Quyết định 42/2011/QĐ-UBND

Quyết định 42/2011/QĐ-UBND về Quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính do Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang ban hành

Nội dung toàn văn Quyết định 42/2011/QĐ-UBND thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản


ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH TIỀN GIANG
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

Số: 42/2011/QĐ-UBND

Tiền Giang, ngày 19 tháng 12 năm 2011

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG

Căn c Luật T chc Hi đồng nhân dân y ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị đnh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 ca Chính ph vcông tác văn thư;

Căn cứ Nghị đnh số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 ca Chính phủ sa đổi, bổ sung mt số điều ca Nghị đnh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính ph vcông tác văn thư;

Căn c Thông tư s 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 ca Bộ Ni v hưng dn th thc k thut trình bày văn bn hành chính;

Xét đề ngh ca Giám đc SNi v,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy đnh v thể thc kỹ thut trình bày văn bn hành chính.

Điều 2. Quyết định này hiu lc thi hành sau 10 ngày k t ngày ký. Nhng quy đnh về thể thc và k thut trình bày văn bản hành chính và bn sao văn bn được quy định tại Quyết định s 32/2005/-UBND ngày 15 tháng 7 năm 2005 ca y ban nhân n tỉnh Tin Giang quy định v th thc và k thut trình y n bn hết hiu lc thi hành.

Điều 3. Chánh văn phòng y ban nhân dân tnh, Giám đc SNi v, thủ trưng các sở, ban, ngành tnh, Ch tịch y ban nhân dân các huyện, thành, thị và Chủ tch y ban nhân dân các xã, phưng, th trn chu trách nhiệm thi hành Quyết định y./.

 

 

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Dương Minh Điều

 

QUY ĐỊNH

VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 11 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phm vi đi tượng áp dng

Quyết định này quy định v th thc kỹ thut trình bày văn bn hành chính bn sao văn bản được áp dng đối vi văn bản ca các quan hành chính nhà nưc, t chức hi, t chc hi - nghề nghiệp, t chc kinh tế và đơn v vũ trang nhân dân trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.

Đối vi các ngành như Kho bc, Ngân hàng, Thuế, Tòa án, Kiểm sát, Thanh tra, Bảo him, Điện lc, Thng kê, Bưu đin, Thi hành án dân s, ng an, Quân s nếu có quy định riêng v th thc k thut trình bày văn bn hành chính ca ngành thì không áp dng theo Quy định y.

Điều 2. Thể thc văn bn

Thể thc văn bản là tập hp các thành phn cấu thành văn bn để đm bảo s chính xác, giá tr pháp lý và trách nhiệm ca cơ quan ban hành văn bản đó.

1. Thể thức văn bn hành chính bao gm các thành phn sau:

a) Quc hiệu;

b) Tên cơ quan, t chc ban hành văn bn;

c) S, ký hiệu ca n bn;

d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bn;

đ) Tên loại và trích yếu nội dung ca văn bn;

e) Ni dung văn bản;

g) Chc v, h tên và ch của ngưi có thẩm quyền;

h) Dấu ca cơ quan, t chc;

k) Nơi nhận.

2. Đi với công văn, ngoài các thành phn được quy đnh ti khon 1 điu này, th b sung đa ch quan, t chc; địa ch thư đin tử (E-mail); sđin thoi, s Telex, s Fax; địa ch Trang thông tin điện t (Website) biu tưng (logo) của cơ quan, t chc.

3. Đối với công đin, bn ghi nhớ, bn cam kết, bn thỏa thuận, giấy chng nhận, giấy y quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy ngh phép, giấy đi đường, giấy biên nhn hồ sơ, phiếu gi, phiếu chuyển, thư công không bt buc phải có tt c các thành phần th thc trên th b sung đa ch cơ quan, tổ chc; đa ch thư đin t (E-mail); s đin thoại, s Telex, s Fax; đa ch Trang thông tin đin t (Website) và biểu tưng (logo) ca cơ quan, t chc.

Điều 3. K thut trình bày văn bn

K thuật trình bày văn bản quy định ti Quy đnh này bao gm khổ giấy, kiu trình y, đnh l trang văn bn, v trí trình bày các thành phần th thc, phông ch, cỡ ch, kiểu ch các chi tiết trình bày khác, được áp dng đi vi văn bản được soạn thảo trên máy vi tính s dụng chương trình son tho văn bn (như Microsoft Word for Windows) in ra giy; có thể áp dng đối với văn bn đưc son tho bằng các phương pháp hay phương tin k thut khác hoc văn bản đưc làm trên giấy mẫu in sn; không áp dng đối vi văn bn được in thành sách, in trên báo, tp chí và các loại ấn phẩm khác.

