Quyết định 996/1998/TM-VP

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUI CHẾ LÀM VIỆC CỦA BỘ THƯƠNG MẠI

Căn cứ Nghị định 95/CP ngày 4/12/1993 của Chính phủ qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Thương mại;
Căn cứ qui định tạm thời về lề lối làm việc và quan hệ công tác trong cơ quan Bộ Thương mại ban hành ngày 24/2/1994;
Căn cứ qui chế làm việc của Bộ trưởng, Thứ trưởng và Ban Cán sự Đảng đã được tập thể Ban Cán sự Đảng và Bộ trưởng, các đồng chí Thứ trưởng thông qua tại cuộc họp ngày 3/11/1997 và phân công công tác của Bộ trưởng, các Thứ trưởng tại cuộc họp ngày 29/8/1998,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1.- Ban hành theo quyết định này Qui chế làm việc của Bộ Thương mại.

Điều 2.- Qui chế làm việc của Bộ Thương mại có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Quyết định này.

Điều 3.- Cán bộ, công nhân viên cơ quan Bộ Thương mại có trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUI CHẾ LÀM VIỆC

CỦA BỘ THƯƠNG MẠI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 996/1998/TM-VP ngày 01 tháng 9 năm 1998 của Bộ trưởng Bộ Thương mại)

Để bảo đảm hoạt động của cơ quan Bộ Thương mại theo đúng qui định của Chính phủ, Bộ quy định qui chế làm việc như sau :

Chương 1:

NGUYÊN TẮC CHUNG

Điều 1.- Trách nhiệm trong công tác:

Cán bộ, công chức thuộc cơ quan Bộ có trách nhiệm :

1. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của cán bộ, công chức được qui định tại Điều 6 Pháp lệnh Cán bộ, công chức ban hành ngày 26/2/1998.

2. Cán bộ, công chức chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thi hành nhiệm vụ, công vụ của mình; cán bộ công chức giữ chức vụ lãnh đạo còn phải chịu trách nhiệm về việc thi hành nhiệm vụ, công vụ của cán bộ, công chức thuộc quyền theo qui định của pháp luật.

3.Chủ động phối hợp với các cá nhân và đơn vị có liên quan để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và nhiệm vụ chung của Bộ.

Điều 2.- Nguyên tắc và chế độ làm việc :

1/ Trên nguyên tắc tập trung dân chủ, đề cao trách nhiệm cá nhân, việc chỉ đạo và điều hành mọi mặt công tác của Bộ, của từng đơn vị được thực hiện theo chế độ thủ trưởng.

2/ Cán bộ quản lý các cấp, các đơn vị thuộc Cơ quan Bộ theo chức năng nhiệm vụ được phân công, có trách nhiệm phối hợp trong mọi mặt công tác để hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của Bộ.

3/ Các đơn vị thuộc cơ quan Bộ có trách nhiệm cung cấp thông tin cho nhau để phối hợp công tác vì mục tiêu chung của Bộ. Các đơn vị có trách nhiệm cung cấp thông tin cho các cơ quan Báo chí thuộc Bộ và Tổng biên tập các Báo, tạp chí chịu trách nhiệm về các thông tin đó khi đưa ra thông tin đại chúng.

Chương 2:

QUI ĐỊNH VỀ THỰC HIỆN CHỨC NĂNG QUẢN LÝ VÀ CHẾ ĐỘ TRÁCH NHIỆM

Điều 3.- Tập thể lãnh đạo Bộ thảo luận và quyết định :

1. Chủ trương, chính sách, biện pháp để thực hiện Nghị quyết của Đảng, các văn bản qui phạm pháp luật do Quốc hội, Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ ban hành.

2. Dự thảo văn bản qui phạm pháp luật trong lĩnh vực quản lý Nhà nước về Thương mại để ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cơ quan có thẩm quyền ban hành.

3. Dự án phát triển thương mại.

4. Kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và chương trình công tác 6 tháng, hàng năm.

5. Quyết định hoặc trình Chính phủ quyết định mô hình tổ chức cơ quan Bộ, thành lập, giải thể, chia tách, sáp nhập các đơn vị hành chính, sự nghiệp, kinh doanh, sản xuất, dịch vụ trực thuộc Bộ.

6. Bổ nhiệm và miễn nhiệm các chức danh Vụ trưởng, Phó Vụ trưởng, Viện trưởng, Phó viện trưởng; Cục trưởng, Phó cục trưởng; Chánh, phó văn phòng; Tham tán Thương mại ở nước ngoài; Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc tổng công ty thành lập theo Quyết định 90/TTg, Giám đốc các doanh nghiệp và Thủ trưởng các cơ quan sự nghiệp trực thuộc Bộ.

7. Đề nghị khen thưởng tập thể và cá nhân Huân chương Độc lập hoặc cao hơn.

8. Những vấn đề khác mà qui chế làm việc của Chính phủ qui định và những vấn đề thuộc thẩm quyền Bộ trưởng quyết định, nhưng Bộ trưởng thấy cần thiết thảo luận tập thể.

