Nội dung toàn văn Quyết định 661/QĐ-NHPT thủ tục thanh toán trong nước qua Ngân hàng
NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Số: 661/QĐ-NHPT | Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2006 |
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH THỦ TỤC THANH TOÁN TRONG NƯỚC QUA NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN VIỆT NAM
TỔNG GIÁM ĐỐC NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN VIỆT NAM
Căn cứ Nghị định 64/NĐ-CP ngày 20/9/2001 của Chính phủ về hoạt động thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán;
Căn cứ Quyết định số 44/2002/QĐ-TTg ngày 21/3/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng chứng từ điện tử làm chứng từ kế toán để hạch toán và thanh toán vốn của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
Căn cứ Quyết định số 108/2006/QĐ-TTg ngày 19/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Ngân hàng Phát triển Việt Nam;
Căn cứ Quyết định số 110/2006/QĐ-TTg ngày 19/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng Phát triển Việt Nam;
Căn cứ Quyết định 30/2006/QĐ-NHNN ngày 11/7/2006 của Thống đốc Ngân hàng nhà nước về việc ban hành quy chế cung ứng và sử dụng séc;
Căn cứ Quyết định số 1092/2002/QĐ/-NHNN ngày 08/10/2002 của Thống đốc Ngân hàng nhà nước về việc ban hành Quy định thủ tục thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
Căn cứ Quyết định số 40/QĐ-HĐQL ngày 29/12/2006 của Hội đồng quản lý Ngân hàng Phát triển Việt Nam về việc ban hành quy chế hoạt động thanh toán trong nước qua Ngân hàng Phát triển Việt Nam
Xét đề nghị của Kế toán trưởng kiêm Trưởng Ban Tài chính kế toán, kho quỹ Ngân hàng Phát triển Việt Nam;
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định thủ tục thanh toán trong nước qua Ngân hàng Phát triển Việt Nam”
Điều 2: Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký từ ngày 01/01/2007. Thủ trưởng các Đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận: | TỔNG GIÁM ĐỐC |
QUY ĐỊNH
VỀ THỦ TỤC THANH TOÁN TRONG NƯỚC QUA NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 661/2006/QĐ-NHPT ngày 29/12/2006 của Tổng giám đốc Ngân hàng Phát triển Việt Nam)
Phần I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Quy định thủ tục thanh toán trong nước Qua Ngân hàng Phát triển Việt Nam này quy định về trình tự lập, kiểm soát, luân chuyển, xử lý chứng từ và hạch toán các giao dịch thanh toán trong nước qua Ngân hàng Phát triển Việt Nam.
Điều 2: Khi thanh toán trong nước qua Ngân hàng Phát triển Việt Nam, nguời sử dụng dịch vụ thanh toán (sau đây gọi là khách hàng) phải tuân thủ những quy dịnh về hướng dẫn của Ngân hàng Phát triển Việt Nam về việc lập chứng từ thanh toán, phong thức nộp, lĩnh tiền ở Ngân hàng Phát triển Việt Nam.
Điều 3: Ngân hàng Phát triển Việt Nam (sau đây viết tắt là NHPTVN) phải kiểm soát các chứng từ thanh toán của khách hàng trước khi hạch toán và thanh toán, bảo đảm lập đúng thủ tục quy định, dấu (nếu có đăng kí mẫu) và chữ ký trên chứng từ thanh toán đúng với mẫu đã đăng ký tai NHPT (nếu là chữ ký tay) hoặc đúng với chữ ký điện tử do NHPT cấp (nếu là chữ ký điện tử); khả năng thanh toán của khách hàng còn đủ để chi trả số tiền trên chứng từ.
Đối với chứng từ thanh toán hợp lệ, được bảo đảm khả năng thanh toán Ngân hàng có trách nhiệm xử lý chính xác an toàn, thuận tiện; sử dụng tài khoản kế toán để hạch toán các giao dịch thanh toán và giữ bí mật về số dư trên tài khoản tiền gửi của khách hàng theo đúng quy định của pháp luật. Khi phát sinh giao dịch hạch toán trên tài khoản tiền gửi của khách hàng, NHPT phải cung cấp đầy đủ, kịp thời báo Nợ hoặc giấy báo Có và cuối tháng cung cấp bản sao sổ tài khoản tiền gửi hay giấy báo số dư tài khoản tiền gửi cho chủ tài khoản biết.
NHPT được quyền từ chối thanh toán đối với chứng từ thanh toán không hợp lệ, không được đảm bảo khả năng thanh toán đồng thòi không chịu trách nhiệm về những nội dung liên đới của hai bên khách hàng.
Điều 4: Tuỳ theo quan hệ giao dịch mua bán, cung ứng dịch vụ với nhau mà khách hàng có thể lựa chọn một trong các dịch vụ thanh toán sau đây.
- Thanh toán bằng lệnh chi (hoặc uỷ nhiệm chi)
- Thanh toán bằng Séc;
- Thanh toán bằng nhờ thu hoặc uỷ nhiệm thu;
- Thanh toán bằng thư tín dụng;
- Các dịch vụ thanh toán khác theo quy định của pháp luật.
Điều 5: Giải thích từ ngữ
1. Chi nhánh Ngân hàng Phát triển: Là các chi nhánh khu vực, chi nhánh tỉnh, thành phố, các Sở giao dịch, các trung Tâm thanh toán, Hội sở chính, là các đơn vị thuộc và trực thuộc Ngân hàng Phát triển Việt Nam có quan hệ thanh toán với khách hàng (sau đây gọi là chi nhánh NHPT)
2. Giao dịch viên: Là những người được phân công giao dịch trực tiếp với khách hàng và xử lý các nghiệp vụ hạch toán, thanh toán do mình phụ trách.
3. Uỷ nhiệm chi hoặc lệnh chi: là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do NHPT quy định, gửi cho chi nhánh NHPT nơi mình mở tài khoản yêu cầu Chi nhánh NHPT đó trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.
4. Uỷ nhiệm thu hoặc nhờ thu: Là phương tiện thanh toán mà người thụ hưởng lập lệnh thanh toán theo mẫu do NHPT quy định, gửi cho Chi nhánh NHPT (Chi nhánh NHPT phục vụ mình) uỷ thác thu hộ mình một số tiền nhất định.
5. Séc: Là lệnh chi trả tiền của chủ tài khoản, được lập theo quy định của pháp luật và theo mẫu do NHPT quy định, yêu cầu NHPT trích một số tiền từ tài khoản tiền gửi thanh toán của mình để trả cho người thụ hưởng có tên ghi trên séc hoặc trả cho người cầm séc.
6. Thư tín dụng: Là một văn bản cam kết có điều kiện được NHPT mở theo yêu cầu của người sử dụng dịch vu thanh toán (người xin mở thư tín dụng) theo đó ngân hàng thực hiện yêu cầu của người sử dụng dịch vụ thanh toán:
- Trả tiền hoặc uỷ quyền cho ngân hàng khác trả tiền ngay theo lệnh của người thụ hưởng khi nhận được bộ chứng từ xuất trình phù hợp với các điều kiện của thư tín dụng.
- Chấp nhận trả tiền hoặc uỷ quyền cho ngân hàng khác trả tiền theo lệnh của người thụ hưởng vào một thời điểm nhất định trong tương lai khi nhận được bộ chứng từ xuất trình phù hợp với các điều kiện thanh toán của thư tín dụng.
Phần II
THỦ TỤC THỰC HIỆN CÁC GIAO DỊCH THANH TOÁN
Điều 6: Nghiệp vụ mở tài khoản cho khách hàng.
Việc mở tài khoản cho khách hàng có sử dụng thanh toán qua NHPT (mở tài khoản lần đầu), thực hiện theo các quy định tại quyết định số: 659/QĐ-NHPT ngày 29/12/2006 của Tổng giám đốc NHPTVN về việc ban hành quy định mở và sử dụng tài khoản tiền gửi tại NHPTVN.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
Thực hiện: giao dịch viên
- Giấy đăng ký mở tài khoản (2 liên)
- Các giấy tờ cần thiết theo quy định (như quyết định thành lập, giấy đăng ký kinh doanh…)
Bước 2: Kiểm soát hồ sơ mở tài khoản
Thực hiện: Giao dịch viên
- Đối tượng mở tài khoản
- Giấy đăng ký mở tài khoản.
- Bộ hồ sơ mở tài khoản
- Nếu khách hàng không thuộc đối tượng hoặc hồ sơ chưa hợp lệ thì chuyển trả khách hàng và hướng dẫn bổ sung làm mới.
- Trong trường hợp nhận lại bộ chứng từ do cấp có thẩm quyền chuyển lại giao dịch viên căn cứ vào ý kiến yêu cầu để thực hiện.
- Nếu chấp nhận yêu cầu thực hiện tiếp bước 3.
Bước 3: Mở tài khoản
Thực hiện: Giao dịch viên
- Lấy số hiệu tài khoản, ghi số hiệu tài khoản vào phần ghi của Ngân hàng trên giấy đăng ký mở tài khoản
- Nhập dữ liệu thông tin về khách hàng vào chương trình quản lý khách hàng.
