung là chuyên viên)

1. Chuyên viên chấp hành sự phân công, chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị quản lý trực tiếp; chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị và trước pháp luật về các lĩnh vực công tác được phân công.

2. Chủ động trong việc kiến nghị, đề xuất thiết kế giúp Thủ trưởng đơn vị và lãnh đạo Văn phòng trong công tác tham mưu cho Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước.

3. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được phân công, chuyên viên được trực tiếp báo cáo với Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm Văn phòng theo dõi lĩnh vực khi được lãnh đạo Văn phòng yêu cầu. Sau khi báo cáo trực tiếp với lãnh đạo Văn phòng, chuyên viên có trách nhiệm báo cáo kết quả làm việc với lãnh đạo đơn vị.

4. Sau khi làm việc với các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan đến thực hiện nhiệm vụ được giao, chuyên viên có trách nhiệm báo cáo kết quả với Thủ trưởng đơn vị hoặc Phó Thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý.

5. Chuyên viên được bảo lưu ý kiến của mình, đồng thời phải tổng hợp trung thực, trình bày đầy đủ ý kiến khác của các cấp lãnh đạo và ý kiến của các cơ quan có liên quan khi trình xử lý công việc được giao và thực hiện nghiêm ý kiến của lãnh đạo khi đã quyết định.

Chương IV

PHỐI HỢP GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC VÀ MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC

Điều 12. Yêu cầu phối hợp

1. Phối hợp giải quyết công việc giữa các đơn vị có liên quan là yêu cầu bắt buộc trong xử lý công việc của Văn phòng.

2. Việc phối hợp nhằm bảo đảm bảo thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao kịp thời, đúng thời gian quy định, đạt kết quả cao, tránh chồng chéo và bỏ sót công việc. Trong phân công nhiệm vụ, người có thẩm quyền phân công cần ghi rõ đơn vị chủ trì và đơn vị phối hợp.

3. Đơn vị chủ trì là đơn vị làm đầu mối chịu trách nhiệm chính về toàn bộ quá trình xử lý công việc; có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hồ sơ, tài liệu liên quan cho đơn vị phối hợp. Đơn vị phối hợp là đơn vị tham gia ý kiến hoặc chịu trách nhiệm đối với công việc liên quan đến lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị mình.

4. Trong văn bản đề xuất xử lý công việc trình lãnh đạo Văn phòng, đơn vị chủ trì cần nêu rõ ý kiến của đơn vị phối hợp.

5. Đối với những vấn đề không thuộc chức năng của đơn vị hoặc vượt quá khả năng giải quyết thì Thủ trưởng đơn vị chủ trì phải chủ động phối hợp với các đơn vị có liên quan để báo cáo xin ý kiến Chủ nhiệm Văn phòng và Phó Chủ nhiệm Văn phòng phụ trách xem xét, quyết định lại việc phân công.

Điều 13. Mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo Văn phòng với Thủ trưởng đơn vị thuộc Văn phòng

1. Chủ nhiệm Văn phòng hoặc Phó Chủ nhiệm Văn phòng phụ trách lĩnh vực định kỳ hoặc đột xuất họp với Thủ trưởng các đơn vị phụ trách hoặc làm việc với lãnh đạo từng đơn vị phụ trách, trực tiếp nghe báo cáo tình hình và chỉ đạo việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị được giao phụ trách.

2. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm báo cáo kịp thời với lãnh đạo Văn phòng về kết quả thực hiện nhiệm vụ của đơn vị; kiến nghị các vấn đề cần giải quyết và những vấn đề về cơ chế, chính sách cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

Điều 14. Mối quan hệ công tác giữa Thủ trưởng các đơn vị thuộc Văn phòng

1. Thủ trưởng các đơn vị khi giải quyết các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị khác nhất thiết phải trao đổi ý kiến với Thủ trưởng đơn vị đó. Thủ trưởng đơn vị được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời và chịu trách nhiệm về nội dung trả lời. Thời gian trả lời không quá 02 ngày kể từ khi nhận được văn bản (trừ những văn bản hỏa tốc hoặc các văn bản có ghi thời hạn cụ thể thì thực hiện theo thời hạn quy định trong văn bản đó).

2. Theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm phối hợp thực hiện các chương trình, kế hoạch, văn bản, dự án của Văn phòng. Đối với những vấn đề liên quan đến nhiều đơn vị mà vượt thẩm quyền giải quyết hoặc không đủ điều kiện thực hiện thì Thủ trưởng đơn vị chủ trì báo cáo và đề xuất lãnh đạo Văn phòng phụ trách xem xét, quyết định.

Điều 15. Mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo Văn phòng với các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội thuộc Văn phòng

1. Quan hệ giữa lãnh đạo Văn phòng với Đảng ủy cơ quan thực hiện theo các quy định của Đảng và quy định về phối hợp công tác giữa lãnh đạo Văn phòng với Đảng ủy Văn phòng.

2. Quan hệ giữa lãnh đạo Văn phòng với Công đoàn, Đoàn Thanh niên cơ quan (sau đây gọi tắt là tổ chức chính trị - xã hội) thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định về mối quan hệ công tác, lề lối làm việc giữa Văn phòng với các tổ chức đó. Sáu tháng một lần Chủ nhiệm Văn phòng hoặc Phó Chủ nhiệm Văn phòng được Chủ nhiệm Văn phòng ủy quyền làm việc với các tổ chức chính trị - xã hội trong Văn phòng để thông báo những chủ trương công tác lớn của Văn phòng, lắng nghe ý kiến đóng góp của các tổ chức chính trị - xã hội về hoạt động của Văn phòng.

Người đứng đầu các tổ chức chính trị - xã hội trong Văn phòng được mời tham dự các cuộc họp, hội nghị do lãnh đạo Văn phòng chủ trì có nội dung liên quan đến hoạt động của tổ chức đó.

Lãnh đạo Văn phòng tạo điều kiện để các tổ chức chính trị - xã hội hoạt động có hiệu quả, góp phần thực hiện nhiệm vụ chính trị của Văn phòng; tham khảo ý kiến của các tổ chức chính trị - xã hội trước khi quyết định các vấn đề có liên quan đến quyền, nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp của tổ chức và thành viên, hội viên của tổ chức đó.

Điều 16. Mối quan hệ công tác giữa Thủ trưởng đơn vị thuộc Văn phòng với cấp ủy, các tổ chức quần chúng và cán bộ, công chức trong đơn vị

Thủ trưởng đơn vị tạo điều kiện cho tổ chức đảng, đoàn thể cùng cấp hoạt động theo đúng điều lệ, tôn chỉ, mục đích; phối hợp với cấp ủy đảng và các tổ chức quần chúng chăm lo, tạo điều kiện làm việc, học tập và nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức trong đơn vị; bảo lãnh thực hiện Quy chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan, đơn vị; xây dựng nền nếp văn hóa công sở và kỷ luật, kỷ cương hành chính.

Định kỳ hằng tháng, Thủ trưởng đơn vị làm việc với cấp ủy cùng cấp để trao đổi về kết quả thực hiện nhiệm vụ của đơn vị và đề ra nhiệm vụ trọng tâm của đơn vị trong tháng kế tiếp.

Điều 17. Mối quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức khác

1. Quan hệ làm việc giữa Văn phòng với các cơ quan của Đảng, Nhà nước, cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội được thực hiện theo quy định của Hiến pháp, pháp luật và Quy chế phối hợp công tác ký kết giữa Văn phòng với các cơ quan, tổ chức.

2. Lãnh đạo Văn phòng hoặc đơn vị được giao trách nhiệm phải liên hệ chặt chẽ với các cơ quan theo Quy chế phối hợp công tác để thực hiện các nhiệm vụ phục vụ Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, bảo đảm hoàn thành có chất lượng, đúng tiến độ các yêu cầu công việc được giao theo sự chỉ đạo của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước và sự chỉ đạo, quản lý, điều hành của Chủ nhiệm Văn phòng.

Chương V

BÁO CÁO CÔNG TÁC, CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC

Điều 18. Báo cáo công tác của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước

Hàng năm, Vụ Tổng hợp chủ trì phối hợp với các Vụ, đơn vị thuộc Văn phòng xây dựng Báo cáo công tác của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước trước Quốc hội theo quy định của Hiến pháp và Pháp luật; báo cáo lãnh đạo Văn phòng trình Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước phê duyệt.