9. Tham gia ý kiến với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ để xử lý các vấn đề có liên quan đến chức năng, lĩnh vực công tác thuộc Bộ Thương mại quản lý.

Điều 4.- Trách nhiệm và quyền hạn của Bộ trưởng :

1. Chịu trách nhiệm chung về công tác của toàn ngành Thương mại trước Thủ tướng Chính phủ và trước Quốc hôị.

2. Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn quản lý Nhà nước đối với ngành trong phạm vi cả nước và những vấn đề được Luật Tổ chức Chính phủ, qui chế làm việc của Chính phủ quy định.

3. Quyết định cuối cùng những vấn đề đã được tập thể Bộ, Thứ trưởng thảo luận.

4. Quyết định những vấn đề quan trọng có tính liên ngành do các Thứ trưởng được phân công phối hợp xử lý, nhưng còn có ý kiến khác nhau.

5. Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh Phó giám đốc doanh nghiệp thuộc Bộ, Giám đốc các doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty (chưa có Hội đồng Quản trị), Phó Hiệu trưởng các Trường, Phó tổng biên tập các Báo, Tạp chí và Phó giám đốc các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ, sau khi đã trao đổi ý kiến với Thứ trưởng trường trực, Thứ trưởng phụ trách tổ chức và thủ trưởng phụ trách đơn vị.

Điều 5.- Trách nhiệm và quyền hạn của các thứ trưởng :

A/ CÁC THỨ TRƯỞNG CÓ TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN:

1. Giúp Bộ trưởng chỉ đạo điều hành một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về lĩnh vực công tác được phân công. Thứ trưởng có trách nhiệm báo cáo Bộ trưởng việc mình đã quyết định. Đối với những việc vượt quá thẩm quyền phải trình Bộ trưởng quyết định.

2. Chỉ đạo việc soạn thảo các văn bản qui phạm pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công; ký ban hành các văn bản qui phạm pháp luật thuộc thẩm quyền, các văn bản tham gia ý kiến với các bộ, ngành, các báo cáo và những văn bản khác thuộc lĩnh vực công tác được phân công và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về nội dung các văn bản đó .

3. Chủ động điều hành công việc hàng ngày, giải quyết các yêu cầu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các Uỷ ban của Quốc hội, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và đề nghị của các ngành, các địa phương, các doanh nghiệp trong phạm vi cơ chế, chính sách và mục tiêu đã xác định; ý kiến của Thứ trưởng là ý kiến của Bộ trưởng, Thứ trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về các vấn đề đã giải quyết. Đối với những vấn đề có liên quan đến phần việc của các Thứ trưởng khác thì phải thảo luận, trao đổi trước khi quyết định. Trường hợp ý kiến của các Thứ trưởng có khác nhau, hoặc có những vấn đề vượt ra ngoài các quy định hiện hành, các quyết định của tập thể Bộ, Thứ trưởng, của Bộ trưởng thì phải chủ động đề xuất với Bộ trưởng phương án xử lý để trả lời kịp thời các yêu cầu, kiến nghị .

4. Thứ trưởng đi công tác cần báo cáo Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng thường trực biết để sắp xếp, điều hành công việc chung của Bộ. Khi giải quyết công việc với các ngành, địa phương và cơ sở cần chủ động trao đổi với Thứ trưởng khác nhằm định hướng xử lý kiến nghị của các ngành, địa phương và cơ sở, bảo đảm khả năng thay mặt Bộ giải quyết trực tiếp, tại chỗ ở mức độ cao nhất các vấn đề đặt ra. Trong qúa trình làm việc, nếu có xuất hiện những vấn đề mới thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ, nhưng không thuộc phạm vi mình phụ trách mà chưa có sự trao đổi với Thứ trưởng khác, cần chủ động liên hệ với Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực, Thứ trưởng thường trực hoặc Bộ trưởng để có căn cứ giải quyết. Thứ trưởng được hỏi ý kiến có trách nhiệm phối hợp giải quyết .

5. Chỉ đạo các đơn vị được phân công phụ trách xây dựng quy trình và thời hạn hoàn thành từng loại công việc theo yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, chống quan liêu, cửa quyền, phiền hà, sách nhiễu cơ sở và doanh nghiệp; công bố công khai để giám sát thực hiện, đồng thời không ngừng hoàn thiện quy trình và các thủ tục hành chính.

Trong quá trình chỉ đạo và tổ chức công việc, Thứ trưởng phải bám sát mục tiêu yêu cầu và các quy định hiện hành đối với lĩnh vực được phân công. Nếu phát hiện khả năng không đạt các mục tiêu, yêu cầu đó thì phải tìm mọi biện pháp khắc phục và báo cáo Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng thường trực các biện pháp đã quyết định. Trường hợp các chính sách, cơ chế quản lý cản trở sản xuất, kinh doanh không đạt hiệu quả mong muốn thì chủ động điều chỉnh theo thẩm quyền hoặc báo cáo Bộ trưởng hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh.