Bước 4: Kiểm soát mở tài khoản
- Thực hiện: Trưởng phòng tài chính kế toán
- Kiểm soát hồ sơ
- Nếu chấp nhận hồ sơ, ký kiểm soát chuyển thực hiện bước 5
- Nếu không chấp nhận, chuyển trả lại hồ sơ cho giao dịch viên kèm lý do, yêu cầu hoàn thiện hoặc trả lại cho khách hàng hoàn thiện cho đúng.
Bước 5: Duyệt mở tài khoản
Thực hiện: Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền)
- Kiểm soát bộ hồ sơ
- Kiểm soát thẩm quyền và việc làm của Trưởng phòng tài chính kế toán
- Nếu chấp nhận mở tài khoản cho khách hàng, ký trên bộ hồ sơ mở tài khoản, chuyển thực hiện bước 6.
- Nếu không chấp nhận, chuyển trả lại hồ sơ cho phòng Tài chính kế toán, kèm lý do, yêu cầu hoàn chỉnh.
Bước 6: Thông báo số hiệu tài khoản cho khách hàng, tổng hợp, lưu hồ sơ
- Thực hiện: Giao dịch viên, Trưởng phòng tài chính kế toán
- Giao dịch viên trả lại 01 liên giấy đề nghị mở tài khoản trong đó đã ghi số hiệu tài khoản đã mở cho khách hàng.
- Giao dịch viên lưu 01 liên mẫu dấu chữ ký của khách hàng.
- Trưởng phòng nghiệp vụ lưu 01 liên mẫu dấu chữ ký của khách hàng kèm toàn bộ hồ sơ mở tài khoản
Điều 7: Nghiệp vụ thu tiền mặt
Việc thu tiền mặt tại NHPT thực hiện theo quy định tại quyết định số: 660/QĐ-NHPT ngày 29/12/2006 của Tổng Giám đốc Ngân hàng Phát triển Việt Nam về việc ban hành chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam.
Các bước thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu nộp tiền của khách hàng
Thực hiện: giao dịch viên hoặc thủ quỹ
- Giấy nộp tiền
- Phiếu thu
Bước 2: Kiểm tra chứng từ nộp tiền của khách hàng
Thực hiện: Giao dịch viên hoặc thủ quỹ
- Kiểm tra việc lấy giấy nộp tiền
- Nếu không chấp nhận chứng từ trả lại khách hàng, yêu cầu bổ sung hoặc làm mới
- Tính phí nộp tiền (nếu có)
- Nếu chứng từ hợp lệ chuyển thực hiện bước 3
Bước 3: Thu tiền
Thực hiện: Giao dịch viên hoặc thủ quỹ
- Nhận và kiểm tra tiền mặt theo số tiền ghi trên giấy nộp tiền và bảng kê các loại tiền
- Trình tự thu tiền theo quy định
Bước 4: Hạch toán
Thực hiện: Giao dịch viên
Căn cứ giấy tờ nộp tiền đã có chữ ký của thủ quỹ và dấu đã thu tiền
- Định khoản nhập dữ liệu hạch toán giao dịch cho phù hợp với yêu cầu nộp tiền của khách hàng.
- Trường hợp nhận lại bộ chứng từ của trưởng phòng trả lại do hạch toán chưa đúng, giao dịch viên căn cứ yêu cầu để thực hiện.
- Trường hợp khách hàng chuyển tiền cho người thụ hưởng ở ngân hàng khác, lựa chọn kênh thanh toán cho phù hợp.
- Trường hợp khách hàng nộp tiền mua chứng chỉ tiền gửi…chuyển thủ quỹ ký
- Ký trên chứng từ chuyển thực hiện bước 5
Bước 5: Kiểm soát và duyệt hạch toán
Thực hiện: Trưởng phòng tài chính kế toán
- Kiểm tra chứng từ và bút toán hạch toán
- Nếu chấp nhận ký duyệt giao dịch chuyển thực hiện bước 7
- Trường hợp không chấp nhận giao dịch, chuyển giao dịch viên kèm lý do, yêu cầu.
Bước 6: Kiểm soát chuyển tiền ra ngoài ngân hàng
Thực hiện: Trưởng phòng tài chính kế toán
Căn cứ 1 liên giấy nộp tiền và chứng từ chuyển tiền thanh toán do phòng nghiệp vụ chuyển sang;
- Kiểm tra chứng từ, hạch toán thanh toán.
- Nếu chấp nhận chứng từ chuyển tiền ký duyệt chuyển tiền.
- Nếu không chấp nhận trả lại giao dịch viên kèm lý do, yêu cầu
- Trả chứng từ cho giao dịch viên tổng hợp, lưu trữ
Bước 8: Trả giấy tờ có giá, báo có, đối chiếu, tổng hợp lưu hồ sơ
Thực hiện: Giao dịch viên
Trường hợp khách hàng nộp tiền mua trái phiếu, giấy tờ có giá: Trả bảo có, giấy chứng nhận cho khách hàng.
Trường hợp khách hàng nộp tiền vào tài khoản tiền gửi, chuyển tiền đến ngân hàng khác: Trả 01 liên giấy nộp tiền
- Đối chiếu cuối ngày giữa giao dịch viên và thủ quỹ về doanh số thu chi tiền mặt, số dư cuối tồn quỹ.
- Tổng hợp lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo quy định.
Điều 8: Nghiệp vụ chi tiền mặt
Việc chi tiền mặt tại NHPT thực hiện theo quy định tại quyết định số: 660/QĐ-NHPT ngày 29/12/2006 của Tổng Giám đốc Ngân hàng Phát triển Việt Nam về việc ban hành chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam.
Khi đơn vị có nhu cầu thanh toán bằng tiền mặt để sử dụng vào những khoản chi tiêu cần thiết, khách hàng lập giấy đề nghị lĩnh tiền mặt (03 liên) theo mẫu do NHPT quy định, kèm theo hồ sơ có liên quan (phiếu giá bảng kê thanh toán, hoặc các giấy tờ khác theo quy định), hoặc séc lĩnh tiền mặt. Căn cứ giấy đề nghị lĩnh tiền mặt cho khách hàng.
Cắc bước thực hiện:
Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu rút vốn của khách hàng
- Séc lĩnh tiền mặt
- Giấy lĩnh tiền mặt
- Giấy mời lĩnh tiền.
Bước 2: Kiểm tra chứng từ và rút tiền
Thực hiện: Giao dịch viên
- Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ rút tiền mặt
- Kiểm tra căn cứ người nhận tiền đúng với thông tin trên chứng từ
- Tính phí rút tiền (nếu có )
- Nếu chấp nhận chứng từ chuyển thực hiện bước 3
- Nếu không chấp nhận chứng từ, trả lại khách hàng yêu cầu bổ sung làm mới
- Trường hợp nhận lại chứng từ từ cấp có thẩm quyền trả lại, giao dịch viên căn cứ yêu cầu để thực hiện.
Bước 3 : Xử lý chứng từ hạch toán
Thực hiện: Giao dịch viên
- Khách hàng rút tiền từ tài khoản tiền gửi, tiền vay: định khoản, nhập dữ liệu tạo bút toán hạch toán
- Nếu chấp nhận giao dịch ký trên chứng từ giấy chuyển thực hiện bước 4 trong trường hợp thuộc thẩm quyền chi tiền hoặc thực hiện chuyển bước 5 nếu không thuộc thẩm quyền chi tiền.
Bước 5: Kiểm soát và duyệt chứng từ
Thực hiện: Trưởng phòng tài chính kế toán
- Kiểm soát tính sát thực của giao dịch thanh toán phát sinh
- Kiểm soát chứng từ hạch toán
- Kiểm soát thẩm quyền và việc làm của giao dịch viên
- Nếu chấp nhận thanh toán, ký trên chứng từ
- Nếu trong thẩm quyền kiểm soát, tuỳ từng loại nghiệp vụ theo phân cấp chuyển thực hiện bước 4 hoặc bước 7, 8.
- Nếu vượt thẩm quyền kiểm soát chuyển thực hiện bước 6
- Nếu không chấp nhận giao dịch thanh toán, chuyển trả lại chứng từ cho giao dịch viên kèm lý do , yêu cầu.
Bước 6: Duyệt chi
Thực hiện: Giám đốc hoặc người được uỷ quyền
- Kiểm soát thẩm quyền và việc làm của Trưởng phòng tài chính kế toán.
- Kiểm tra tổng thể bộ chứng từ
- Tuỳ theo từng mặt nghiệp vụ và phát sinh cụ thể ra lệnh cho các bộ phận liên quan xử lý các nghiệp vụ khác để đảm bảo sự an toàn chung.
- Nếu chấp nhận giao dịch duyệt và ký trên chứng từ chuyển thực hiện bước 4, 7.
- Trường hợp không chấp nhận giao dịch trả lại phòng kế toán làm lại.
Bước 4, 7: Chi tiền
Thực hiện: Giao dịch viên (bước 4) hoặc thủ quỹ (bước7)
- Căn cứ chứng từ đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền giao đủ số tiền ghi trên chứng từ cho khách hàng.
