Thông tư 09-TT

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH MẪU VÀ CÁCH LÀM GIẤY XIN GỬI HÀNG VÀ GIẤY VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA BẰNG TÀU SÔNG, THUYỀN SÔNG VÀ THUYỀN BIỂN

Giấy xin gửi hàng và giấy vận chuyển hàng hóa là một hình thức giấy tờ rất cần thiết, là cơ sở pháp lý trong mối quan hệ giao dịch giữa chủ hàng và bên vận tải trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng để quy định nhiệm vụ và phương pháp giao nhận cụ thể, thanh toán cước phí, giải quyết các vấn đề tranh chấp giữa bên vận tải và bên chủ hàng của từng chuyến một. Cụ thể là:

a) Đối với bên vận tải, giấy vận chuyển là biên lai nhận hàng của người gửi mà bên vận tải có trách nhiệm vận chuyển theo điều kiện đã ghi, đảm bảo số lượng, trọng lượng, chất lượng và tình trạng hàng hóa nhận chở; mặt khác, giấy vận chuyển còn là chứng từ để thu cước phí vận tải và các phụ phí khác nếu có.

b) Đối với chủ hàng, giấy vận chuyển là chứng từ mà bên vận tải đã nhận hàng ở nơi đi và để nhận hàng ở nơi đến, theo các điều kiện đã ghi và là chứng từ để thanh toán cước phí vận chuyển và phụ phí khác nếu có.

Tính chất quan trọng của giấy xin gửi hàng và giấy vận chuyển là như vậy nhưng từ trước đến nay, các thủ tục giấy tờ giao dịch giữa chủ hàng và bên vận tải đang còn làm theo kinh nghiệm cũ, chưa thành nề nếp thống nhất.

Tình hình này đã có những trường hợp gây nên những trở ngại, khó khăn cho sự quan hệ và phân định trách nhiệm của bên vận tải và chủ hàng, nhất là đối với khâu giao nhận hàng hóa, xếp dỡ hàng hóa và trong những khi có sự tranh chấp của đôi bên.

Để tăng cường công tác quản lý vận tải đường sông và để cho mối quan hệ, giao dịch giữa chủ hàng và bên vận tải đi vào nề nếp thống nhất, Hội đồng Chính phủ đã ban hành điều lệ vận chuyển hàng hóa bằng tàu sông, thuyền sông và thuyền biển (nghị định số 44-CP ngày 03-03-1964).

Điều 12 của điều lệ quy định: “Chủ hàng phải có giấy gửi hàng gửi cho bên vận tải trước ba ngày xếp hàng về số lượng hàng hóa của mỗi chuyến. Bên vận tải phải trả lời cho chủ hàng biết ngày, giờ xếp hàng và số lượng phương tiện sẽ cung cấp cho chủ hàng chậm nhất là 24 giờ trước giờ đưa phưong tiện đến.

Sau khi xếp hàng xuống phương tiện vận tải, bên vận tải căn cứ vào kết quả của việc giao nhận theo các phương pháp đã quy định ở điều 7 của điều lệ này để làm giấy vận chuyển cho chuyến hàng đó…

Giấy vận chuyển là chứng từ thanh toán cước vận chuyển.

Mẫu giấy vận chuyển do Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định”.

Thi hành Nghị định số 44-CP dẫn chiếu ở trên và điều 45 trong điều lệ, Bộ giao thông vận tải ban hành thông tư này để quy định mẫu và cách làm giấy xin gửi hàng, giấy vận chuyển hàng hóa bằng tầu sông, thuyền sông và thuyền biển (kèm theo mẫu).

Dưới đây, Bộ hướng dẫn việc làm giấy xin gửi hàng và giấy vận chuyển.

Mẫu số 1(1)- Giấy xin gửi hàng (khổ 28 cm x 19cm).