B/ ĐỐI VỚI THỨ TRƯỞNG THƯỜNG TRỰC VÀ THỨ TRƯỞNG PHỤ TRÁCH LĨNH VỰC TỔ CHỨC VÀ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG:

1. Thứ trưởng thường trực:

Cùng với việc thực hiện các qui định được nêu tại mục A, Điều 5 của Qui chế này, Thứ trưởng thường trực còn có trách nhiệm và quyền hạn như sau:

a) Thay mặt Bộ trưởng điều hành các mặt công tác của Bộ khi Bộ trưởng đi công tác vắng; chỉ đạo, quyết định một số việc của Bộ trưởng được Bộ trưởng uỷ quyền; phối hợp điều hành các mặt công tác thuộc lĩnh vực phụ trách của các Thứ trưởng khác; trực tiếp giải quyết hoặc xin ý kiến của Bộ trưởng để giải quyết công việc thuộc lĩnh vực công tác mà Thứ trưởng khác vắng mặt.

b) Quản lý thống nhất công tác tài chính thuộc cơ quan Bộ trên cơ sở đề xuất của các đơn vị trực thuộc và ý kiến của Văn phòng Bộ.

c) Sau khi trao đổi với Thứ trưởng phụ trách tổ chức và lao động tiền lương, Thứ trưởng phụ trách đơn vị và trên cơ sở đề nghị của Hội đồng thi đua khen thưởng và kỷ luật để quyết định: khen thưởng hoặc đề nghị khen thưởng Huân chương lao động, Bằng khen, Giấy khen cho các tập thể hoặc cá nhân có thành tích; thi hành kỷ luật từ mức cảnh cáo trở xuống; xếp lương, nâng lương cho cán bộ cấp Vụ trưởng, Tổng giám đốc và Chuyên viên Cao cấp.

d) Thứ trưởng thường trực đi công tác xa cơ quan từ 3 ngày trở lên thì Thứ trường khác thay thế làm nhiệm vụ Thứ trưởng thường trực theo sự phân công mà tập thể Bộ, Thứ trưởng đã thống nhất.

2. Thứ trưởng phụ trách tổ chức và lao động tiền lương còn có trách nhiệm và quyền hạn sau:

a) Thực hiện chức năng Chủ tịch Hội đồng Lương và trên cơ sở đề nghị của Hội đồng Lương, quyết định nâng lương cho Phó Vụ trưởng; Phó Giám đốc; Chuyên viên (trừ diện trước đây phân cấp cho Vụ trưởng Vụ TCCB), sau khi trao đổi thống nhất với Thứ trưởng phụ trách đơn vị.

b) Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng tuyển chọn công chức của Bộ và sau khi thống nhất với Thứ trưởng phụ trách đơn vị, xin ý kiến Thứ trưởng thường trực, quyết định tiếp nhận cán bộ theo yêu cầu trẻ hoá và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, trong phạm vi biên chế được duyệt.

Riêng việc tiếp nhận cán bộ trên 40 tuổi, cán bộ đã giữ chức Phó Vụ trưởng hoặc tương đương trở lên phải được Bộ trưởng đồng ý.

c) Quyết định việc cử cán bộ làm Chuyên viên thương mại ở nước ngoài, sau khi thống nhất với Thứ trưởng phụ trách công tác thị trường ngoài nước và trên cơ sở định hướng đào tạo và qui hoạch, sử dụng cán bộ sau khi kết thúc nhiệm kỳ công tác ở nước ngoài và phải chịu trách nhiệm về khả năng thực hiện định hướng đó.

d) Quyết định cử cán bộ ra nước ngoài học tập (ngoại ngữ, nghiệp vụ, theo các chương trình, dự án) phải tính đến qui hoạch đào tạo và bố trí cán bộ. Trước khi quyết định nhân sự cụ thể phải báo cáo Bộ trưởng về nội dung dự án, yêu cầu lựa chọn cán bộ. Khi quyết định phải trao đổi với Thứ trưởng phụ trách đơn vị.

Điều 7.- Trách nhiệm, quyền hạn của Vụ trưởng và cấp tương đương:

1. Chỉ đạo và điều hành toàn diện các mặt công tác của đơn vị (Vụ, Viện, Ban, Văn phòng) theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

2. Tham mưu giúp lãnh đạo Bộ các vấn đề chuyên môn, nghiệp vụ trong phạm vi quyền hạn nhiệm vụ được Bộ trưởng giao hoặc các vấn đề khác được Thứ trưởng yêu cầu.

3. Tổ chức thực hiện việc nắm tình hình, xử lý thông tin; đề xuất ý kiến, dự thảo văn bản, hướng dẫn, theo dõi thực hiện, chỉ đạo điểm, kiểm tra, tổng kết tình hình công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

4. Trực tiếp viết các báo cáo tổng kết, đánh giá tình hình lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; xây dựng các đề án công tác theo yêu cầu của Bộ, Thứ trưởng.