Điều 19. Báo cáo công tác của Văn phòng Chủ tịch nước

1. Các loại Báo cáo của Văn phòng gồm:

a) Báo cáo định kỳ (báo cáo công tác tháng, quý, sáu tháng, năm);

b) Báo cáo chuyên đề;

c) Báo cáo đột xuất, báo cáo theo yêu cầu của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Các đơn vị Báo cáo công tác định kỳ của đơn vị mình, gửi Vụ Tổ chức - Hành chính trước ngày 20/12 đối với Báo cáo năm và trước ngày 28 hàng tháng đối với báo cáo tháng, trước ngày 25 của tháng cuối quý đối với báo cáo quý.

3. Vụ Tổ chức - Hành chính tổng hợp báo cáo định kỳ của các đơn vị trong thời hạn 03 ngày làm việc đối với báo cáo tháng, 05 ngày làm việc đối với báo cáo 6 tháng và báo cáo năm (kể từ ngày các đơn vị nộp báo cáo theo quy định tại Khoản 2 Điều này); xin ý kiến dự thảo báo cáo và tiếp thu ý kiến của các đơn vị, lãnh đạo Văn phòng trước khi trình lãnh đạo Văn phòng ký ban hành.

Điều 20. Chương trình công tác

1. Chương trình công tác của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước:

a) Chương trình công tác năm:

Vào đầu năm, Tổ Trợ lý, Thư ký Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước chủ trì xây dựng chương trình công tác năm của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, báo cáo lãnh đạo Văn phòng trình Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước phê duyệt.

b) Chương trình công tác tuần:

Hàng tuần, chậm nhất vào sáng thứ sáu, Tổ Trợ lý, Thư ký Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước báo cáo xin ý kiến Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước về chương trình công tác tuần sau của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, gửi Vụ tổ chức - Hành chính tổng hợp, báo cáo Chủ nhiệm Văn phòng triển khai thực hiện.

c) Chương trình công tác chuyên đề, đột xuất:

Tổ Trợ lý, Thư ký Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước chủ trì phối hợp với đơn vị chuyên môn xây dựng chương trình công tác chuyên đề, đột xuất của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, báo cáo lãnh đạo Văn phòng trình Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước phê duyệt.

2. Chương trình công tác của Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm Văn phòng:

Căn cứ chương trình công tác của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, Vụ Tổ chức - Hành chính chủ trì, phối hợp với Thư ký Chủ nhiệm Văn phòng và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Văn phòng xây dựng chương trình công tác của Chủ nhiệm Văn phòng và các Phó Chủ nhiệm Văn phòng, trình lãnh đạo Văn phòng duyệt và thông báo kịp thời đến các đơn vị trong Văn phòng để triển khai thực hiện.

3. Chương trình công tác của các đơn vị thuộc Văn phòng:

a) Căn cứ chương trình công tác của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, lãnh đạo Văn phòng và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, các đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị và tổ chức thực hiện.

Chương trình công tác của các đơn vị cần xác định rõ trách nhiệm đến từng cán bộ, công chức trong đơn vị; đồng thời thể hiện rõ lịch trình thực hiện công việc, bảo đảm tiến độ trình cấp trên xem xét theo chương trình công tác của Văn phòng.

b) Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, tạo điều kiện để cán bộ, công chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác. Trường hợp do những khó khăn chủ quan, khách quan không hoàn thành được công việc theo tiến độ đã định hoặc có thêm công việc mới, đột xuất phải kịp thời báo cáo Chủ nhiệm Văn phòng, Phó Chủ nhiệm Văn phòng phụ trách và thông báo cho Vụ Tổ chức - Hành chính biết để điều chỉnh chương trình chung và tìm giải pháp khắc phục.

Điều 21. Chuẩn bị chương trình, kế hoạch công tác

1. Đơn vị được giao chủ trì công việc phải lập chương trình, kế hoạch chi tiết (nếu cần). Đối với chương trình, kế hoạch công tác liên quan đến một hoặc nhiều đơn vị khác, trước khi trình lãnh đạo Văn phòng phê duyệt phải trao đổi thống nhất với các đơn vị liên quan.