Giấy xin gửi hàng do chủ hàng làm theo mẫu của Bộ Giao thông vận tải quy định, Mẫu này do bên vận tải cung cấp cho chủ hàng theo giá in. Chủ hàng căn cứ vào khối lượng và loại hàng mà hợp đồng tháng đã phân bổ cho từng mười ngày hoặc đã cùng bên vận tải lập kế hoạch mười ngày làm giấy xin gửi hàng cho từng chuyến, gửi cho bên vận tải chậm nhất là ba ngày trước mỗi chuyến hàng.

Trường hợp bên vận tải và bên chủ hàng không có hợp đồng, trường hợp bên chủ hàng có hàng độ xuất, ngoài kế hoạch, cần thuê bên vận tải vận chuyển (thuê chở một khối lượng, thuê từng chuyến, thuê một hầm, thuê chở hàng lẻ v.v…) cũng phải làm giấy xin gửi hàng gửi cho bên vận tải như quy định của Chính phủ.

Như vậy là cứ mỗi chuyến hàng, bên chủ hàng phải lập một giấy xin gửi hàng.

Nếu chủ hàng là các hợp tác xã hay các tổ chức đoàn thể khác hoặc nếu bên vận tải là hợp tác xã không có hợp đồng, không có kế hoạch phân bổ hàng vận chuyển trước cho từng mười ngày, cũng bắt buộc mỗi lần xin gửi hàng, chủ hàng phải làm một giấy xin gửi hàng.

Giấy xin gửi hàng chia làm nhiều cột và dòng, có đánh số thứ tự. Chủ hàng ghi vào giấy xin gửi hàng theo từng số của các cột và dòng như sau:

1. Vì là mẫu dùng chung cho vận chuyển bằng tầu sông, thuyền sông và thuyền biển, nên nếu chủ hàng đưa hàng vận chuyển bằng tầu sông thì để nguyên chữ “tầu sông”, gạch các chữ “thuyền sông” và "thuyền biển”; đưa vận chuyển bằng thuyền sông thì gạch các chữ “tầu sông”, “thuyền biển” v.v… và ghi số thứ tự giấy xin gửi hàng của chủ hàng theo từng năm một.

2, 3, 5 Tên, địa chỉ, số điện thoại của chủ hàng: các số này ghi rõ tên, địa chỉ và số điện thoại của cơ quan, xí nghiệp hay người gửi hàng và tên, địa chỉ cơ quan hay họ tên của người nhận hàng có trách nhiệm thanh toán tiền cước và các tiền tạp phí vận tải.

4. Số tài khoản ở Ngân hàng: ghi rõ số tài khoản của chủ hàng mở tại Ngân hàng nào, ở đâu, Nếu chủ hàng không có tài khoản thì để trắng.

6. Áp tải hàng: ghi rõ họ, tên người của chủ hàng đi áp tải. Nếu không có người đi áp tải thì để trắng.

7. Tên và địa chỉ xí nghiệp vận tải: Chủ hàng đưa hàng cho xí nghiệp vận tải nào vận chuyển thì ghi tên và địa chỉ của xí nghiệp ấy. Chú ý không ghi tên tắt. Nếu bên vận tải là hợp tác xã thì ghi rõ tên hợp tác xã.

8. Hàng trong kế hoạch hay ngoài kế hoạch: Ghi rõ hàng gửi đi có nằm trong chỉ tiêu kế hoạch của Nhà nước hay không. Nếu là hàng đột xuất có lệnh của cấp nào thì cũng ghi rõ vào đây, ghi cả số lệnh và cấp ra lệnh.

9. Hợp đồng vận tải: Khối lượng hàng này thuộc khối lượng của hợp đồng số mấy, ký bao giờ, ai ký?

10. Hình thức thuê vận chuyển – Có bốn hình thức:

- Thuê chở một khối lượng;

- Thuê nguyên cả chuyến;

- Thuê nguyên hầm hay một phần hầm;

- Thuê chở hàng lẻ.

Chủ hàng muốn thuê vận chuyển theo hình thức nào thì ghi vào giấy xin gửi hàng.