5. Kiến nghị Bộ trưởng việc đề bạt, miễn nhiệm, kỷ luật và việc thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức thuộc quyền.

6. Thay mặt Bộ dự các cuộc họp với các Bộ, các địa phương về lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao.

Điều 8.- Trách nhiệm, quyền hạn của Phó Vụ trưởng hoặc tương đương:

1. Chịu trách nhiệm trước Vụ trưởng chỉ đạo và điều hành công việc theo lĩnh vực công tác và phần việc cụ thể do Vụ trưởng phân công. Chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn đối với lĩnh vực công tác được phân công giải quyết.

2. Trường hợp trong một đơn vị có từ 3 phó Vụ trưởng trở lên thì Vụ trưởng chỉ định một Phó Vụ trưởng làm nhiệm vụ thường trực để điều hành công tác của Vụ khi Vụ trưởng đi vắng.

Điều 9.- Trách nhiệm của Chuyên viên :

Chuyên viên giúp Vụ, Ban, Cục, Viện nghiên cứu, theo dõi, đề xuất ý kiến để xử lý công việc được phân công .

Điều 10.- Ký văn bản.

Việc ký văn bản (bao gồm các loại công văn, giấy tờ có lấy số và đóng dấu của Bộ) qui định như sau:

1. Bộ trưởng (hoặc Thứ trưởng thường trực; hoặc Thứ trưởng khác phụ trách lĩnh vực được Bộ trưởng uỷ quyền) ký các văn bản:

Các quyết định đã được tập thể lãnh đạo Bộ nhất trí theo qui định tại điều 3 của bản Qui chế này.

Quyết định, Chỉ thị, Thông tư của Bộ.

Các văn bản liên ngành.

Các báo cáo, Tờ trình gửi Tổng Bí thư, Thường vụ Bộ Chính trị, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ .

2/ Thứ trưởng ký các văn bản.

a) Các văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trong phạm vi được phân công và theo qui định của pháp luật.

b) Các văn bản để báo cáo, chỉ đạo, điều hành đối với phần việc thuộc lĩnh vực công tác được phân công.

Các văn bản pháp qui trước khi trình Bộ trưởng, Thứ trưởng ký, Chánh Văn phòng và Vụ trưởng Vụ Pháp chế có trách nhiệm kiểm tra lại và ký tắt. Các văn bản khác khi trình Bộ trưởng, Thứ trưởng ký, trưởng đơn vị hữu quan (Vụ, Viên, Ban) phải ký tắt.

3/ Vụ trưởng (hoặc cấp tương đương hay cấp phó được uỷ quyền) ký các văn bản :

a) Giải thích thông tư, hướng dẫn nghiệp vụ, hướng dẫn các biện pháp thực hiện các chủ trương, chính sách đã ban hành thuộc lĩnh vực được phân công.

b) Truyền đạt các chủ trương, chỉ thị của lãnh đạo Bộ; đôn đốc, nhắc nhở công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ được phân công.

c) Sao lục các văn bản của Bộ, của các Bộ thuộc lĩnh vực công tác được phân công và có kèm hướng dẫn thi hành.

d) Chánh Văn phòng (hoặc Phó Văn phòng được phân công) ngoài việc ký các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ như các Vụ trưởng đã nêu trên, được thừa lệnh Bộ trưởng ký sao lục văn bản của các cơ quan Đảng và Nhà nước cấp trên; các bản báo cáo nhanh hàng ngày, hàng tuần; phiếu gửi các tài liệu của Bộ; giấy mời họp của Bộ; các công văn, giấy tờ hành chính và các giấy tờ khác không thuộc chức năng, nhiệm vụ của các Vụ, Ban.

đ) Cán bộ cấp Vụ (hoặc tương đương) không được ký các văn bản của Bộ gửi Thường vụ Bộ Chính trị, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ và các văn bản gửi các Bộ, cơ quan ngang Bộ và Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Chương 3:

LỀ LỐI LÀM VIỆC VÀ QUAN HỆ CÔNG TÁC

Điều 11.- Thủ tục trình ký.

Trước khi trình Bộ trưởng, Thứ trưởng, nếu nội dung trình có liên quan đến nhiệm vụ của đơn vị khác trong cơ quan Bộ thì đơn vị trình phải làm việc trước với cơ quan, đơn vị có liên quan.

Chuyên viên phải lập phiếu trình (theo mẫu in sẵn) để đính kèm hồ sơ trình. Phiếu trình được ghi rõ ràng, sạch sẽ, tóm tắt nội dung vấn đề trình, đề xuất ý kiến giải quyết, ý kiến của trưởng hoặc phó đơn vị. Các văn bản trình ký được đánh máy 1 bản sạch, đúng hình thức, thể thức. Chuyên viên soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm rà soát lần cuối trước khi trình ký chính thức.

Tờ trình Bộ trưởng, Thứ trưởng phải do Vụ trưởng hoặc Phó Vụ trưởng phụ trách phần việc được phân công ký.