- Trình tự chi tiền được thực hiện theo đúng quy định.
Bước 8: Tổng hợp lưu trữ hồ sơ
Thực hiện: giao dịch viên
- Trả khách hàng 01 kiêm giấy lĩnh tiền
- Đối chiếu cuối ngày giữa giao dịch viên và thủ quỹ về doanh số thu chi tiền mặt, số dư tồn quỹ.
- Tổng hợp, lưu hồ sơ theo chế độ, chuyển báo cáo sang các phòng nghiệp vụ liên quan.
Điều 9: Thanh toán bằng lệnh chi hoặc Uỷ nhiệm chi
9.1 Thủ tục lập lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi
9.1.1 Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi dưới dạng chứng từ giấy: người trả tiền phải lập theo đúng mẫu, đủ số liên do NHPT phục vụ người trả tiền quy định. Trên lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các yếu tố, khớp đúng nội dung các liên, ký tên đóng dấu (nếu có) trên tất cả các liên lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi. NHPT phục vụ người trả tiền có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng lập, xử lý lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi tại đơn vị mình phù hợp với quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước. Cách lập chứng từ như sau:
- Một bộ lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi gồm 4 liên (04 bản) khi lập phải lập lồng 04 liên để đảm bảo sự khớp đúng giữa các liên.
- Số….: Số của lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi do khách hàng đánh số, nếu khách hàng không đánh số thì kế toán ngân hàng sẽ ghi số theo trật tự thời gian phát sinh nghiệp vụ trong ngày phát sinh nghiệp vụ.
- Lập ngày….: Ghi ngày, tháng, năm lập uỷ nhiệm chi
- Tên đơn vị trả tiền: Ghi tên đơn vị trả tiền
- Số tài khoản: Ghi số hiệu tài khoản của đơn vị trả tiền
- Tại Ngân hàng: ghi tên đơn vị ngân hàng Phát triển và địa chỉ của Ngân hàng Phát triển nơi đơn vị hay cá nhân mở tài khoản
- Tên đơn vị nhận tiền: Ghi tên đơn vị hay cá nhân được hưởng số tiền ghi trên uỷ nhiệm chi do đơn vị trả tiền chuyển.
- Số tài khoản: Ghi số hiệu tài khoản của người được hưởng (người thụ hưởng) mở tai ngân hàng.
-Tại Ngân hàng: ghi tên và địa chỉ của Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng
- Số tiền bằng chữ: Ghi số tiền bằng chữ khớp đúng với số tiền bằng số.
- Số tiền bằng số: ghi số tiền bằng số trong khung khớp đúng với số tiền bằng chữ.
- Nội dung thanh toán: Ghi rõ nội dụng thanh toán giá trị khối lượng XDCB, tiền hàng hoá, dịch vụ hay trả nợ Ngân hàng…
Khi lập lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi không được viết và ký bằng bút mực đỏ, bút chì hai loại bút màu mực khác nhau, chữ viết chữ số trên chứng từ phải rõ ràng, chính xác, đầy đủ, chữ ký trên chứng từ giấy phải ký đầy đủ bằng tay từng tờ bút không phai, không được ký bằng dấu đóng sẵn.
- Phần do Ngân hàng Phát triển ghi: Do thanh toán viên Ngân hàng trực tiếp ghi số hiệu tài khoản nợ (tài khoản của người chi trả) số hiệu tài khoản có (tài khoản của người nhận tiền)
- Các chữ ký:
+ Đơn vị trả tiền: Bao gồm chữ ký của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và chủ tài khoản (hoặc người được uỷ quyền) theo mẫu đã đăng ký trước tại NHPT khi mở tài khoản.
+ Ngân hàng A: Bao gồm ngày ghi sổ nhận lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi để vào sổ hạch toán, kiểm tra tài khoản của người chi trả, chữ ký của kế toán trưởng và trưởng phòng kế toán NHPT khi kiểm soát, xử lý lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi. Nếu hai bên chi trả và thụ hưởng mở tài khoản tại chi nhánh Ngân hàng Phát triển thì Ngân hàng Phát triển A đồng thời là Ngân hàng Phát triển B.
+ Ngân hàng B: Nếu là lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi chuyển đi Ngân hàng khác thì Ngân hàng chấp nhận trả tiền là Ngân hàng B. Ngân hàng B sẽ ghi ngày nhận chuyển tiền và ký kế toán, trưởng phòng kế toán như Ngân hàng A.
9.1.2. Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi dưới dạng chứng từ điện tử phải đáp ứng các chuẩn dữ liệu do NHPT quy định và phải thực hiện đúng các quy định tại chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng do thống đốc Ngân hàng nhà nước ban hành.
9.2- Thủ tục thanh toán lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi.
9.2.1 Tại Chi nhánh Ngân hàng Phát triển phục vụ người trả tiền (NHPT A).
Kiểm soát chứng từ: Khi nhận được lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi của người trả tiền, NHPT phải kiểm soát chặt chẽ bảo đảm tính hợp pháp của nghiệp vụ và tính hợp lệ của chứng từ, cụ thể phải thực hiện.
+ Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi được lập dưới dạng chứng từ giấy:
- Phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi;
- Đối chiếu, kiểm tra số dư trên tài khoản tiền gửi của người trả tiền để đảm bảo đủ khả năng thanh toán.
+ Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi được lập dưới dạng chứng từ điện tử.
- Kiểm soát kĩ thuật thông tin: Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng với mã đã quy định; các mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mã đã quy định; Tên tập tin phải được lập đúng tên và mẫu thông tin; quy định, bảo đảm không có sự trùng lặp về nội dung thông tin trên chứng từ; nội dung chứng từ hợp lệ.
- Kiểm soát nội dung chứng từ nghiệp vụ: Kiểm tra chữ ký điện tử, ký hiệu mật và mã khoá bảo mật trên uỷ nhiệm chi; kiểm tra tên; số hiệu tài khoản, khả năng thanh toán để chi trả số tiền trên chứng từ; kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buộc của chứng từ.
Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi không hợp lệ hoặc không được bảo đảm khả năng thanh toán thì NHPT trả lại ngay cho nguời nộp. Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi hợp lệ, được bảo đảm khả năng thanh toán thì NHPT ghi ngày hạch toán, số hiệu tài khoản, ký tên trên lệnh chi theo đúng quy định.
Xử lý chứng từ và hạch toán kế toán:
+ Trường hợp người trả tiền và người thụ hưởng cùng mở tài khoản tại một chi nhánh NHPT:
+ Xử lý chứng từ:
- Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi được lập dưới dạng chứng từ giấy thì thực hiện:
1 liên lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi dùng làm chứng từ ghi Nợ tài khoản của bên trả tiền và ghi Có tài khoản người thụ hưởng.
1 liên lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi dùng làm giấy báo Nợ gửi người trả tiền
1 liên lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi dùng làm giấy báo Có gửi người thụ hưởng
Trên giấy báo Nợ, giấy báo Có gửi cho khách hàng, NHPT phải đóng dấu đơn vị mình (dấu kế toán) vào chỗ quy định (trên chữ ký của NHPT)
- Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi được lập dưới dạng chứng từ điện tử thì thực hiện: In (chuyển hoá) lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi của người trả tiền gửi (truyền) đến dưới dạng chứng từ điện tử, ra giấy đảm bảo đủ số liền để phục vụ cho các khâu kiểm soát, hạch toán, lưu trữ và báo Nợ, Có theo đúng quy định.
+ Hạch toán kế toán: Căn cứ lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi của người trả tiền , NHPT ghi:
Nợ tài khoản tiền gửi của người trả tiền
Có tài khoản tiền gửi của người thụ hưởng và gửi giấy báo Nợ cho người trả tiền; gửi giấy báo Có cho người thụ hưởng.
+ Trường hợp người thụ hưởng mở tài khoản tại Ngân hàng khác không cùng hệ thống NHPT hoặc Chi nhánh NHPT khác.
* Xử lý chứng từ:
- Nếu chi hoặc uỷ nhiệm chi được lập dưới dạng chứng từ giấy thì thực hiện:
1 liên lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi dùng làm chứng từ ghi Nợ tài khoản người trả tiền.
1 liên lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi dùng làm giấy báo Nợ gửi người trả tiền.
2 liên lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi dùng làm căn cứ lập chứng từ thanh toán với Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng để thanh toán cho người thụ hưởng.
- Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi được lập dưới dạng chứng từ điện tử thì phải in (chuyển hoá) lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi của người trả tiền gửi (truyền) đến dưới dạng chứng từ điện tử, ra giấy bảo đảm đủ số liên để phục vụ cho các khâu kiểm soát, hạch toán, lưu trữ và báo Nợ cho khách hàng theo đúng quy định.
+ Hạch toán kế toán: Căn cứ lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi của người trả tiền NHPT ghi:
Nợ tài khoản tiền gửi của người trả tiền.
Có tài khoản thích hợp
Và gửi giấy báo Nợ cho người trả tiền.