11. Nguyên tắc giao nhận hàng hóa: Chủ hàng yêu cầu giao nhận theo nguyên tắc nào? cân, đo hay theo mớn nước, nguyên bao, nguyên kiện hay niêm phong, cặp chì v.v…

12. Thời hạn vận chuyển: Số hàng đưa vận chuyển cần được vận chuyển hết trong thời hạn nào? Thời hạn tính cho tới khi hàng đến địa điểm giao cho người nhận.

13. Trách nhiệm xếp dỡ hàng hóa: Chủ hàng yêu cầu bên nào phụ trách xếp dỡ ở nơi hàng đi và nơi hàng đến.

14. Ngày giờ yêu cầu bên vận tải đưa phương tiện vận tải đến địa điểm xếp hàng…

15. Thời hạn xếp dỡ: Nguyên tắc là ghi theo mức xếp dỡ của địa phương. Trường hợp địa phương nào chưa công bố mức xếp dỡ thì tùy từng loại hàng, chủ hàng ghi theo kiến nghị của mình.

16. Thể thức thanh toán cước phí: Thanh toán bằng tiền mặt hay bằng séc ngân hàng, bằng hình thức nhờ thu, nhận trả v.v…

17. Giấy tờ gửi theo hàng: Những giấy tờ của Nhà nước bắt buộc phải có theo hàng, ghi rõ vào giấy số mấy, của cấp nào cấp.

18. Nhiệm vụ của người áp tải: Dựa vào quy định trong thông tư của Bộ Giao thông vận tải giải thích, quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành điều lệ về vận chuyển hàng hóa bằng tàu sông, thuyền sông và thuyền biển mà ghi nhiệm vụ của người đi áp tải (trong giấy xin gửi hàng chỉ cần ghi vắn tắt về nhiệm vụ, quyền hạn của người đi áp tải).

Từ cột 21 đến cột 29: Nếu là hàng gửi gồm nhiều mặt hàng thì mỗi một mặt hàng gửi ghi thành một dòng riêng ở cột 21. Mỗi một mặt hàng phải ghi đầy đủ những số liệu ở các cột từ 22 đến 28. Thí dụ: số hàng gồm có ngô và gạo, cả hai đều đóng vào bao thì không ghi chung tổng số bao và trọng lượng của ngô và gạo mà phải ghi riêng số bao ngô, số bao gạo và trọng lượng của từng loại ngô và gạo.

25. Thể tích: Nếu hàng gửi theo thể tích thì ghi thể tích.

28. Giá trị hàng có khai giá: Chỉ có hàng quý không có giá trên thị trường như quy định trong điều 14 điều lệ của Hội đồng Chính phủ mới phải ghi giá trị vào cột này.

Về nguyên tắc thì giấy xin gửi hàng bắt buộc phải làm theo quy định của thông tư này. Tuy vậy, cũng có những cột trong mẫu chủ hàng không nhất thiết cứ phải máy móc ghi theo quy định của điều lệ của Hội đồng Chính phủ hoặc sự hướng dẫn của thông thư này mà có thể ghi theo yêu cầu của mình.