Điều 4. Phông chtrình bày văn bn

Phông ch s dng trình bày văn bn trên máy vi tính phông ch tiếng Việt ca b mã ký t Unicode theo Tiêu chun Việt Nam TCVN 6909:2001.

Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

1. Khổ giấy

Văn bn hành chính được trình bày trên kh giấy A4 (210mm x 297mm). Các văn bn như giy giới thiu, giấy biên nhn hồ sơ, phiếu gi, phiếu chuyển được trình bày trên kh giấy A5 (148mm x 210mm) hoc trên giấy mẫu in sn (A5).

2. Kiểu trình bày

Văn bn hành chính được trình bày theo chiu dài ca trang giấy kh A4 (định hưng bn in theo chiu dài)

Trưng hp ni dung văn bản có các bng, biu nhưng không được làm thành các ph lục riêng thì văn bn thể được trình bày theo chiu rng ca trang giấy (đnh hưng bn in theo chiều rng).

3. Định lề trang văn bản (đối với kh giấy A4) Lề trên: cách mép trên 20mm;

Lề dưới: cách mép dưới 20mm; Lề trái: cách mép trái 30mm;

L phi: cách mép phi 20mm.

4. V trí trình bày các thành phần thể thc văn bản trên mt trang giấy kh

A4 được thể hin theo sơ đồ b trí các thành phn th thc văn bn kèm theo Quyết định này (Ph lục II). V trí trình bày các thành phn th thc văn bn trên mt trang giấy kh A5 được áp dng tương t theo sơ đồ ti ph lc trên.

Chương II

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Điều 6. Quc hiệu

1. Thể thức

Quc hiệu ghi trên văn bn bao gm 2 dòng ch: CỘNG HÒA XÃ HỘI CH NGHĨA VIỆT NAM” và Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.

2. K thuật trình bày

Quc hiệu được trình bày tại ô s 1, chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phi.

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm;

Dòng thứ hai: Độc lập - Tự do - Hnh phúc đưc trình bày bằng chữ in thưng, c ch t 13 đến 14 (nếu dòng th nht c ch 12, thì dòng thứ hai cỡ ch 13; nếu dòng th nht c ch 13 thì dòng th hai c ch 14), kiu chữ đứng, đm; được đt canh gia dưi dòng th nht; ch cái đu ca các cm từ được viết hoa, gia các cm t gạch ni, có ch ch; phía dưi có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài ca dòng ch (s dụng lnh Draw, không dùng lnh Underline), c thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lp - Tự do - Hnh phúc
---------------------------------------

Hai dòng trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

Điều 7. Tên cơ quan, t chức ban hành văn bn

1. Thể thức

Đối vi Đoàn Đi biu Quc hi tnh; Hi đồng nhân dân y ban nhân dân các cp không ghi cơ quan ch quản.

Tên quan, t chc ban hành văn bn bao gm tên ca quan, t chc ch qun trc tiếp (nếu có) và tên ca cơ quan, t chc ban hành văn bản.

a) Tên cơ quan, tchc ban hành văn bản phải đưc ghi đy đủ hoặc được viết tt theo quy đnh ti văn bản thành lập, quy định chc năng, nhiệm v, quyền hn cơ cấu t chc b máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoc công nhận tư ch pháp nhân ca cơ quan, t chc có thẩm quyn.

d 1:

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH TIỀN GIANG
----------------

d 2:

ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ MỸ THO
----------------

b) Đối với các sở, ban, ngành, các cơ quan chuyên môn thuc UBND tnh có cơ quan ch quản cấp trên trc tiếp thì tên của cơ quan, t chc ch quản trc tiếp có th viết tắt nhng cm t thông dng nhưy ban nhân dân (UBND).

d 1:

UBND TỈNH TIỀN GIANG
SỞ XÂY DỰNG
----------------

d 2:

UBND TỈNH TIỀN GIANG
SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
----------------

2. K thuật trình bày

Tên quan, t chc ban hành văn bn đưc trình bày ti ô s 2; chiếm khong 1/2 trang giấy theo chiu ngang, phía trên, bên trái.