NHPT phục vụ người trả tiền căn cứ lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi của khách hàng (bằng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử) lập chứng từ thanh toán với Ngân hàng, Chi nhánh NHPT phục vụ người thụ hưởng theo các trường hợp sau:
- Lập chứng từ thanh toán với Ngân hàng có tham gia thanh toán bù trừ trên địa bàn tỉnh, thành phố để Ngân hàng này ghi Có tài khoản của người thụ hưởng hoặc chuyển tiếp qua thanh toán điện tử (hoặc thanh toán liên Ngân hàng) với Ngân hàng trong hệ thống (nơi người thụ hưởng mở tài khoản) để ghi Có tài khoản người thụ hưởng hoặc chuyển đi thanh toán điện tử liên Ngân hàng (nếu đã tham gia hệ thống thanh toán điện tử liên Ngân hàng).
- Lập chứng từ thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước trên địa bàn để ghi Có tài khoản người thụ hưởng hoặc chuyển tiền đến Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố khác để ghi Có tài khoản của người thụ hưởng.
9.2.2 Tại Chi nhánh NHPT phục vụ người thụ hưởng (NHPT B).
Khi nhận được chứng từ thanh toán nói trên do NHPT A phục vụ người trả tiền chuyển đến hoặc chứng từ thanh toán do Ngân hàng khác chuyển đến sau khi kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán, đơn vị NHPT B phục vụ người thụ hưởng xử lý.
Xử lý chứng từ:
- Trường hợp nhận được chứng từ thanh toán dưới dạng chứng từ giấy, sau khi kiểm soát thấy không có gì sai sót thì thực hiện: ghi ngày ghi sổ, số hiệu tài khoản Nợ, Có, ký tên tên chứng từ dùng làm chứng từ để ghi Có tài khoản người thụ hưởng và gửi báo Có cho người thụ hưởng theo quy định.
- Trường hợp nhận được chứng từ thanh toán dưới dạng chứng từ điện tử, sau khi kiểm soát thấy không có gì sai sót thì xử lý chứng từ theo đúng quy định hiện hành (in lệnh chuyển tiền dưới dạng chứng từ điện tử ra giấy, ký tên vào lệnh chuyển tiền in ra, xử lý hạch toán, lưu trữ và dùng để báo Có cho người thụ hưởng theo quy định).
Hạch toán kế toán: Căn cứ chứng từ chuyển tiền đến (lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi, lệnh chuyển Có...) NHPT phục vụ người thụ hưởng ghi:
Nợ tài khoản thích hợp
Có tài khoản tiền gửi của khách hàng (hoặc tài khoản thích hợp khác).
Và gửi giấy báo Có cho người thụ hưởng.
Trường hợp người thụ hưởng không có tài khoản tiền gửi thì Chi nhánh NHPT phục vụ người thụ hưởng ghi Có tài khoản phải trả khách hàng và báo cho người thụ hưởng đến nhận tiền. Người thụ hưởng khi đến nhận tiền phải có giấy chứng minh nhấn dan hoặc Hộ chiếu để loàm thủ tục nhận tiền.
9.3. Các bước thực hiện thanh toán lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi tại Ngân hàng Phát triển:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu:
Thực hiện: Giao dịch viên
- Giao dịch viên nhận yêu cầu thanh toán bằng lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi từ khách hàng, lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi khách hàng đưa đến trực tiếp.
- Lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi là chứng từ điện tử điện tử nhận được từ chương trình thanh toán điện tử với khách hàng.
- Lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi nhận vào khi còn giờ giao dịch phải xử lý ngay, nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi nhận vào đã quá giờ giao dịch, giao dịch ghi ngày giờ nhận lệnh được xử lý vào ngày làm việc tiếp theo.
Bước 2: Kiểm soát chứng từ:
Thực hiện: Giao dịch viên
- Kiểm soát các yếu tố chứng từ, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ;
- Kiểm soát tình trạng tài khoản của khách hàng có bị phong toả không;
- Kiểm soát khả năng thanh toán của khách hàng;
- Xem xét phí chuyển tiền do ai chịu;
- Trường hợp uỷ nhiệm chi của khách hàng không đủ điều kiện để thanh toán, trả lại khách hàng, tra soát (trong thanh toán chuyển tiền điện tử);
- Trong trường hợp nhận lại lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi do các cấp duyệt trả lại, Giao dịch viên căn cứ vào ý kiến của những người đó để thực hiện;
- Trong trường hợp có nghi ngờ dấu hiệu phạm pháp trong bộ chứng từ ủy nhiệm chi phải báo cáo ngay Lãnh đạo để có biện pháp thích hợp;
- Chấp hành thứ tự ưu tiên xử lý chứng từ theo quy định;
- Nếu lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi đủ điều kiện thanh toán sẽ thực hiện thanh toán theo quy định.
Bước 3. Hạch toán
Thực hiện: Giao dịch viên
- Tính phí chuyển tiền (từng kỳ hay theo thoả thuận với khách hàng);
- Định khoản hạch toán giao dịch theo chỉ dẫn của khách hàng. Trường hợp phải chuyển ra ngoài Chi nhánh NHPT mở tại Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng khác: chuyển tiền qua hệ thống điện tử liên Ngân hàng của Ngân hàng Nhà nước hay qua tài khoản tiền gửi thanh toán tại trung tâm thanh toán đảm bảo chuyển tiền nhanh chóng và hiệu quả.
Ký trên chứng từ, chuyển sang người kiểm soát và duyệt chứng từ.
Bước 4. Kiểm soát và duyệt chứng từ
Thực hiện: Trưởng phòng kế toán (hoặc Trưởng phòng nghiệp vụ).
- Kiểm soát tính xác thực của giao dịch thanh toán phát sinh;
- Kiểm soát các yếu tố chứng từ: tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ;
- Kiểm soát hạch toán và thanh toán của Giao dịch viên;
- Kiểm soát thẩm quyền và việc làm của Giao dịch viên;
- Khi cần thiết có thể liên lạc với Chủ tài khoản để xác minh lệnh chi tiền (ví dụ: Chuyển tiền giá trị cao...);
- Nếu chấp nhận giao dịch thanh toán, ký trên chứng từ;
- Nếu trong thẩm quyền kiểm soát, tuỳ từng nghiệp vụ theo phân cấp chuyển thực hiện kiểm soát và duyệt chứng từ ra ngoài Chi nhánh NHPT và trả tiền cho khách hàng thụ hưởng;
- Nếu vượt thẩm quyền kiểm soát, chuyển người thực hiện các bước tiếp theo (Giám đốc hoặc người được uỷ quyền);
- Nếu không chấp nhận giao dịch thanh toán – Chuyển trả lại Bộ chứng từ cho Giao dịch viên kèm lý do, yêu cầu.
Bước 5. Duyệt chứng từ
Thực hiện: Tổng giám đốc, Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền)
- Kiểm soát thẩm quyền và việc làm của Trưởng phòng tài chính kế toán hoặc Trưởng phòng nghiệp vụ.
- Kiểm tra tổng thể bộ chứng từ.
- Tuỳ theo mặt nghiệp vụ và phát sinh cụ thể, ra lệnh cho các bộ phận liên quan xử lý các nghiệp vụ khác để đảm bảo sự an toàn chung.
- Nếu chấp nhận giao dịch, duyệt và ký trên chứng từ chuyển kiểm soát và duyệt chứng từ thanh toán.
- Trường hợp không chấp nhận giao dịch, trả lại cho giao dịch viên làm lại hoặc chỉnh sửa.
Bước 6. Kiểm soát và duyệt chứng từ thanh toán
Thực hiện: Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc, hoặc người được uỷ quyền (Phó Tổng Giám đốc, Phó giám đốc hoặc Trưởng ban, Trưởng phòng nghiệp vụ được uỷ quyền).
- Kiểm soát hạch toán, thanh toán;
- Tuỳ theo từng mặt nghiệp vụ và phát sinh cụ thể, thông báo cho các bộ phận liên quan những thông tin cần thiết để phối hợp chung;
- Nếu chấp nhận giao dịch, duyệt và ký trên chứng từ chuyển trả tiền cho khách hàng thụ hưởng.
Bước 7. Trả tiền cho khách hàng thụ hưởng, tổng hợp hồ sơ
- Khách hàng thụ hưởng cùng Chi nhánh NHPT: Báo Có cho khách hàng, khách hàng có thể sử dụng được ngay số tiền báo Có, báo Nợ khách hàng trả tiền. Tổng hợp, lưu hồ sơ theo chế độ, chuyển báo cáo sang phòng nghiệp vụ liên quan;
- Chuyển tiền ra ngoài Chi nhánh NHPT: Khi tài khoản khách hàng hưởng mở tại các Ngân hàng, các tổ chức tín dụng khác, hoặc Chi nhánh NHPT khác.
Điều 10. Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi
10.1. Thủ tục lập uỷ nhiệm thu: Người thụ hưởng lập uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn, chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ nộp vào NHPT phục vụ mình hoặc NHPT phục vụ người trả tiền.
Thủ tục lập, số liên và cách lập uỷ nhiệm thu tương tự như thủ tục lập uỷ nhiệm chi.