Thí dụ: Về nguyên tắc xếp dỡ, theo quy định của Chính phủ, thì ở những bến, cảng không có tổ chức công nhân xếp dỡ do cơ quan giao thông vận tải quản lý thì việc xếp dỡ do chủ hàng phải đảm nhiệm. Tuy quy định của Chính phủ như vậy nhưng nếu bên chủ hàng muốn yêu cầu bên vận tải đảm nhiệm việc xếp dỡ ở những bến, cảng không có lực lượng xếp dỡ do cơ quan giao thông vận tải quản lý thì có thể ghi theo ý kiến của minh nhưng chỉ là kiến nghị. Nếu bên vận tải thỏa thuận thì bên vận tải có thể làm giúp cho bên chủ hàng, chủ hàng trả phí tổn; nếu bên vận tải không đồng ý thì áp dụng theo quy định của Chính phủ chứ không phải thi hành theo yêu cầu của chủ hàng. Hoặc như điều 13 trong điều lệ của Hội đồng Chính phủ quy định: “chủ hàng phải kê khai đúng số lượng và loại hàng đưa vận chuyển và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc kê khai đó…” Quy định này của Chính phủ nhằm mục đích để bảo vệ hàng hóa, bảo vệ phương tiện vận tải và để thuận tiện cho việc tính toán cước phí vận tải và để làm cơ sở pháp lý khi có tranh chấp giữa chủ hàng và bên vận tải. Đó là kỷ luật yêu cầu chủ hàng khi lập giấy xin gửi hàng phải kê khai cho chính xác. Tuy vậy không hạn chế chủ hàng có thể ghi theo yêu cầu của mình để thương lượng thỏa thuận với bên vận tải đối với những hoàn cảnh hai bên có thể tương trợ giúp đỡ nhau. Do đó, trong giấy xin gửi hàng, chủ hàng có thể đề ra kiến nghị với bên vận tải để hai bên thương lượng thỏa thuận, nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho cả hai bên. Đó là kết hợp ý thức nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật Nhà nước, đồng thời có kết hợp tinh thần hợp tác xã hội chủ nghĩa của chủ hàng và bên vận tải, đó là sự kết hợp tính nguyên tắc và tính linh hoạt. Và cũng do đó mà nói rằng có những kê khai và yêu cầu trong giấy xin gửi hàng sẽ không ăn khớp với giấy vận chuyển. Thí dụ: khối lượng hàng hóa chủ hàng yêu cầu vận chuyển 1.000 tấn nhưng bên vận tải chỉ có thể nhận được 950 tấn hay do hoàn cảnh của phương tiện và khả năng của chủ hàng, sau khi hai bên thỏa thuận, số lượng thực tế của hàng hóa chuyên chở sẽ lên tới 1.200 tấn.

Tuy vậy, chủ hàng vẫn phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về những kê khai của mình về trọng lượng, loại hàng… trên giấy xin gửi hàng. Như vậy là tùy theo tình hình sau khi bên vận tải nghiên cứu giấy xin gửi hàng của chủ hàng, trả lời cho chủ hàng và khi hai bên đã nhất trí thì giấy vận chuyển sẽ là cơ sở chính thức để xác nhận các điều kiện vận chuyển chuyến hàng đó. Nhưng điều cần lưu ý là giải quyết những ý kiến không thống nhất của chủ hàng và bên vận tải vẫn là các quy định của Chính phủ và các thông tư của Bộ Giao thông vận tải.

Thủ trưởng xí nghiệp vận tải và bạn quản trị hợp tác xã vận tải có trách nhiệm phải nghiên cứu các yêu cầu của chủ hàng ghi ở giấy xin gửi hàng. Những yêu cầu nào của chủ hàng mình không đồngý thì phải kịp thời báo và trực tiếp thảo luận thống nhất với chủ hàng. Sau khi hai bên đã thống nhất thì ghi vào cột bị chú của giấy xin gửi hàng (cột 29).

Thủ trưởng xí nghiệp vận tải và ban quản trị hợp tác xã vận tải trực tiếp giao giấy xin gửi hàng cho thuyền trưởng phụ trách vận chuyển chuyến hàng đó và hướng dẫn cho thuyền trưởng nắm vững những ý kiến trong giấy xin gửi hàng. Trường hợp thuyền trưởng nhận hàng ở  nơi xa xí nghiệp thì thuyền trưởng đại diện cho xí nghiệp nghiên cứu giấy xin gửi hàng và trực tiếp thương lượng với chủ hàng.

Thuyền trưởng phải giao lại giấy xin gửi hàng của chủ hàng cho xí nghiệp cùng với giấy vận chuyển.

Mẫu số 2(1). - Giấy vận chuyển (khổ 38cm x 28cm):

Điều 12 trong điều lệ của Hội đồng Chính phủ quy định cứ mỗi chuyến hàng, sau khi hàng đã xếp hết lên phương tiện vận tải, thuyền trưởng đã nhận xong hàng thì thuyền trưởng làm giấy vận chuyển cho chuyến hàng đó.