Tên quan, t chc ch qun trc tiếp đưc trình bày bằng ch in hoa, cùng cch như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

Ví d:

UBND TỈNH TIỀN GIANG
TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐU TƯ -
THƯƠNG MI - DU LCH

----------------

Các dòng chữ trên đưc trình bày cách nhau dòng đơn.

Điều 8. S, ký hiệu của văn bn

1. Thể thức

a) Số ca văn bản là s th t đăng ký văn bn ti văn thư ca cơ quan, tổ chc. S ca văn bn được ghi bng ch s -rp, bắt đu t s 01 vào ngày đu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

b) Ký hiu ca văn bản

- hiu ca văn bn hành chính có tên loại bao gm ch viết tắt tên loi văn bn theo bng ch viết tắt tên loi văn bản bn sao kèm theo Quyết định này (Ph lc I) ch viết tt tên cơ quan, t chc ban hành văn bn.

S: …./Tên loại văn bn-Tên cơ quan ban hành văn bn

d: Báo cáo s 20 ca UBND tnh Tin Giang ban hành đưc ghi như sau: S: 20/BC-UBND

Quyết đnh s 30 ca Sở Kế hoch Đu ban hành được ghi như sau: S: 30/QĐ-KH&ĐT

- Ký hiu ca công văn bao gm ch viết tắt tên cơ quan, t chc ban hành công văn và ch viết tắt tên đơn v soạn tho công văn đó.

S: …./Cơ quan ban hành-Đơn v son tho

d: Công văn số 130 ca UBND tnh do Phòng Nghiên cu Tng hợp son tho được ghi như sau: S: 130/UBND-TH

Công văn s 215 ca S Nội v do Văn phòng Sở son thảo đưc ghi như sau: S: 215/SNV-VP

- Trưng hp các Hi đồng, các Ban tư vn ca quan đưc s dng con du ca quan để ban hành văn bn Hội đng, Ban được ghi cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số ca Hi đng, Ban.

d: Quyết định số 01 ca Hi đồng thi tuyển công chc Sở Ni vụ được ghi như sau: S: 01/QĐ-TTCC

- Việc ghi hiệu công văn do UBND cấp huyện, cp ban hành bao gồm ch viết tắt tên cơ quan, t chc ban hành công văn ch viết tt tên lĩnh vc (Kinh tế, Y tế, Tài chính - Kế hoạch, Tài nguyên Môi trưng, Ni v, Lao đng Thương binh hội,đưc quy đnh ti Mc 2, Mục 3, Chương IV, Luật T chc Hội đng nhân dân y ban nhân dân năm 2003) được gii quyết trong công văn. Ch viết tắt tên cơ quan, t chc các đơn v trong mi cơ quan, t chc hoặc nh vc đối với UBND cấp huyện, xã do cơ quan, t chc quy định cụ th đm bo ngn gn, dễ hiu.

d: Công văn số 12 ca UBND thành ph Mỹ Tho ban hành gii quyết vlĩnh vc kinh tế đưc ghi như sau: S: 12/UBND-KT

2. K thuật trình bày

S, ký hiu ca văn bản được trình bày tại ô số 3, đưc đt canh gia dưi tên cơ quan, t chc ban hành văn bản.

T S được trình bày bằng ch in thưng, hiệu bng ch in hoa, cỡ ch 13, kiểu ch đng, sau t S du hai chm, với nhng s nhỏ hơn 10 phải ghi thêm s 0 phía trưc, gia s ký hiệu văn bn có dấu gạch chéo, gia các nhóm ch viết tắt trong ký hiu văn bn có du gch ni, không cách ch.

Ví d:

S: 19/SNV-VP (Công văn ca SNi v do Văn phòng S son tho). S: 23/BC-SKH&CN (Báo cáo ca Sở Khoa hc Công ngh).

Điều 9. Đa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bn

1. Thể thức

a) Địa danh ghi trên văn bn tên gi chính thc ca đơn v hành chính nơi cơ quan, t chc đóng tr sở.

- Địa danh ghi trên văn bn ca c cơ quan, t chc cp tỉnh là n ca tnh.