Điều 12.- Đăng ký làm việc với Bộ trưởng, Thứ trưởng.

Đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu trực tiếp báo cáo công việc với Bộ trưởng, Thứ trưởng thì đăng ký qua Văn phòng (Phòng Tổng hợp) để bố trí .

Chiều thứ sáu hàng tuần, lãnh đạo các đơn vị đăng ký với Văn phòng (Phòng Tổng hợp) về công việc cần Bộ trưởng, Thứ trưởng chủ trì giải quyết, trong đó ghi rõ nội dung công việc cần giải quyết, thời gian làm việc, thành phần tham dự; đồng thời đăng ký những việc cần ghi lịch làm việc của Bộ để Văn phòng bố trí. Lịch làm việc hàng tuần thay giấy mời họp đối với các đơn vị trực thuộc Bộ và là tài liệu chỉ lưu hành nội bộ.

Đối với những việc đột xuất và cấp bách, Văn phòng có trách nhiệm báo cáo Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng liên quan và bố trí thời gian để giải quyết kịp thời.

Điều 13.- Bộ trưởng, Thứ trưởng làm việc với các đơn vị.

Khi Bộ trưởng, Thứ trưởng cần làm việc với đơn vị, cá nhân trong cơ quan, Văn phòng thông báo yêu cầu, nội dung và thời gian ít nhất là trước 1 ngày, trừ việc đột xuất, để đơn vị chuẩn bị .

Trong những trường hợp cần thiết, Bộ trưởng, Thứ trưởng làm việc và chỉ thị trực tiếp cho cán bộ thừa hành, các cán bộ này có trách nhiệm báo cáo thủ trưởng đơn vị của mình biết và thi hành.

Điều 14.- Luân chuyển và xử lý công văn, giấy tờ.

Việc luân chuyển và xử lý công văn, giấy tờ được thực hiện theo qui định sau :

1. Văn bản của Văn phòng Trung ương Đảng gửi các đồng chí Uỷ viên Trung ương Đảng, Văn phòng chuyển trực tiếp đến các đồng chí đó.

2. Văn bản của Thủ tướng Chính phủ gửi Bộ trưởng, Văn phòng trình Bộ trưởng (hoặc Thứ trưởng thường trực, nếu Bộ trưởng vắng) và Văn phòng có trách nhiệm chuyển đến nơi được Bộ trưởng chỉ định, hoặc nếu không có chỉ định thì chuyển theo chức năng nhiệm vụ được phân công.

3. Văn bản cần có ý kiến của Bộ trưởng, Thứ trưởng thuộc lĩnh vực phụ trách của đồng chí Thứ trưởng nào thì Văn phòng trực tiếp trình đồng chí đó xử lý.

4. Đối với văn bản mà nội dung không cần có ý kiến của Bộ trưởng, Thứ trưởng thì Văn phòng chuyển thẳng đến các Vụ, Ban xử lý và các Vụ, Ban này có trách nhiệm giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

5. Các văn bản trình lãnh đạo Bộ đều thống nhất qua Văn phòng (Phòng Tổng hợp) ghi sổ, ký hiệu theo dõi. Văn phòng có trách nhiệm lưu chuyển kịp thời các văn bản đó. Các Vụ, Ban không trực tiếp đưa trình Bộ trưởng, Thứ trưởng. Bộ trưởng, Thứ trưởng không giải quyết các văn bản nếu chưa qua Văn phòng. Văn phòng được quyền từ chối không trình Bộ trưởng, Thứ trưởng văn bản trình chưa theo đúng qui định tại điều 11 Qui chế này.

6. Chất vấn của Quốc hội, phỏng vấn của báo chí trong nước và nước ngoài thuộc lĩnh vực của đơn vị được phân công phụ trách lĩnh vực nào thì đơn vị đó có trách nhiệm dự thảo nội dung trả lời và chuyển cho Văn phòng. Văn phòng có trách nhiệm xử lý tiếp, theo chỉ đạo của Bộ, Thứ trưởng.

Điều 15.- Đầu mối xử lý văn bản.

Công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của nhiều đơn vị, thì Bộ trưởng, Thứ trưởng chỉ định một đơn vị làm đầu mối để giải quyết. Đơn vị đầu mối có quyền triệu tập các đơn vị có liên quan họp trao đổi ý kiến hoặc yêu cầu cung cấp tư liệu, góp ý kiến bằng văn bản để tập hợp trình Bộ, Thứ trưởng.

Trường hợp cần thiết, Chánh Văn phòng có thể phân công đơn vị làm đầu mối để kịp thời giải quyết công việc có liên quan đến nhiều đơn vị và sau đó phải báo cáo Bộ, Thứ trưởng.

Điều 16.- Thời hạn luân chuyển và xử lý công văn giấy tờ :

1. Công văn đi, đến không được để quá 01 ngày làm việc tại Văn phòng. Những công văn hoả tốc, khẩn hoặc công việc cấp bách phải được chuyển ngay đến người có trách nhiệm xử lý.