Giấy vận chuyển do thuyền trưởng làm là cơ sở chính thức của việc giao nhận hàng hóa và thanh toán cước phí vận tải.

Giấy vận chuyển làm thành năm bản.

Giấy vận chuyển phải có chữ ký của thủ trưởng xí nghiệp vận tải và có đóng dấu của xí nghiệp vận tải. Trường hợp thuyền trưởng nhận của chủ hàng ở những địa điểm xa xí nghiệp vận tải thì giấy vận chuyển không bắt buộc phải có ngay dấu của xí nghiệp vận tải nhưng khi gửi qua Ngân hàng để thanh toán thì phải có chữ ký của thủ trưởng và dấu của xí nghiệp vận tải hoặc dấu và chữ ký của ban quản trị hợp tác xã vận tải nếu bên vận tải là hợp tác xã.

Giấy vận chuyển tuyệt đối không được tẩy những chữ đã viết. Trường hợp có những chữ phải xóa hoặc phải thêm thì thuyền trưởng phải ký nhận rõ trong giấy có bao nhiêu chữ xóa và bao nhiêu chữ viết thêm. Trong giấy vận chuyển không được xóa quá năm chữ viết tay và thêm quá năm chữ (nguyên tắc này cũng áp dụng đối với giấy xin gửi hàng).

Thuyền trưởng có trách nhiệm phải lập giấy vận chuyển theo sự hướng dẫn như sau:

1. Như đã nói ở dòng (1) của giấy xin gửi hàng, vận chuyển bằng tầu sông thì để nguyên chữ “tầu sông”, gạch các chữ “thuyền sông” và “thuyền biển”, vận chuyển bằng thuyền sông thì để nguyên chữ “thuyền sông”, gạch chữ “tầu sông” và "thuyền biển” v.v…

Số giấy vận chuyển do xí nghiệp vận tải ghi sẵn.

Từ 2 đến 6. Các cột này, thuyền trưởng hoặc xí nghiệp ghi theo giấy xin gửi hàng của chủ hàng đã kê khai.

7, 8, 9. Tên, địa chỉ, số điện thoại và số tài khoản ở Ngân hàng của xí nghiệp vận tải: do xí nghiệp vận tải và hợp tác xã vận tải ghi sẵn.

10. Số đăng ký và trọng tải của phương tiện vận tải; do xí nghiệp hoặc hợp tác xã vận tải ghi theo giấy đăng ký và giấy phép lưu hành (ghi cả tên tầu nếu có). Cần ghi chính xác trọng tải của tầu, thuyền và dung tích của hầm để làm căn cứ tính cước cho những trường hợp thuê cả chuyến hoặc cả hầm.

11. Họ, tên người phụ trách phương tiện vận tải: ghi họ, tên thuyền trưởng hoặc người phụ trách thuyền, sà-lan (nếu có).

Từ 12 đến 16. Ghi theo sự kê khai của chủ hàng ở giấy xin gửi hàng. Trường hợp có sự thay đổi trong giấy xin gửi hàng của chủ hàng đã có ghi chú ở cốt bị chú (cột 29) thì ghi theo bị chú – Ghi rõ hàng trong kế hoạch hay hàng ngoài kế hoạch, hàng chở theo hợp đồng nào, số mấy hoặc chở theo lệnh đột xuất số mấy, do cấp nào ký. Tất cả các hàng hóa không có hợp đồng đều coi là hàng đột xuất.

17. Thời hạn vận chuyển: Ghi theo sự thỏa thuận của hai bên.

18. Trách nhiệm xếp dỡ hàng hóa: Nguyên tắc là trách nhiệm xếp dỡ hàng hóa phải thi hành đúng như điều 2 của điều lệ Hội đồng Chính phủ đã quy định. Trường hợp đặc biệt, nếu có sự thương lượng thỏa thuận giữa hai bên, ghi theo sự thỏa thuận của hai bên. Riêng đối với các hợp tác xã vận tải thì trách nhiệm xếp dỡ hàng hóa lên xuống phương tiện vận tải do chủ hàng và bên vận tải thương lượng thỏa thuận.