Ví dụ:

Văn bản của UBND tỉnh; các sở, ban, ngành và các đơn vị trực thuộc sở, ngành do UBND tỉnh Tiền Giang ký quyết định thành lập thì ghi địa danh là Tiền Giang,

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan trung ương đóng trên địa bàn tỉnh Tiền Giang thì ghi địa danh là Tiền Giang,

d:

Văn bn ca Kiểm toán nhà nưc khu vc IX quan trung ương đóng trên địa bàn tnh Tin Giang thì ghi đa danh là Tiền Giang,

- Địa danh ghi trên văn bản ca các quan, t chc cp huyện, thành ph, th là tên của huyện, thành ph, th đó.

d:

Văn bn ca UBND thành ph Mỹ Tho các phòng, ban thuc thành phố M Tho thì ghi địa danh là Mỹ Tho,

Văn bn ca UBND huyện Cai Lậy các phòng, ban thuc huyện Cai Lậy thì ghi địa danh Cai Lậy,

- Địa danh ghi trên văn bn ca Hi đng nhân dân, y ban nhân dân và ca các t chc cấp xã là tên ca xã, phưng, th trấn đó.

d:

Văn bản của UBND phưng 4, thành phố Mỹ Tho thì ghi đa danh là Phường 4,

Văn bản của UBND xã Nhị Bình, huyện Châu Thành thì ghi địa danh là Nhị Bình,

- Đối với các thị trấn có tên trùng với tên của huyện thì địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức thuộc thị trấn ghi thêm hai chữ thị trấn (TT.)

d:

Văn bn ca UBND th trấn Ch Go (huyện Ch Gạo) ban hành thì ghi đa danh TT. Chợ Gạo,

b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bn ngày, tháng, năm văn bản được ký và ban hành.

Ngày, tháng, năm ban hành văn bn phải được viết đy đ, các chsố ngày, tháng, năm dùng ch s -rp, đối vi nhng s ch ngày nh hơn 10 và tháng 1, 2 phi ghi thêm s 0 phía trưc.

d: Tiền Giang, ngày 05 tháng 02 năm 2011

2. K thuật trình bày

Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng mt dòng vi s, hiu văn bn, ti ô s 4, bng ch in thưng, c ch 13, kiu ch nghiêng, các ch cái đu của địa danh phi viết hoa, sau đa danh có du phy, đa danh và ngày, tháng, năm được đt canh gia dưi Quc hiu.

Ví d:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lp - Tự do - Hnh phúc
---------------------------------------

Tiền Giang, ngày 22 tháng 02 năm 2011

Điều 10. Tên loi trích yếu ni dung của văn bn

1. Thể thức

Tên loi văn bn là tên ca tng loại văn bản do cơ quan, tchc ban hành. Khi ban hành văn bản đu phi ghi tên loi, tr công văn.

Trích yếu ni dung của văn bản mt câu ngn gn hoặc mt cm t, phản ánh khái quát nội dung ch yếu của văn bn.

2. K thuật trình bày

Tên loi trích yếu ni dung văn bản ca các văn bn có ghi tên loi được trình bày tại ô s 5a.

Tên loi văn bản (nghị quyết, quyết định, ch th, thông báo, báo cáo, kế hoạch, t trình các loi văn bn khác tên loại) được đt canh gia bng ch in hoa, cch 14, kiểu ch đứng, đm.

Trích yếu ni dung văn bản tên loi được đt canh gia, ngay dưi tên loi văn bản bng ch in thường, cỡ ch 14, kiu ch đng, đm; bên dưi trích yếu đường k ngang, nét liền có độ dài bằng 1/2 độ dài ca dòng ch đt cân đối so với dòng ch.

d:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc điều đng cán b

----------------

Trích yếu ni dung công văn được trình bày tại ô s 5b, sau ch V/v” bng ch in thường, cch 13, kiểu ch đng, được đt canh gia dưi s và ký hiu văn bn, cách dòng 6pt với số hiệu văn bn.

Ví dụ:

UBND TỈNH TIỀN GIANG
SỞ NỘI VỤ
--------

Số: 05/SNV-CBCC

V/v xét nâng lương cho CBCC năm 2011

 

Điều 11. Ni dung văn bn

1. Thể thức

a) Ni dung văn bản là thành phn ch yếu của văn bn.

Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;

- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh). Ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”, trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;

- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo (Phụ lục VI) kèm theo Quyết định này.

b) Bố cục của văn bản

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:

Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:

- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.