2. Đơn vị chủ trì phải phối hợp chặt chẽ với các đơn vị liên quan để thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt; nội dung của chương trình, kế hoạch chỉ được thay đổi khi đã báo cáo và được sự đồng ý của Chủ nhiệm Văn phòng hoặc Phó Chủ nhiệm Văn phòng phụ trách.

Điều 22. Đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác

1. Thủ trưởng đơn vị rà soát, thống kê đánh giá việc thực hiện chương trình công tác của đơn vị mình, báo cáo lãnh đạo Văn phòng.

2. Phó Chủ nhiệm Văn phòng được phân công chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị triển khai thực hiện các công việc theo chương trình, kế hoạch được duyệt.

3. Vụ Tổ chức - Hành chính có trách nhiệm thường xuyên đôn đốc việc chuẩn bị các chương trình, kế hoạch của các đơn vị.

Chương VI

TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, CUỘC HỌP VÀ TIẾP KHÁCH

Điều 23. Nguyên tắc tổ chức hội nghị và cuộc họp

Căn cứ yêu cầu công việc và phạm vi lĩnh vực công tác, Văn phòng tổ chức các hội nghị và cuộc họp trên nguyên tắc thiết thực, hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm; tuân thủ nghiêm túc những quy định của nhà nước về chế độ họp.

Điều 24. Các loại hội nghị và cuộc họp

1. Các cuộc họp giữa Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước với lãnh đạo Văn phòng; Thời gian, thành phần, nội dung do Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước quyết định.

2. Hội nghị tổng kết công tác hàng năm của Văn phòng kết hợp với Hội nghị cán bộ, công chức được tổ chức vào tháng 01 hằng năm.

3. Họp lãnh đạo Văn phòng:

- Lãnh đạo Văn phòng họp giao ban hằng tháng. Trường hợp cần thiết, theo yêu cầu của Chủ nhiệm Văn phòng hoặc đề nghị của các Phó Chủ nhiệm Văn phòng, lãnh đạo Văn phòng có thể họp đột xuất.

- Thành phần họp lãnh đạo Văn phòng gồm: Chủ nhiệm Văn phòng (chủ trì cuộc họp), các Phó Chủ nhiệm Văn phòng. Lãnh đạo đơn vị thuộc Văn phòng có liên quan đến nội dung cuộc họp có thể được mời tham dự theo yêu cầu của Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm Văn phòng.

- Nội dung chính của cuộc họp lãnh đạo Văn phòng gồm: kiểm điểm về kết quả, tiến độ triển khai công việc tháng trước, đề ra phương hướng nhiệm vụ trọng tâm tháng sau; thảo luận các vấn đề quan trọng của Văn phòng hoặc các vấn đề mà Chủ nhiệm Văn phòng xét thấy cần thiết phải lấy ý kiến của tập thể lãnh đạo Văn phòng trước khi quyết định.

- Lãnh đạo Vụ Tổ chức - Hành chính có trách nhiệm ghi biên bản cuộc họp thường kỳ của lãnh đạo Văn phòng; thông báo bằng văn bản về những nội dung họp lãnh đạo Văn phòng cho các đơn vị thuộc Văn phòng chậm nhất 01 ngày sau khi xin ý kiến Chủ nhiệm Văn phòng duyệt.

4. Họp giao ban Văn phòng hằng quý:

- Thành phần gồm: Lãnh đạo Văn phòng; Thủ trưởng đơn vị thuộc Văn phòng; đại diện Ban Chấp hành Công đoàn; đại diện Đảng ủy; đại diện Ban Chấp hành Đoàn thanh niên; đại diện Tổ Trợ lý, Thư ký Chủ tịch nước; đại diện Tổ Trợ lý, Thư ký Phó Chủ tịch nước.

- Nội dung họp: Kiểm điểm kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác quý trước và xác định chương trình, kế hoạch công tác quý tiếp theo.

Họp giao ban Văn phòng nhằm bảo đảm sự phối hợp thường xuyên, chặt chẽ giữa lãnh đạo Văn phòng, thủ trưởng các đơn vị và giữa thủ trưởng các đơn vị với nhau; giúp lãnh đạo Văn phòng nắm chắc tình hình triển khai công việc, điều phối hoạt động của các đơn vị, kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh để công việc được thực hiện có chất lượng tốt và đúng tiến độ.