19. Thời hạn xếp dỡ hàng: Trường hợp chưa có quy định cụ thể của địa phương thì ghi theo sự thỏa thuận của hai bên. Nếu việc xếp dỡ hàng hóa do bên vận tải đảm nhiệm thì không ghi thời gian xếp dỡ riêng mà ghi gộp thời hạn xếp dỡ vào thời hạn vận chuyển hàng hóa như quy định ở điều 17 điều lệ của Hội đồng Chính phủ.

20. Cách thanh toán và hình thức thanh toán: Ghi theo giấy xin gửi hàng đã kê khai và bên vận tải đã thỏa thuận. Cách thanh toán và hình thức thanh toán phải theo đúng nguyên tắc đã quy định trong điều 36 điều lệ của Hội đồng Chính phủ.

21. Giấy tờ kèm theo: Ghi theo kê khai của chủ hàng sau khi đã kiểm tra đủ giấy.

22. Ghi theo sự thỏa thuận của hai bên (ghi vắn tắt nhiệm vụ).

Từ 23 đến 33 tất cả những cột này ghi theo giấy xin gửi hàng trừ cột về cự ly vận chuyển (25) không có trong giấy xin gửi hàng thì ghi theo con số công bố của cơ quan giao thông. Trường hợp có thay đổi, hai bên đã xác nhận thì ghi theo sự thay đổi.

32. Tỷ lệ hao hụt: Nếu hàng thuộc loại có tỷ lệ hao hụt đã được Nhà nước quy định thì ghi theo quy định của Nhà nước. Nếu Nhà nước chưa có quy định thì tỷ lệ hao hụt do hai bên thỏa thuận.

33. Kê khai giá trị hàng hóa: Nếu bên vận tải thống nhất với chủ hàng về giá trị kê trong giấy xin gửi hàng thì ghi giá trị ấy. Nếu hai bên không thống nhất với nhau, phải yêu cầu hội đồng vật giá xét định thì giá trị do hội đồng vật giá định.

34. Bị chú: Sau khi kiểm tra hàng hóa, giao nhận hàng hóa, nếu có vấn đề gì (không đúng số lượng, cặp chì niêm phong không nguyên vẹn, bao kiện có hiện tượng bao bì không tốt lắm v.v…) thì ghi vào cột này. Khi nhận hàng chở đi thì do thuyền trưởng ghi, khi bên vận tải trả hàng thì do chủ nhận ghi. Khi nhận hàng chuyên chở, nếu không có bị chú gì thêm thì thuyền trưởng chịu trách nhiệm về hàng hóa theo nội dung ghi trên giấy vận chuyển. Khi nhận hàng, nếu người nhận không có nhận xét gì thêm thì coi như bên vận tải đã hoàn thành trách nhiệm. Trường hợp giữa thuyền trưởng và người gửi hàng (lúc bên vận tải nhận hàng để chở) hoặc giữa thuyền trưởng và người nhận hàng (lúc bên vận tải trả hàng) không thống nhất ý kiến với nhau thì phải ghi vào cột bị chú, nếu cần thì làm biên bản kèm theo để ghi rõ quan điểm và ý kiến của hai bên. Cột này rất quan trọng đối với trường hợp có tranh chấp nên cần ghi vào cẩn thận, rõ ràng.

35. Cước và phụ phí: Bên vận tải căn cứ vào quy tắc cước và biểu cước hiện hành mà tính cước cho chuyến hàng để ghi vào giấy vận chuyển. Đối với vận chuyển bằng tầu biển, việc tính cước đơn giản, vì thế các số liệu để tính (bậc hàng, cước 1 tấn/km) có thể đưa ngay vào giấy vận chuyển. Nhưng đối với vận chuyển đường sông, các số liệu để tính cước rất nhiều, nếu đưa cả vào giấy vận chuyển thì sẽ choán nhiều chỗ và làm cho giấy quá đặc chữ và con số. Vì vậy trong giấy vận chuyển chỉ phải ghi tổng số tiền cước và phụ phí. Nếu sau này bên vận tải hay chủ hàng phát hiện tiền cước tính sai thì thanh toán lại với nhau.