2. Kỹ thuật trình bày

Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào 1.27 cm

(1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.

a) Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

Ví dụ:

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

- Mc: Từ Mc” và số thứ tự ca mc được trình bày trên mt dòng riêng, canh gia, bng ch in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

Ví dụ:

Mục 1

CÔNG TÁC VĂN THƯ

- Điu: T Điều”, s th t tiêu đề ca điu được trình bày bng chữ in thưng, cách lề trái 1 default tab, s th t ca điều dùng ch s -rp, sau số th t có dấu chm; cỡ ch 14, kiểu ch đứng, đm.

d: Điu 1.

- Khon: Số thứ t các khoản trong mi mc dùng ch s -rập, sau số th t có du chm, cỡ ch 14, kiểu ch đứng; nếu khoản tiêu đ, s th tự và tiêu đề ca khon được trình bày trên mt dòng riêng, bng ch in thưng, cỡ ch 14, kiểu ch đứng.

d: 1. …

- Đim: Thtự các điểm trong mi khon dùng các ch cái tiếng Việt theo th t abc, sau có du đóng ngoặc đơn, bng ch in thưng, cỡ ch 14, kiểu ch đng.

d: a) …

b) Trưng hp ni dung văn bản được phân chia thành các phn, mc, khon, điểm thì trình bày như sau:

- Phần: Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.

Điều 12. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

1. Th thc

Chc v, h, tên, ch ca ngưi thể hin tính pháp lý và ngưi chu trách nhiệm v ni dung văn bn, ngưi phi đúng thẩm quyền. Khi văn bn không dùng bút chì, không dùng mc đỏ hoặc các th mc dễ phai.

a) Việc ghi quyền hn ca ngưi được thc hiện như sau:

- Trưng hp thay mặt tập th thì phải ghi ch viết tt TM.” (thay mặt) vào trưc tên tp thể lãnh đo hoặc tên cơ quan, t chc;

Ví d:

TM. Y BAN NHÂN DÂN TNH
CH TCH

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu;

d:

KT. CH TCH
PHÓ CH TCH

KT. GIÁM ĐC
PHÓ GIÁM ĐC

Trưng hp cấp phó được giao ph trách thì thc hiện như cấp phó ký thay cấp trưng.

- Trưng hợp tha lnh thì phi ghi ch viết tt TL.” (tha lnh) vào trưc chc v ca ngưi đng đu cơ quan, t chc.

d:

TL. CH TCH
CHÁNH VĂN PHÒNG

TL. GIÁM ĐC
CHÁNH VĂN PHÒNG

- Trưng hp tha y quyền thì phải ghi ch viết tt TUQ.” (tha y quyền) vào trưc chc v ca người đứng đu cơ quan, t chc.

d:

TUQ. GIÁM ĐC
TRƯỞNG PHÒNG CÁN BỘ CÔNG CHỨC

b) Chc v ca ngưi ký

Chc v ghi trên văn bn chc v lãnh đo chính thc ca ngưi văn bn trong cơ quan, tchc; chỉ ghi chc vụ như Chtch, Pchtch, Giám đc, Phó Giám Đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đc) v.v.. không ghi nhng chc v mà nhà nưc không quy định như cp phó thưng trc, cp phó phụ trách, v.v… không ghi lại tên cơ quan, t chc tr các văn bn liên tch, văn bn do hai hay nhiu cơ quan, t chc ban hành.

Chc danh ghi trên văn bản do các t chc tư vấn (không thuộc cu tổ chc ca cơ quan đưc quy đnh trong quyết đnh thành lập; quyết đnh quy đnh chc năng, nhiệm v, cấu tổ chc ca quan) ban hành chc danh lãnh đo ca ngưi văn bản trong Ban hoc Hi đồng. Đi với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc hội đồng không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.

Đối với những Ban, Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới.

d:

TM. HỘI ĐNG
CH TCH

(Chữ ký, dấu của UBND tỉnh)

KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của UBND tỉnh)

 

CH TCH UBND TNH

Nguyễn Văn Khang

PHÓ CH TCH UBND TNH

Dương Minh Điều

c) H tên bao gm h, tên đm (nếu có) và tên ca ngưi ký văn bản. Đi vi văn bn quy phm pháp lut văn bản hành chính, trưc h tên ca ngưi ký, không ghi hc hàm, hc v các danh hiệu vinh d khác. Đối với văn bn ca các t chc s nghip giáo dc, y tế, khoa hc hoặc lc lưng vũ trang đưc ghi thêm học hàm, hc vị, quân m.