2. Các văn bản Bộ trưởng, Thứ trưởng ghi ý kiến chỉ đạo gửi các đơn vị hoặc các văn bản Văn phòng chuyển cho các đơn vị, nếu có yêu cầu cụ thể về thời hạn thì đơn vị phải hoàn thành công việc trong thời hạn qui định; nếu yêu cầu "làm gấp", "giải quyết sớm", "giải quyết ngay" thì thời hạn phải hoàn thành công việc không quá 2 ngày làm việc. Nếu không có yêu cầu cụ thể về thời hạn, thì đơn vị phải làm xong công việc hoặc có văn bản trả lời trong thời hạn theo qui chế giải quyết công việc của Bộ ban hành theo Quyết định số 0385/1998/QĐ-BTM ngày 28/3/1998.

Điều 17.- Biên bản làm việc.

1. Trong các buổi làm việc của Bộ trưởng, Thứ trưởng với các ngành, các địa phương, các đơn vị cơ sở, khách nước ngoài, việc ghi biên bản được phân công như sau :

- Nếu công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một đơn vị (Vụ, Viện, Ban... ) thì đơn vị đó cử người ghi biên bản làm thông báo chuyển Văn phòng để gửi cho các đơn vị có liên quan.

- Nếu là công việc chung của Bộ, có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của hai hoặc ba đơn vị trở lên, thì Văn phòng cử người ghi biên bản, làm thông báo gửi cho các đơn vị hữu quan.

2. Cán bộ cấp Vụ cũng như chuyên viên, sau khi làm việc với khách nước ngoài đều phải báo cáo với Thủ trưởng trực tiếp về tên, chức vụ, quốc tịch của khách, nội dung làm việc.

Chương 4:

QUI TRÌNH CHUẨN BỊ ĐỀ ÁN VÀ BAN HÀNH CÁC VĂN BẢN

Điều 18.- Trách nhiệm xây dựng đề án.

Đề án bao gồm các dự án, dự thảo văn bản pháp qui trình Chính phủ và trình Bộ ban hành thuộc lĩnh vực công tác của Vụ, Cục, Ban nào thì Thủ trưởng của Vụ, Cục Ban đó làm chủ đề án, chịu trách nhiệm về nội dung, chất lượng và thời gian trình.

Đối với những đề án quan trọng có nội dung phức tạp hoặc có liên quan đến các Vụ, Ban, Bộ truởng chỉ định một Tiểu ban chuẩn bị do một đồng chí Thứ trưởng trực tiếp làm chủ đề án.

Điều 19.- Trách nhiệm tham gia xây dựng đề án :

1. Trước khi trình Bộ, Thứ trưởng chủ đề án phải tổ chức lấy ý kiến của các nhà khoa học, các tổ chức nghiên cứu và các đơn vị hữu quan ở trong và ngoài cơ quan Bộ, dưới các hình thức thích hợp: bằng văn bản, mời họp để thảo luận, khi tổ chức lấy ý kiến, chủ đề án phải gửi dự thảo cho các đơn vị hữu quan ít nhất trước 3 ngày.

2. Thủ trưởng các đơn vị được mời tham gia đề án có trách nhiệm cử người và cung cấp tài liệu theo yêu cầu của chủ đề án. Những đề án nghiên cứu các vấn đề về luật pháp hoặc liên quan đến luật pháp đều phải có sự tham gia của Vụ Pháp chế.

Điều 20.- Hồ sơ của đề án :

Hồ sơ của đề án trình Bộ trưởng, Thứ trưởng gồm có :

1. Tờ trình, nêu rõ nội dung của đề án và ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan.

2. Dự thảo văn bản dự kiến ban hành, kể cả văn bản hướng dẫn thực hiện.

3. Kế hoạch tổ chức thực hiện khi văn bản đã được thông qua.

Điều 21.- Đôn đốc, kiểm tra việc chuẩn bị các đề án.

Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực nào có trách nhiệm theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc chuẩn bị các đề án thuộc lĩnh vực đó. Chánh Văn phòng giúp Thứ trưởng trong việc thực hiện quy trình chuẩn bị đề án.

Chương 5:

CHẾ ĐỘ TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ THANH TRA,KIỂM TRA VIỆC THỰC HIỆN CÁC QUYẾT ĐỊNH

Điều 22.- Trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra.

Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các quyết định của Bộ trưởng, Thứ trưởng. Trong khi tổ chức thực hiện và kiểm tra nếu thấy những khó khăn, trở ngại và phát hiện những vấn đề cần được xem xét thêm thì kịp thời báo cáo Bộ trưởng hoặc đồng chí Thứ trưởng trực tiếp phụ trách công việc đó.

Điều 23.- Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị và Chánh Thanh tra.