5. Họp với các cơ quan, tổ chức liên quan đến giải quyết công việc được Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước giao hoặc ủy quyền.

6. Họp do các lãnh đạo đơn vị thuộc Văn phòng chủ trì:

- Các đơn vị thuộc Văn phòng tổ chức các cuộc họp để tổng kết, sơ kết công tác của đơn vị mình hoặc để giải quyết các công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.

- Lãnh đạo đơn vị thuộc Văn phòng có thể chủ trì các cuộc họp, làm việc với đại diện các cơ quan liên quan theo ủy quyền của Chủ nhiệm Văn phòng hoặc Phó Chủ nhiệm Văn phòng phụ trách theo quy định tại Quy chế này.

Điều 25. Tổ chức họp, hội nghị

1. Triển khai việc tổ chức họp, hội nghị:

a) Đơn vị chủ trì việc chuẩn bị họp phải bố trí thời gian hội nghị, cuộc họp hợp lý, tiết kiệm và báo cáo lãnh đạo Văn phòng phê duyệt chương trình họp, hội nghị.

b) Sau khi chương trình đã được phê duyệt, đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm triển khai thực hiện; đăng ký đại biểu và nội dung tham luận để báo cáo người chủ trì họp và xử lý những tình huống cần thiết khác.

c) Tại hội nghị, cuộc họp, người chủ trì điều hành hội nghị, cuộc họp theo chương trình dự kiến; tùy theo yêu cầu thực tế có thể điều chỉnh chương trình nhưng phải thông báo để những người tham dự họp biết.

d) Người chủ trì cuộc họp phải kết luận về các nội dung, chuyên đề đã được thảo luận trong hội nghị, cuộc họp.

2. Ghi biên bản và thông báo kết quả hội nghị, cuộc họp:

Đơn vị chủ trì nội dung họp, hội nghị chịu trách nhiệm cử thư ký ghi biên bản (nếu cần) và soạn thảo thông báo ý kiến kết luận của lãnh đạo Văn phòng tại cuộc họp, hội nghị trình lãnh đạo Văn phòng duyệt nội dung trước khi chuyển lãnh đạo đơn vị ký ban hành.

3. Báo cáo kết quả hội nghị, họp:

a) Sau cuộc họp, hội nghị, Phó Chủ nhiệm Văn phòng báo cáo kết quả hội nghị hoặc cuộc họp do cá nhân chủ trì với Chủ nhiệm Văn phòng.

b) Đối với hội nghị, cuộc họp do lãnh đạo Văn phòng ủy quyền cho lãnh đạo các đơn vị chủ trì, sau khi kết thúc, người được ủy quyền phải báo cáo Chủ nhiệm Văn phòng và Phó Chủ nhiệm Văn phòng phụ trách về kết quả hội nghị, cuộc họp và những vấn đề vượt quá thẩm quyền giải quyết của đơn vị để lãnh đạo Văn phòng xử lý kịp thời.

4. Các công việc sau hội nghị, họp:

Các đơn vị căn cứ chức năng, nhiệm vụ và sự phân công của người có thẩm quyền có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện những nội dung lãnh đạo Văn phòng đã kết luận tại các hội nghị, cuộc họp; báo cáo lãnh đạo Văn phòng về kết quả thực hiện kết luận đó. Vụ Tổ chức - Hành chính kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện.

Đơn vị chủ trì hội nghị, cuộc họp phải phối hợp với Vụ Quản trị - Tài vụ hoàn thành các thủ tục thanh quyết toán theo đúng quy định hiện hành trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc hội nghị, hội thảo, cuộc họp.

Điều 26. Các cuộc họp do cấp trên triệu tập hoặc do cơ quan khác mời

1. Chủ nhiệm Văn phòng tham dự các cuộc họp do Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước triệu tập. Trường hợp Chủ nhiệm Văn phòng không thể tham dự, được sự đồng ý của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, Chủ nhiệm Văn phòng có thể ủy quyền cho Phó Chủ nhiệm Văn phòng họp thay. Phó Chủ nhiệm Văn phòng được ủy quyền phải xin ý kiến chỉ đạo của Chủ nhiệm Văn phòng trước khi tham dự và có trách nhiệm báo cáo Chủ nhiệm Văn phòng về nội dung, kết quả của cuộc họp.