2. K thuật trình bày

Quyền hn, chc v ca ngưi ký được trình bày tại ô số 7a, chc v khác ca ngưi được trình bày ti ô s 7b, các ch viết tắt quyền hn như: TM.”, KT.”, TL.”, TUQ.” chức v ca người đưc trình bày bng ch in hoa, cỡ ch 14, kiểu ch đng, đm.

Họ tên ca ngưi ký văn bn được trình bày tại ô số 7b, bằng chữ in thưng, cỡ ch 14, kiểu ch đứng, đm, được đt canh gia so với quyền hạn, chc v ca ngưi ký.

Ch của ngưi thẩm quyền được trình bày tại ô s 7c.

Điều 13. Du ca cơ quan, t chc

Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Dấu được đóng vào khoảng giữa, mép phải của văn bản trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

Sau khi người có thẩm quyền ký, văn bản ban hành phải được đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý. Chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đóng du khng ch.

Dấu ca cơ quan, t chc được trình bày tại ô s 8

Điều 14. Nơi nhn

1. Thể thức

Nơi nhn xác định nhng quan, t chức, đơn vị nhân nhn văn bn vi mc đích trách nhiệm cụ th như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, gii quyết; để thi hành; để báo cáo; để trao đổi công vic; để biết và để lưu.

Nơi nhn phi được xác định c thể trong văn bn. Căn c quy đnh ca pháp luật; căn c chc năng, nhiệm vụ, quyền hạn ca cơ quan, t chc quan h công tác; căn c yêu cu giải quyết công việc, đơn v hoc cá nhân son tho hoặc ch trì son tho có trách nhiệm đề xuất nhng quan, t chc, đơn v và cá nhân nhận văn bản trình ngưi văn bản quyết định.

Đối vi văn bản chỉ gi cho mt s đối tượng cụ thể thì phi ghi tên tng cơ quan, t chc, nhân nhn văn bn; đối vi văn bản được gi cho mt hoặc mt s nhóm đi tưng nhất định thì nơi nhn được ghi chung.

d:

- Các sở, ban, ngành tnh;

- y ban nhân dân các huyện, thành, th.

Đối với nhng văn bản có ghi tên loại, nơi nhn bao gm t Nơi nhn” và phn lit kê các cơ quan, t chc, đơn v và cá nhân nhn văn bn.

Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gm hai phần:

- Phn th nht bao gm t Kính gi”, sau đó tên các cơ quan, t chc hoặc đơn v, cá nhân trc tiếp giải quyết công việc;

- Phn th hai bao gồm t Nơi nhn”, phía dưi là t “Như trên, tiếp theo là n c cơ quan, t chc, đơn v và cá nhân có liên quan khác nhn n bản.

2. K thuật trình y

Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b

a) Phn nơi nhn tại ô s 9a (áp dng đối vi công văn hành chính) trình bày như sau:

- T Kính gi” tên các cơ quan, t chc hoặc nhân nhận văn bn được trình bày bằng ch in thưng, cch 14, kiu ch đứng.

- Sau t Kính gi” du hai chm, nếu công văn ch gi cho mt cơ quan, t chc hoặc mt nhân thì t Kính gi” tên cơ quan, t chc, nhân được trình bày trên cùng mt dòng; trưng hp công văn gi cho hai hay nhiu cơ quan, t chức hoặc cá nhân tr lên thì tên mi cơ quan, tchc, nhân được trình bày trên mt dòng riêng, đu dòng có gch đu dòng, cuối dòng có dấu chấm phy, cui dòng cui cùng có du chm, các gạch đu dòng đưc trình bày thng hàng vi nhau dưi dấu hai chấm.

Ví dụ 1: Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh Tiền Giang

Ví dụ 2: Kính gửi:

- Các Sở, ban, ngành tnh;

- Phòng Ni vụ các huyện, thành, th;

- UBND các xã, phường, th trn.

b) Phn nơi nhn tại ô s 9b (áp dng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bn khác) được trình bày như sau:

- TNơi nhn” đưc trình bày trên mt dòng riêng (ngang hàng vi dòng ch quyền hn, chc v ca ngưi ký) sát l trái; phía sau có dấu hai chm, viết bằng ch in thưng, cch 12, kiu ch nghiêng, đm;

- Phần lit các cơ quan, t chc, đơn vị nhân nhận văn bn đưc trình bày trên mt dòng riêng bng ch in thưng, c ch 11, kiểu ch đứng, đu dòng gch đu dòng, sát l trái; cui dòng dấu chấm phẩy; riêng dòng cui cùng bao gm chLưu” sau có dấu hai chm; tiếp theo là chữ viết tt VT” (văn thư), du phy, ch viết tt tên đơn vị hay b phn son tho văn bn và cui cùng là du chm.

d:

Nơi nhận:
- Các S, ban, ngành tnh;
- CT và các PCT UBND tnh;
- Lưu: VT, NC.