Mẫu uỷ nhiệm thu, số liên uỷ nhiệm thu, thủ tục lập và phương thức giao nhận uỷ nhiệm thu giữa khách hàng với NHPT theo quy định của NHPT và quy định hiện hành của pháp luật.
10.2 Điều kiện thu hộ và thanh toán uỷ nhiệm thu: Chi nhánh NHPT phải nhận được thông báo của khách hàng bằng văn bản về việc khách hàng mua và khách hàng bán hàng hóa dịch vụ thống nhất thoả thuận dùng hình thức thanh toán uỷ nhiệm thu đối với các hình thức cụ thể.
10.3 Thủ tục thanh toán uỷ nhiệm thu:
10.3.1 Trường hợp người thụ hưởng và người trả tiền mở tài khoản tại một NHPT:
Khi nhận được uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ do người thụ hưởng nộp vào, NHPT phải kiểm tra tính hợp lệ của uỷ nhiệm thu, kiểm tra việc người trả tiền và người thụ hưởng đã có thoả thuận thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, nếu có đủ điều kiện thực hiện thì ghi ngày tháng nhận chứng từ lên tất cả các liên uỷ nhiệm thu, ký nhận chứng từ đối với khách hàng và xử lý;
- Trường hợp người trả tiền đủ khả năng thanh toán thì căn cứ uỷ nhiệm thu, NHPT ghi:
Nợ Tài khoản tiền gửi của người trả tiền
Có Tài khoản tiền gửi của người thụ hưởng và gửi giấy báo Nợ cho người trả tiền, giấy báo Có cho người thụ hưởng.
- Trường hợp khả năng thanh toán của người trả tiền không đủ để chi trả số tiền trên Uỷ nhiệm thu thì lưu vào hồ sơ Uỷ nhiệm thu chưa thanh toán và báo cho người trả tiền, người thụ hưởng biết và xử lý gửi trả lại Uỷ nhiệm thu cho người thụ hưởng (nếu người thụ hưởng yêu cầu) hoặc tiếp tục lưu giữ Uỷ nhiệm thu đến khi người trả tiền đủ khả năng thanh toán thì ghi ngày, tháng, năm thanh toán trên uỷ nhiệm thu và thực hiện thanh toán theo quy định.
10.3.2 Trường hợp người trả tiền và người thụ hưởng mở tài khoản ở hai Ngân hàng (cùng hoặc hệ thống NHPT).
Tại Chi nhánh NHPT phục vụ người thụ hưởng:
Việc tiếp nhận và kiểm soát uỷ nhiệm thu được thực hiện theo không đúng quy định tại khoản 2 điều 10 trên đây, sau đó Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng ký tên đóng dấu trên uỷ nhiệm thu, ghi vào sổ theo dõi nhận giấy uỷ nhiệm thu gửi đi (dùng làm cơ sở để tra cứu xử lý các trường hợp gửi chứng từ bị thất lạc chậm trễ) và gửi uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn, chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ cho Ngân hàng phục vụ người trả tiền.
- Khi nhận được chứng từ thanh toán uỷ nhiệm thu do Ngân hàng phục vụ người trả tiền chuyển đến thì sử dụng các chứng từ đó hạch toán:
Nợ Tài khoản tiền gửi của người trả tiền
Có Tài khoản tiền gửi của người thụ hưởng và giấy báo Có cho người thụ hưởng.
Tại Ngân hàng phục vụ người trả tiền:
Khi nhận được uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn, chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ do Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng gửi đến hoặc do người thụ hưởng trực tiếp nộp, Ngân hàng kiểm tra thủ tục lập uỷ nhiệm thu kiểm tra việc người trả tiền và người thụ hưởng có thoả thuận thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, kiểm tra khả năng thanh toán của người trả tiền và xử lý.
- Nếu đủ điều kiện thanh toán thì làm thủ tục trích tài khoản tiền gửi của người trả tiền để chuyển tiền đến Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng để thanh toán cho người thụ hưởng như trường hợp thanh toán lệnh chi quy định tại khoản 2 Điều 9 nêu trên.
- Trường hợp tài khoản tiền gửi của người trả tiền không đủ khả năng thanh toán, thì xử lý như quy định tại tiết a, điểm 2, Điều 5 nêu trên.
10.3.3 Các bước thực hiện thanh toán uỷ nhiệm thu tại Ngân hàng Phát triển:
Bước 1. Tiếp nhận yêu cầu:
Người thực hiện: Giao dịch viên
- Nhận bộ chứng từ uỷ nhiệm thu từ khách hàng
- Ký giao nhận chứng từ.
- Uỷ nhiệm thu nhận vào nếu còn thời giờ giao dịch thì giao dịch viên ghi ngày, giờ nhận lệnh và xử lý chứng từ vào ngày giao dịch tiếp theo.
Bước 2. Kiểm tra khả năng thanh toán của người trả tiền:
Người thực hiện: Giao dịch viên
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
- Kiểm tra thoả thuận của khách hàng dùng uỷ nhiệm thu để thanh toán.
- Chứng từ hợp lệ, tài khoản của người trả tiền không đủ số dư thanh toán thực hiện bước (3).
- Chứng từ không hợp lệ: Trả lại khách hàng.
- Trường hợp nhận lại chứng từ do cấp có thẩm quyền duyệt trả lại, giao dịch viên căn cứ vào ý kiến của người đó để thực hiện.
- Trường hợp nghi ngờ dấu hiệu phạm pháp trong bộ chứng từ uỷ nhiệm thu, phải báo cáo lãnh đạo để có biện pháp xử lý thích hợp.
- Mở sổ theo dõi;
- Tính phí gửi đi nhờ thu.
- Gửi bộ uỷ nhiệm thu đi nhờ thu.
Bước 3. Lưu uỷ nhiệm thu không đủ khả năng thanh toán:
Người thực hiện: Giao dịch viên.
- Thông báo cho khách hàng trả tiền biết.
- Thường xuyên theo dõi tài khoản thanh toán để đề xuất thanh toán kịp thời khi đủ số dư.
Bước 4: Hạch toán:
Người thực hiện: Giao dịch viên
- Tính số tiền phạt chậm trả (nếu có).
- Định khoản, nhập dữ liệu hạch toán giao dịch thanh toán đúng chỉ dẫn thanh toán khách hàng. Trường hợp phải chuyển ra ngoài Ngân hàng lựa chọn kênh thanh toán cho phù hợp (qua tài khoản tiền gửi thanh toán tại Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng khác hay tại trung tâm thanh toán) đảm bảo chuyển tiền nhanh chóng chuyển tiền nhanh chóng và hiệu quả.
- Ký trên chứng từ (chuyển thực hiện bước 6).
Bước 5. Kiểm soát và duyệt chứng từ tại phòng Tài chính kế toán:
Người thực hiện: Trưởng phòng Tài chính kế toán (hoặc TP nghiệp vụ)
- Kiểm soát bộ chứng từ
- Kiểm soát hạch toán thanh toán.
- Nếu chấp nhận thanh toán, ký trên chứng từ.
- Nếu trong thẩm quyền kiểm soát tuỳ từng nghiệp vụ theo phân cấp chuyển người ký duyệt chứng từ đi hoặc trả tiền cho người thụ hưởng, tổng hợp đối chiếu hồ sơ theo chế độ, chuyển báo cáo sang phòng nghiệp vụ liên quan.
Bước 6. Kiểm soát và duyệt chứng từ của Lãnh đạo Ngân hàng:
Người thực hiện: Tổng Giám đốc, Giám đốc (hoặc người được thẩm quyền)
- Kiểm soát chứng từ hạch toán, thanh toán
- Tuỳ theo từng mặt nghiệp vụ phát sinh cụ thể, thông báo cho các bộ phận liên quan những thông tin cần thiết để phối hợp chung.
- Nếu chấp nhận giao dịch duyệt và ký trên chứng từ, chuyển cho kiểm soát để chuyển tiền cho người thụ hưởng.
Bước 7. Trả tiền cho người thụ hưởng, tổng hợp hồ sơ:
- Khách hàng thụ hưởng cùng Ngân hàng Phát triển: Báo cho khách hàng để khách hàng có thể sử dụng số tiền báo có.
Tổng hợp, đối chiếu, lưu trữ hồ sơ theo chế độ, chuyển báo cáo sang phòng nghiệp vụ liên quan.
- Khách hàng thụ hưởng khác Ngân hàng: Chuyển tiền qua các kênh thanh toán cho phù hợp.
Điều 11. Thanh toán Séc
Trình tự phát hành, thủ tục kế toán, thanh toán Séc được thực hiện theo quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước và Ngân hàng Phát triển Việt Nam.
Điều 12. Thanh toán bằng thư tín dụng
12.1 Thủ tục mở thu tín dụng.
12.1.1 Khi có nhu cầu thanh toán bằng thư tín dụng, người trả tiền lập giấy mở thư tín dụng nộp vào Chi nhánh NHPT phục vụ mình. Mẫu giấy mở thư tín dụng, số liên lập giấy mở thu tín dụng, thủ tục lập, phương thức giao nhận, xử lý giấy mở thư tín dụng do NHPT phục vụ người trả tiền quy định.