Việc thanh toán có hai trường hợp: Trường hợp chủ hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng séc giao ngay cho bên vận tải và trường hợp thanh toán bằng các thể thức khác, tiền sẽ do Ngân hàng chuyển từ tài khoản của chủ hàng sang tài khoản của bên vận tải. Trường hợp thứ nhất, bên vận tải gạch những chữ ở phần bên trái (yêu cầu Ngân hàng trích…) và để nguyên phần bên phải (chủ hàng đã thanh toán…); trường hợp thứ hai, bên vận tải gạch phần bên phải và để nguyên phần bên trái.

40. Chứng nhận của cơ quan giao thông vận tải hoặc của cơ quan hữu quan khi cần thiết: Trường hợp có vấn đề gì cần yêu cầu các cơ quan này chứng nhận thì thuyền trưởng yêu cầu các cơ quan này chứng nhận vào giấy này (phương tiện vận tải đã đến bến giờ nào nhưng vắng mặt chủ hàng…).

Giấy vận chuyển mầu trắng. Trong năm bản giấy vận chuyển thì hai bản có sọc mầu xanh nhạt, hai bản có sọc mầu vàng và một bản không có sọc. Xí nghiệp vận tải giao hai bản có sọc mầu xanh nhạt cho người gửi hàng, người gửi hàng giữ một bản và gửi một bản cho người nhận hàng. Xí nghiệp vận tải giữ một bản có sọc mầu vàng. Thuyền trưởng giữ một bản có sọc mầu vàng mang theo hàng. Bản không có sọc gửi Ngân hàng để thanh toán cước phí và phụ phí vận tải. Nếu là hàng nguy hiểm thì thêm một sọc đỏ ở ngay dưới sọc mầu xanh nhạt hoặc sọc mầu vàng. Các sọc rộng 2cm, từ góc trái phía trên qua góc phải phía dưới.

Giấy xin gửi hàng và giấy vận chuyển (đặc biệt là giấy vận chuyển) có ý nghĩa và tầm quan trọng rất lớn về mặt pháp lý để đề cao tinh thần trách nhiệm của chủ hàng và bên vận tải đối trước nhiệm vụ bảo đảm hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch vận chuyển hàng hóa của Nhà nước và yêu cầu vận chuyển hàng hóa của nhân dân.

Bởi vậy các chủ hàng và bên vận tải phải đề cao tinh thần trách nhiệm, tinh thần hợp tác xã hội chủ nghĩa, căn cứ vào các quy định của điều lệ của Hội đồng Chính phủ và sự hướng dẫn của thông tư này mà làm giấy xin gửi hàng và giấy vận chuyển cho đầy đủ và đúng đắn.

Các Sở, Ty Giao thông vận tải phải tổ chức hướng dẫn cho các đơn vị vận tải đặc biệt chú ý hướng dẫn các hợp tác xã vận tải cách làm giấy vận chuyển để tránh những trường hợp làm không đúng như quy định của thông tư này.

Trong thực tế, nếu có quy định nào hoặc sự hướng dẫn nào chưa được sát lắm hoặc còn thiếu thì bên chủ hàng cũng như bên vận tải kịp thời phản ảnh ngay về Bộ Giao thông vận tải để Bộ kịp nghiên cứu, bổ sung cho thông tư.

Cục Vận tải đường thủy và Văn phòng Bộ có trách nhiệm theo dõi tập hợp tình hình báo cáo với Bộ và trong những trường hợp cần thiết. Cục Vận tải đường thủy có nhiệm vụ hướng dẫn các xí nghiệp vận tải thi hành cho đúng tinh thần của điều lệ của Hội đồng Chính phủ và thông tư này của Bộ.