Điều 15. Các thành phn thể thc khác

1. Thể thức

a) Dấu chỉ mc độ mật

Việc xác định đóng du độ mật (tuyệt mật, ti mật hoặc mt), du thu hi đối vi văn bn có ni dung mật nhà c được thc hin theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 ca Pháp lnh Bảo v mật nhà nưc năm 2000.

b) Dấu ch mc độ khẩn

Tùy theo mức độ cn được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn (khn, thượng khẩn, ha tc, ha tc hẹn giờ). Khi son tho văn bn có tính cht khn, đơn v hoc cá nhân son thảo văn bn đề xuất mc độ khn trình ngưi ký văn bn quyết đnh.

c) Đi vi nhng văn bn có phạm vi, đối tưng được ph biến, s dụng hn chế, s dng các ch dẫn v phạm vi lưu hành như TR LẠI SAU KHI HỌP (HI NGHỊ)”, XEM XONG TR LI”, LƯU HÀNH NỘI BỘ”.

d) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).

đ) Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.

e) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề, văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng ch s La Mã.

g) Văn bn có hai trang tr lên thì phải đánh s trang bng ch s -rp.

2. K thuật trình bày

a) Dấu ch mc độ mật

Dấu độ mật có ba mức độ mật xếp theo th t tăng dần: Mật”, Ti mật” và Tuyệt mật” đưc khắc sn. Dấu đưc trình bày bằng ch in hoa, c chữ 14, kiểu chữ đứng, đm và được đt cân đi trong khung hình ch nhật vin đơn. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10, dấu thu hi được đóng vào ô s 11.

b) Dấu ch mc độ khẩn

Con du c đkhn đưc khc sẵn hình chnht có kích thưc 30mm x 8mm; 40mm x 8mm; 20mm x 8mm trên đó các chKHN”, THƯNG KHN”, HA TC” HA TC HẸN GI trình bày bng ch in hoa, cỡ ch 14, kiu ch đứng, đm đt cân đi trong khung hình chữ nhật vin đơn. Du đ khn đưc đóng o ô s 10b. Mc đ đóng du đ khn dùng màu đ tươi.

c) Các chỉ dẫn v phm vi lưu hành

Các ch dẫn v phạm vi lưu hành trình bày tại ô s 11, các cm t TRLẠI SAU KHI HP (HỘI NGHỊ)”, XEM XONG TR LẠI”, LƯU HÀNH NỘI B trình bày cân đối trong khung hình ch nht viền đơn, bng ch in hoa, cỡ ch 14, kiu ch đng, đm.

d) Đa ch quan, t chc; địa ch thư điện t (E-Mail); s đin thoi, số Telex, s Fax; địa ch Trang thông tin đin t (Website).

Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

đ) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

Được trình bày tại ô số 13, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

e) Ph lc văn bn

Ph lc văn bn đưc trình bày trên các trang riêng; t Ph lc” số th t ca ph lc đưc trình bày thành mt dòng riêng, canh gia, bằng ch in thưng, cỡ ch 14, kiểu ch đứng, đm; tên ph lc được trình bày canh gia, bng ch in hoa, cch 14, kiểu ch đng, đm.

g) S trang văn bản

Số trang được trình bày tại góc phi cui trang giấy (phần footer) bng ch s -rp, c ch 14, kiểu ch đứng, không đánh s trang th nhất. Số trang ca phụ lc được đánh s riêng theo tng ph lc.

Mẫu ch chi tiết trình bày các thành phn th thc văn bản theo (Phlục IV) kèm theo Quyết đnh này.

Mu trình y mt sloi văn bn hành chính theo (Phlục V) m theo Quyết định y.