2. Đối với các cuộc họp do các cơ quan khác tổ chức mời đại diện lãnh đạo Văn phòng, Chủ nhiệm Văn phòng đi dự hoặc cử Phó Chủ nhiệm Văn phòng hay Thủ trưởng đơn vị có liên quan tham dự. Người được cử đi họp đại diện lãnh đạo Văn phòng phải báo cáo với Chủ nhiệm Văn phòng về kết quả cuộc họp. Nếu nội dung họp liên quan đến Văn phòng Chủ tịch nước thì trước khi dự họp phải xin ý kiến Chủ nhiệm Văn phòng và kết thúc hội nghị phải báo cáo Chủ nhiệm Văn phòng bằng văn bản.

3. Thủ trưởng đơn vị có liên quan có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ tài liệu cho lãnh đạo Văn phòng đi họp.

Điều 27. Họp xử lý công việc khác

1. Chủ nhiệm Văn phòng hoặc Phó Chủ nhiệm Văn phòng phụ trách lĩnh vực họp với các chuyên gia và đại diện các đơn vị có liên quan để nghe ý kiến tư vấn, tham mưu trước khi quyết định giải quyết công việc.

2. Trách nhiệm của đơn vị được giao chuẩn bị:

- Chuẩn bị đầy đủ tài liệu họp theo yêu cầu của lãnh đạo Văn phòng hoặc người chủ trì cuộc họp;

- Chuẩn bị ý kiến giải trình các vấn đề liên quan đến nội dung họp;

- Ghi biên bản cuộc họp và khi cần thiết có thể ghi âm;

- Thông báo bằng văn bản kết luận của Chủ nhiệm Văn phòng hoặc Phó Chủ nhiệm Văn phòng về nội dung cuộc họp (nếu cần).

Điều 28. Về chế độ tiếp khách

1. Vụ Đối ngoại là đầu mối chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung, thành phần mời, ghi biên bản cuộc tiếp khách nước ngoài của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước và lãnh đạo Văn phòng. Vụ Quản trị - Tài vụ chịu trách nhiệm bảo đảm hậu cần, kỹ thuật và phương tiện cho việc tiếp khách.

2. Các đơn vị chuyên môn là đầu mối chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, thành phần mời, ghi biên bản cuộc tiếp khách trong nước của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước và lãnh đạo Văn phòng, Vụ Quản trị - Tài vụ chịu trách nhiệm bảo đảm hậu cần, kỹ thuật và phương tiện cho việc tiếp khách.

Chương VII

QUY ĐỊNH VỀ ĐI CÔNG TÁC

Điều 29. Phục vụ Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước đi công tác trong nước và nước ngoài

1. Phục vụ Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước đi công tác trong nước:

- Các đơn vị thuộc Văn phòng theo lĩnh vực được phân công chủ trì, phối hợp với Trợ lý, Thư ký Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, với các bộ, ngành, địa phương xây dựng kế hoạch, chương trình, tổ chức phục vụ các chuyến thăm, làm việc của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước; chuẩn bị đề cương hoặc dự thảo các bài viết, bài phát biểu, ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước tại các bộ, ngành, địa phương và các tổ chức chính trị, xã hội.

- Các đơn vị chuyên môn thuộc Văn phòng theo lĩnh vực được phân công chủ trì tổng hợp, dự thảo báo cáo, thông báo kết quả chuyến thăm, làm việc của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước; đồng thời theo dõi, đôn đốc việc thực hiện ý kiến chỉ đạo, ý kiến kết luận của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước tại các chuyến thăm, làm việc với các bộ, ngành, địa phương và các tổ chức chính trị, xã hội.

- Vụ Quản trị - Tài vụ chịu trách nhiệm bảo đảm cơ sở vật chất, hậu cần và phương tiện cho các chuyến thăm làm việc của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước tại các bộ, ngành, địa phương.

2. Phục vụ Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước đi công tác nước ngoài:

- Vụ Đối ngoại phối hợp với các đơn vị, cơ quan có liên quan xây dựng chương trình đi công tác nước ngoài hàng năm của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước; phối hợp chuẩn bị các tài liệu, văn bản dự thảo liên quan đến các chuyến công tác nước ngoài của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước; xin ý kiến về thành phần đoàn công tác, tổng hợp danh sách đoàn công tác báo cáo Chủ nhiệm Văn phòng trình Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước quyết định.