Người trả tiền lập bản đăng ký chữ ký mẫu của người được uỷ quyền nhận hàng, nội dung ghi rõ họ tên, chức vụ, số, ngày, tháng, năm và nơi cấp giấy chứng minh nhân dân và chữ ký mẫu của người được uỷ quyền nhận hàng, chữ ký của người trả tiền và dấu (nếu có). Người được uỷ quyền nhận hàng nộp bản này vào NHPT phục vụ người thụ hưởng để làm căn cứ kiểm soát đối chiếu khi thanh toán thư tín dụng.
12.1.2 Tại NHPT phục vụ người trả tiền:
NHPTVN phục vụ người trả tiền nhận mở thư tín dụng cho khách hàng trong trường hợp người thụ hưởng mở tài khoản ở Chi nhánh NHPT cùng hệ thống. Nếu người thụ hưởng mở tài khoản ở Ngân hàng khác hệ thống thì chỉ nhận mở thư tín dụng trong trường hợp trên địa bàn đó có ngân hàng cùng hệ thống hoạt động và các Ngân hàng này có tham gia thanh toán bù trừ.
Khi nhận được giấy tờ xin mở thư tín dụng của khách hàng, NHPT phục vụ người trả tiền xử lý:
- Kiểm tra thủ tục lập giấy xin mở thư tín dụng, bảo đảm hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.
- Ký tên và đóng dấu NHPT mình lên 2 liên đầu giấy mở thư tín dụng.
- Ghi ký hiệu mật lên các liên giấy mở thư tín dụng.
* Xử lý giấy mở thư tín dụng:
+ 1 liên giấy mở thư tín dụng làm chứng từ hạch toán tại NHPT phục vụ người trả tiền.
+ 1 liên giấy mở thư tín dụng làm giấy báo Nợ gửi trả tiền.
+ 2 liên giấy mở thư tín dụng gửi (gửi bằng thư qua Bưu điện hoặc chuyển hoá sang chứng từ điện tử để truyền qua hệ thống mạng máy tính của NHPT) đến Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng.
* Hạch toán: Căn cứ giấy mở thư tín dụng ghi:
Nợ Tài khoản tiền gửi của khách hàng
Có Tài khoản tiền mở thư tín dụng.
12.2 Thủ tục thanh toán thư tín dụng
12.2.1 Đối với Chi nhánh NHPT phục vụ người thụ hưởng
- Khi nhận được giấy mở thư tín dụng (dưới dạng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử) do Ngân hàng phục vụ người trả tiền gửi đến, Chi nhánh NHPT phục vụ người thụ hưởng tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của giấy mở thư tín dụng, kiểm tra ký hiệu mật, dấu, chữ ký (nếu dưới dạng chứng từ giấy) hoặc mã khoá bảo mật, chữ ký điện tử (nếu dưới dạng chứng từ điện tử) của Ngân hàng phục vụ người trả tiền. Sau đó ghi nhận, ký tên, đóng dấu đơn vị trên các liên giấy mở thư tín dụng (nếu dưới dạng chứng từ điện tử thì phải in 2 liên ra giấy) và gửi 1 liên giấy mở thư tín dụng cho người thụ hưởng để làm làm căn cứ giao hàng, còn 1 liên lưu lại và mở sổ theo dõi giấy mở thư tín dụng đến.
- Khi nhận được 4 liên bảng kê kèm hoá đơn chứng từ giao hàng do người thụ hưởng nộp vào, Chi nhánh NHPT phục vụ người thụ hưởng kiểm tra bảng kê hoá đơn chứng từ giao hàng; đối chiếu chữ ký của người được uỷ nhiệm nhận hàng với chữ ký mẫu; kiểm tra thời hạn hiệu lực của thư tín dụng; số tiền người thụ hưởng đề nghị thanh toán trong phạm vi số tiền mở thư tín dụng, nếu đúng xử lý như sau:
+ Ghi vào sổ theo dõi thư tín dụng đến đã được thanh toán.
+ Ghi ngày, tháng, năm thanh toán và số hiệu tài khoản Nợ – Có trên 2 liên bảng kê hoá đơn, chứng từ giao hàng và dùng làm chứng từ hạch toán ở Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng.
1 liên bảng kê hoá đơn chứng từ giao hàng kèm theo liên lưu giấy mở tín dụng dùng làm chứng từ ghi Có tài khoản thụ hưởng.
1 liên bảng kê hoá đơn chứng từ giao hàng làm giấy báo có người thụ hưởng.
Trường hợp bên thụ hưởng mở tài khoản ở một Ngân hàng khác trên địa bàn thì căn cứ vào bảng kê hoá đơn, chứng từ giao hàng để lập chứng từ thanh toán bù trừ với Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng để ghi Có tài khoản người thụ hưởng.
+ Căn cứ bảng kê hoá đơn chứng từ giao hàng lập Lệnh chuyển Nợ hoặc giấy báo Nợ liên hàng để ghi nợ tài khoản chuyển tiền hoặc tài khoản liên hàng và gửi cho Ngân hàng phục vụ người trả tiền (Lệnh chuyển Nợ, giấy báo Nợ liên hàng có kèm theo 2 liên bảng kê hoá đơn chứng từ giao hàng) để thanh toán.
12.2.2 Đối với người thụ hưởng:
Sau khi nhận giấy mở thư tín dụng của người trả tiền do Ngân hàng phục vụ mình gửi đến, người thụ hưởng phải đối chiếu với hợp đồng hay đơn đặt hàng, kiểm soát giấy uỷ nhiệm nhận hàng giấy chứng minh nhân dân của người nhận hàng nếu đúng thì giao hàng và yêu cầu người nhận hàng ký vào hoá đơn hay chứng từ giao hàng.
Căn cứ vào hoá đơn, chứng từ giao hàng, người thụ hưởng lập 4 liên bảng kê hoá đơn chứng từ giao hàng (theo mẫu phụ lục số 01) nộp vào Ngân hàng phục vụ mình để thanh toán tiền bán hàng. Trên bảng kê này người thụ hưởng phải ký tên, đóng dấu đơn vị (nếu có) và phải có chữ ký xác nhận của người nhận hàng về tổng số tiền phải thanh toán cho người thụ hưởng.
12.2.3 Đối với Ngân hàng phục vụ người trả tiền:
Khi nhận được chứng từ về thanh toán thư tín dụng (Giấy báo Nợ liên hàng hoặc Lệnh chuyển nợ) của Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng gửi đến, sau khi kiểm tra thủ tục lập chứng từ, nội dung chứng từ, nếu đúng thì xử lý:
- Căn cứ Giấy báo Nợ liên hàng kèm 1 liên bảng kê hoá đơn chứng từ giao hàng (hoặc lệnh chuyển nợ) ghi:
Nợ Tài khoản tiền gửi để mở thư tín dụng,
Có Tài khoản thích hợp
- 1 liên bảng kê hoá đơn chứng từ giao hàng kèm theo bộ chứng từ làm giấy báo nợ gửi người trả tiền.
Thư tín dụng chỉ thanh toán tiền 1 lần. Do vậy, sau khi thực hiện thanh toán, nếu trên tài khoản tiền ký gửi để mở thư tín dụng vẫn còn tiền, Ngân hàng lập phiếu chuyển khoản tất toán tài khoản này, hạch toán.
Nợ Tài khoản tiền gửi để mở thư tín dụng
Có Tài khoản tiền gửi của người trả tiền và gửi giấy báo Có cho người trả tiền.
Điều 13: Dịch vụ thu hộ, chi hộ
13.1 Dịch vụ thu hộ là dịch vụ thanh toán mà Ngân hàng Phát triển thực hiện theo yêu cầu của người thụ hưởng nhằm đạt được sự trả tiền ngay hoặc chấp thuận trả tiền vào một thời điểm nhất định trong tương lai của người trả tiền. Dịch vụ thu hộ bao gồm việc nhận, xử lý, gửi chứng từ đi thu và thanh toán kết quả nhờ thu; huỷ nhờ thu theo yêu cầu của người sử dụng dịch vụ thanh toán.
Các thể thức thu hộ bao gồm: thu hộ Séc, thu hộ thương phiếu, thực hiện nhờ thu hoặc uỷ nhiệm thu và các thể thức thu hộ khác theo thoả thuận không – trái pháp luật.
13.2 Dịch vụ chi hộ là dịch vụ thanh toán mà Ngân hàng Phát triển Việt Nam thực hiện theo yêu cầu của người có nghĩa vụ trả tiền cho người thụ hưởng.
Các thể thức chi hộ bao gồm: Thanh toán, séc và các hình thức, uỷ thác hoặc chi hộ khác theo thoả thuận không trái pháp luật.
Phần III
THANH TOÁN GIỮA CÁC NGÂN HÀNG
Điều 14: Thanh toán giữa các Ngân hàng
Thanh toán từng lần tài khoản tiền gửi của Chi nhánh NHPT mở tại Ngân hàng Nhà nước
14.1 Trường hợp Ngân hàng Phát triển sử dụng chứng từ bằng giấy để giao dịch thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước.