Chương III

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO

Điều 16. Thể thức bn sao

Thể thức sao bao gm:

1. Hình thc sao: SAO Y BN CHÍNH” hoặc TRÍCH SAO” hoặc SAO LC”.

2. Tên cơ quan, t chc sao văn bn

3. S, hiu bản sao bao gm s thứ t đăng được đánh chung cho các loi bản sao do cơ quan, t chc thc hiện ch viết tắt tên loi bản sao theo bảng ch viết tt tên loi văn bản và bản sao kèm theo Quyết định này (Phlục I). S đưc ghi bng ch s -rập, bt đu t s 01 vào ngày đu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

4. Các thành phn th thc khác ca bản sao văn bn gm: đa danh, ngày, tháng, năm sao văn bản, quyền hạn, chc vụ, h tên, ch ca ngưi thẩm quyền, du của cơ quan, t chc sao văn bản nơi nhn văn bản sao được thc hin theo hưng dẫn tại Điu 9, 12, 13, 14 ca Quyết đnh này.

Điều 17. K thut trình bày

1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ A4)

Thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao kèm theo Quyết định này (Phụ lục III).

Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

2. Kỹ thuật trình bày bản sao

a) Cm tSAO Y BN CHÍNH”, TRÍCH SAO” hoặc SAO LC” được trình bày tại ô số 1 (Phụ lc III) bng ch in hoa, cchữ 14, kiểu chữ đứng, đm.

b) n cơ quan, t chc sao văn bn ti ô s 2; số, ký hiệu bn sao tại ô s 3; đa danh và ngày, tháng, năm sao ti ô số 4; chc vụ, h tên và ch của ngưi có thẩm quyền ti ô s 5a, 5b 5c; dấu ca quan, t chc sao văn bn tại ô s 6; nơi nhận tại ô s 7 đưc trình bày theo hưng dn trình bày các thành phn th thc ti (Ph lục III).

Mẫu ch chi tiết trình bày các thành phn th thc bản sao theo (Phlục IV); mẫu trình bày bản sao theo (Phụ lc V) kèm theo Quyết định này.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 18. Tổ chc thực hiện

1. Giám đc Sở Ni v có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kim tra các cơ quan, t chc, địa phương thc hiện Quy định này.

2. Thủ trưng các cơ quan, tổ chc, địa phương chu trách nhiệm phổ biến, tổ chc trin khai thc hin Quy đnh này trong cơ quan, tchc, địa phương mình (kể cả các đơn v trc thuc).

Trong quá trình thc hin nếu có phát sinh nhng vấn đề cn b sung, sa đổi, đề ngh các ngành, địa phương phản ảnh v y ban nhân dân tnh (qua Sở Ni v) để nghiên cu, giải quyết./.

 

 

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

 

 

Đã xem:

Đánh giá:  
 

Thuộc tính Văn bản pháp luật 42/2011/QĐ-UBND

Loại văn bảnQuyết định
Số hiệu42/2011/QĐ-UBND
Cơ quan ban hành
Người ký
Ngày ban hành19/12/2011
Ngày hiệu lực29/12/2011
Ngày công báo...
Số công báo
Lĩnh vựcLĩnh vực khác
Tình trạng hiệu lựcCòn hiệu lực
Cập nhật10 năm trước
Yêu cầu cập nhật văn bản này

Download Văn bản pháp luật 42/2011/QĐ-UBND

Lược đồ Quyết định 42/2011/QĐ-UBND thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản


Văn bản liên quan ngôn ngữ

    Văn bản sửa đổi, bổ sung

      Văn bản bị đính chính

        Văn bản được hướng dẫn

          Văn bản đính chính

            Văn bản bị thay thế

              Văn bản hiện thời

              Quyết định 42/2011/QĐ-UBND thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
              Loại văn bảnQuyết định
              Số hiệu42/2011/QĐ-UBND
              Cơ quan ban hànhTỉnh Tiền Giang
              Người kýDương Minh Điều
              Ngày ban hành19/12/2011
              Ngày hiệu lực29/12/2011
              Ngày công báo...
              Số công báo
              Lĩnh vựcLĩnh vực khác
              Tình trạng hiệu lựcCòn hiệu lực
              Cập nhật10 năm trước

              Văn bản thay thế

                Văn bản hướng dẫn

                  Văn bản được hợp nhất

                    Văn bản gốc Quyết định 42/2011/QĐ-UBND thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

                    Lịch sử hiệu lực Quyết định 42/2011/QĐ-UBND thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

                    • 19/12/2011

                      Văn bản được ban hành

                      Trạng thái: Chưa có hiệu lực

                    • 29/12/2011

                      Văn bản có hiệu lực

                      Trạng thái: Có hiệu lực