- Vụ Quản trị - Tài vụ chịu trách nhiệm bảo đảm cơ sở vật chất, hậu cần cho các chuyến công tác nước ngoài của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước.

Điều 30. Cán bộ, công chức đi công tác trong nước

1. Chủ nhiệm Văn phòng quyết định việc đi công tác trong nước đối với các Phó Chủ nhiệm Văn phòng và lãnh đạo cấp Vụ; lãnh đạo Văn phòng quyết định việc đi công tác trong nước đối với lãnh đạo cấp Phòng và chuyên viên theo đề nghị của Vụ trưởng quản lý trực tiếp.

2. Tùy thuộc vào nhiệm vụ công tác, lãnh đạo Văn phòng sẽ giao cho một đơn vị chủ trì lập kế hoạch đi công tác của lãnh đạo Văn phòng. Đơn vị được giao chủ trì phối hợp với các đơn vị trong Văn phòng và các cơ quan liên quan lập kế hoạch đi công tác, trình lãnh đạo Văn phòng phê duyệt: nội dung làm việc, thành phần, thời gian, địa điểm, kinh phí và phương tiện đi lại.

Sau khi kế hoạch được duyệt, đơn vị chủ trì lập kế hoạch chuyến công tác thông báo cho đơn vị liên quan để thực hiện.

Đơn vị chủ trì chuẩn bị tài liệu, báo cáo lãnh đạo Văn phòng và gửi cho các đơn vị, cơ quan liên quan trước 03 ngày làm việc.

Trước ngày làm việc, đơn vị chủ trì phải thống nhất lần cuối với đơn vị cơ sở về chương trình và kế hoạch làm việc, báo cáo lãnh đạo Văn phòng.

Sau khi hoàn thành chương trình, kế hoạch làm việc, đơn vị chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan báo cáo về kết quả chuyến công tác, gửi lãnh đạo Văn phòng.

Điều 31. Cán bộ, công chức đi công tác nước ngoài

1. Đoàn do Chủ nhiệm Văn phòng hoặc Phó Chủ nhiệm Văn phòng làm trưởng đoàn đi công tác nước ngoài:

a) Vụ Đối ngoại chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm chuẩn bị thủ tục thành lập đoàn, nội dung chương trình làm việc; chuẩn bị báo cáo trình trưởng đoàn phê duyệt; hướng dẫn, phối hợp làm hộ chiếu, visa cho cán bộ, công chức; phổ biến, hướng dẫn các quy định của Nhà nước, của nước ngoài và các vấn đề có liên quan đến chương trình công tác của đoàn; lập báo cáo chuyến công tác của đoàn.

b) Vụ Tổ chức - Hành chính chủ trì, phối hợp với các đơn vị cử cán bộ, công chức tham gia đoàn.

c) Vụ Quản trị - Tài vụ chủ trì, phối hợp với Vụ Đối ngoại chuẩn bị kinh phí, hậu cần cho đoàn.

d) Ở nước ngoài, cán bộ, công chức phải chấp hành các quy định của Nhà nước về đi công tác ở nước ngoài, thực hiện các nhiệm vụ được phân công, giữ gìn danh dự, uy tín của đất nước và của Văn phòng.

2. Tham gia đoàn công tác của các cơ quan khác:

a) Vụ Tổ chức - Hành chính chủ trì, phối hợp với Thủ trưởng đơn vị cử cán bộ, công chức tham gia các đoàn công tác đảm bảo đúng đối tượng, phù hợp nhiệm vụ chuyên môn đảm nhiệm ở Văn phòng;

b) Sau khi hoàn thành chương trình công tác, trong thời hạn 05 ngày làm việc, cán bộ tham gia đoàn phải báo cáo Chủ nhiệm Văn phòng, Phó Chủ nhiệm Văn phòng phụ trách, Thủ trưởng đơn vị bằng văn bản về kết quả chuyến công tác (hoặc gửi báo cáo chuyến công tác chung của đoàn).