14.1.1 Tại Chi nhánh NHPT (sau đây gọi tắt là Ngân hàng bên trả tiền).
Đối với các khoản thanh toán của bản thân Chi nhánh NHPT (là đơn vị trả tiền), Ngân hàng lập và nộp chứng từ thanh toán vào Ngân hàng Nhà nước nơi mở tài khoản để thực hiện thanh toán theo đúng các quy định tại phần II Quy định này.
Đối với các khoản thanh toán của khách hàng, Chi nhánh NHPT bên trả tiền lập thêm bảng kê các chứng từ thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước (theo mẫu Phụ lục số 2) và nộp vào Ngân hàng Nhà nước kèm theo các chứng từ thanh toán của khách hàng. Bảng kê các chứng từ thanh toán được lập riêng theo từng Ngân hàng bên thụ hưởng mở tài khoản tại cùng đơn vị Ngân hàng Nhà nước 2 liên trong trường hợp Ngân hàng bên thụ hưởng mở tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước khác.
14.1.2 Tại Chi nhánh NHPT phục vụ người thụ hưởng: Căn cứ báo Có của Ngân hàng Nhà nước gửi đến, Chi nhánh NHPT phục vụ người thụ hưởng kiểm soát lạ, nếu đúng ghi:
Nợ Tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước
Có Tài khoản người thụ hưởng và gửi giấy báo Có cho người thụ hưởng.
14.2 Trường hợp Ngân hàng Phát triển sử dụng chứng từ điện tử để giao dịch thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước.
14.2.1 Ngân hàng Phát triển nếu thanh toán điện tử qua Ngân hàng Nhà nước phải có đăng ký, thoả thuận với Ngân hàng Nhà nước về sử dụng Chứng từ điện tử và chữ ký điện tử do Ngân hàng Nhà nước cấp để sử dụng trong thanh toán điện tử liên Ngân hàng theo đúng quy định hiện hành:
- Các lệnh thanh toán (lệnh chuyển Nợ, Lệnh chuyển có…) và các bảng kê sử dụng trong thanh toán điện tử liên Ngân hàng phải được sử dụng mẫu do Ngân hàng Nhà nước quy định.
- Chứng từ điện tử phải được lập đúng, chính xác các yếu tố và phải có đầy đủ các chữ ký điện tử của người phê duyệt sử dụng tiền trên tài khoản (TGĐ, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền) và chữ ký điện tử của người kiểm soát (Kế toán trưởng, Trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền).
Chứng từ điện tử phải in ra giấy. Trong trường hợp cần thiết khi in ra thì trên chứng từ giấy đó phải thể hiện được tên, ký hiệu riêng của những người đã ký chịu trách nhiệm trên chứng từ điện tử và thực hiện trả tiền.
14.2.2 Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán điện tử qua Ngân hàng Nhà nước (chuyển tiền điện tử…) được thực hiện theo các quy định hiện hành.
14.3 Thanh toán bù trừ giữa các Ngân hàng
14.3.1 Thanh toán bù trừ giữa các Ngân hàng trong (hoặc ngoài) phạm vi tỉnh, thành phố do Ngân hàng Nhà nước làm chủ trì.
Việc thanh toán bù trừ giữa các Ngân hàng do Ngân hàng nhà nước làm chủ trì được thực hiện theo các văn bản quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước.
14.4.2. Thanh toán bù trừ trực tiếp hai hay nhiều Ngân hàng trên một địa bàn huyện, thị xã, không có chi nhánh Ngân hàng Nhà nước:
Ngân hàng Phát triển, Chi nhánh tỉnh, Thành phố trên địa bàn chọn một đơn vị ngân hàng làm chủ trì và các đơn vị khác là Ngân hàng thành viên. Các Ngân hàng thành viên phải mở tài khoản tièn gửi tại Ngân hàng chủ trì để thực hiện thanh toán bù trừ. Việc thanh toàn bù trừ được thực hiện như quy định của ngân hàng chủ trì.
Điều 15. Thanh toán thu hộ, chi hộ giữa các Ngân hàng
15.1. Mở tài khoản tiền gửi ở một Ngân hàng khác để giao dịch thanh toán:
Việc thanh toán qua tài khoản tiền gửi của Chi nhánh NHPT ở một Ngân hàng khác được thực hiện như trường hợp Ngân hàng Phát triển mở tài khoản tiền gửi ở Ngân hàng Nhà nước.
15.2. Uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ giữa Ngân hàng Phát triển có quan hệ thanh toán với Ngân hàng Thương mại khác theo hợp đồng uỷ thác.
Việc thu hộ, chi hộ giữa các Ngân hàng chỉ tiến hành trong phạm vi những khoản thanh toán đã thoả thuận trong hợp đồng uỷ thác giữa các Ngân hàng. Mỗi khi phát sinh các khoản thu hộ, chi hộ, Ngân hàng nơi phát sinh phải gửi các chứng từ thanh toán cho Ngân hàng có liên quan để hạch toán sổ sách. Kết thúc từng định kỳ thanh toán, các Ngân hàng phải đối chiếu số liệu với nhau, quyết toán số tiền đã thu hộ, cho hộ và thanh toán với nhau số chênh lệch phải thu, phải trả.
Điều 16. Quy trình nghiệp vụ thanh toán khác giữa các Ngân hàng - Khách hàng
Phạm vi nghiệp vụ:
Quy trình này điều chỉnh các hoạt động thanh toán thu chi nội bộ khác giữa Ngân hàng và khách hàng mở tài khoản tại mình trong các trường hợp Ngân hàng chủ động lập các chứng từ thanh toán và hạch toán vào tài khoản của khách hàng khi phát sinh các nghiệp vụ:
- Thu nợ, thu lãi vay của khách hàng;
- Thu phí các loại;
- Chuyển trả tiền gửi, lãi tiền gửi của khách hàng;
- Điều chuyển các bút toán đã hạch toán cho phù hợp;
- Chấp hành các quyết định của Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền liên quan đến các khoản tiền trong tài khoản của khách hàng;
- Ghi nợ có uỷ quyền.
Các bước thực hiện
Bước 1. Tiếp nhận nhu cầu
Thực hiện: Giao dịch viên
- Tiếp nhận nhu cầu: Khách hàng, cơ quan hành pháp, phòng nghiệp vụ … chuyển sang;
- Tạo nhu cầu: Căn cứ vào hợp đồng, kế hoạch làm việc định kỳ cũng như đột xuất phát sinh nghiệp vụ, giao dịch viên thực hiện các công tác tính lãi các tài khoản, tính phí các loại như chuyển tiền, bảo lãnh …, điều chỉnh bút toán hạch toán sai…
Bước 2. Kiểm tra
Thực hiện: Giao dịch viên
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của giao dịch hạch toán;
- Kiểm tra tính chính xác về mặt số học đối với số liệu tính toán;
- Nếu chấp nhận giao dịch chuyển thực hiện bước 3;
- Nừu không chấp nhận giao dịch: chuyển trả lại các Phòng nghiệp vụ hoặc tính toán lại.
Bước 3. Hạch toán
Thực hiện: Giao dịch viên
- Căn cứ vào tính chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh hạch toán vào tài khoản thích hợp phải chuyển tiền ra ngoài Ngân hàng, lựa chọn kênh thanh toán cho phù hợp, qua tài khoản tiền gửi thanh toán của ngân hàng mở tại Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng khác hay trung tâm thanh toán đảm bảo chuyển tiền nhanh chóng và hiệu quả;
- Chuyển thực hiện bước 4.
Bước 4. Kiểm soát giao dịch
Thực hiện: Trưởng phòng nghiệp vụ
- Kiểm soát giao dịch và chứng từ;
- Kiểm soát hạch toán thanh toán;
- Nếu chấp nhận giao dịch thanh toán, ký duyệt;
- Nếu trong hạn mức kiểm soát theo nghiệp vụ chuyển thực hiện bước 6.1, nếu không chuyển thực hiện bước 5;
- Nếu không chấp nhận giao dịch: trả lại chứng từ cho giao dịch viên kiểm tra lại.
Bước 5. Duyệt chứng từ
Thực hiện: Giám đốc (hoặc người được ủy quyền)
- Kiểm soát thẩm quyền và việc làm của Trưởng phòng nghiệp vụ;
- Kiểm tra tổng thể chứng từ, nội dung thanh toán;
- Nếu chấp nhận giao dịch, chuyển thực hiện bước 6 khi cần chuyển tiền ra ngoài Ngân hàng hoặc Bước 7.1 khi thanh toán trong nội bộ Ngân hàng;
- Nếu không chấp nhận giao dịch: Chuyển trả lại cho giao dịch viên kèm lý do yêu cầu.
Bước 6. Kiểm soát và duyệt chứng từ chuyển tiền
Thực hiện: Trưởng phòng kế toán
- Kiểm soát tổng thể bộ chứng từ;
- Nếu không chấp nhận giao dịch: chuyển lại cho giao dịch viên;
- Nếu chấp nhận giao dịch: ký duyệt.