Thủ trưởng các đơnvị chủ động xây dựng kế hoạch, nội dung, yêu cầu kiểm tra và đề xuất những vấn đề đó với Thanh tra Bộ. Chánh thanh tra Bộ làm đầu mối và phối hợp với các Vụ chức năng để tổ chức việc thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quyết định của Bộ trưởng và các lĩnh vực hoạt động của ngành.

Điều 24.- Chế độ tiếp dân.

Bộ trưởng, Thứ trưởng và các Vụ trưởng, Trưởng ban dành thời gian mỗi tháng 2 buổi (vào trung tuần và cuối tháng) để tiếp và nghe kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của cán bộ, công nhân viên chức và nhân dân .

Văn phòng có nhiệm vụ tổ chức để Bộ trưởng, Thứ trưởng tiếp cán bộ, công nhân viên chức và nhân dân đến trình bày hoặc đưa các kiến nghị khiếu nại, tố cáo đến Bộ trưởng.

Điều 25.- Trách nhiệm giải quyết kiến nghị, khiếu nại, tố cáo.

Mọi kiến nghị, khiếu nại hoặc tố cáo của công nhân, viên chức và nhân dân đối với công việc và cá nhân của đơn vị nào thì thủ trưởng đơn vị đó có trách nhiệm xét, giải quyết và trả lời cho đương sự theo đúng pháp luật của Nhà nước về xét và giải quyết khiếu tố.

Chánh Thanh tra Bộ có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra các đơn vị thi hành các qui định về tiếp dân và giải quyết các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của công dân, xem xét và kiến nghị với các đơn vị giải quyết lại những khiếu nại, tố cáo đã được giải quyết, xem xét và trình Bộ trưởng giải quyết những việc khiếu tố thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ trưởng.

Chương 6:

CHẾ ĐỘ LẬP CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC

Điều 26.- Trách nhiệm xây dựng chương trình công tác.

Hàng tháng, quý, năm, căn cứ chức năng nhiệm vụ và lĩnh vực công tác được phân công, các Vụ, Ban chủ động xây dựng chương trình công tác gửi Văn phòng để tổng hợp trình Bộ trưởng. Các Vụ, Cục, Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Thứ trưởng về việc thực hiện chương trình công tác được phân công và chương trình công tác do đơn vị đề xuất.

Điều 27.- Quyết định và tổ chức thực hiện chương trình công tác.

Tập thể Bộ trưởng, Thứ trưởng thảo luận và quyết định chương trình công tác 6 tháng và hàng năm của Bộ. Dưới sự chỉ đạo của Thứ trưởng thường trực, Văn phòng cụ thể hoá chương trình công tác hàng tháng, hàng quý của Bộ. Thứ trưởng có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện chương trình công tác thuộc lĩnh vực được phân công. Trường hợp đột xuất muốn thay đổi nội dung hoặc thời gian xem xét các vấn đề đã ghi trong chương trình, thì Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực phải thỉnh thị Bộ trưởng.

Hàng quý, 6 tháng và cuối năm trên cơ sở báo cáo của các Vụ, Viện, Ban, Văn phòng tổng hợp dự thảo báo cáo kiểm điểm việc thực hiện chương trình công tác trình Bộ, Thứ trưởng.

Chương 7:

CHẾ ĐỘ HỘI HỌP

Điều 28.- Hội nghị liên tịch.

Hội nghị liên tịch giữa chính quyền, Đảng uỷ và các đoàn thể quần chúng :

1. Mỗi năm họp 2 lần vào giữa năm và cuối năm giữa Bộ trưởng (hoặc Thứ trưởng được Bộ trưởng uỷ quyền) với Thường trực Đảng uỷ, Chủ tịch Công đoàn ngành, Công đoàn Bộ và Bí thư Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh cơ quan Bộ.

2. Nội dung họp bao gồm : Đánh giá tình hình chung về công việc chuyên môn, về tư tưởng, đời sống và công tác nội bộ; bàn một số mặt công tác cần có sự phối hợp đồng bộ giữa chính quyền, Đảng uỷ và các tổ chức quần chúng.

3. Văn phòng phối hợp với Thường trực Đảng uỷ và các tổ chức quần chúng chuẩn bị nội dung, bố trí thời gian trình lãnh đạo Bộ.

Điều 29.- Hội nghị lãnh đạo Bộ.

1. Giao ban hàng tuần hoặc hàng tháng: Tuỳ theo yêu cầu công việc trong từng tháng, Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng thường trực chủ trì hội nghị giao ban. Nội dung và thành phần hội nghị giao ban được qui định như sau :

a) Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng thường trực chủ trì hội nghị. Trường hợp Bộ trưởng, Thứ trưởng thường trực đi vắng, đồng chí Thứ trưởng được phân công trực sẽ chủ trì hội nghị.

b) Chánh Văn phòng (hoặc Phó Văn phòng được uỷ quyền) báo cáo tổng hợp những công việc của Bộ đã làm, chương trình công tác sắp tới; thông báo những quyết định, chỉ thị, thông tư của cấp trên cần phổ biến cho các đơn vị.

c) Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng được phân công truyền đạt chỉ thị của cấp trên, quyết định các công việc quan trọng cần tiến hành.

d) Thành phần họp giao ban hàng tuần, ngoài Bộ, Thứ trưởng tuỳ theo nội dung, tính chất từng cuộc họp và theo chỉ đạo của Bộ, Thứ trưởng, Văn phòng thông báo cụ thể thành phần dự.