Chương VIII

CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, THÔNG TIN

Điều 32. Định kỳ hoặc đột xuất chủ nhiệm Văn phòng báo cáo Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước về tình hình hoạt động của Văn phòng:

- Báo cáo công tác tháng, quý, năm.

- Báo cáo theo yêu cầu của Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước; báo cáo xin ý kiến Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước những vấn đề có liên quan đến Văn phòng nhưng vượt quá thẩm quyền giải quyết của Chủ nhiệm Văn phòng.

Điều 33. Phó Chủ nhiệm Văn phòng báo cáo Chủ nhiệm Văn phòng

1. Tình hình thực hiện những công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, những việc vượt quá thẩm quyền giải quyết và những việc cần xin ý kiến Chủ nhiệm Văn phòng; những vấn đề mới nảy sinh, vấn đề đột xuất hoặc những vấn đề phức tạp, nhạy cảm phát sinh trong quá trình triển khai công việc.

2. Nội dung và kết quả các hội nghị, cuộc họp được Chủ nhiệm Văn phòng ủy quyền tham dự, chủ trì hoặc chỉ đạo.

3. Kết quả làm việc và những kiến nghị đối với Văn phòng của các đơn vị trong Văn phòng và của các cơ quan khác.

Điều 34. Các đơn vị báo cáo lãnh đạo Văn phòng

Các đơn vị thuộc Văn phòng thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo lãnh đạo Văn phòng theo quy định như sau:

- Báo cáo công tác tháng, quý, sáu tháng, năm.

- Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ đột xuất.

- Khi có vấn đề phát sinh vượt quá thẩm quyền quản lý của đơn vị hoặc vấn đề phức tạp, nhạy cảm, Thủ trưởng đơn vị phải báo cáo lãnh đạo Văn phòng để xử lý kịp thời.

Điều 35. Cung cấp thông tin của các đơn vị thuộc Văn phòng

Các đơn vị thuộc Văn phòng có trách nhiệm thông báo bằng những hình thức thích hợp, thuận tiện để cán bộ, công chức nắm bắt được những thông tin sau đây:

- Chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước liên quan đến công tác của Văn phòng.

- Chương trình công tác của Văn phòng và của đơn vị, kinh phí hoạt động và quyết toán kinh phí hàng năm (nếu có).

- Tuyển dụng, đi học, khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc lương, nâng ngạch và bổ nhiệm cán bộ.

- Văn bản kết luận về việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong đơn vị.

- Nội quy, Quy chế làm việc của Văn phòng, của đơn vị.

- Các vấn đề khác theo quy định của pháp luật.

Điều 36. Cung cấp thông tin về hoạt động của Văn phòng cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân

- Việc cung cấp thông tin theo đề nghị của các cơ quan báo chí hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân khác phải được lãnh đạo Văn phòng đồng ý.

- Việc cung cấp thông tin phải đảm bảo yêu cầu bảo mật đối với các văn bản thuộc danh mục bí mật Nhà nước hoặc những vấn đề đang trong quá trình xử lý đã được yêu cầu không phổ biến.

- Việc trả lời phỏng vấn báo chí thực hiện theo quy định của pháp luật và các quy định về công tác quản lý thông tin của Văn phòng.

Chương IX

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 37. Hiệu lực thi hành

Quy chế này có hiệu lực từ ngày ký; bãi bỏ các quy định trước đây trái với Quy chế này.

Điều 38. Trách nhiệm thi hành

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Văn phòng có trách nhiệm phổ biến Quy chế này đến cán bộ, công chức trong đơn vị để thực hiện.

2. Cán bộ, công chức thuộc Văn phòng có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh các quy định tại Quy chế này; cá nhân vi phạm Quy chế, tùy theo mức độ bị xem xét, xử lý kỷ luật.

3. Các đơn vị thuộc Văn phòng căn cứ Quy chế làm việc này xây dựng Quy chế làm việc của đơn vị đảm bảo phù hợp chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.

4. Vụ Tổ chức - Hành chính chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và kịp thời kiến nghị với Chủ nhiệm Văn phòng về việc sửa đổi, bổ sung Quy chế khi có sự chồng chéo về thẩm quyền xử lý công việc hoặc có những vấn đề chưa phù hợp, vấn đề mới phát sinh chưa được quy định trong Quy chế này./.