Bước 7. Chuyển tiền cho khách hàng
- Khách hàng có tài khoản tại Ngân hàng: Tài khoản của khách hàng đối tác đã được ghi hoặc trích nợ, khách hàng có thể sử dụng được ngay số tiền báo có.
Tổng hợp, đối chiếu, lưu hồ sơ, chuyển báo cáo sang phòng nghiệp vụ liên quan.
- Chuyển tiền ra ngoài Ngân hàng: Chuyển tiền qua các kênh thanh toán khi tài khoản của khách hàng đối tác mở tại Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán khác.
Điều 17. Nghiệp vụ chuyển tiền đi, chuyển tiền đến giữa Ngân hàng - Ngân hàng
17.1. Nghiệp vụ chuyển tiền đi giữa Ngân hàng với Ngân hàng
Phạm vi nghiệp vụ: Thanh toán chuyển tiền:
- Đầu tư tiền gửi, tiền vay;
- Trả gốc vay, lãi vay;
- Mua bán hoán đổi ngoại tệ;
- Điều chuyển vốn bản thân Ngân hàng;
- Trả phí sử dụng dịch vụ giữa các Ngân hàng…
Các bước thực hiện
Bước 1. Phát sinh (tạo) nhu cầu thanh toán:
Thực hiện: Giao dịch viên
- Thoả thuận với Ngân hàng đối tác về tiền gửi, tiền vay;
- Điều chuyển vốn đảm bảo khả năng thanh toán của bản thân Ngân hàng;
- Thực hiện trả nợ vay, lãi vay, chuyển trả tiền gửi, lãi tiền gửi với các Ngân hàng đối tác;
- Giao dịch mua bán, hoán đổi ngoại tệ liên Ngân hàng;
- Trường hợp có hạn mức giao dịch đầu tư tiền gửi, tiền vay đối với từng Tổ chức tín dụng, hạn mức mua bán ngoại tệ đối với từng giao dịch viên và từng Tổ chức tín dụng, phải tuân thủ đúng hạn mức này;
- Trả phí sử dụng dịch vụ thanh toán giữa các Ngân hàng.
Bước 2. Hạch toán
Thực hiện: Giao dịch viên
- Lập lệnh chuyển vốn ;
- Căn cứ vào chỉ dẫn thanh toán để định khoản, nhập dữ liệu giao dịch hạch toán cho phù hợp, chính xác. Trường hợp phải chuyển vốn ra ngoài ngân hàng lựa chọn kênh thanh toán cho phù hợp, chính xác. Trường hợp phải chuyển vốn ra ngoài ngân hàng lựa chọn kênh thanh toán phù hợp (qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng khác hay tại trung tâm thanh toán) đảm bảo chuyển tiền nhanh chóng hiệu quả.
Bước 3. Kiểm soát giao dịch
Thực hiện: Trưởng phòng tài chính kế toán
- Nếu chấp nhận giao dịch hạch toán, ký trên chứng từ;
- Nếu trong hạn mức kiểm soát và ngân hàng đối tác có tài khoản tại chỗ chuyển thực hiện bước 6.1 ngân hàng đối tác có tài khoản tại tổ chức tín dụng khác chuyển thực hiện bước 5;
- Nếu vượt hạn mức kiểm soát chuyển thực hiện bước 4;
- Nếu không chấp nhận giao dịch, chuyển trả lại bộ chứng từ cho giao dịch viên.
Bước 4. Duyệt giao dịch viên
Thực hiện: Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền)
- Kiểm soát thẩm quyền và việc làm của Trưởng phòng nghiệp vụ;
- Nếu chấp nhận giao dịch, chuyển sang bước 5;
- Nếu không chấp nhận giao dịch, chuyển trả lại cho giao dịch viên.
Bước 5. Kiểm soát và duyệt chứng từ:
Thực hiện: Trưởng phòng kế toán
- Kiểm soát tổng thể bộ chứng từ:
- Nếu cần chỉnh sửa giao dịch chuyển lại cho giao dịch viên;
- Nếu chấp nhận giao dịch: ký duyệt để chính thức tiền được thanh toán.
Bước 6. Chuyển tiền cho Ngân hàng đối tác, tổng hợp hồ sơ
- Ngân hàng đối tác có tài khoản tại chỗ: Tài khoản của ngân hàng đối tác đã được ghi Có hoặc Nợ, ngân hàng đối tác có thể sử dụng được ngay số tiền báo có.
Tổng hợp, đối chiếu, lưu hồ sơ, chuyển báo cáo sang phòng nghiệp vụ liên quan.
- Chuyển tiền ra ngoài ngân hàng: chuyển tiền qua các kênh thanh toán khi tài khoản của ngân hàng đối tác mở tại tổ chức tín dụng khác.
17.2 Nghiệp vụ chuyển tiền đến giữa Ngân hàng với Ngân hàng
Các loại chuyển tiền đến:
Gồm giấy báo có, báo nợ chuyển tiền đến của các loại thể thức thanh toán:
- Uỷ nhiệm chi;
- Uỷ nhiệm thu;
- Séc;
- Chuyển tiền khách hàng;
- Chuyển vốn ngân hàng.
Các bước thực hiện
Bước 1: Tiếp nhận chuyển tiền đến
Thực hiện: Giao dịch viên- Phòng kế toán
- Nhận các giấy báo chuyển tiền đến;
- Chứng từ nhận bằng giấy qua giao nhận trực tiếp;
Nhận chứng từ điện tử qua các chương trình thanh toán điện tử.
* Chú ý
- Chứng từ đến nhận vào khi còn giao dịch: phải xử lý ngay;
- Chứng từ nhận vào khi đã quá giờ giao dịch: giao dịch viên ghi ngày giờ nhận lệnh và được xử lý ngày làm việc tiếp sau.
Bước 2. Kiểm soát chứng từ
Thực hiện: Giao dịch viên
- Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ;
- Trường hợp sai ký hiệu mật phải thông báo ngay cho ngân hàng gửi lệnh;
- Kiểm tra ngân hàng đại lý;
- Trường hợp chứng từ sai chi dẫn thanh toán, tiến hành tra soát (thực hiện bước 7);
- Kiểm tra phí chuyển tiền do ai chịu;
- Trong trường hợp nhận lại chứng từ đến do Trưởng phòng/Kiểm soát, người duyệt trả lại, giao dịch căn cứ vào ý kiến của những người có để thực hiện;
- Chấp nhận thứ tự ưu tiên xử lý theo quy định;
- Nếu chứng từ đủ điều kiện hạch toán sẽ thực hiện tiếp bước 3.
Bước 3. Hạch toán
Thực hiện: Giao dịch viên
- Tính phí chuyển tiền (nếu có );
- Định khoản, nhập dữ liệu giao dịch hạch toán thanh toán theo đúng chỉ dẫn thanh toán. Trường hợp phải chuyển tiền ra ngoài ngân hàng, lựa chọn kênh thanh toán cho phù hợp (qua tài khoản tiền gửi thanh toán tại ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng khác hay tại trung tâm thanh toán) đảm bảo chuyển tiền nhanh chóng và hiệu quả;
- Ký tên chứng từ, chuyển tiền thực hiện bước 4;
- Trường hợp nhận lệnh tra soát đến, giao dịch viên kiểm tra nếu hợp lệ sẽ tiến hành hạch toán các lệnh thanh toán chờ tra soát cho thích hợp.
Bước 4. Kiểm soát và duyệt chứng từ
Thực hiện: Trưởng phòng tài chính kế toán
- Kiểm tra tính thích hợp lệ, hợp lý của giao dịch;
- Số liệu tính toán chính xác (phí...);
- Nếu chấp nhận giao dịch thanh toán, duyệt và ký trên chứng từ;
- Nếu không chấp nhận, trả lại cho giao dịch viên làm lại.
Bước 5. Chuyền tiền cho khách hàng nhận lệnh:
- Khách hàng có tài khoản tại ngân hàng: tài khoản của khách hàng đã được ghi Có hoặc trích Nợ, khách hàng có thể sử dụng được ngay số tiền báo có.
Tổng hợp, đối chiếu, lưu hồ sơ, chuyển báo cáo sang phòng nghiệp vụ liên quan.
- Chuyển tiền ra ngoài ngân hàng:
- Chuyển tiền qua các kênh thanh toán khi tài khoản của khách hàng mở tại tổ chức tín dụng khác.
Bước 6: Tra soát
Thực hiện: Giao dịch viên
- Lập tra soát gửi ngân hàng gửi lệnh;
- Theo dõi việc trả lời tra soát để xử lý kịp thời.
Phần IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 18: Căn cứ quy định này và các văn bản pháp luật có liên quan giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Phát triển Việt Nam, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Ngân hàng Phát triển Việt Nam có trách nhiệm hướng dẫn và tổ chức thực hiện đối với các đơn vị trực thuộc và khách hàng của mình.
Trưởng Ban Tài chính kế toán, kho quỹ chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Quy định này.
Điều 19: Việc sửa đổi bổ sung Quy định này do Tổng Giám đốc Ngân hàng Phát triển Việt Nam quyết định.