đ) Riêng sáng thứ hai của tuần cuối tháng, nội dung chủ yếu là kiểm điểm việc thực hiện kế hoạch (Vụ trưởng Kế hoạch trình bày) và một số nét chủ yếu công tác của Bộ trong tháng (Chánh Văn phòng báo cáo). Thành phần dự cuộc họp này ngoài Bộ trưởng, Thứ trưởng có Vụ, Viện trưởng, Trưởng ban (hoặc cấp phó nếu cấp trưởng vắng mặt); Thường trực Đảng uỷ, Chủ tịch Công đoàn ngành; Công đoàn Bộ, Tổng biên tập Báo, Tạp chí và Bí thư Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Cơ quan Bộ.

2. Hội nghị Bộ trưởng, Thứ trưởng theo chuyên đề : Để tập thể Bộ, Thứ trưởng thảo luận và quyết định những vấn đề lớn về chủ trương, chính sách; đề án công tác; công tác tổ chức và cán bộ; những kiến nghị của Bộ với cơ quan cấp trên và những vấn đề có tính chất liên ngành.

Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng thường trực chủ trì hội nghị. Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực báo cáo nội dung. Văn phòng bố trí thời gian và mời thành phần tham dự theo chỉ đạo của lãnh đạo Bộ.

Các đồng chí được phân công chuẩn bị nội dung phải gửi dự thảo qua Văn phòng cho đồng chí Bộ trưởng, các Thứ trưởng và các đồng chí được mời họp ít nhất là 3 ngày trước khi họp, trừ trường hợp đặc biết đối với những vấn đề quan trọng, cấp bách chưa có trong chương trình.

3. Hội nghị Bộ, Thứ trưởng và thủ trưởng các đơn vị trong ngành để kiểm điểm và bàn biện pháp thực hiện nhiệm vụ kế hoạch, chương trình công tác, truyền đạt chủ trương và những công tác trọng tâm sắp tới (trường hợp cần thiết, Bộ triệu tập hội nghị bất thường).

Điều 30.- Hội nghị thương mại.

Hội nghị thương mại được tổ chức hàng năm hoặc 3 năm, 5 năm một lần nhằm để kiểm điểm, đánh giá tình hình đã qua, bàn biện pháp thực hiện trong thời gian tới đối với toàn bộ công tác thương mại trên phạm vi cả nước. Thành phần hội nghị bao gồm : Bộ, Thứ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ, Giám đốc các Sở Thương mại, Giám đốc các doanh nghiệp trực thuộc Bộ. Trong trường hợp cần thiết có thể mời lãnh đạo các ngành hữu quan, các địa phương và một số doanh nghiệp thuộc các Bộ, ngành, các địa phương.

Điều 31.- Trách nhiệm tổ chức hội nghị.

Văn phòng có trách nhiệm tổ chức việc chuẩn bị tài liệu theo chỉ đạo của Bộ trưởng, Thứ trưởng; bảo đảm các điều kiện vật chất phục vụ hội nghị; ghi biên bản; thông báo kết luận của hội nghị sau khi đã được đồng chí chủ trì hội nghị duyệt nội dung, báo cáo lại nội dung và kết luận hội nghị Bộ, Thứ trưởng với các đồng chí Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng vắng mặt.

Điều 32.- Họp Báo và giao ban báo chí.

1/ Thực hiện chế độ họp báo theo qui định của Chính phủ. Văn phòng chịu trách nhiệm tổ chức dưới sự chỉ đạo của Thứ trưởng phụ trách công tác báo chí.

2/ Hàng tháng, Bộ tổ chức giao ban các cơ quan thông tin, báo chí thuộc Bộ do Thứ trưởng phụ trách công tác báo chí chủ trì hoặc uỷ quyền Chánh Văn phòng Bộ chủ trì.

Chương 8:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 33.- Lề lối làm việc và quan hệ công tác giữa cơ quan Bộ với các đơn vị kinh doanh, dịch vụ trực thuộc Bộ, với Văn phòng Bộ tại Thành phố Hồ Chí Minh và với các Tham tán Thương mại Việt Nam ở nước ngoài cũng như mọi qui định bảo vệ cơ quan, chế độ tiếp khách, chế độ thông tin báo cáo, kể cả việc sử dụng mạng thông tin điện toán được thực hiện theo những qui định riêng.

Điều 34.- Tất cả cán bộ, công nhân viên thuộc cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm thi hành các qui định này. Trong quá trình thực hiện sẽ được bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc thực hiện bản qui định này và chủ động đề xuất để lãnh đạo Bộ quyết định những vấn đề cần bổ sung, sửa đổi./.